Microsoft Bookings: 7 Tage die Woche und rund um die Uhr für Ihre Kunden erreichbar

Als Geschäftsinhaber wissen Sie, dass die Terminorganisation Ihr Unternehmen viel Zeit kosten kann. E-Mails hin und her senden, endlos telefonieren und Erinnerungen verschicken – all dies bringt Ihren Arbeitsalltag durcheinander und hält Sie davon ab, sich auf Ihren Geschäftserfolg zu konzentrieren. Gestalten Sie Terminvereinbarungen jetzt einfacher und effizienter. Nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Mitarbeiter und Kunden. Jetzt mit dem neuen Office 365-Dienst Microsoft Bookings.

Kundentermine bequem online buchen

Bookings bietet eine webbasierte Buchungsseite, über die Ihre Kunden Termine online buchen können – auch außerhalb der Geschäftszeiten, wenn niemand ans Telefon geht und E-Mails bis zur Weiterbearbeitung im Postfach landen. Die Nutzung der Webseite ist denkbar einfach: Der Kunde hat alle Dienstleistungen und freien Termine im Blick und kann einen Termin bei Ihnen oder dem gewünschten Mitarbeiter buchen. Dann gibt er einfach seine Kontaktinformationen ein, und schon ist die Buchung erledigt.

Die Webseite sieht auf allen Geräten, ob PC oder Mobilgerät, sehr ansprechend aus. Die Buchungsseite ist ganz einfach erreichbar, entweder über einen Link in einer Kunden-E-Mail oder über Ihre Firmenwebsite oder Facebook-Seite.

Kunden können Termine von einem Gerät ihrer Wahl buchen.

Verpasste Termine durch Bestätigungen und Erinnerungen reduzieren

Wenn ein Kunde einen Termin verpasst, verliert Ihr Unternehmen Zeit und Geld. Um Terminstress zu vermeiden, sendet Bookings direkt nach der Buchung eine Bestätigungs-E-Mail, über die der Kunde den Termin bequem in seinen Kalender eintragen kann. Trotzdem kann ein Termin einmal in Vergessenheit geraten. Um dies zu verhindern, schickt Bookings Ihren Kunden eine automatische Erinnerung. Sie selbst entscheiden, wie kurz vor dem Termin der Kunde benachrichtigt wird.

Termine einfach online verlegen oder stornieren

Es kommt vor, dass Kunden einen vereinbarten Termin verlegen oder stornieren müssen. Bookings ist ein Self-Service-Portal, in dem Kunden Termine selbstständig ändern können. Ein Klick auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail oder den Termin im Kalender genügt, um die webbasierte Buchungsseite aufzurufen, wo die Kunden den Tag und die Uhrzeit ändern oder den Termin stornieren können. Absagen in letzter Minute sind immer ärgerlich. Doch in Bookings können Sie festlegen, wie viel Vorlaufzeit Sie Ihren Kunden für eine Stornierung einräumen möchten, von einer Stunde bis eine Woche ist alles möglich.

Kunden können Termine bequem verlegen oder stornieren.

Buchungen und Kundendaten von unterwegs verwalten

Mit dem zentralen Buchungskalender behalten Sie alle vereinbarten Termine im Blick. So können Sie die Termine bequem verlegen, stornieren oder einem anderen freien Mitarbeiter zuweisen. Auch neue Termine lassen sich schnell eintragen, ganz gleich, ob Sie vor Ort beim Kunden sind oder mit dem Kunden telefonieren. In der „geteilten Ansicht“ erkennen Sie sofort, welche Mitarbeiter wann verfügbar sind.

Bookings zeigt den Tagesplan Ihrer Mitarbeiter im Webportal und auf dem Mobilgerät an.

