COVID-19 ovlivňuje životy lidí po celém světě. Omezení cestování a nová pravidla týkající se zákazu shromažďování velkého počtu lidí změnila každodenní život milionů. Během posledních několika týdnů se mi ozvalo mnoho kolegů a zákazníků s otázkou: Jak můžeme pomoct?
Lily Čeng je dobrá kamarádka a kolegyně, která žije v Šanghaji. Pracovali jsme spolu v Číně, ale většinou se setkáváme prostřednictvím Microsoft Teams. Lily nedávno napsala zákazníkům z oblasti dopis o tom, co se spolu se svým týmem naučila při práci na dálku během probíhající epidemie. Její dopis inspiroval náš tým a díky tomu jsme Microsoft Teams zpřístupnili zdarma pro lidi, kteří v této náročné době přecházejí na práci na dálku. Chtěl bych tento dopis sdílet s lidmi po celém světě, kteří mohou využít zkušenosti našeho týmu v Šanghaji. Doufám, že pro vás budou stejně užitečné pro mě.
Předávám slovo Lily.
Vážení zákazníci,
jmenuji se Lily Čeng a jsem zaměstnankyně Microsoftu, která žije a pracuje v Šanghaji. Vzhledem k tomu, že epidemie COVID-19 má tady v Číně stále dopad na životy milionů lidí, došlo k velkému nárůstu práce z domova. Je to, jako kdyby každá škola, nemocnice nebo firma v Číně teď byla distribuovanou organizací – doufejme, že jenom dočasně. Ať to jsou epidemie, jako je COVID-19, nebo různé nečekané stavy způsobené počasím – existuje mnoho důvodů, proč může práce na dálku začít být náhle nezbytná. Chtěla bych se s vámi tedy podělit o informace o třech hlavních poznatcích, které jsme získali za posledních několik týdnů, a také o tři poznatky získané od našich zákazníků, kteří přecházejí na práci na dálku.
Jako většina z vás jsem se o viru začala dozvídat v lednu hlavně ze sociálních sítí. Ale neuvědomovala jsem si, jak velký problém to bude, až do začátku čínského Nového roku. Tehdy v důsledku cestování na Svátky jara začal počet zasažených lidí rychle stoupat. 23. ledna vláda uzavřela provincii Chu-pej, aby omezila šíření viru. Následující den, na který připadal Nový rok, jsme s rodinou plánovali návštěvu kina. Když jsme se z tisku dozvěděli, že kina po celém městě byla zavřena, došlo nám, že situace je opravdu vážná. O dva dny později vláda oznámila bezprecedentní zrušení oslav Svátků jara a já jsem zrušila dlouho plánovanou rodinnou dovolenou. Děti to nesly velmi těžce, ale zdraví a bezpečnost byly na prvním místě.
Lily Čeng a její kolegové z týmu Microsoftu v Číně těsně spolupracují při práci na dálku.
Co tedy odpovídám, když se mě lidé ptají, jaké je to teď pracovat v Číně? Práce na dálku omezila naši dobu dojíždění a rozhodně se už nemusíme starat o to, co máme na sobě. Mnoho restaurací je zavřených, proto všichni oprašujeme svoje kuchařské umění. Ale s dětmi, které nechodí do školy – a lidé na hlídání musejí také zůstávat doma – může být produktivní práce opravdovou výzvou.
Co jsem se naučila z práce na dálku
Přestože je náš zdejší tým zvyklý pracovat na dálku, v posledních několika týdnech se opravdu vyjasnilo, co úspěšná a udržitelná práce na dálku vyžaduje. Tady jsou tři hlavní poznatky.
Udržujte se v dobré kondici a psychické pohodě
Důvodem tohoto přechodu k práci na dálku je ochrana našeho fyzického zdraví minimalizací kontaktu s virem. Tomu všichni rozumějí. Co je ale méně zřejmé, je to, že práce z místa, kde bydlíte, může vytvářet specifický druh stresu. Při práci z domova je důležité udržovat si psychickou pohodu, proto je zásadní udělat si čas na cvičení, zdravě jíst a zařadit odpočinek od všech obrazovek.
