Microsoft Office přináší nové kontrolní mechanismy ochrany osobních údajů

Na začátku tohoto týdne Julie Brill, korporátní viceprezidentka a zástupkyně generální advokátky Microsoftu, zveřejnila blogový příspěvek, ve kterém zmínila trvalý závazek Microsoftu chránit soukromí zákazníků a podrobně popsala směr, kterým se jako společnost vydáváme. Julie na blogu nastínila naše zásady, v jejichž důsledku postupujeme transparentněji a uživatelé mají lepší kontrolu nad daty, která shromažďují hlavní produkty Microsoftu.

S radostí oznamujeme, že jsme tento týden zpřístupnili aktualizaci Office, která odráží tyto principy.

Office nabízí online funkce

Způsob využívání technologií v profesní sféře i v soukromí se mění. Nezřídka pracujeme na cestách, k dokončení úkolů používáme více než jedno zařízení a často spolupracujeme s týmem dalších lidí – i když se třeba jedná o naše příbuzné a přátele. Abychom splnili požadavky moderních uživatelů, v Microsoftu jsme se zavázali poskytovat vám špičkové aplikace a prostředí a zároveň chránit vaše soukromí a umožnit vám zachovat si kontrolu nad vlastními daty.

Office neustále rozšiřujeme o nové a zajímavé funkce, které vám pomáhají vytvářet obsah, komunikovat a spolupracovat efektivněji. Někdy ho využijete pro snadné úlohy, jako třeba nalezení dokumentu, který jste vytvořili před týdnem, nebo vyhledání obrázku, který perfektně doplní školní referát. Nebo možná váš tým potřebuje spolupracovat na projektu a komunikovat o něm v reálném čase, napříč různými zařízeními. Office vám může pomoct vytvářet profesionálně působící prezentace, protože navrhuje rozložení powerpointových snímků, a také díky němu můžete ve složitých sadách dat najít klíčové informace.

K tomu Office používá výkonný Microsoft Cloud. Stejně jako u všech ostatních online služeb nebo webů platí, že aby tyto funkce správně pracovaly, mezi vaším počítačem a Microsoftem se musí sdílet nezbytná data služby.

Tady je příklad: Můžete chtít, aby PowerPoint zobrazoval během prezentace živé titulky a překládal vaši přednášku do jiného jazyka. Aby PowerPoint provedl transkripci a překlad mluveného slova, odešle záznam vašeho hlasu naší službě pro zpracování řeči a překladů, kde proběhne automatická strojová transkripce a překlad. Vytvořený text se vrátí do vašeho počítače, takže PowerPoint ho může zobrazit na plátně (prakticky) v reálném čase. Váš hlas a obsah přednášky slouží jen k provedení transkripce a překladu, o které jste nás požádali.

Pokud chcete získat další informace o tom, jaké online funkce Office nabízí, přečtěte si téma Online funkce Office.

Cloudové online funkce máte pod kontrolou

Chápeme, že je pro vás a vaši organizaci důležité, abyste měli při práci v aplikacích Office online funkce pod kontrolou. Tato aktualizace přináší nastavení, která vám umožňují vypnout nebo znovu zapnout následující typy online funkcí, jako jsou například:

• Funkce, které analyzují váš obsah. Funkce, které používají váš obsah v Office, aby vám poskytly doporučení týkající se grafické podoby a úprav, informace o datech a podobné tipy. Jedná se například o PowerPoint Designer a editor ve Wordu.
• Funkce, které stahují online obsah. Funkce, které umožňují vyhledávat a stahovat online obsah, včetně šablon, obrázků, 3D modelů, videí a referenčních materiálů, za účelem vylepšení dokumentů. Jedná se například o šablony Office nebo Rychlý automat v PowerPointu.
• Další online funkce. Můžete vypnout i možnosti, jako je spolupráce na dokumentech. Stačí k tomu odpojit desktopové aplikace Office od Microsoft Cloudu.

Některé služby jsou pro fungování aplikací Office nezbytné a nedají se vypnout. Jde například o synchronizaci poštovní schránky v Outlooku, ověřování platnosti licence Office a kontrolu, jestli je Office aktuální.

Přestože jsou tato vylepšení zpočátku určená jen pro Office ve Windows, v následujících měsících budou podobné ovládací prvky a funkce k dispozici i pro ostatní platformy.

Pokud máte Office propojený s pracovním nebo školním účtem, váš správce IT může rozhodovat o tom, jaké online funkce jsou vám a ve vaší organizaci dostupné. Další informace o vylepšení kontrolních mechanismů a o nabízených možnostech najdete v tématu s přehledem kontrolních mechanismů ochrany osobních údajů v Office 365 ProPlus.

Vždy zabezpečené, aktuální a spolehlivě fungující aplikace Office

Naši zákazníci volí Office, protože se jim tyto aplikace v minulosti osvědčily na poli skvělé funkčnosti, kvality, zabezpečení, spolehlivosti a kompatibility. Stejně jako v případě cloudových řešení používáme data, abychom zajistili, že aplikace Office budou bezpečné, aktuální a budou pracovat tak, jak očekáváte, a také k tomu, abychom mohli naše produkty dál zlepšovat.

