Derfor implementerer virksomheder RPA-værktøjer

Hvordan er RPA-værktøjer i sammenligning med andre løsninger til procesautomatisering?

For at forstå fordelen ved RPA-værktøjer sammenlignet med andre automatiseringsløsninger til arbejdsprocesser er det nyttigt at forstå forskellen mellem automatisering og RPA. Lær mere om automatisering af arbejdsprocesAutomatisering af arbejdsprocesser bruger teknologi til at reducere de manuelle trin i en forretningsproces, men det kræver stadig, at en person fuldfører processen. RPA-værktøjer opretter robotter til at arbejde gennem den grafiske brugergrænseflade, så der ikke er behov for menneskelig indgriben. Disse kan være overvågede processer, hvor mennesker stadig skal starte opgaverne, eller de kan være uovervågede processer, som er fuldt automatiserede.

RPA-værktøjer kræver kun lidt eller ingen kodning, og da robotterne bruger den samme infrastruktur og de løsninger, som medarbejderne bruger, behøver du ikke at ændre din underliggende arkitektur. Erhvervsbrugere fremmer RPA-løsninger. Faktisk er nogle RPA-løsninger designet til almindelige udviklere – ansatte uden teknisk baggrund – der kan automatisere de manuelle processer, de arbejder med hver dag. Med minimal eller ingen it-involvering kan du optimere driften og forbedre medarbejdertilfredsheden uden at skulle betale omkostningerne ved traditionel udvikling.

RPA adskiller sig også fra de traditionelle værktøjer til procesautomatisering på følgende måder:

• Traditionelle automatiseringsprocesser kan kræve ændring af en del af eller hele en teknologiinfrastruktur. RPA-robotter fungerer i den grafiske brugergrænseflade og interagerer med andre systemer på samme måde som mennesker.
• RPA-robotter er fleksible nok til at automatisere processer for flere applikationer.
• Da RPA-robotter er beregnet til gentagne, generiske processer, f.eks. datainput, er de skalerbare og kan lettere opgraderes end en arbejdsprocesløsning, der er udviklet til en enkelt proces.

RPA-software skaber værdi ved at forbedre effektiviteten af gentagne, regelbaserede arbejdsprocesser, men det er bedst at overlade nogle processer til dine medarbejdere. Generelt er det bedst overlade administrationen af processer, der bruger en masse ustrukturerede data eller grafiske oplysninger, og der er afhængige af hurtigt skiftende parametre, til dine kreative medarbejdere.

RPA's rolle i dag og i morgen

I øjeblikket får RPA-software en masse synlighed, i takt med at virksomheder lærer at bruge det og observerer de fordele, det giver, f.eks. tids- og omkostningsbesparelser. Men som alle andre teknologier bliver RPA mere sofistikeret og ændrer sig, efterhånden som virksomhedens behov ændrer sig. Her er nogle forudsigelser for, hvordan RPA-værktøjer kan udvikle sig:

• Dybere integration med AI. Efterhånden som RPA skrider frem, vil virksomheder sandsynligvis opdage nye måder at gøre det på med teknologi på næste niveau, f.eks. kunstig intelligens, maskinel indlæring eller endda Tingenes internet (IoT) – og nogle virksomheder har allerede. Hyperautomation eller intelligent automatisering udvider den type opgaver, som RPA-værktøjer kan udføre, og giver dem mulighed for at automatisere en række komplekse opgaver.
• Mere komplicerede automatiseringer. Virksomheder bruger RPA til at automatisere alle former for trivielle opgaver, men hvis du sammenlægger den med kunstig intelligens og maskinel indlæring, åbnes der op for en helt ny række opgaver, som den kan strømline. Virksomheder kan f.eks. i øjeblikket bruge RPA-værktøjer til at digitalisere dokumenter, men AI-tilførte RPA-værktøjer kan også forstå dokumentets indhold og klassificere det effektivt uden fejl.
• Billigere og mere tilgængelig. Da RPA-værktøjer først kom på markedet, var de sværere at få fat på og kunne være dyre. Men da efterspørgslen på RPA-software er steget, tilbyder flere virksomheder det nu. Når der er flere tilgængelige muligheder, falder priserne sandsynligvis, og funktionerne bliver mere konkurrencedygtige.

