أثر فيروس كورونا COVID-19 على حياة الأشخاص في جميع أنحاء العالم. غيرت قيود السفر والقواعد الجديدة بشأن التجمعات العامة الكبيرة الروتين اليومي للملايين. خلال الأسابيع القليلة الماضية، اتصل بي العديد من زملائي وعملائي للسؤال: ما الذي يمكننا فعله للمساعدة؟
ليلي تشنغ هي صديقة عزيزة وزميلة في العمل تعيش في شنغهاي. لقد عملنا معاً بشكل شخصي في الصين ولكننا غالباً ما نجتمع في Microsoft Teams. في الآونة الأخيرة، كتبت ليلي رسالة إلى العملاء المحليين حول ما تعلمته هي وفريقها في مجال العمل عن بُعد أثناء تفشي الوباء. ألهمت رسالتها فريقنا لتوفير Microsoft Teams مجاناً للأشخاص الذين سيستخدمون العمل عن بُعد خلال هذه الفترة العصيبة. كنت أرغب في مشاركة هذه الفكرة مع الأشخاص في جميع أنحاء العالم الذين قد يستفيدون من تجربة فريق شنغهاي. آمل أن تجدوا هذه الفكرة مفيدة كما أفادتني.
لذلك دعوني أنتقل إلى ليلي.
أعزاؤنا العملاء،
اسمي ليلي تشنغ، وأنا موظفة في شركة Microsoft أعيش في شنغهاي وأعمل بها. مع استمرار تفشي فيروس كورونا COVID-19 في التأثير على ملايين الأشخاص هنا في الصين، شهدنا ارتفاعاً هائلاً في العمل عن بُعد. أصبحت كل مؤسسة تعليمية ومستشفى وشركة في الصين عبارة عن مؤسسة موزعة ولو كان ذلك بصورة مؤقتة. بدءاً من تفشي الفيروسات مثل فيروس كورونا COVID-19 إلى حالات الطوارئ الغير متوقعة المتعلقة بالطقس، هناك العديد من الأسباب التي جعلت العمل عن بُعد قد أصبح ضرورياً فجأة. لذلك أردت مشاركة ثلاثة دروس تعلمتها خلال الأسابيع القليلة الماضية، بالإضافة إلى ثلاثة دروس جمعناها من عملائنا أثناء تكيفهم مع العمل عن بُعد.
مثل الكثير منكم، فإني بدأت أسمع عن الفيروس في يناير، معظم الأخبار من وسائل التواصل الاجتماعي. لكني لم أكن أدرك حجم الكارثة حتى فترة ما قبل السنة الصينية الجديدة. هذا هو الوقت الذي بدأ فيه عدد الأشخاص المتضررين في الارتفاع بسرعة بسبب زيادة نسبة السفر في عيد الربيع. في 23 يناير، أغلقت الحكومة مقاطعة هوبي للحد من انتشار الفيروس. في اليوم التالي، ليلة رأس السنة، خططت عائلتي لمشاهدة فيلم. عندما علمنا من الصحافة أن دور السينما في جميع أنحاء المدينة قد تم إغلاقها، عندها فقط تأكدنا من أن الوباء قد انتشر بشدة. بعد ذلك بيومين، أعلنت الحكومة عن إلغاء غير مسبوق لأحداث عيد الربيع، وتم إلغاء إجازة عائلية مخططة منذ فترة طويلة. حزن الأطفال من ذلك، ولكن كان يجب أن تأتي صحتنا وسلامتنا أولاً.
تتعاون تشنغ وزملاؤها في Microsoft في الصين عن كثب أثناء العمل عن بُعد.
لذا، ماذا أقول عندما يسأل الأشخاص عن كيفية سير العمل في الصين الآن؟ حسناً، لقد أدى العمل عن بُعد إلى تقليل الوقت الذي نقضيه ذهاباً وإياباً إلى العمل، ومن المؤكد أننا لم نعد نقلق بشأن ما نرتديه. ومع إغلاق العديد من المطاعم، فإننا جميعاً نعمل على تحسين مهارات الطهي لدينا. ولكن مع توقف ذهاب الأطفال إلى المؤسسات التعليمية، ومكوث جليسات الأطفال في المنزل أيضاً، فإن الحفاظ على الإنتاجية قد يشكل تحدياً كبيراً.
ما تعلمته من العمل عن بُعد
أثناء اعتياد فريقنا هنا على العمل عن بُعد، فقد أوضحت الأسابيع القليلة الماضية حقاً ما يتطلبه العمل عن بُعد الناجح والمستدام. إليك أهم ثلاثة دروس من العمل عن بُعد.
البقاء بصحة جيدة.
إن هذا الانتقال إلى العمل عن بُعد يتعلق بحماية صحتنا البدنية عن طريق تقليل الاتصال بالفيروس. والجميع تفهّم ذلك. ما لا يفهمه كثيراً من الأشخاص هو أن العمل في المكان الذي تعيش فيه يمكن أن يخلق نوعاً من الإجهاد. إن قضاء بعض الوقت في ممارسة الرياضة، وتناول الطعام الصحي، والاستمتاع بوقت حقيقي بعيداً عن شاشات العمل، كلها أمور ضرورية للحفاظ على الصحة العقلية أثناء العمل من المنزل.
