ست خطوات لإدارة العمليات التجارية

الخطوة الأولى: التخطيط لاستراتيجيتك

أولاً، تعاون مع الإدارة لإنشاء استراتيجية إدارة العمليات التجارية التي تدعم أهداف العمل الأساسية للمؤسسة. ترغب الشركات في الاستثمار في المشاريع ذات التأثير العالي والمنخفضة المخاطر التي تقدم نتائج قابلة للقياس تتوافق بدقة مع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بها.

ألقِ نظرة على مجالات الأعمال حيث أصبح التقدم في تلبية أهداف الشركة بطيئاً أو متعثراً. قم بتعريف ما يجب تغييره وكيفية—تغييره—على نطاق واسع عن طريق تصنيف أنشطة الأعمال المقترنة كأحد الأنواع الثلاثة الرئيسية لإدارة العمليات الأعمال التالية:

• BPM التي تتمحور حول الإنسان. يفتقد إلى حد كبير الأتمتة، وتدور عملية تركز على الإنسان حول الأشخاص. بعض القرارات والموافقات ومهام العمليات الأخرى مخصص تنفيذها بشكل فريد للموظفين والعملاء والأفراد الآخرين. في هذه الحالات، يجب على BPM تمكين الأفراد باستخدام واجهات التطبيقات المصممة بكفاءة ووظائف الإعلام والتعقب.
  
  تتضمن أمثلة BPM التي تركز على الإنسان عمليات التوظيف التي يعمل فيها موظفو الموارد البشرية مع المديرين لنشر إعلان وظائف وتقييم المرشحين والسؤال عن جهات الإحالة ومقابلة المرشحين. هناك مثيل آخر وهو عمليات شكوى العملاء التي يعالجها مندوبو الخدمة.
• BPM المتمحورة حول المستندات. يجب معالجة المستندات الورقية والإلكترونية بعناية ووفقاً لمتطلبات الشركة والمجال والمتطلبات التنظيمية. تستخدم BPM المتمحورة حول المستندات التنفيذ التلقائي لسير العمل للتشجيع على الكفاءة والدقة مع الاحتفاظ بالتوافق.
  
  ستجد أمثلة على BPM ذات مستندات ضخمة في الأقسام القانونية والمالية والمشتريات والأقسام الأخرى التي توجه العقود والاتفاقيات إلى عدة أشخاص للمراجعة والتوقيع. مثال آخر هو المؤسسات الطبية التي تحتفظ بالسجلات الصحية الإلكترونية.
• BPM المتمحورة حول التكامل. تركز هذه الفئة على تكامل الأنظمة وتنفيذها تلقائياً، مثل تطبيقات أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) وإدارة موارد المؤسسة (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM). تتيح BPM المتمحورة حول التكامل للأشخاص الوصول بسرعة إلى التطبيقات والبيانات والخدمات من خلال الموصلات وواجهات برمجة التطبيقات، مما يعزز إنتاجية المستخدم ورضاه.
  
  تتضمن أمثلة BPM التي تتمحور حول التكامل فِرق التسويق والمبيعات التي تستخدم الحملة المتداخلة وتحليلات العملاء المتوقعين وأدوات CRM لمشاركة معلومات مفصلة حول العملاء المحتملين الحاليين.

الخطوة الثانية: تصميم العمليات المثالية وتخطيطها

بمجرد تحديد الأهداف الاستراتيجية بوضوح والحصول على الدعم من الأعمال، قم بتحليل كل عملية مستهدفة وتعيينها لإدخال تحسينات. حدد أحداث العمليات الأساسية والمهام اليدوية والآلية المطلوبة لكل منها والأشخاص الذين ينفذونها والمخططات الزمنية وأي تقنيات مستخدمة. ابحث عن العقبات والتأخيرات؛ المهام المتكررة وغير الضرورية؛ والجوانب ذات تكاليف الزائدة وأخطاء بشرية أو عدم رضا العملاء أو عدم التوافق.

بعد ذلك، بمجرد فهم الحالة” كما هي” بالكامل، استخدم التحليلات لإنشاء متطلبات أعمال جديدة للعملية. ثم قم بتصميم ورسم خريطة للحالة المثالية التي "يجب أن تكون عليها." وضع أفكار بطرق مختلفة لحل المشكلات. علاوة على ذلك، حدد مقاييس لتعقب التحسينات على العملية التجارية. اطلب من المساهمين في العملية، الذين تعتبر مشاركتهم ضرورية لنجاح المشروع، المساعدة في جمع بيانات التقييمات وتقديم ملاحظات حول التصاميم.

في وقت مبكر من مبادرات BPM الخاصة بك، قد ترغب شركتك في اعتماد أسلوب تحسين العملية التجارية لزيادة تنظيم منهجك وتعزيز الشعور المشترك بالهدف. على الرغم من أن أساليب تحسين العمليات التجارية تتضمن مبادئ وتقنيات مختلفة، إلا فأنها تسعى جميعاً إلى المساعدة في إنهاء الهدر وإزالة العوائق وتحسين التعاون وتوجيه تغيير في الثقافة.