Nøglefunktioner i RPA-software

Mange RPA-værktøjer er på markedet nu, alle med forskellige funktioner. Men som minimum er det disse kernefunktioner, som god RPA-software bør tilbyde:

• interoperabilitet. Din RPA-software bør fungere sammen med dine eksisterende skrivebordsprogrammer, webprogrammer og andre større softwareprogrammer. Den skal også kunne oprette forbindelse til system-API'er og læse/skrive til databaser.
• Dataforøgelse. Din software skal kunne udtrække data fra websteder og sociale medier.
• Behandling af forskellige datatyper. Det er vigtigt, at din software kan udtrække og indlæse data, kombinere data fra flere kilder og følge betingelsessætninger, f.eks. hvis/ellers.
• Programmeringsgrænseflader. En programmerbar grænseflade er vigtig. RPA-software kan levere intelligente eller kognitive funktioner til konfiguration af robotter, så de kan træffe beslutninger, hvilket hjælper din virksomhed med at køre mere effektivt. Robotter kan f.eks. hjælpe med at reagere på it-supportanmodninger og dermed lette it-teamets administrative arbejde, så det kan fokusere på andre initiativer. Nogle softwareindstillinger giver endda metoder uden kode til programmeringsrobotter, men alle RPA-værktøjer bør kunne interagere med forskellige typer programmer, mails, filer og mapper.

Valg af og arbejde med RPA-software

Når du begynder at evaluere de tilgængelige RPA-værktøjer, skal du huske , hvilke typer processer du planlægger at automatisere. Der er indbygget forskellige kontrolelementer og kommandoer i hvert RPA-værktøj, der dikterer dets funktioner, så sørg for, at de stemmer overens med dine mål for automatisering af arbejdsprocesser. Prøv også at finde komponenter, der kan genbruges, og sørg for, at dine robotter nemt kan fungere i dine eksisterende systemer.

Overvej følgende kriterier, når du vælger den rette RPA-software til din organisation:

• Brugervenlig. RPA-software bør være let nok til, at en person med begrænsede programmeringsfærdigheder kan bygge automatiseringen og derefter konfigurere en arbejdsproces i RPA-softwaren. Der er endda nogle RPA-tilbud med lidt kode, som almindelige udviklere uden it-færdigheder kan bruge til at automatisere deres arbejdsprocesser. Uanset hvilken software du vælger, skal du kunne tilbyde indbyggede kommandoer, guider og GU'er, der kan udvides.
• Fleksibel. Softwaren skal give dig mulighed for at konfigurere brugerdefinerede funktioner uden at skulle betale leverandøren ekstra for tilpasning. Den bør også kunne håndtere forskellige use cases og forskellige datamængder, samtidig med at den ensartede ydeevne bevares.
• skalerbar. RPA-software skaleres hurtigt for at opfylde virksomhedens driftskrav og have plads til opdateringer. Softwaren skal også kunne køre flere robotter og flere arbejdsprocesser.

Hvordan bruger brancher RPA-software

Alle typer virksomheder har fundet en måde at drage fordel af RPA-software på. F.eks. kan brancher som sundhedsvæsenet bruge RPA til at lave aftaler, udføre indtastning af patientdata, behandle krav og administrere fakturering. Sådan bruger andre brancher RPA-værktøjer til at transformere deres processer:

• Detailhandel. Opdatering af ordrer, afsendelse af produkter og sporing af forsendelser.
• Telekommunikation. Overvågning, styring af svindeldata og opdatering af kundedata.
• Bankvæsen. Forbedring af arbejdseffektivitet, datanøjagtighed og sikkerhed.
• Forsikring. Administration af arbejdsprocesser, indtastning af kundedata og hjælp til at køre applikationer.
• Fremstilling. Hjælp til forsyningskædeprocesser, fakturering af materialer, kundeservice og support samt administration.

