Bucher Municipal entwickelt mit Microsoft Azure KI-gestützten Chatbot

Die Bucher Municipal AG ist ein führender, globaler Anbieter von Fahrzeugen und Maschinen für Reinigungs- und Räumungsarbeiten auf öffentlichen und privaten Verkehrsflächen. Mit weltweit 2.500 Mitarbeitenden bietet das Unternehmen Lösungen für Strassenreinigung, Kanalpflege, Winterdienst und Müllentsorgung. Neben dem breiten Produktportfolio setzt Bucher Municipal auch auf digitale Dienstleistungen. Als Teil der Bucher Industries AG, einer internationalen Schweizer Unternehmensgruppe mit über 50 Standorten auf fünf Kontinenten, ist Bucher Municipal in Europa sowie in Märkten wie Australien, Skandinavien und Asien aktiv.

Option 4.0

Das Schweizer IT-Beratungsunternehmen Option 4.0 deckt den gesamten Technologie-Lebenszyklus von Unternehmen ab und ist als Microsoft-Solution-Partner auf den Gebieten Data & AI, Digital & App Innovation sowie Infrastruktur zertifiziert. 

Als führender Hersteller spezialisierter Kommunalfahrzeuge setzt Bucher Municipal auf fortschrittliche Technologien und wegweisende Innovationen, um die Betriebseffizienz zu verbessern und Fahrzeugausfallzeiten zu minimieren. Zuverlässigkeit ist dabei essenziell: Fahrzeuge müssen jederzeit einsatzbereit sein und Wartungsarbeiten sowie Reparaturen schnell erfolgen. Eine zentrale Herausforderung bestand darin, die Verfügbarkeit relevanter Daten für die Wartungsteams bereitzustellen. Aufgrund der dezentralen Firmenstruktur befanden sich diese an verschiedenen Orten, wodurch sich die schnelle Bereitstellung von technischen Dokumentationen und Fahrzeuginformationen der unterschiedlichen Fahrzeugtypen oft als sehr aufwendig erwies. Insbesondere bei älteren Modellen, deren Dokumentation meist nicht in digitaler Form vorlag, führte die zeitaufwendige Suche zu Verzögerungen in den Wartungsprozessen. Neue Mitarbeitende und externe Partner hatten oft Schwierigkeiten, die benötigten Unterlagen zu finden. Hinzu kam die schiere Menge an Daten: Manche Wartungsanleitungen umfassten bis zu 1.500 Seiten, wodurch die Suche nach spezifischen Informationen, selbst mit Unterstützung der Servicezentren, zeitintensiv blieb. 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entwickelte Bucher Municipal einen KI-gestützten Chatbot auf Basis von Microsoft-Technologien. „Die Flexibilität und Integration der Microsoft-Tools in unsere Office-Infrastruktur waren ausschlaggebend für uns, auch bei diesem Projekt auf Microsoft zu setzen“, erklärt Christian Johansson, CIO Bucher Municipal. Schon seit einigen Jahren arbeitet das Unternehmen mit Microsoft-Technologien, wie Microsoft Dynamics und Microsoft Azure. Daher war die Entscheidung für Microsoft naheliegend. Die innovative Chat-App nutzt künstliche Intelligenz, um benötigte Informationen schnell und präzise bereitzustellen. Sie erleichtert nicht nur die Suche, sondern liefert direkt passende Antworten. „Der smarte Chatbot unterstützt unsere Teams weltweit, verkürzt Wartungszeiten und erhöht die operative Effizienz“, so Christian Johansson.

Microsoft Partner Option 4.0 bietet innovative Lösung

Die Entwicklung des Chatbots sahen die Verantwortlichen von Bucher Municipal zunächst als Experiment, da KI-Technologie im Unternehmen noch relativ unbekannt war. Ein Fokus lag dabei auf der Datensicherheit: Es sollten ausschliesslich firmeneigene Informationen verwendet werden.  Christian Johansson und sein 23-köpfiges Team arbeiteten dafür eng mit dem Microsoft-Partner Option 4.0 zusammen. „Unser Ansprechpartner bei Option 4.0 konnte uns schnell die anfängliche Unsicherheit nehmen und hat uns gezeigt, das mit Microsoft eine globale KI-gestützte Lösung möglich und kosteneffizient umzusetzen ist,“ sagt Christian Johansson. 

Die von Option 4.0 entwickelte Chat-App basiert auf Microsoft Azure-Technologien und ermöglicht Wartungsteams einen sofortigen Zugriff auf technische Informationen und Wartungsanleitungen. Sie verwendet Microsoft Azure OpenAI und Microsoft Azure AI Search, um Anfragen effizient zu verarbeiten und relevante Dokumente bereitzustellen. Zusätzlich speichert Microsoft Azure CosmosDB Chatverläufe und Nutzerfeedback, während Microsoft Azure AI Search für eine effiziente Indexierung der technischen Dokumentationen sorgt, um präzise Suchergebnisse zu gewährleisten.

Das Team von Option 4.0 übernahm die Entwicklung des Backends in Python, die Gestaltung eines benutzerfreundlichen Frontends mit ReactJS und die nahtlose Integration der App in bestehende Systeme. „Die Zusammenarbeit mit Option 4.0 verläuft reibungslos. Unser Ansprechpartner ist weit mehr als ein technischer Dienstleister – er agiert wie ein Teil unseres internen IT-Teams. Mit Flexibilität und Tempo hat er das Projekt zum Erfolg geführt und uns eindrucksvoll gezeigt, welche Möglichkeiten KI bietet,“ betont Christian Johansson.

