Přijímejte zakázky nepřetržitě pomocí Microsoft Bookings

Jako majitelé firem víte, že plánování schůzek se zákazníky může zabírat hodně času. Když musíte psát e-maily a reagovat na odpovědi, nemůžete se někomu dovolat nebo musíte lidem připomínat, že mají přijít, můžete tím strávit celý den a zdržuje vás to od důležité práce, která rozvíjí vaše podnikání. Abychom vám, vašim zaměstnancům i zákazníkům usnadnili a zefektivnili plánování schůzek, představujeme novou službu v Office 365 s názvem Microsoft Bookings.

Zákazníci si můžou rezervovat vaše služby přímo online

Aplikace Bookings poskytne vaší firmě jedinečnou webovou stránku, prostřednictvím které si zákazníci můžou rezervovat schůzku, i když právě nemůžete zvednout telefon nebo odpovědět na e-mail. Snadno se s ní pracuje: Zákazník nejdřív vybere požadovanou službu a podle vaší dostupnosti, kterou sami zadáte, si zvolí datum a čas, kdy budete vy nebo někdo z vašich zaměstnanců k dispozici. Pak zadá své kontaktní údaje a rezervuje si vaše služby.

Webová stránka vypadá skvěle na velkých obrazovkách i mobilních zařízeních. Odkaz na ni můžete snadno připojit k e-mailu, který pošlete zákazníkům, nebo ho přidáte na firemní web nebo facebookovou stránku.

Zákazníci si můžou rezervovat vaše služby z libovolného zařízení.

Díky potvrzením a připomínkám nikdy nezmeškáte žádnou schůzku

Když zákazník nepřijde na sjednanou schůzku, může to pro vás znamenat ztrátu času i peněz. Hned poté, co si zákazník rezervuje vaše služby, mu aplikace Bookings pošle e-mailem potvrzení a nabídne mu, jestli chce schůzku rychle přidat do svého kalendáře. Ale všichni víme, že žijeme k hektické době. Aby služba Bookings pomohla zákazníkům nezapomenout na danou rezervaci, můžete v ní nastavit e-mail s připomínkou, který se odešle v závislosti na tom, jak moc dopředu chcete dát zákazníkovi vědět.

Usnadněte zákazníkům změnu termínů nebo zrušení schůzek

Někdy vaši zákazníci musí změnit termín své rezervace nebo ji zrušit. Díky aplikaci Bookings to zvládnou udělat sami. Jednoduše kliknou na odkaz v potvrzovacím e-mailu nebo na danou rezervaci ve svém kalendáři. Tím se dostanou zpátky na rezervační webovou stránku, kde si vyberou jiný den a čas, nebo schůzku zruší. Nechcete, aby zákazníci rušili rezervace na poslední chvíli? Žádný problém. Můžete určit, kdy nejpozději se musí předem omluvit, ať je to jedna hodina, nebo jeden týden.

Vaši zákazníci můžou snadno zrušit nebo změnit termín rezervace.

Správa rezervací a údajů o zákaznících odkudkoliv

Všechny rezervace zákazníků jsou viditelné v centralizovaném rezervačním kalendáři. Díky tomu máte úplný přehled o nadcházejících schůzkách. Vytvořenou rezervaci můžete přesunout na jiný termín, zrušit nebo delegovat na jiného člena vašeho týmu. Pokud hovoříte se zákazníkem osobně nebo po telefonu, rychle můžete vytvořit novou schůzku a v „rozděleném zobrazení“ dne zjistit, kdo ze zaměstnanců bude v daný čas k dispozici.

Aplikace Bookings přináší jasný přehled denního plánu vašich zaměstnanců na webu i na mobilních zařízeních.

Bookings také obsahuje seznam zákazníků, který vám pomůže zůstat s nimi v kontaktu. Vždy, když zákazník vytvoří rezervaci prostřednictvím vaší rezervační stránky (nebo ji vytvoříte sami ve vašem kalendáři rezervací), aplikace Bookings automaticky uloží jeho kontaktní údaje do seznamu zákazníků, který je její součástí.

Všechny tyto funkce můžete spravovat na webu. Přístup k nim získáte snadno z navigačního panelu Office 365. V příštích měsících na trh uvedeme mobilní aplikaci Bookings, se kterou budete moct spravovat rezervace nebo kontaktovat zákazníky několika klepnutími, i když právě budete na cestách.

Zobrazte v Bookings podrobnosti o schůzce a údaje zákazníka.