تتضمن أساليب تحسين العملية التجارية الشائعة الآتي:

• الإدارة المرنة
• Kaizen
• الإدارة المنهجية
• Six Sigma
• إجمالي إدارة الجودة

علاوة على ذلك، استفد من جمع العمليات وتعيين العمليات وغيرها برامج إدارة العمليات التجارية (BPMS) لتحليل مهام سير العمل وعرضها بشكل مرئي بسرعة. وبالمثل، يمكن أن تساعد حلول BPMS الذكية (iBPMS) في تحسين مهام سير العمل باستخدام السحابة الذكاء الاصطناعي وقدرات تحليلات البيانات الكبيرة.

الخطوة الرابعة: تنفيذ التحسينات

أنت جاهز لنشر العملية المحسنة. ابدأ بحل إثبات المبدأ الذي تختبر فيه مجموعة صغيرة العملية. بعد ذلك، استخدم ملاحظاتهم لتطوير العملية وفقاً لذلك. استفد من القوالب والموصلات المعدة مسبقاً لـ BPMS لتطوير واجهات مستخدم سهلة الاستخدام لعمليات التنفيذ التلقائي والعمليات المتكاملة.

قبل تشغيل العملية رسمياً مع المؤسسة الأكبر حجماً، قم بتطبيق الخطط والموارد في مكانها الصحيح لإدارة المشروع والتغيير. انقل الفرق بشكل مناسب حتى تتمكن من تخفيف الأخطاء الأولية وتجنب الانقطاعات التشغيلية والتشجيع على اعتماد الاستخدام. بالإضافة إلى ذلك، قم بإنهاء المقاييس واستخدم أدوات المعلومات المهنية (BI) لإنشاء لوحات معلومات وإنشاء تقارير توفر تحليلات في الوقت الحقيقي أو قريبة من الوقت الحقيقي.

كجزء من خطة إدارة التغيير لديك، قم بتحديث أدوار المهام والمسؤوليات واعقد جلسات تدريبية مع الموظفين. أعلم العملاء والموردين المتأثرين وقدم الدعم.

الخطوة الخامسة: مراقبة مقاييس الأداء وتعقبها

في هذه المرحلة من دورة حياة BPM، حدد الجوانب المحتملة لإجراء المزيد من التغييرات من خلال مراقبة البيانات لإنشاء مقاييس الأداء. استناداً إلى أهدافك، يمكنك التعمق في جوانب مختلفة من فعالية العمليات الجديدة، مثل أداء:

• وظائف سير العمل داخل العملية.
• عمل العملية داخل المؤسسة الأكبر حجماً.
• تشغيل العملية من منظور تقني.

تحدث أيضاً مع حملة الأسهم لمعرفة المزيد عن توفير الوقت والتكاليف - سواء المحققة أو المحتملة - واكتشف العقبات.

استخدم أدوات BI لإنشاء المقاييس وإظهارها والإبلاغ عنها، مما يعمل على مقارنة الإحصائيات بمقاييس أداء المجال وتقييم كيفية قياسها وفقاً لمؤشرات الأداء الرئيسية لمؤسستك. استفد مرة أخرى من حلول BPMS للمساعدة في تجميع البيانات وإعداد نماذج للمحاكاة. راقب الأداء بشكل منتظم قدر الإمكان لضمان استمرار مبادرة BPM في تحقيق أهدافها ودعم الأهداف التجارية الكبرى للمؤسسة.

الخطوة السادسة: التحسين بناءً على تحليلات جديدة

لقد أدت جهودك في المراقبة والتعقب إلى إنشاء مجموعة ضخمة من التحليلات القابلة للتنفيذ. حان الآن وقت استخدام هذه المعلومات للتراجع عن تحسين عملية العمل. من خلال التكرار المستمر والابتكار، استمر في تحسين العملية ومهام سير العمل الخاصة بها لتحقيق الكفاءة التشغيلية الجديدة. في أغلب الأحيان، ستكتشف المزيد من الفرص للتنفيذ التلقائي وتوحيد البيانات والتكامل.

لا ينتهي طلب إنشاء قيمة تجارية أكبر مثلما هو الحال لأنشطة التحسين والمراقبة. تستمر استراتيجيات الأعمال وشروط السوق والمتطلبات التنظيمية في التغيير، لذا كن مستعداً لتكييف عملياتك للاستجابة.

إذا كانت الظروف تتطلب تحديثات مهمة، فابدأ دورة حياة BPM مرة أخرى. في الوقت الحالي، قامت مؤسستك بإنشاء مراحل إدارة العمليات التجارية الخاصة بها. يمكن أن يجتمع القادة وحملة الأسهم في العملية معاً لوضع استراتيجية على المبادرات الجديدة.