تضمين جميع احتياجاتك عبر الإنترنت.
قد يكون مغرياً أن تقوم بتأجيل أمور كثيرة أثناء العمل عن بُعد. لكن الفرق التي تزدهر عن بُعد تجد طرقاً للقيام بكل شيء عبر الإنترنت. فإذا قمت بجدولة اجتماعات ثنائية، يمكنك القيام بها. إذا كنت تخطط لاجتماعات كبيرة، فقم بعقدها. إذا كنت على استعداد لتبادل الأفكار حول عرض تقديمي قادم، يمكنك استخدام مكالمة فيديو.
دعم زملائك في الفريق.
لقد تعلمت أيضاً من هذه التجربة أن دعم الآخرين هو أفضل طريقة للبقاء إيجابياً ونشطاً. نستخدم أدواتنا عبر الإنترنت لأكثر من مجرد العمل ومشاركة صور العائلة والحيوانات الأليفة والاطمئنان على بعضنا البعض طوال اليوم. تشجيع بعضنا البعض ليس جيداً فقط للحفاظ على الروح المعنوية، بل يساعد أيضاً في الحفاظ على فريقنا معاً عندما نعمل عن بُعد بشكل منفصل.
ما تعلمته من العملاء
في غضون أسابيع قليلة، رأينا عملاء في الصين يحولون حقاً طريقة عملهم. إليك ثلاثة أشياء تعلمتها من العملاء لإعداد مؤسستك لتحقيق النجاح.
افتح خطوط الاتصال على الفور.
عندما يعمل موظفوك عن بُعد، من المهم أكثر من أي وقت مضى ضمان بقاء الجميع على إطلاع بشأن الأعمال. بدأ أحد عملائنا، وهي شركة تأمين كبيرة مقرها آسيا، ببث رسائل فيديو لموظفيها للتأكد من أن الجميع لديهم إمكانية الوصول إلى أحدث المعلومات. الجميع يقوم بموازنة العمل من المنزل مع رعاية الأطفال والتحديات الأخرى، تتيح مقاطع الفيديو المسجلة للأشخاص فرصة اللحاق بالركب عندما لا يمكنهم عقد اجتماع مباشر أو الإحاطة بالمعلومات.
فلنتابع العمل.
على الرغم من أنه قد يكون من المغري تأجيل الخطط حتى يتمكن الجميع من الاجتماع، إلا أن الشركات هنا تجد طرقاً لمواصلة العمل. بتشجيع من الحكومة، تمكنت العديد من المؤسسات التعليمية من بدء فصولها في الوقت المحدد عن طريق نقل كل شيء عبر الإنترنت. تدعم المدارس طلابها من خلال إنشاء جداول زمنية واضحة، وتوفير أحداث لتعلم بعض المهارات مثل تحديات الطبخ، وتبسيط المهام والمعلومات الأخرى حتى لا يشعر الطلاب بالإرهاق.
حتى الاجتماعات الكبيرة يمكن نقلها عبر الإنترنت.
اعتاد الكثير منا على إجراء مكالمات سريعة أو دردشات عبر الفيديو مع عدد قليل من أعضاء الفريق، ولكن يمكن أيضاً عقد اجتماعات كبيرة ورسمية بنجاح عبر الإنترنت. مع اختيار العديد من الموظفين للعمل عن بُعد، قامت المستشفيات هنا بتجميع موظفيها عن بُعد. على سبيل المثال، عقدت إحدى المستشفيات في داليان اجتماعات كبيرة للموظفين عبر Teams. تتضمن مفاتيح الاجتماعات الناجحة عبر الإنترنت وضع جدول أعمال واضح، وممارسة الإشراك عن طريق حل أي مشاكل صوتية في بداية الاجتماع، وتدوين ملاحظات واضحة لمشاركتها كمتابعة للاجتماع لاحقاً. تذكر أيضاً أنه إذا سمحت مؤسستك بذلك، يمكنك تسجيل الاجتماعات لأولئك الذين لا يمكنهم الحضور.
بالنسبة لي، وبالنسبة للعديد من الأشخاص في جميع أنحاء العالم، لم نكن نتوقع أن هذه هي الطريقة التي سنبدأ بها العمل في العام الجديد. لكننا تعلمنا الكثير. وقد كانت Teams أداة قوية بشكل لا يصدق لمساعدتنا في التغلب على التحديات. كثير من الأشخاص لا يعلمون أن Teams متوفر بالفعل مجاناً، ولكنها حقيقة. يمكنك الانتقال إلى هنا للتعرّف على المزيد. ولكن بغض النظر عن الأدوات التي تختار استخدامها، آمل أن تكون هذه النصائح مفيدة، وأتمنى لكم ولعائلتكم كل التوفيق!
