توضيح المخططات التنظيمية
قم بتوعية الأشخاص بشأن بنية فريقك باستخدام مخطط تنظيمي احترافي يتم إنشاؤه في Microsoft Visio.
ما المقصود بالمخطط التنظيمي؟
يصور المخطط الهيكلي (أو المخطط التنظيمي) بشكل مرئي البنية الداخلية للمؤسسة، على سبيل المثال، من الرئيس ومن المرؤوس. يمكن إنشاؤه باستخدام قلم وورقة أو باستخدام برنامج مخطط تنظيمي احترافي مثل Microsoft Visio.
-
مخطط تنظيمي هرمي
يُعد المخطط التنظيمي الهرمي هو أكثر أنواع المخططات التنظيمية شيوعاً. يقوم بتنظيم الأشخاص بناءً على منصبهم في الشركة. فكر في منظمة لها رئيس أو مدير تنفيذي. يتم وضع هذا الشخص في أعلى المخطط، مع تنظيم كل شخص آخر بشكل هرمي أدناه.
-
مخطط تنظيمي تقسيمي
تقوم العديد من المنظمات بتقسيم فرقها حسب المنتج أو القسم، أو حتى الشركات التابعة المستقلة. يعمل كل فريق بشكل مستقل ويكون مجهزاً بالموارد التي يحتاجها لتحقيق أهدافه الفردية. عادة ما يتم تمثيل المنظمات المشابهة بمخطط تنظيمي تقسيمي، مما يساعد على شرح تدفق عمليات التشغيل المستقلة لكل فريق.
-
مخطط تنظيمي مصفوفي
لا تقوم جميع الشركات بتنظيم فريقها بشكل هرمي على الرغم من شيوع استخدامه في الشركات. على سبيل المثال، قد يرأس الموظف أكثر من مدير - أو قد تتغير الهيكلية للقيادة لاستيعاب أنواع مختلفة من المشاريع. في هذه الحالة، سيكون المخطط التنظيمي المصفوفي هو أكثر عرض مناسب مصور للبيانات.
-
مخطط تنظيمي خطي
يُعد المخطط التنظيمي الخطي أحد أبسط الهياكل التنظيمية. في مثل هذه الأنواع من المنظمات، تعتمد المنظمة بشكل كبير على التسلسل القيادي. يتم تنظيم المؤسسة من أعلى إلى أسفل، مثل الشلال، ويتم تمكين كل رئيس قسم من اتخاذ أي قرار يعتقد أنه في مصلحة مرؤوسيه.
-
مخطط تنظيمي أفقي
عادةً ما يتم استخدام مخطط تنظيمي أفقي (أو سطحي) لوصف المؤسسات التي لديها طبقة إدارة وسطى بسيطة أو تكاد تكون منعدمة. قد يوضح المخطط مستويين فقط - وهما كبار المسؤولين والأشخاص الذين يشغلون أدواراً أخرى داخل الشركة. غالباً ما تتخذ هذه المؤسسات نهجاً أكثر جماعية لصنع القرار.
-
مخطط تنظيمي خاص بالفريق
مع استمرار الشركات في التكيف مع عالم العمل الجديد، أصبح تنظيم الأشخاص فيما يتعلق بحل المشكلات واتخاذ القرارات الفعالة أمراً أكثر شيوعاً. يتم عرض هذا النوع من العمل الجماعي بشكل مرئي من خلال مخطط تنظيمي قائم على الفريق، حيث يتم تنظيم الأشخاص بمرونة لتحقيق أقصى قدر من التعاون.
إضفاء الحيوية إلى أفكارك المثلى
مع العشرات من القوالب الجاهزة للاستخدام والآلاف من الأشكال القابلة للتخصيص، يجعل Visio من السهل والممتع إنشاء مخططات فعالة.