Z tohoto důvodu shromažďujeme diagnostická data, abychom mohli detekovat, diagnostikovat a rychle řešit problémy dříve, než nabudou do velkého rozsahu nebo ohrozí zabezpečení. Pokud některá z našich aplikací běží příliš pomalu nebo vykazuje jinou chybu, chceme o tom vědět co nejrychleji, abychom mohli pracovat na opravě. Tato diagnostická data nám pomáhají zajistit, aby Office pracoval tak, jak má.

V souladu s pravidly shromažďování dat, která popsala Julie ve svém článku na blogu, existují dvě úrovně diagnostických dat získávaných z desktopových aplikací Office:

• Povinná data: Minimální množství dat potřebné k tomu, aby byly aplikace Office zabezpečené, aktuální a fungovaly na daném zařízení tak, jak se očekává. Nezbytná data shromažďujeme například tehdy, když aktualizujeme Office na vašem zařízení. Abychom zajistili, že balíčky s aktualizací se správně stáhly a nainstalovaly, shromažďujeme informace o úspěšnosti (nebo selhání) této operace. Nebo když přidáte do Outlooku nový účet, shromáždíme povinná diagnostická data o tom, jestli přidání tohoto nového účtu bylo úspěšné. Zvýšená míra selhání může značit, že váš poskytovatel e-mailových služeb provedl nějaké změny nebo že náš software nepodporuje tohoto poskytovatele.
• Volitelná data: Tato data se shromažďují nad rámec povinných dat a jen s vaším souhlasem. Pokud to povolíte, volitelná data nám budou pomáhat detekovat, diagnostikovat a řešit problémy ještě rychleji. Také díky nim budeme moct zlepšovat produktivitu našich řešení, aby odpovídala vašim současným i budoucím potřebám. Volitelná data se týkají například toho, jestli ukládáte data místně, nebo do cloudu. To nám pomáhá lépe pochopit preference našich zákazníků v oblasti úložišť. Například sledování četnosti využívání funkcí slouží k tomu, abychom důkladněji porozuměli způsobu, jak zákazníci pracují s novými funkcemi Office. Obecně platí, že volitelná diagnostická data používáme k tomu, abychom poznali preference široké řady zákazníků. Neustále se snažíme vylepšovat aplikace Office, aby lépe pracovaly pro vás i pro ostatní zákazníky. Ceníme si všech uživatelů, kteří se rozhodnou poskytovat volitelná diagnostická data, aby nám umožnili plnit tento cíl.

Další informace o diagnostických datech v Office a o tom, jak nastavit, kterou kategorii vašich dat můžeme shromažďovat, najdete v tématu Diagnostická data v Office. Pokud používáte pracovní nebo školní účet, váš správce IT bude mít k dispozici další funkce, aby vypnul odesílání diagnostických dat, a je možné, že už rozhodl o tom, jaké volby budete mít k dispozici.

Bez ohledu na to, jestli zůstanete jen u povinných dat, nebo dáte souhlas se shromažďováním těch volitelných, diagnostická data, která nám odešlete, nebudou obsahovat vaše jméno ani e-mailovou adresu, obsah vašich souborů ani informace o aplikacích nesouvisejících s Office. Přijímáme důkladná opatření, abychom ochránili vaše soukromí včetně vašich diagnostických dat. Náš systém vytvoří jedinečné alfanumerické ID, které přiřadí k diagnostickým datům, než opustí váš počítač. I když je toto ID jedinečné, samostatně ho nelze zpětně přiřadit k žádné osobě. Pomocí tohoto ID dokážeme rozlišit, jestli jde o problém, který se vyskytl u stovky různých zařízení, nebo o chybu, která se stala stokrát na jednom zařízení.

Chceme otevřeně a transparentně informovat o datech, která shromažďujeme, abychom mohli detekovat, diagnostikovat a řešit problémy. Vytvořili jsme Prohlížeč diagnostických dat, ve kterém můžete vidět diagnostická data odesílaná Microsoftu. Podrobnosti najdete v tématu věnovaném používání Prohlížeče diagnostických dat v Office.

Základem Office je důvěra

Julie ve svém článku představila nové standardy a zdůraznila závazek Microsoftu být důvěryhodnou společností, která chrání osobní údaje. Tyto zásady jsou včleněné do nejnovější aktualizace Office.

Pokud chceme, abyste důvěřovali našim produktům a službám, musíme vás jasně a srozumitelně informovat o funkcích a kontrolních mechanismech, které chrání vaše soukromí. Řada funkcí, které nově přináší tato aktualizace Office, jsou výsledkem mnoha hodin strávených rozhovory a průzkumy u zákazníků, jako jste vy. Díky rostoucímu počtu podnětů se stále učíme a zlepšujeme chování našich produktů i uživatelské prostředí. Vaše názory jsou pro nás důležité, protože nám pomáhají s budoucími aktualizacemi v oblasti ochrany osobních údajů.

Naším posláním je umožnit všem lidem a organizacím na světě dosahovat lepších výsledků. Tento záměr můžeme naplnit jen v případě, že získáme vaši důvěru, že respektujeme vás, vaše data i vaše soukromí.