Demokratisierung der IT: VW AG führt konzernweit Power Platform ein – für strukturierte Daten, mehr Geschwindigkeit und geringere Kosten

Die Herausforderung: unzählige IT-Insellösungen

Das ILA-Ressort verantwortet innerhalb der Volkswagen AG die Schlüsselbereiche Risikomanagement, Rechtswesen, Intellectual Property, Datenschutz, Compliance und Strategie. Das Team betreut Beschäftigte von zehn Konzernmarken und 1.200 Gesellschaften in 97 Ländern. Über die Zeit hat sich eine Vielzahl IT-Lösungen angehäuft – Tools und Applikationen, viele als unverknüpfte Insellösung, zum Teil zugekauft von Dienstleistern und mit hohen Betriebskosten. „Jeder hat seine eigene Lösung mitgebracht“, sagt Dr. Paul Hünecke, Head of Strategy and Principles bei der Volkswagen AG. „Konzernweit gesehen kostete das auf Dauer viel Produktivitätszeit und Budget.“

Für manche Anwendungsfälle existierten keine standardisierten oder gar automatisierten Prozesse: So wurden bei konzernweiten Informationsabfragen zum Beispiel im Controlling bis zu 600 Excel Listen und unzählige E-Mails generiert, die aufwändig ausgewertet werden wollten. Manche Fragen zu Compliance-Themen beantwortete das ILA-Team individuell immer wieder – obwohl die Standardantworten markenübergreifend Gültigkeit gehabt hätten. Und auch das gruppenweite Wissensmanagement band Kapazitäten bei Integrity & Legal Affairs. Kurz: Bei den Standardanwendungsfällen Tracking & Reporting, Informationsbereitstellung und Konsultation gab es hohes Optimierungspotenzial.

Gemeinsam mit der Group IT suchten Dr. Paul Hünecke und sein Team nach einer einheitlichen Lösung über alle Marken und Ressortbereiche hinweg, einem Standard, der auch den Governance- und Compliance-Vorgaben der VW AG standhält. Die Idee der ILA Platform war geboren. Microsoft Power Platform sollte die IT harmonisieren, für mehr Einheitlichkeit, Effizienz und Schnelligkeit sorgen. Benötigte Apps würden sich künftig nicht nur von der IT entwickeln lassen, sondern dank Low-Code-Ansatz auch von affinen Mitarbeitenden in den Fachbereichen. „Nur wie überzeugt man Entscheider*innen in einer Organisation mit mehr als 600.000 Beschäftigten? Entscheider*innen, die in ihre eigenen Lösungen viel Geld investiert und ihre Leute darauf geschult haben?“, fragt Liam Scott Hurst, IT Portfolio Manager & Product Owner ILA Platform bei der Volkswagen AG. Die Antwort: am besten persönlich. Nachdem innerhalb des Konzerns viele Verhandlungen geführt und Gremien durchlaufen waren, machten sich Dr. Paul Hünecke und Liam Scott Hurst auf eine globale Roadtour: „Wir haben vermittelt, warum Power Platform nach PowerPoint oder Excel die logische nächste Generation von Tools ist.“ Sie konnten mit ihren Argumenten überzeugen, holten die ressortweite Zustimmung ein und bereiteten so den Weg für die ILA Platform.

Die Lösung: IT-Plattform-Harmonisierung und enorme Einsparungen

Tatsächlich hatte das ILA-Team von Beginn an nicht nur das eigene Ressort, sondern den gesamten Konzern im Blick. „Wir haben eine Art Robin Hood-Gedanken verfolgt“, erinnert sich Liam Scott Hurst. „Verglichen mit der Produktion oder der Beschaffung sind wir mit unseren 3.000 Leuten sehr klein – also wollten wir eine Lösung finden, die auch andere nutzen können.“ 

„Viele unserer Kolleginnen und Kollegen wollen selbst aktiv werden, wollen Teil des Entwicklungsteams sein. Kleinere Apps für spezielle Zwecke können sie künftig selbst umsetzen“, sagt Dr. Paul Hünecke. „Die ILA Platform war der Startschuss für die Einführung der Power Platform im Unternehmen“, ergänzt Mareike Alpers, Product Manager Power Platform. „Das bringt die übergreifende Group IT ihrem Ziel ein Stück näher. Und das ist die Demokratisierung der IT.“
Aktive Überzeugungsarbeit leisten die Erfahrungen, die die Mitarbeitenden mit der ILA Platform machen. Einer der ersten Anwendungsbereiche war die Konsultation. „Kann ich die Einladung zum Abendessen annehmen? Wie viel darf das Weihnachtsgeschenk für meine Geschäftspartner*innen kosten? Fragen zu Compliance-Themen wie diese kommen zu hunderten“, so Dr. Paul Hünecke. Die Antworten sind stets ähnlich – ganz gleich, welche Marke oder Gesellschaft. Heute werden solche Anfragen konzernweit über eine einzige App entgegengenommen. Das Baustein-System von Power Platform erlaubt eine einfache Bedienbarkeit und markenübergreifende Standard-Antworten. Die jeweiligen Mitarbeitenden haben dabei nur auf die Daten Zugriff, die unter ihre Verantwortlichkeit fallen. Durch die saubere Strukturierung der Compliance-Anfragen sind auch konzernweite Auswertungen einfach umsetzbar – und Problemgebiete lassen sich frühzeitig identifizieren.

Power Platform standardisiert auch das Tracking & Reporting bei der VW AG: Die Rückmeldungen landen in einer einzigen Datenbank, nicht mehr über hunderte Excel Tabellen verteilt.

Statt zwölf Technologieanbietern für zwölf Prozesse gibt es bei der VW AG für Integrity & Legal Affairs nur noch einen Fokuspartner: Microsoft. „Zusammen mit dem Power Customer Advisory Team (Power CAT) haben wir einen der größten Power Platform Cases auf den Weg gebracht: Jeder Arbeitsplatz hat die Möglichkeit, die ILA Platform zu nutzen – in 97 Ländern“, berichtet Liam Scott Hurst begeistert. Die Einblicke des Power CAT in andere große Unternehmen haben sich aus seiner Sicht als sehr hilfreich erwiesen. „In nur zwölf Monaten haben wir die IT-Lösung unternehmensweit ausgerollt“, so Dr. Paul Hünecke. „Wir sind nicht nur schneller, effizienter und kundennäher – bis 2030 werden wir durch Power Platform enorme Einsparungen an Entwicklungs- und Betriebskosten erzielen.“

Das vergleichsweise kleine Ressort Integrity & Legal Affairs hat mit der Einführung von Power Platform den Weg für weitere Anwendungen im gesamten VW-Konzern bereitet. Dieselbe Basis könnte das Risikomanagement mit der Bewertung und Einordnung von finanziellen, ökonomischen, ökologischen und territorialen Risiken auf ein neues Level bringen. „Mit der Plattform haben wir eine einheitliche Datenbasis für alle Marken und Bereiche geschaffen, die beliebig erweitert werden kann“, sagt Liam Scott Hurst. Denkbar ist auch die Integration einer KI, die die Mitarbeitenden der Volkswagen AG bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt.