دليل لأنظمة إدارة الطلبات

فوائد نظام إدارة الطلبات

بغض النظر عن حجم شركتك، يمكن أن يؤدي تطبيق نظام إدارة الطلبات إلى تحسين عمليات عملك من الأعلى إلى الأسفل. فيما يلي بعض المزايا المتعددة لإضافة نظام إدارة الطلبات إلى شركتك.

عملية نظام إدارة الطلبات خطوة بخطوة

تتبع معظم أنظمة إدارة الطلبات عملية مكونة من ست خطوات للمساعدة في معالجة طلبات العملاء وتنفيذها بدقة وسرعة. تزدهر هذه العملية من خلال ضمان تلبية جميع احتياجات عملائك مع تقديم تجربة مستخدم شخصية في كل مكان للعملاء. الخطوات الستة هي:

1. الاكتشاف
   تأتي الخطوة الأولى من عملية إدارة الطلبات من العميل. سواء من خلال متجرك عبر الإنترنت أو موقع ويب تابع لجهة خارجية أو عبر الهاتف، سيضع العميل منتجك في عربة عبر الإنترنت ويعدل مخزونك الحالي على الفور. يمكن أن ينبهك النظام أيضًا إذا كان المنتج موجود ببساطة في عربة التسوق أو إذا تخلى عنه العميل.
2. موضع الطلب
   بعد أن يقرر العميل شراء المنتج، يتواصل نظام إدارة الطلبات بالفريق المالي أو فريق المحاسبة للتحقق من معلومات دفع بطاقة الائتمان ومعالجة الطلب. بمجرد الموافقة على الطلب، سيتم توجيهه إلى التنفيذ.
   
   يمكن لبائعي الجملة أو البائعين من شركة إلى شركة اختيار نموذج الفاتورة، واختيار الحصول على عرض أسعار أولاً لعمليات الشراء بالجملة. بعد ذلك، يتم إرسال فاتورة لتسديدها في موعد نهائي محدد.
3. تنفيذ الطلبات
   بمجرد وصول الطلب إلى المستودع، سيختار "نظام إدارة الطلبات" الخيار الأقرب أو الأكثر سهولة للوصول إليه بالقرب من وجهة الطلب، ثم يحسب تكاليف الشحن وأسرع شركات النقل. قد يتمكن نظام إدارة الطلبات من المساعدة في طباعة ملصقات الشحن وقسائم التعبئة والإيصالات.
4. إدارة المستودعات
   سيكون وجود SKU والرمز الشريطي لكل عنصر أمرًا بالغ الأهمية في هذه الخطوة. إذا كان المنتج يحتوي على كليهما، فهذا يزيد من دقة التنفيذ ويسهل على المستودع الخاص بك فحص منتجك وإضافته إلى الطلب. هناك أربع طرق لاختيار العناصر من المستودع الخاص بك:
   
   طلب فردي. يتم اختيار العناصر من طلب فردي وتسليمها إلى محطة التعبئة.
   
   اختيار الدفعة. يتم تعيين عدد معين من الطلبات إلى المنتقي في جولة واحدة لسحبها وإعادتها إلى محطة التعبئة.
   
   انتقاء المنطقة. يحصل كل منتقي على منطقة مستودع معينة، وتتم إضافة العناصر الموجودة في تلك المناطق إلى الأمر أثناء مرورها عبر كل منطقة.
   
   انتقاء الموجة. يتم اختيار كل المناطق في الوقت نفسه ويتم إحضارها إلى مكان واحد للدمج.
   
   إذا كان أحد العناصر غير متوفر في المخزون، فيمكن لنظام إدارة الطلبات التواصل مع البائعين والموردين لديك لإرسال إمدادات متجددة إلى المستودع مسبقًا. يؤدي إنشاء نقطة إعادة الطلب إلى الاحتفاظ بمخزونك باستمرار. سيتم تلقائيًا تقديم طلب شراء جديد عندما يصل إلى الحد الأدنى مع تنبيه مديري المستودعات أيضًا بالتأخير المحتمل في التنفيذ.
   
