ست خطوات لإدارة العمليات التجارية

الخطوة الأولى: تخطيط إستراتيجيتك

أولا، تعاون مع الإدارة لإنشاء استراتيجية إدارة العمليات التجارية التي تدعم أهداف العمل الأساسية للمؤسسة’. ترغب الشركات في الاستثمار في المشاريع ذات التأثير العالي والمنخفضة المخاطر التي تقدم نتائج قابلة للقياس تتوافق بدقة مع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها.

ألق نظرة على مجالات الأعمال حيث بطيء التقدم في تحقيق أهداف الشركة أو توقفه. تعريف ما يجب تغييره وكيفية—تغييره—على نطاق واسع عن طريق تصنيف أنشطة الأعمال المقترنة في أحد الأنواع الثلاثة الرئيسية لإدارة العمليات الأعمال:

• BPM التي تتمحور حول الإنسان. يفتقد إلى حد كبير الأتمتة، وتدور عملية تركز على الإنسان حول الأشخاص. بعض القرارات والموافقات ومهام العمليات الأخرى مخصصة بشكل فريد للموظفين والعملاء والأفراد الآخرين لتنفيذها. في هذه الحالات، يجب على BPM تمكين الأفراد باستخدام واجهات التطبيقات المصممة جيدا ووظائف الإعلام وتعقب .
  
  تتضمن أمثلة BPM التي تركز على الإنسان عمليات التوظيف التي يعمل فيها موظفو الموارد البشرية مع المديرين لنشر الوظائف والمرشحين للشاشة وطلب الجهات المرجعية وإجراء المقابلات مع المرشحين. هناك مثيل آخر وهو عمليات شكوى العملاء التي يعالجها مندوبو الخدمة.
• BPM المتمحورة حول المستند. يجب معالجة العمليات التي تتضمن المستندات المستندة إلى الورق والإلكترونية بعناية ووفقا لمتطلبات الشركة والصناعة والمتطلبات التنظيمية. تستخدم BPM المستندة بشكل متكرر أتمتة سير العمل لتعزيز الكفاءة والدقة مع الحفاظ على توافق .
  
  يمكن العثور على أمثلة BPM كثيفة المستند في الأقسام القانونية والمالية والشراء والأقسام الأخرى التي توجه العقود والاتفاقيات إلى عدة أشخاص للمراجعة وتسجيل الدخول. مثال آخر هو المؤسسات الطبية التي تحتفظ بسجلات الصحية الإلكترونية.
• BPM المتمحورة حول التكامل. تركز هذه الفئة على تكامل الأنظمة وأتمتتها، مثل إدارة موارد المؤسسة (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) وتطبيقات أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS). تمكن BPM المستندة إلى التكامل الأشخاص من الوصول بسرعة إلى التطبيقات والبيانات والخدمات من خلال الموصلات وواجهات برمجة التطبيقات، مما يحسن إنتاجية المستخدم رضاهم.
  
  تتضمن أمثلة BPM التي تتمحور حول التكامل فرق التسويق والمبيعات التي تستخدم الحملة المتداخلة وتحليلات العملاء المتوقعين وأدوات CRM لمشاركة معلومات مفصلة حول العملاء المحتملين الحاليين.

الخطوة الثانية: تصميم العمليات المثالية وتخطيطها

بمجرد تحديد الأهداف الاستراتيجية بوضوح والحصول على الدعم من الأعمال، قم بتحليل كل عملية مستهدفة للتحسين وتعيينها. حدد أحداث العمليات الأساسية والمهام اليدوية والآلية المطلوبة لكل منها والأشخاص الذين ينفذونها والمخططات الزمنية وأي تقنيات مستخدمة. البحث عن الازدحام والتأخيرات؛ المهام المتكررة وغير الضرورية؛ والمناطق التي تتميز بالتكاليف الزائدة والأخطاء البشرية أو عدم رضا العملاء أو عدم التوافق.

بعد ذلك، بمجرد فهم الحالة "كما هي" بالكامل، استخدم نتائج التحليلات لإنشاء متطلبات أعمال جديدة للعملية. ثم قم بتصميم ورسم خريطة للحالة المثالية التي "يجب أن تكون عليها." وضع أفكار بطرق مختلفة لحل المشكلات. علاوة على ذلك، مقاييس المخطط التفصيلي لتعقب تحسين عملية العمل. اطلب من المساهمين في العملية، الذين تعتبر مشاركتهم ضرورية لنجاح المشروع، المساعدة في جمع بيانات التقييم وتقديم ملاحظات حول تصميمات .

في وقت مبكر من مبادرات BPM الخاصة بك، قد ترغب شركتك في اعتماد أسلوب تحسين عملية العمل لزيادة تنظيم منهجك وتعزيز الشعور المشترك بالهدف. على الرغم من أن أساليب تحسين العمليات التجارية تتضمن مبادئ وتقنيات مختلفة، إلا أنها تسعى جميعا إلى المساعدة في إزالة الهدر وإزالة العوائق وتحسين التعاون ودفع الثقافة إلى التغيير.

