Die finanziellen Auswirkungen von Office 365

Welche wirtschaftlichen Vorteile bietet der Umstieg auf Office 365? Im Auftrag von Microsoft untersuchte Forrester die Auswirkungen des Wechsels in die Cloud. Das Ergebnis der Studie kann Unternehmen mit mehr als tausend Mitarbeitern als Grundlage dienen, um die Auswirkungen im eigenen Unternehmen besser einschätzen zu können.

Wie lief die Studie ab?

Forrester befragte sehr detailliert drei Bestandskunden und führte zusätzlich eine Online-Umfrage in sechzig größeren Unternehmen durch. Alle beteiligten Unternehmen haben Office 365 seit Längerem im Einsatz. Vor dem Wechsel zu Office 365 nutzten die Unternehmen unterschiedliche On-Premise-Lösungen.

Nach Studienabschluss modellierte Forrester ein prototypisches Unternehmen namens Acme. Der Leuchtmittelhersteller wechselt mit den Abteilungen Distribution und Vertrieb von einer On-Premise-Version von Office 2010 zu Office 365. Anhand dieses Modellunternehmens werden die Ergebnisse erläutert.

Welche Auswirkungen hat der Wechsel auf Office 365 bei Acme?

Insgesamt stehen den Ausgaben von 3,2 Millionen USD Gewinne in Höhe von 8,8 Millionen USD gegenüber. Dies entspricht einem Netto-Kapitalwert (Net Present Value, NPV) von 4,38 Millionen USD. Weitere Kennzahlen des Umstiegs:

• Rendite (ROI): 162%
• Interner Zinsfuß (IZF): 468%
• Netto-Kapitalwert (NPV) pro Anwender: 1.348 USD
• Amortisierung: 7 Monate

Die Studie untersucht die finanziellen Auswirkungen in vier grundlegenden Elementen: Vorteile, Kosten, Flexibilität und Risiken. Am Beispiel des Modellunternehmens Acme ergeben sich dabei folgende Schlussfolgerungen:

1.VORTEILE

Die Vorteile wurden in die fünf Säulen Technologie, Mobilität, Steuerung & Compliance, Business Intelligence und Enterprise Social unterteilt. Pro Säule wurden folgende Einsparungen identifiziert:

Technologie

• 11,9% weniger IT-Support-Kosten für ältere Software-Versionen
• 11,2% geringere Kosten für Microsoft-Lizenzen
• 9,4% Einsparungen bei Drittanbieterlizenzen und -software

Mobilität

• Mehr Produktivität für mobile Angestellte durch einfachen Zugriff auf Informationen bedeutet 1 Stunde Zeitgewinn pro Tag und Mitarbeiter. Für das Modellunternehmen Acme ergeben sich daraus Einsparungen in Höhe von 2,81 Mio. USD.

Steuerung & Compliance

• 6,8% Reduktion bei Compliance-Kosten
• 10,7% geringerer Zeitaufwand beim Suchen und Finden von Informationen (eDiscovery)
• 73% weniger Datenpannen

Business Intelligence

• 8,5% weniger Zeit bei der Entscheidungsfindung
• 30 Minuten Zeitgewinn pro Tag und Mitarbeiter.

Enterprise Social

• 10% mehr Produktivität durch integrierte, soziale Netzwerke wie Yammer.
• Der Wechsel von herkömmlichen Telefonen zu einer internetbasierten Lösung mithilfe von Lync führt zu durchschnittlichen Einsparungen in Höhe von 247.000 USD.

2.FLEXIBILITÄT

Die finanziellen Auswirkungen der Flexibilität bestehen aus Investitionen in zusätzliche Kapazitäten, die in einen unternehmerischen Vorteil umgewandelt werden können.

Die Forrester-Studie belegt, dass ein Wechsel zu Office 365 Unternehmen ungleich flexibler agieren lässt. IT-Abteilungen sind agiler, in der Folge werden Mitarbeiter produktiver. Ein Unternehmen berichtete beispielsweise, dass durch Office 365 fusionierte Sparten besser vernetzt würden.

Im Modellunternehmen Acme wird untersucht, wie Office 365 in der Fertigung und Logistik über Kiosk-Lösungen bereitgestellt und in weiteren Länder eingesetzt werden kann.

Diese aus der Flexibilität von Office 365 entstehenden Vorteile wurden in der ROI-Analyse nicht berücksichtigt.

3.RISIKEN

Bei der Berechnung der Ergebnisse kamen zwei Risikotypen zu Anwendung:
Implementierungsrisiken und Wirkungsrisiken.

Implementierungsrisiken berücksichtigen Abweichungen von den veranschlagten Ausgaben, d.h. eine mögliche Teuerung der Migration und daraus resultierende, höhere Kosten.

Wirkungsrisiken berücksichtigen Abweichungen vom erhofften Mehrwert, d.h. eine mögliche Verminderung der Vorteile und daraus resultierende, geringere Einsparungen.

Bei der Berechnung der finanziellen Auswirkungen wurden beide Risikotypen berücksichtigt und die einzelnen Werte zwischen fünf und 20 Prozent nach unten (bei Vorteilen) bzw. oben (bei Kosten) angepasst.

Das Ergebnis der Forrester-Studie zu den finanziellen Auswirkungen (Total Economic Impact, TEI) von Office 365 ist demnach risikobereinigt und kann als realistisch eingestuft werden.

Lesen Sie jetzt die vollständige Studie (PDF, engl.):

The Total Economic Impact Of Microsoft Office 365: Enterprise Customers