الوقت الذي تحتاج فيه إلى استخدام المخططات التنظيمية
شرح هيكل المؤسسة التنظيمي للفرق
لا توجد طريقة أسرع من طريقة استخدام مخطط تنظيمي لشرح كيفية عمل الفريق. إنه مفيد بشكل خاص عند تعريف موظف جديد بشركة أو شرح كيف ستتغير الأمور في ظل القيادة الجديدة.
يجب أن يكون المخطط التنظيمي المصمم لتواصل الفريق بسيطاً قدر الإمكان، مع الاستمرار في تضمين جميع المعلومات الضرورية - على سبيل المثال، من الرئيس أو من يشكل كل فريق، وما الأدوار المحددة التي يشغلها كل موظف في المؤسسة، وكيفية اتخاذ القرارات.
يُمكّن Microsoft Visio أي شخص من إنشاء مخططات سهلة الفهم بكل احترافية. اختر من بين العشرات من القوالب الجاهزة ومخططات البدء وقوالب الاستنسل - واستخدم خيارات تخصيص البرنامج لضمان تصميم كل شئ كما تريد.
التوافق على إجراء تغييرات في هيكل الفريق
تمر كل مؤسسة بفترة تغيير نتيجة لتطور العمل أو اختلاف الموارد. عندما يحدث هذا، يجب إعادة النظر في هيكل المؤسسة أيضاً.
يمكن أن يساعد المخطط التنظيمي المصمم جيداً في شرح التعديلات التي يتم إجراؤها في هيكل الفريق والموارد، مما يضمن أن يكون الجميع على دراية بالتغيرات ومعرفة سبب حدوثها.
شارك في تأليف الرسوم التخطيطية ذات المظهر الاحترافي باستخدام Microsoft Visio لاتخاذ قرارات فعالة وحل المشكلات في الوقت الحقيقي، وهو الأمر الذي يمكن أن يساعدك في الاستعداد لإعادة هيكلة فريق العمل.
الاستعداد لمبادرات التوظيف الجديدة
يعد تخطيط القوى العاملة - أو التنبؤ والاستعداد لاحتياجات التوظيف المستقبلية - جزءاً لضمان النجاح خلال فترة التطوير التنظيمي. الهدف هو تحديد أوجه القصور ووضع خطة لمعالجتها قبل تفاقمها.
يمكن أن تكون المخططات التنظيمية أداة مفيدة لاستعراض الفرق في حالتها الحالية بشكل مرئي، بالإضافة إلى تصور الشكل الذي يمكن أن تبدو عليه في مراحل مختلفة في المستقبل. يمكن أن يكون هذا نشاطاً تعاونياً يعمل على إشراك الأشخاص طوال الوقت.
يمكّنك Microsoft Visio من التفكير بصوت عالٍ. يمكنك تبادل الأفكار مع زملائك في العمل، وعرض المشكلة المطروحة بشكل بياني، وتحديد التغييرات المقبلة على فريقك.
توثيق تاريخ الشركة
بينما تُستخدم المخططات التنظيمية في الغالب لعرض هيكل الشركة بشكل بياني، فإن لها بعض الأغراض الأخرى - على سبيل المثال، تتبع تاريخ الشركة. تستخدم العائلات، بطرق عديدة، نفس الهيكل الذي تستخدمه المؤسسات، الذي يتكون من طبقات هرمية تعود إلى الأجيال.
يعد Microsoft Visio مصدراً رائعاً للأشخاص الذين يرغبون في توثيق الأشخاص الذين يشكلون شجرة عائلاتهم بشكل رسمي. ما عليك سوى إضافة الأسماء وتواريخ الميلاد والعلاقات والتفاصيل المهمة الأخرى إلى ورقة Excel، ثم قم بتحميلها إلى Visio - أو يمكنك إنشاء شجرة عائلتك من البداية باستخدام قالب المخطط التنظيمي.
