Digitale Effizienz im Lager: Nagel-Group setzt auf Microsoft Teams und Power Apps

Die Herausforderung: Manuelle Prozesse und Medienbrüche erschweren Kollaboration

In den Hallen der Nagel-Group herrscht reges Treiben: Eine neue Ladung ist soeben angekommen. Der LKW muss rasch entladen, die Ware geprüft und eingelagert werden, damit die temperatursensiblen Produkte schnell und sicher an ihren Bestimmungsort gelangen. Denn die Nagel-Group ist einer der führenden Lebensmittel-Logistiker Europas. Bei der Kontrolle der Paletten stellt eine Mitarbeiterin fest, dass die hinterlegten Maße und das Gewicht nicht korrekt sind. Darüber will sie die Service-Abteilung informieren und läuft zu einem der Festnetztelefone. Doch das ist gerade von einer anderen Kollegin besetzt. Abwarten ist im hektischen Lagerbetrieb keine Option. Also macht sich die Lageristin auf den Weg, um die Information persönlich zu überbringen. Da sie den Servicemitarbeiter aber nicht in seinem Büro antrifft, bittet sie einen Kollegen, die Nachricht an ihn zu übermitteln.

„Die vielen manuellen Prozesse im Umschlagslager hatten zur Folge, dass Informationen über lange Wege und zahlreiche Instanzen liefen. Sie waren am Ende häufig unvollständig und wir haben viel Zeit verloren“, berichtet Daniel Beuße, IT Business Partner Region Nord-Ost bei der Nagel-Group. „Auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen war schwierig, weil man die Kolleginnen und Kollegen auf der Fläche nicht einfach anrufen konnte.“ Die Koordination von Schichtplänen, Urlaubs- oder Krankheitstagen beispielsweise funktionierte in der Vergangenheit ausschließlich in Papierform oder über den Weg quer durch die Halle.

„Wir haben uns eine Lösung gewünscht, mit der die Mitarbeitenden jederzeit erreichbar sind – ganz gleich, wo sie sich gerade aufhalten. Alle Informationen sollten zentral auf einer Plattform gebündelt werden, sodass die Kolleginnen und Kollegen ihren gesamten Arbeitstag in einer modernen Umgebung digital steuern können“, erklärt Daniel Beuße.

In den Büros waren bereits Microsoft Technologien im Einsatz. „Mit Microsoft Teams und Power Apps wollten wir nun auch die Mitarbeitenden auf der Fläche nahtlos anbinden“, erklärt Enno Devermann, Head of New Work & Business Solutions bei der Nagel-Group. „Dieser Schritt hin zu einem digitalen und modernen Arbeitsplatz sollte auch unsere Wertschätzung gegenüber den Kolleginnen und Kollegen ausdrücken.“

Die Lösung: Alle Informationen griffbereit auf einer Plattform dank Teams und Power Apps

Microsoft Teams ist heute Dreh- und Angelpunkt für Kommunikation, Kollaboration und Informationsaustausch bei der Nagel-Group. Über die Plattform können Fotos im Rahmen der Liefer-Dokumentation schnell und einfach verteilt werden. Probleme mit einzelnen Lieferungen oder die Koordination von Be- und Entladungen klären die Kolleginnen und Kollegen abteilungsübergreifend unkompliziert via Direktnachricht oder in Gruppenchats. „Die neue Lösung übersetzt Nachrichten in Chats automatisch in verschiedene Sprachen. Das vereinfacht und beschleunigt die Kommunikation zwischen den verschiedenen Nationalitäten in unseren Lagern und hilft, Sprachbarrieren abzubauen“, sagt Daniel Beuße.

Alle Mitarbeitenden können nun auch jederzeit auf zentrale Dokumente wie den Schichtplan zugreifen, andere administrative Prozesse wie Urlaubsanträge sind ebenfalls digital zugänglich. Wenn die Personalabteilung beispielsweise Rückfragen an einen Kollegen auf der Fläche hat, reicht eine kurze Teams Nachricht mit dem entsprechenden Link zum Formular auf der SharePoint Seite. Für all das benötigen die Mitarbeitenden auf der Fläche heute nur ihren persönlichen Scanner: Über das Gerät können sie via Teams telefonieren und ohne Medienbrüche auf alle Features zugreifen. „Wir geben den Kolleginnen und Kollegen ein Werkzeug an die Hand, das ihnen den Zugriff auf wichtige Informationen aus dem Unternehmen eröffnet und ihren Arbeitsalltag damit ganz wesentlich erleichtert“, sagt Enno Devermann.

Die neue Umgebung in Teams dient zudem als zentraler Einstiegspunkt in weitere Anwendungen, die an den Standorten mithilfe des Low Code-Ansatzes von Power Apps eigenständig und ohne tiefergehende IT-Kenntnisse umgesetzt werden konnten. So gibt es beispielsweise Apps, die verwendet werden, um Korrekturen bei der Größe und dem Gewicht einer Palette zu melden. Hierzu scannen die Mitarbeitenden den Barcode der Palette, geben die korrigierten Werte direkt ein und übermitteln sie an das System. „Unsere Power Apps ersetzen papierbasierte, oder manuelle Arbeitsschritte. Dadurch verringern wir Fehlerquellen, beschleunigen den Informationsfluss und vermeiden Prozessunterbrechungen, die in der Vergangenheit regelmäßig zu erheblichen Ineffizienzen geführt haben“, erzählt Daniel Beuße. Eine zweite App unterstützt bei der Dokumentation von Prozessstörungen: Sind Waren von Drittproduzenten beispielsweise falsch oder nicht gelabelt, kann dies direkt über die App auf dem Scanner standardisiert aufgenommen und dokumentiert werden – mit nur wenigen Klicks.

Aktuell ist die Lösung als Pilot für rund 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an neun Standorten ausgerollt, weitere sollen folgen. „Unser Ziel ist es, die neue Lösung auf Basis von Teams für alle unsere rund 6.000 Mitarbeitenden in der Fläche zur Verfügung zu stellen und diese noch weiter auszubauen“, sagt Enno Devermann. „Wir haben jetzt die Grundlage für weitere Digitalisierungsprojekte auf dem Shopfloor geschaffen – seien es neue Power Apps oder andere Anwendungen wie Teams Walkie-Talkie.“ Im nächsten Schritt sollen die Mitarbeitenden über Viva Connections einen direkten Draht ins Intranet erhalten, das sogenannte NagelNet, sowie über Viva Learning Schulungen flexibel über ihren Scanner absolvieren können. Damit hat dann auch das Schwarze Brett in allen Lagern der Nagel-Group ausgedient und der Draht direkt auf die Fläche wird noch direkter. Damit alle digital und modern angebunden sind.