تتضمن أساليب تحسين إجراءات العمل الشائعة ما يلي:

• الإدارة المرنة
• Kaizen
• الإدارة المنهجية
• Six Sigma
• إجمالي إدارة الجودة

علاوة على ذلك، استفد من جمع العمليات وتعيين العمليات وغيرها برامج إدارة العمليات التجارية (BPMS) لتحليل مهام سير العمل وعرضها بشكل مرئي بسرعة. وبالمثل، يمكن أن تساعد حلول BPMS الذكية (iBPMS) في تحسين مهام سير العمل باستخدام السحابة الذكاء الاصطناعي وقدرات تحليلات البيانات الكبيرة.

الخطوة الرابعة: تطبيق تحسينات 

أنت جاهز لبدء العملية المحسنة. ابدأ بحل إثبات المبدأ الذي تختبر فيه مجموعة صغيرة العملية. بعد ذلك، استخدم ملاحظاتهم لتطوير العملية وفقا لذلك. استفد من القوالب والموصلات المعدة مسبقا لـ BPMS لتطوير واجهات مستخدم بديهية لعمليات المؤتمتة والمتكاملة حديثا.

قبل بدء العملية رسميا مع المؤسسة الأكبر حجما، ضع الخطط والموارد في مكانها لإدارة المشروع والتغيير. الفرق الانتقالية بشكل مناسب حتى تتمكن من صقل الأخطاء الأولية وتجنب الانقطاعات التشغيلية وترقية الاعتماد. بالإضافة إلى ذلك، قم بإنهاء المقاييس واستخدم أدوات المعلومات المهنية (BI) لإنشاء لوحات معلومات وإنشاء تقارير توفر نتائج تحليلات في الوقت الحقيقي أو بالقرب من الوقت الحقيقي.

كجزء من خطة إدارة التغيير، قم بتحديث أدوار المهام والمسؤوليات وعقد جلسات تدريبية مع الموظفين. إعلام العملاء والموردين المتأثرين وعرض الدعم .

الخطوة الخامسة: مراقبة مقاييس الأداء وتتبعها

في هذه المرحلة من دورة حياة BPM، حدد المناطق المحتملة لإجراء المزيد من التغييرات من خلال مراقبة البيانات لإنشاء مقاييس الأداء. استنادا إلى أهدافك، يمكنك التعمق في جوانب مختلفة من فعالية العمليات الجديدة، مثل كيفية بشكل جيد:

• وظائف سير العمل داخل العملية.
• تعمل العملية داخل المؤسسة الأكبر.
• تعمل العملية من منظور تقني.

تحدث أيضًا مع أصحاب المصلحة لمعرفة المزيد حول توفير الوقت والتكلفة - سواء المحقق أو المحتمل - واكتشاف الاختناقات.

استخدم أدوات BI لإنشاء المقاييس وإظهارها والإبلاغ عنها، ومقارنة الإحصائيات بمقاييس الصناعة وتقييم كيفية قياسها وفقا لمؤشرات الأداء الرئيسية لمؤسستك’. مرة أخرى، استفد من حلول BPMS للمساعدة في تجميع البيانات ونمذجة المحاكاة. مراقبة الأداء بشكل منتظم قدر الإمكان لضمان استمرار مبادرة BPM في تحقيق أهدافها ودعم أهداف الأعمال الأكبر للمؤسسة’.

الخطوة السادسة: تحسين استنادا إلى نتائج تحليلات جديدة

لقد أدت جهودك في المراقبة والتعقب إلى إنشاء مجموعة كبيرة من نتائج التحليلات القابلة للتنفيذ. حان الآن وقت استخدام هذه المعلومات للتراجع عن تحسين عملية العمل. من خلال التكرار المستمر والابتكار، استمر في تحسين العملية ومهام سير العمل الخاصة بها لتحقيق الكفاءة التشغيلية الجديدة. في أغلب الأحيان، ستكتشف المزيد من الفرص للأتمتة والقياسي وتكامل .

لا ينتهي طلب إنشاء قيمة عمل أكبر أبدا، ولا تتم معالجة مراقبة الأنشطة وتحسينها. تستمر استراتيجيات الأعمال وشروط السوق والمتطلبات التنظيمية في التغيير، لذا كن مستعدا لتكييف عملياتك في استجابة .

إذا كانت الظروف تتطلب تحديثات مهمة، فابدأ دورة حياة BPM مرة أخرى. في الوقت الحالي، قامت مؤسستك بإنشاء مراحل إدارة العمليات التجارية الخاصة بها. يمكن أن يجتمع القادة والمساهمون في العملية معا لوضع استراتيجية على المبادرات الجديدة.