كيفية عمل مخطط تنظيمي
يمكن أن تتنوع المخططات التنظيمية بين المخططات البسيطة وبين المخططات المعقدة متعددة الصفحات التي تستند إلى معلومات من مصدر بيانات خارجي. يمكن أن تعرض الأشكال التي تختارها للمخطط التنظيمي معلومات أساسية، مثل اسم الشخص والمسمى الوظيفي، أو يمكن أن تتضمن المزيد من التفاصيل، مثل معلومات الاتصال الخاصة به.
يبدأ إنشاء مخطط تنظيمي مفيد باختيار أداة رسم تخطيطي فعالة وسهلة الاستخدام. يعد Visio خياراً رائعاً، نظراً لأن يتضمن عشرات الرسوم التخطيطية للبدء والكثير من خيارات التخصيص. بمجرد تحديد برنامج المخطط التنظيمي الخاص بك، يمكنك البدء في إنشاء الرسم التخطيطي الخاص بك.
البدء باستخدام قالب أو معالج المخطط التنظيمي
يأتي Visio مع مجموعة متنوعة من القوالب المضمنة المصممة لجعل إنشاء المخطط التنظيمي الخاص بك أمراً بسيطاً قدر الإمكان. يمكنك أيضاً تصميم مخطط خاص بك باستخدام مربع حوار معالج المخطط التنظيمي، والذي يمكّنك من ضم الأشكال تلقائياً وإنشاء تسلسلات هرمية وحتى إضافة صور إذا كنت ترغب في ذلك.
أتمتة إنشاء المخطط التنظيمي باستخدام الوظيفة الإضافية لعرض مصور البيانات في Visio
يمكنك إنشاء رسوم تخطيطية مذهلة وعالية الجودة باستخدام الوظيفة الإضافية لعرض مصور البيانات في Visio في برنامج Excel باستخدام حساب العمل أو المؤسسة التعليمية الخاص بك في Microsoft 365. يتم رسم الرسوم التخطيطية تلقائياً باستخدام البيانات الموجودة في مصنف Excel. يمكنك بعد ذلك تحرير الرسم التخطيطي في Visio، والذي يتزامن تلقائياً مع Excel.
إنشاء المخططات التنظيمية من خلال Active Directory
استمتع بإنشاء مخطط مؤسسة جذاب مرئياً خلال دقائق باستخدام المعلومات المخزنة بالفعل في Microsoft Active Directory (AD). يمكنك تحديث المخطط التنظيمي للاطلاع على التحديثات التي يتم إجراؤها على البيانات في AD بشكل فوري.
تعرّف على أساسيات إنشاء مخطط تنظيمي في Visio.
التحول الرقمي لأعمالك
من خلال سلسلة الندوات عبر الإنترنت هذه، تعرّف على كيفية قيام Microsoft Visio و Microsoft 365 بمساعدة الشركات على التطور في عالم طرأت عليه تغييرات مهولة خلال العام الماضي.
استكشاف موارد مفيدة
بدء البرنامج التعليمي للمبتدئين الخاص بـ Visio
تعرّف على كيفية إضفاء الحيوية على معلوماتك باستخدام Microsoft Visio.
عرض الأعمال بشكل بياني
توفر المخططات التنظيمية للجميع نظرة عامة سريعة على كيفية تنظيم الأعمال.
إضفاء الوضوح على مكان العمل
بإمكانك تعزيز العمل الجماعي من خلال توصيل الأفكار المعقدة بشكل مرئي لتسهيلها.
إنشاء المخطط التنظيمي الخاص بك
شاهد هذا الفيديو للتعرّف على كيفية استخدام معالج المخطط التنظيمي في Visio.
تطوير عملك
بإمكانك تطوير عملك من خلال استخدام برنامج الرسم التخطيطي الذي يعاونك على تنفيذ أفكارك.
المقارنة بين إصدارات Visio
قارن بين Visio في Microsoft 365 وVisio (النظام 1) وVisio (النظام 2) والميزات الرئيسية المضمنة في كل منها.
إنشاء مخطط تنظيمي في Visio
تعرّف على كيفية إنشاء مخططات تنظيمية في تطبيق Visio للويب أو سطح المكتب من خلال قراءة مقالة الدعم هذه.