Begrænsningerne ved RPA-værktøjer

RPA-software giver mange fordele, men den kan ikke gøre alt. Mens teknologien vokser, fungerer den stadig bedst som en del af et netværk af andre teknologier. det er endnu ikke en altomfattende løsning, der kan løse alle driftsmæssige udfordringer.

I øjeblikket er RPA en regelbaseret teknologi, der fungerer bedst med strukturerede data, eller information, der følger en foruddefineret datamodel. Hvis det skal fungere korrekt, skal du programmere robotterne til at gøre det, du vil have dem til at gøre, og de vil kun operere inden for disse parametre. Medmindre du lagdeler den med teknologier til kunstig intelligens eller maskinel indlæring, kan din RPA-løsning kun følge de regler, du tildeler, og ikke forstå eller fortolke det indhold, den får adgang til.

Hvis et RPA-værktøj f.eks. skal behandle oplysninger fra fakturaer eller andet papirarbejde, skal papirarbejdet have samme format. Værktøjet kan ikke behandle filer, der afviger fra formatet. Derfor passer RPA-værktøjer ikke godt til ustrukturerede data eller information, der ikke følger en foruddefineret datamodel.

Derudover lærer eller tilpasser RPA-værktøjer sig ikke. Hvis dine forretningsprocesser ændrer sig, skal du omprogrammere dine robotter, så de kan arbejde med de nye processer, hvilket kan være tidskrævende. Og hvis dit RPA-værktøj ikke er kompatibelt med dine nye processer, kan din investering i det være kortvarig. For at undgå dette problem skal du overveje, hvor sandsynligt det er, at dine processer og teknologier ændres, før du tager et RPA-værktøj i brug.

Sådan sikrer du, at du får succes med RPA-værktøjer

Som enhver anden teknologi afhænger din succes med RPA-software af, hvordan du anvender den. Selv de bedste værktøjer kan ikke løse en grundlæggende ødelagt proces, så det er vigtigt at være opmærksom på, hvilke opgaver du automatiserer. Når det anvendes i den rigtige kontekst med et bestemt målbart mål i tankerne, kan det rette RPA-værktøj omdefinere, hvordan effektiviteten ser ud i din virksomhed. Vær opmærksom på følgende bedste praksis, når du begynder at bruge RPA-teknologi til at automatisere dine processer:

• Kend den proces, du vil automatisere. Overvåg alle driftsprocesserne for at finde ud af, hvilke opgaver der passer bedst til RPA. Husk, at RPA-værktøjer generelt ikke kan forstå information, så medmindre du også planlægger at inkorporere AI, skal du vælge en proces, der har tydeligt definerede parametre og ikke har brug for meget menneskelig deltagelse eller overblik, f.eks. planlægning af aftaler eller behandling af fakturaer. Noget software, f.eks. Microsoft Power Automate, tilbyder funktioner, der kan hjælpe dig med at identificere de rigtige processer til automatisering af.
• Vælg det rigtige værktøj. Når du har fundet ud af, hvilke processer du vil automatisere, kan du finde de værktøjer, der bedst understøtter den slags arbejde. Alle værktøjer har forskellige styrker, så evaluer dem på baggrund af funktioner, pris, nem implementering, og hvor godt de fungerer sammen med din eksisterende software.
• Oplær dine medarbejdere. Det er en god ide at undervise dine medarbejdere i, hvordan de bruger – og eventuelt senere ændrer eller vedligeholder – dit RPA-værktøj, da det er en god måde til at sikre programmets fortsatte værdi og til at øge implementeringen på tværs af virksomheden.
• Mål dine resultater. Før og efter implementering skal du overvåge KPI'er (Key Performance Indicators), f.eks. medarbejdernes produktivitet, nøjagtigheden af dataindtagelse, antal planlagte aftaler eller behandlede dokumenter. Hvis dine KPI'er ikke forbedres efter implementeringen, kan det være et tegn på, at du har valgt de forkerte processer eller givet dine robotter de forkerte parametre.