Mehrsprachiger Datenzugriff erleichtert den Arbeitsalltag 

Der Chatbot wird inzwischen global an fast allen Standorten eingesetzt und ermöglicht die Nutzung von Informationen in verschiedenen Sprachen, darunter Spanisch und Chinesisch. Dies erleichtert insbesondere den Arbeitsalltag an internationalen und kleineren Standorten. Mitarbeitende können die Fragen in ihrer Sprache eingeben, etwa nach dem Reifendruck oder Serviceintervalle eines bestimmten Fahrzeugs, und erhalten umgehend die gewünschten Informationen. Dabei wird nicht nur eine präzise Antwort geliefert, sondern auch die Referenz zum englischen Originaldokument mit Seitenangabe und detaillierter Zeichnung bereitgestellt. „Jeder Mitarbeitende, der schon einmal eine halbe Stunde lang ein Dokument gesucht hat, weiss zu schätzen, wie wertvoll es ist, einfach kurz zu fragen und sofort die Antwort zu erhalten“, meint Christian Johansson. In der Vergangenheit waren Servicezentren oft die erste Anlaufstelle für Informationen, was zusätzliche Zeit in Anspruch nahm. „Dank des Chatbots entfällt sowohl die zeitaufwändige Suche als auch die anschliessende Abstimmung per Telefon. Durch den schnelleren Zugang zu Informationen haben wir eine signifikante Zeitersparnis erreichen können, was unsere Kunden sehr schätzen,“ sagt Christian Johansson. Servicetechniker nutzen den Chatbot bis zu 34-mal pro Tag, durchschnittlich wird der Chatbot 7-mal pro Mitarbeiter pro Tag in Anspruch genommen. Besonders in abgelegenen Regionen, wie dem australischen Outback, wo Maschinen nur selten gewartet werden, ist der Chatbot für die Wartungsteams eine grosse Hilfe.

Effizienter Arbeitsalltag durch direkte Informationszugriffe 

Das Projekt wurde durch informelle Tests und Nutzerfeedback intern verbreitet: In einem ersten Schritt wurde einer Auswahl an Mitarbeitenden der Chatbot zur Verfügung gestellt und deren Feedback eingeholt. Schnell waren die Nutzer von dem smarten KI-Partner überzeugt. Besonders die einfache Bedienbarkeit und der direkte Zugriff auf Informationen ohne langwierige Suche oder Telefonate fanden grossen Anklang. Dank des Chatbots können sich die Mitarbeitenden nun stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen zu verlieren. 

Auch die Mitarbeitenden in den Servicecentern profitieren von einer schnelleren Problembehebung und optimierten Prozessen. „Das Feedback aus unterschiedlichen Ländern hat uns bestätigt, dass wir mit der Unterstützung von Microsoft und dem Microsoft-Partner Option 4.0, ein intuitives KI-Instrument implementiert haben, das die Mitarbeitenden in ihrer Arbeit unterstützt, Prozesse beschleunigt und die Datenaufbereitung automatisiert. Dies unterstreicht einmal mehr unsere Rolle als Vorreiter in Innovation und Spitzentechnologie“, so Christian Johansson.

Zukunftsvision: Integration in Kundenportale und neue KI-Funktionen

Schon jetzt zeigt sich, dass der Chatbot für Bucher Municipal ein grosser Erfolg ist. Besonders bei älteren Fahrzeugmodellen konnten die Ausfallzeiten signifikant reduziert werden, was wiederum zu einer spürbaren Senkung der Betriebskosten führte. Die intuitive Benutzeroberfläche sorgt für positives Feedback der Wartungsteams und die verbesserten Reaktionszeiten führen zu einer optimalen Fahrzeugnutzung und einem reibungsloseren Betrieb.

Die Vorteile des Chatbots beschränken sich jedoch nicht nur auf interne Prozesse: Auch Händler und Werkstätten weltweit könnten von seiner Funktionalität profitieren. Gerade Mitarbeitende und Partner, deren Training an den Maschinen bereits länger zurückliegt, unterstützt der Chatbot. „Wir überlegen, den Chatbot auch für Händler sowie Vertriebs- und Servicepartner zugänglich zu machen damit auch sie schneller und effizienter auf die benötigten Informationen zugreifen können“, sagt Christian Johansson. 

Der nächste Schritt ist bereits in Planung: Bucher Municipal möchte die KI-Lösung weiterentwickeln und unter anderem in das firmeneigene Kundenservice-Portal BucherConnect integrieren. „Wir sehen grosses Potenzial, den Chatbot nicht nur intern, sondern auch für unsere Kunden zu nutzen. Die Effizienzsteigerung hat uns in dieser Entscheidung bestärkt“, erklärt Christian Johansson. Langfristig sollen die KI-Funktionalitäten Prozesse automatisieren und die Zusammenarbeit verbessern. „Die Zukunft liegt in der intelligenten Kombination verschiedener KI-Tools, um sie optimal für unsere Bedürfnisse zu nutzen“, betont Christian Johansson.