2 týdny práce na dálku: naše postřehy a poznatky

Během dvou týdnů, co náš místní tým z oblasti Pugetova zálivu přešel na práci na dálku, se boj s onemocněním COVID-19 ještě více zintenzivnil. Mnoho lidí ze zemí celého světa jednoduše zůstává doma. A vzhledem k tomu, že jsou zavřené školy, kostely, firmy i různé provozovny služeb, zjišťujeme, co skutečně znamená trávit celou dobu doma s rodinou a současně se snažit produktivně pracovat a být v kontaktu se svými pracovními týmy. Máme se toho ještě co učit. Aktuální situace přinutila náš tým úplně přehodnotit pohled na všechny různé činnosti, od plánování schůzek až po způsoby správy týmů. A jak jsem slyšel, mnoho zákazníků prochází stejným procesem. Chtěl bych se s vámi podělit o pár důležitých postřehů, které jsme jako tým pracující výhradně na dálku získali. Doufám, že vám naše zkušenosti pomůžou při vaši vlastní praxi.

Než se pustíme do podrobností, dovolte mi ještě rychlou poznámku: Během pandemie COVID-19 využíváme tento prostor ke sdílení tipů, příběhů zákazníků a informací. Tento příspěvek je pokračováním příspěvku z minulého týdne, který obsahoval různé tipy pro přechod na práci na dálku přes Microsoft Teams. Zároveň jsme zahrnuli pokyny a rady pro převod živých událostí online, včetně podrobných informací o používání nástrojů Microsoftu a získaných poznatků od našeho vedoucího organizátora událostí v Microsoftu. Také jsme se podělili o rady pro IT oddělení a manažery informační bezpečnosti od leadrů v těchto oblastech. V nadcházejících dnech tady budeme publikovat další obsah spojený s prací na dálku, takže se sem prosím určitě často vracejte, abyste zjistili, co je nového. A teď už k našim postřehům a poznatkům z posledních dvou týdnů.

1. Sdílejte zdroje informací a pokyny týkající se práce z domova

Většina organizací má k dispozici školicí příručky, aby zaměstnanci věděli, jak se chovat a fungovat v pracovním prostředí. Po přechodu na práci na dálku jsme si rychle uvědomili, že zaměstnanci potřebují pokyny i pro tento typ pracovního režimu. Tolik z nás zažívá práci z domu úplně poprvé a má k dispozici minimální čas na takovou změnu se připravit. Náš tým zajímají následující otázky: Jakým způsobem si zařizujete prostor, kde se můžete soustředit? Jak zůstáváte ve spojení, když se nemůžete setkat osobně? Proč máte pocit, že nikdy není vhodný okamžik na přestávku? Když vezmeme v úvahu další problematický faktor v podobě dětí nebo jiných závislých členů rodiny ve společné domácnosti (což je během této pandemie realita mnoha z nás), je nevyhnutelné, že někteří zaměstnanci se budou s nový režimem potýkat.

Minulý týden jsme proto na tuto situaci zareagovali a zaměstnancům jsme distribuovali komplexního průvodce prací z domu. Myslíme si, že by se průvodce mohl hodit i vám, takže jsme vytvořili verzi pro zákazníky, kterou můžete podle potřeby sdílet se svými zaměstnanci. Obsahuje plno konkrétních tipů pro všechny možné oblasti – od zřízení fyzických a virtuálních pracovních stanic až po doporučené postupy při informování týmových kolegů o vlastní dostupnosti.

2. Zajistěte si kontrolu nad po sobě následujícím schůzkami

Po sobě jdoucí schůzky v organizaci mají mezi sebou přirozené pauzy. Musíte přejít chodbu a chvilku počkat u stolu, než se všichni sejdou. Mezitím prohodíte pár slov s týmovými kolegy, abyste se pozdravili a rychle zjistili, co je nového. Během pracovního týdne většinou tyto krátké přestávky sotva vnímáme. Pak přejdeme na práci na dálku a uvědomíme si, jak moc je potřebujeme, abychom neúnavné tempo dne s mnoha schůzkami přibrzdili.

Jak můžete zajistit, abyste se s týmem scházeli tak často, jak potřebujete, ale zároveň abyste mezitím měli přestávku? Doporučujeme zaměstnancům plánovat schůzky tak, aby končily za pět minut půl nebo za pět minut celá hodina. Tím se sice trochu zkrátí čas strávený s týmem, ale výrazně to pomůže eliminovat hrozící vyhoření z po sobě následujících schůzek bez přerušení.

3. Vytvořte prostor pro aktivní odpočinek

Když pracujeme bez omezení vycházení a osobního kontaktu, nacházíme si každý den různé způsoby relaxace, aniž bychom se museli moc snažit. Ať už se jedná o chystání večeře pro rodinu, společný trénink s přáteli po pracovní době nebo každodenní cestu autobusem domů, během které úplně vypneme, pomáhají nám tyto pauzy oddělit jednotlivé události daného dne, abychom se mohli připravit na to, co bude následovat. Úplné odpoutání od práce, když musíte pracovat z domu, může být i za optimálních okolností problém. Abychom to našim zaměstnancům usnadnili, začali jsme nabízet virtuální meditace, ke kterým se můžou připojit, pokud si potřebují na chvilku od práce odpočinout.

Pokud se rozhodnete pro stejné řešení, přinášíme několik užitečných tipů ke sdílení se zaměstnanci, kteří jsou v hodinách online meditace teprve nováčky. Nejdříve si najděte klidné místo, kde vás nikdo nebude rušit. Pak si ztlumte mikrofon, aby i ostatní mohli v tichosti meditovat. Nakonec prostřednictvím kamery sledujte cvičitele a jeho pokyny pro správné techniky dýchání. Jakmile si správné techniky osvojíte, můžete kameru vypnout a plně se soustředit na dokonalou relaxaci.

4. Pokračujte v rozvoji týmové kultury

Zdravá týmová kultura závisí na častých setkáních, od celofiremních schůzek až po party při dosažení menších milníků. Vzhledem k náhlému přechodu mnoha z nás na práci na dálku se přímo nabízí zařazení režimu „jen základní záležitosti“, při kterém se odloží důležité akce a zábavné aktivity týmu, dokud se nevrátíme do normálního režimu.

Zjistili jsme, že je nejlepší ve vytváření týmové kultury pokračovat, kdykoli je to možné, přestože to musíme dělat odděleně. Naplánovali jste narozeninovou oslavu pro týmového kolegu? Připojte se ke schůzce přes Teams a vyšlete salvu narozeninových GIFů. Blíží se datum konání velké konference v oblasti prodeje? Začněte přemýšlet, jak byste ji mohli raději zorganizovat virtuálně. Nadešel čas pro pravidelné čtvrtletní soustředění teambuildingu? Nevynechávejte ho. Váš tým se určitě bude chtít spojit a sdílet nápady nebo myšlenky. Organizování společných setkání, která přispívají k rozvoji týmové kultury, na dálku může být na první pohled náročné, ale zvýšené úsilí se vyplatí, protože udržuje všechny v kontaktu a umožňuje další pokrok.

5. Procvičujte si hlavní dovednosti řízení

Zaměstnanci spoléhají na to, že manažeři budou kontrolovat, jak se adaptují, provedou je příslušnými změnami a budou se zajímat o jejich aktuální situaci, aby mohli pomoct při řešení případných problémů a vytváření řešení. Váš tým více než kdy dříve potřebuje během osvojování úplně nového způsobu práce (kdy zároveň překonává globální zdravotní krizi) vaši podporu z postu manažera. Jak to však úspěšně zvládnete, když pracujete odděleně?

O naše poznatky týkající se řízení na dálku jsme se podělili prostřednictvím průvodce prací z domu. Vhodné aktivity zahrnují posílení inkluze, časté kontakty, asistování členům týmu při zjišťování jejich vlastních způsobů práce na dálku, které jim vyhovují. Jednotliví zaměstnanci momentálně čelí jedinečným výzvám a budou k dané situaci přistupovat odlišně. Je proto velmi důležité, abyste se jako manažeři snažili co nejvíce pochopit jejich individuální potřeby a reagovali na ně odpovídajícím způsobem.

Uvedené poznatky odrážejí některé naše rané postřehy po dvou týdnech zkušeností s prací na dálku. Stále o tomto novém způsobu práce objevujeme nové věci, od nutnosti plánování schůzek s pauzami až po efektivní řízení vzdálených týmů. Jsem přesvědčen, že naše poznatky a postřehy si zachovají trvalou hodnotu i mimo pandemii COVID-19, protože organizace všude na světě budou pokračovat v prioritizaci práce na dálku. Rádi bychom se však také dozvěděli, co si o nich myslíte vy i váš tým. Zapojte se prosím do konverzace v naší komunitě pro usnadnění práce na dálku (Enable Remote Work).