   يتم أيضًا إرسال الطلب إلى قسم المحاسبة أو تنبيه برنامج المحاسبة لديك بالشراء الجديد. يسهل حل الإدارة الماليةالقوية من إجراء التدقيق الشهري وفي نهاية العام والضرائب وغير ذلك الكثير.
   
   
5. الشحن
   بمجرد تحديد الطلب من المنتجات الموجودة في المستودع لديك، سيقوم فريق التعبئة باسترداد العناصر من المستودع الخاص بك ومسحها ضوئيًا لأغراض المخزون. بعد ذلك، سيقومون باختيار منتجك وتعبئته وشحنه بناءً على التفاصيل التي قدمها نظام إدارة الطلبات. هناك ثلاثة أشياء يجب مراعاتها في جهود التعبئة الخاصة بك هي:
   
   دقة الطلب. تأكد من أن كل عنصر في ترتيبه الصحيح.
   
   حجم الصندوق. خطة لتضمين الأبعاد في الأسعار لديك. يساعد وجود ثلاثة إلى خمسة أحجام قياسية للصناديق في تقليل التكاليف دون زيادة تعقيد العملية الخاصة بك.
   
   التعبئة المناسبة. قد تتمتع بعض مواد التعبئة بحماية أفضل لمنتجك ولكنها قد تكلفك أكثر. اختر النوع المناسب الذي يكون فعالاً من حيث التكلفة ويضمن رحلة آمنة.
   
   التعقب. يمكن لنظام إدارة الطلبات أيضًا إرسال إعلام للعميل بأن منتجه قد تم شحنه وأوقات الوصول المقدرة. بإمكانك أنت والعملاء تعقب المنتج من شحنته الأولية في المستودع الخاص بك إلى الوجهة الخاصة به.
6. متابعة ما بعد البيع
   
   بعد مغادرة المنتج للمستودع الخاص بك وفي الوقت المحدد بعد وصول الشحنة، يجب على نظام إدارة الطلبات إرسال رسالة إلكترونية تلقائيًا إلى العميل تطلب منه تقييم المنتج والتأكد من استلام كل شيء في طلبه. يجب أن تتضمن هذه المتابعة أيضًا إرشادات مفصلة حول الاتصال بخدمة العملاء.
   
   إذا كان لديك عميل غير راضٍ، فيجب أن يكون من السهل العثور على سياسة وتعليمات الإرجاع واسترداد الأموال الفعالة ومتابعتها. يمكن لنظام إدارة الطلبات معالجة طلب الاسترداد بسرعة والتواصل مع فريق المحاسبة لمعالجة الاسترداد. يمكن لنظام إدارة الطلبات أيضًا الاتصال بموفر المرتجعات لضمان دقة كل بياناتك وتحديثها.

هناك أيضًا حالات يمكن فيها لنظام إدارة الطلبات وضع علامة على طلبات خاصة سواء كانت عمليات استبدال للإرجاع أو هدايا شكر لك أو طلبات كبار الشخصيات. عند معالجة هذه الطلبات من خلال النظام، يمكن لنظام إدارة الطلبات وضع علامة عليها باستخدام رمز فريد، مما يسمح لفريق استبقاء العملاء بالتعقب للحصول على الدقة شخصيًا.

تحديات أنظمة إدارة الطلبات

إذا لم يكن عملك كبيرًا بما يكفي أو ليس لديه طلبات كافية لدعم تنفيذ نظام إدارة الطلبات، فإن إضافة هذا النوع من الأنظمة الأساسية قد يستغرق وقتًا طويلاً أو يكون مكلفًا للغاية. قبل إضافة هذا النظام إلى العملية لديك، قد يكون معرفة العوائق المحتملة المستقبلية مفيدًا لفريقك وللأعمال. بعض التحديات التي قد تحدث في عملية إدارة الطلبات هي:

يستغرق اتخاذ قرار بشأن نظام إدارة الطلبات المناسب لشركتك وقتًا وقبولًا من العديد من زملائك في الفريق. للتأكد من اختيار نظام إدارة الطلبات الذي يناسب الجميع، ستحتاج إلى طرح الأسئلة للعثور على أفضل ما يناسب فريقك.