Dělejte všechno, co děláte běžně
Při práci na dálku může být lákavé odkládat věci na později. Ovšem týmy, kterým se práce na dálku opravdu daří, vždy najdou způsob, jak téměř všechno dělat online. Pokud máte naplánované schůzky ve dvou, nerušte je. Pokud máte naplánované schůzky s mnoha účastníky, pořádejte je. Pokud potřebujete uspořádat brainstorming k chystané prezentaci, uspořádejte videohovor.
Podporujte ostatní členy týmu
Z této situace jsem také získala zkušenost, že nejlepším způsobem, jak si zachovat pozitivní a energický přístup, je podporovat ostatní. Používáme online nástroje nejen pro práci, ale sdílíme také fotky rodiny a domácích mazlíčků a povídáme si spolu během dne. To, že se navzájem povzbuzujeme, není jenom přínosné pro udržení dobré nálady, ale také to podporuje soudržnost týmu, když pracujeme odděleně.
Poznatky, které jsme získali od zákazníků
Během několika týdnů jsme viděli, že zákazníci v Číně opravdu proměnili svůj způsob práce. Tady jsou tři hlavní poznatky, které jsme získali od zákazníků a které mohou pomoct vaší organizaci uspět.
Okamžitě otevřete komunikační kanály
Když vaši zaměstnanci pracují na dálku, je důležitější než kdy jindy zajistit, aby všichni věděli, co se děje. Jeden z našich zákazníků, velká asijská pojišťovna, začal vysílat videozprávy pro zaměstnance, aby všichni měli přístup k nejnovějším informacím. Při práci z domova musí všichni dělit svůj čas mezi péči o děti a další povinnosti, proto jsou nahraná videa dobrou příležitostí, jak lidé mohou získat informace, i když se nemohli zúčastnit některé z živých schůzek nebo akcí.
Pokračujte v práci
I když tato situace může svádět k tomu, aby se plány odložily na dobu, než se všichni sejdou, společnosti tady nacházejí způsoby, jak v činnosti pokračovat. Díky podpoře vlády mohlo mnoho škol začít vyučování v běžných termínech, protože všechno přesunuli online. Tyto školy podpořily svoje studenty vytvářením jasných rozvrhů, pořádáním akcí, které zlepšují náladu, například soutěží ve vaření, a pečlivým sdílením informací o úkolech a dalších zadáních, aby studenti nebyli zahlcení.
I velké schůzky můžete přesunout online
Mnozí z nás jsou zvyklí na rychlé hovory nebo videochaty s několika kolegy z týmu, ale i velké formální schůzky se dají uspořádat online. Když se tolik zaměstnanců rozhodlo pracovat na dálku, nemocnice shromažďovaly svůj personál na dálku. Jedna velká nemocnice ve městě Ta-lien například pořádala velká shromáždění personálu prostřednictvím Teams. Mezi klíčové faktory přispívající k úspěchu online schůzek patří stanovit si jasný program, vyřešit problémy se zvukem hned na začátku schůzky, aby všichni všechno zřetelně slyšeli, a pořizovat výstižné poznámky ze schůzky, které se následně sdílí. Nezapomeňte také na to, že pokud to vaše organizace povoluje, můžete schůzky nahrávat pro ty, kteří se jich nemohou zúčastnit.
Já ani mnoho lidí po celém světě jsme si takto začátek nového roku rozhodně nepředstavovali. Ale hodně jsme se naučili. A služba Teams je neuvěřitelně výkonným nástrojem, který nám pomáhá zvládat tyto výzvy. Mnoho lidí neví, že služba Teams už je k dispozici zdarma. Další informace najdete tady. Ale bez ohledu na to, které nástroje se rozhodnete používat, doufám, že pro vás tyto tipy budou užitečné, a přeji vám a vašim rodinám vše nejlepší.