إنشاء مخطط تنظيمي في Excel
اقرأ هذه المقالة للتعرّف على كيفية إنشاء المخططات التنظيمية باستخدام الوظيفة الإضافية "عرض مصور البيانات" في Visio في برنامج Excel.
الأسئلة المتداولة
-
تُعد المخططات التنظيمية طريقة فعالة لإظهار هيكل الشركة ومستويات التسلسل الهرمي والعلاقات بين الفرق والموظفين. يمكن أن تساعد المخططات التنظيمية أيضاً في توفير شرح واقعي للبيئة التنظيمية لمؤسسة معقدة للغاية أو دائمة التطور.
يُعد قالب المخطط التنظيمي في كل من Visio للويب وVisio في Microsoft 365 مكاناً رائعاً للبدء. ما عليك سوى سحب الأشكال المرمزة بالألوان إلى اللوحة لتمثيل المديرين التنفيذيين والمديرين والمساعدين والمستشارين وحتى الوظائف الشاغرة في فريقك أو قسمك أو مؤسستك. -
نعم. يمكّن Visio في Microsoft 365 جميع مستخدمي Microsoft 365 من إنشاء مخططات تنظيمية ذات مظهر احترافي، بالإضافة إلى إنشاء مخططات انسيابية ورسومات تخطيطية أساسية للنظام ورسومات تخطيطية متداخلة ورسومات تخطيطية للكتل ورسومات تخطيطية لأعمال أخرى.
يمكنك الوصول إلى Visio باستخدام Microsoft 365 على سطح المكتب أو يمكنك توسيع تجربتك عن طريق المستعرض الخاص بك، حيث يمكنك عرض وإنشاء وتحرير المخططات التنظيمية والرسوم التخطيطية الأخرى المخزنة في السحابة. يتم تحديث Visio على الويب باستمرار، لذا لن تحتاج أبداً إلى تثبيت إصدار جديد.
اتبع هذا البرنامج التعليمي للمبتدئين للتعرّف على كيفية إنشاء مخطط تنظيمي خاص بك باستخدام اشتراك Microsoft 365 أو مقارنة الإمكانات في الأسئلة المتداولة حول Visio على الويب. -
يمكنك تخصيص مظهر الأشكال في Visio عن طريق تغيير ألوان النص أو الخط أو تعبئة الألوان والأنماط أو سُمك الخط ونمطه أو الظل. يمكنك أيضاً إدراج صور في رسم تخطيطي لـ Visio، مثل شعار شركتك أو ملصق من مكتبة صور Visio؛ لإضفاء لمسة شخصية.
تعرّف على كيفية تنسيق الأشكال في Visio وإدراج صورة في الرسم التخطيطي في Visio باستخدام هذه البرامج التعليمية المفيدة. -
تتوفر عملية ربط البيانات من خلال تطبيق Visio لسطح المكتب، ولكن في Visio للويب يمكنك عرض الرسوم التخطيطية الخاصة بربط البيانات.
إذا كانت البيانات التي تحتاجها لإنشاء المخطط التنظيمي موجودة بالفعل في ورقة عمل Excel أو دليل Microsoft Exchange Server، يمكن لـ Visio إنشاء الأشكال والموصلات للرسومات التخطيطية الخاصة بك تلقائياً.
يدعم Visio حالياً العديد من مصادر البيانات، والتي تشمل:- مصنفات Microsoft Excel
- قواعد بيانات Microsoft Access
- قوائم Microsoft SharePoint Foundation
- قواعد بيانات Microsoft SQL Server
- دلائل Microsoft Exchange Server
- معلومات Azure Active Directory
- مصادر بيانات OLEDB أو ODBC الأخرى
للعمل بشكل صحيح داخل Visio، يجب أن يتضمن مصدر البيانات أعمدة لاسم الموظف، ولمعرف فريد، وللمدير المباشر للموظف.
متابعة Microsoft 365