Automatické přidávání rezervací do kalendářů zaměstnanců

Na schůzky nezapomínají jen zákazníci, takže aplikace Bookings automaticky přidá nové nebo aktualizované rezervace do vašeho kalendáře nebo do kalendáře vašich zaměstnanců. Bookings skvěle spolupracuje s kalendářem Outlooku v Office 365. Pokud vy nebo vaši zaměstnanci používáte kalendář s účtem služby Outlook.com nebo Google, vůbec to nevadí – Bookings se umí propojit i s nimi.

Vy rozvíjíte svou firmu a my se chceme rozvíjet s vámi

Tvrdě pracujete na budování svého podniku a aplikace Bookings s vámi musí držet krok, takže ani ona nezůstane pozadu. Můžete vytvářet různé rezervační stránky a snadno přidávat nově příchozí zaměstnance. Za další rezervační stránky se vám nebude nic účtovat a noví členové vašeho týmu nemusí mít předplatné Office 365.

Jak získat aplikaci Bookings

Aplikace Bookings je momentálně k dispozici v programu First Release pro zákazníky, kteří mají předplatné Office 365 Business Premium, a v následujících měsících ji zpřístupníme všem zákazníkům s předplatným Business Premium z celého světa. Až k tomu dojde, přístup k aplikaci Bookings budou mít všichni uživatelé s předplatným Office 365 Business Premium a najdou ji ve spouštěči aplikací ve webovém rozhraní Office 365. Bookings nevyžaduje, aby byl váš podnikový e-mail hostovaný v Office 365, takže můžete i dál používat aktuální e-mailové služby.

Začněte tím, že se přihlásíte do Office 365, ve spouštěči aplikací otevřete Bookings a pak kliknete na tlačítko Získat. Budete muset zadat určité informace o své firmě a službách, které si u vás zákazníci můžou rezervovat. Pak kliknutím na tlačítko Uložit a publikovat na kartě rezervační stránky publikujete svou rezervační webovou stránku. A zákazníci si můžou začít rezervovat služby vaší společnosti. Je to tak snadné!

Doufáme, že vám aplikace Bookings dopřeje víc času na rozvoj vašeho podnikání, pomůže omezit zmeškané a na poslední chvíli odřeknuté schůzky a poskytne vám přehled o vaší firmě, ať budete kdekoliv. Řekněte nám prosím, co si o Bookings myslíte, a poskytněte nám zpětnou vazbu na domovské stránce této aplikace.

Časté otázky

Otázka: Kdy bude aplikace Bookings dostupná?

Odpověď: Momentálně ji zpřístupňujeme předplatitelům Office 365 Business Premium, kteří se účastní programu First Release, a v následujících měsících bude k dispozici všem zákazníkům s předplatným Business Premium z celého světa.

Otázka: S jakým předplatným Office 365 je aplikace Bookings dostupná?

Odpověď: Aplikace Bookings bude k dispozici předplatitelům Office 365 Business Premium.

Otázka: Musí mít všichni zaměstnanci firmy předplatné Office 365?

Odpověď: Ne. Pro nastavení a správu Bookings potřebujete jen jeden účet s předplatným Office 365 Business Premium. Vaši zaměstnanci můžou používat jakoukoliv e-mailovou službu.

Otázka: Jak můžu spravovat rezervace, když jsem mimo kancelář?

Odpověď: V příštích týdnech představí Microsoft Bookings doprovodnou aplikaci, která umožní vybraným uživatelům s předplatným Office 365 spravovat a zobrazovat všechny rezervace a také údaje o zákaznících.

Otázka: Uvidí zákazníci můj osobní nebo firemní kalendář?

Odpověď: Ne. Vaši zákazníci uvidí jen kalendář aplikace Bookings, který publikujete online. Můžete si vybrat, které služby, termíny a zaměstnanci se v něm zobrazí.

Otázka: Potřebují zákazníci účet Microsoft nebo předplatné Office 365, když si u mě chtějí rezervovat službu?

Odpověď: Ne. Vaše rezervační stránka je veřejně přístupná. Zákazníci, kteří si chtějí rezervovat vaše služby, musí zadat jen své jméno a e-mailovou adresu, aby jim aplikace Bookings mohla poslat e-mailové potvrzení a připomínku.

Otázka: Když si zákazníci chtějí rezervovat schůzku, musí si stáhnout nějakou aplikaci?

Odpověď: Ne. Zákazníci se dostanou k vaší webové rezervační stránce v libovolném prohlížeči na mobilním zařízení, tabletu nebo přenosném počítači. Chystaná mobilní aplikace Bookings slouží jen k tomu, aby majitelé firem mohli spravovat svůj kalendář ve službě Bookings.