Best Practice in Corona-Zeiten: Die RWTH Aachen

Bildungseinrichtungen haben in den vergangenen Wochen Großartiges geleistet, um ihre Studierenden trotz Universitätsschließungen unterrichten zu können. Um die Umstellung auf Fernunterricht schnell und sicher zu bewältigen, können Bildungseinrichtungen das kostenfreie Office 365 A1-Angebot und Microsoft Teams nutzen. Nun steht eine neue Herausforderung bevor: Die Rückkehr zum Präsenzunterricht. Hilfestellung auf dem Weg in eine hybride Unterrichtspraxis bietet die LearnEd-Fortbildungsreihe. Alle Informationen zur Unterstützung durch Microsoft während der COVID-19-Krise finden Sie hier.

Best Practice in Corona-Zeiten: Die RWTH Aachen

Lassen sich die Abläufe in einer Hochschule mit mehr als 45.000 Studierenden innerhalb weniger Tage digital abbilden? Noch vor ein paar Wochen hätte das wohl so gut wie niemand bejaht. Doch Bildungseinrichtungen wie die RWTH Aachen zeigen uns in diesen Krisen-Tagen, welche enormen Herausforderungen sie bewältigen können. Denise Dittrich vom IT-Center der RWTH Aachen hat ihre Erfahrungen aus den letzten Wochen mit uns geteilt.

Ausgangssituation: Digitalisierungsansätze waren bereits vorhanden

Als moderne Hochschule nutzte die RWTH bereits eine ganze Reihe digitaler Dienstleistungen. Sowohl in der Verwaltung als auch in der Lehre wurde das Thema Digitalisierung vorangetrieben, berichtet uns Denise Dittrich. So kamen u.a. auch einige Microsoft-Produkte wie Sharepoint und Exchange Server als On-Premise-Lösungen zum Einsatz. Schon seit Längerem beschäftigte sich das IT-Center der Hochschule mit Cloud-Dienstleistungen wie Microsoft Azure und Office 365. „Das Thema stand bereits im Raum und wir loteten aus, was wir daraus machen können“, berichtet Dittrich.

Als Corona kam, legte die Universität den Mitarbeitenden schnell nahe, zuhause zu arbeiten. Damit entstand für Dittrich und ihr Team die Notwendigkeit, dafür zu sorgen, dass die Kommunikation unter den Mitarbeitenden weiterhin funktionieren kann. „Es war ja abzusehen, dass es sich nicht um ein paar Tage, sondern um einen längeren Zeitraum handelt“, so die IT-Expertin. Im Rahmen einer Evaluation der sofort verfügbaren Möglichkeiten kam Microsoft Teams ins Spiel.

Herausforderung: Roll-out innerhalb einer Woche

„Die größte Herausforderung war eigentlich, dass wir von der IT auch gerade erst frisch im Home-Office waren. Wir mussten ja auch erst mal einen Weg finden, miteinander zu arbeiten, und gleichzeitig Teams ausrollen, um der gesamten Hochschule die Zusammenarbeit zu ermöglichen“, erklärt die stellvertretende Abteilungsleiterin Systeme und Betrieb. „Wir haben uns angeschaut, wie eine Anbindung aussehen kann, und dann haben wir losgelegt.“

Fokus auf ein primäres Ziel

Innerhalb von einer Woche war das Vorhaben umgesetzt und Teams an die Hochschul-Infrastruktur angebunden. „Das ging natürlich nur so schnell, weil das Thema bei uns nicht völlig unbekannt war und wir uns mit Cloud-Lösungen und der Benutzerverwaltung auch schon beschäftigt hatten“, erläutert Dittrich. Zudem fokussierte sich das IT-Team auf ein primäres Ziel: die digitale Zusammenarbeit an der kompletten Hochschule innerhalb kürzester Zeit ermöglichen. „Wir haben deshalb zunächst nur Teams zur Verfügung gestellt und dabei alle App-Einbindungen unterbunden. Welche Dinge wir zusätzlich nutzen können, wollen oder dürfen, das stand im ersten Moment nicht im Fokus“, erklärt die IT-Expertin.

Rahmenbedingungen und Namensschema für eine gute Übersicht

Ausgerollt wurde Teams komplett über das IT Center. Dazu wurden einige Randbedingungen festgesetzt, beispielsweise die Anbindung an die Benutzerverwaltung, um das Anlegen der Benutzer komplett zu automatisieren. Die Strukturierung der einzelnen Teams gaben Dittrich und ihr Team nicht vor. „Wir haben allerdings ein einheitliches Namensschema entwickelt und den Kolleginnen und Kollegen nahegelegt, damit alle Teams sprechende Namen erhalten. So haben wir keine Teams bekommen, die ‚Test 123‘ heißen.“

Alle umgesetzten Maßnahmen gelten zunächst bis zum 30.09. Zum Ende des Sommersemesters müssen dann die unterschiedlichen Hochschulgremien beschließen, wie es weitergeht. „Langfristig müssen wir natürlich noch mehr Struktur vorgeben, also zum Beispiel das Namensschema konkretisieren und einen Lifecycle für die Teams entwickeln“, erklärt Dittrich. Denn zunächst ging es um die Aufrechterhaltung der Universitätsabläufe. Und das ist dem IT-Team der Uni Aachen innerhalb kürzester Zeit gelungen. „Wir haben Teams innerhalb von einer Woche ausgerollt – und seitdem funktioniert es einfach“, sagt Dittrich.

 

 

Gremien und Lehrveranstaltungen setzen auf Teams

Aktuell kommuniziert z.B. der Hochschulrat der RWTH über Teams, ebenso setzt der Krisenstab auf Teams – auch, weil hierzu viele Externe gehören und die Anwendung das Zusammenkommen solcher Gremien sehr gut ermögliche, berichtet Dittrich.

„Mein Wunsch für die Zukunft nach Corona ist, dass wir die Dinge, die wir uns erarbeitet haben, nicht wieder auf null setzen, sondern dass wir uns ein Stückchen von dem, was wir erreicht haben, bewahren und lernen, noch besser und natürlicher damit zu arbeiten“, schließt Dittrich ab.

RWTH Aachen: Der Best Case im Überblick

Die RWTH Aachen spielte vor dem Shutdown mit dem Gedanken, Office 365 einzusetzen. Genutzt wurden bis dato jedoch nur einzelne Microsoft-Produkte wie Sharepoint und Exchange Server on-premise. Das engagierte IT-Center der Universität rollte innerhalb einer Woche nach dem Shutdown Microsoft Teams aus und ermöglichte so einen nahtlosen Übergang in die digitale Kommunikation.

 

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