Ein weiteres Highlight ist die Kundenliste, über die Sie ganz einfach mit Kunden in Kontakt bleiben. Sobald ein Kunde einen Termin auf Ihrer Buchungsseite vereinbart (bzw. Sie einen Termin in Ihren Buchungskalender eintragen), erstellt Bookings automatisch einen Kontakteintrag in der Kundenliste.

Sie können diese Funktionen bequem im Webportal verwalten, das Ihnen über die Office 365-Navigationsleiste zur Verfügung steht. In den nächsten Monaten stellen wir eine mobile Bookings-App bereit, über die Sie Termine ganz einfach verwalten oder mit wenigen Klicks einen Kunden kontaktieren können, falls Sie nicht am Schreibtisch sind.

Rufen Sie Termindetails und Kundendaten über die Bookings-App ab.

Buchungen automatisch in die Kalender der Mitarbeiter eintragen

Auch Ihre Mitarbeiter verschwitzen manchmal einen Termin. Aus diesem Grund trägt Bookings neue Termine oder Terminänderungen automatisch in Ihren Kalender oder die Kalender Ihrer Mitarbeiter ein. Bookings arbeitet nahtlos mit Ihrem Outlook-Kalender in Office 365 zusammen. Aber auch Ihre Kalender aus Outlook.com oder Google lassen sich nahtlos einbinden.

Bookings wächst mit Ihrem Unternehmen mit

Während Sie Ihren Geschäftserfolg steigern, wächst Bookings automatisch mit. Beispielsweise können Sie ganz einfach neue Buchungsseiten anlegen und nach Bedarf neue Mitarbeiter hinzufügen. Zusätzliche Buchungsseiten sind ohne Aufpreis verfügbar, und neue Mitarbeiter lassen sich einfach integrieren, auch wenn sie keine Office 365-Abonnenten sind.

Wie bekomme ich Microsoft Bookings?

Bookings wird derzeit für Office 365 Business Premium-Kunden eingeführt, die am First-Release-Programm teilnehmen. Im Laufe der nächsten Monate wird Bookings weltweit für alle Business Premium-Kunden verfügbar sein. Danach kann jeder Office 365 Business Premium-Abonnent auf Bookings zugreifen – ganz einfach über das App-Startfeld auf der Office 365-Weboberfläche. Die Buchungs-E-Mails werden nicht über Office 365 weitergeleitet, sodass Sie Ihren normalen E-Mail-Dienst ganz normal weiternutzen können.

Melden Sie sich zunächst bei Office 365 an, öffnen Sie Bookings über das App-Startfeld, und klicken Sie dann auf Jetzt abrufen. Auf der nächsten Seite geben Sie einige Informationen über Ihr Unternehmen und die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen ein. Klicken Sie dann unter „Buchungsseite“ auf Speichern und veröffentlichen, um Ihre Buchungsseite zu veröffentlichen. Die Buchungsseite steht Ihren Kunden ab sofort für die Terminorganisation zur Verfügung. Einfacher geht‘s nicht!

Mit Bookings bleibt Ihnen mehr Zeit, um sich Ihrem Unternehmen zu widmen. Außerdem reduzieren Sie die Zahl verpasster Termine und behalten die Terminorganisation stets im Blick. Ihre Meinung ist uns wichtig. Bitte senden Sie uns weiter Feedback über die Bookings-Startseite.

Häufig gestellte Fragen

F. Wann wird Bookings verfügbar sein?

A. Bookings wird derzeit für Office 365 Business Premium-Kunden eingeführt, die am First-Release-Programm teilnehmen. Im Laufe der nächsten Monate wird Bookings weltweit für alle Business Premium-Kunden verfügbar sein.

F. In welchen Office 365-Abonnementplänen ist Bookings enthalten?

A. Bookings steht Abonnenten eines Office 365 Business Premium-Plans zur Verfügung.

F. Müssen alle Mitarbeiter meines Teams Office 365-Abonnenten sein?

A. Nein. Sie benötigen nur ein Office 365 Business Premium-Konto, um Bookings einzurichten und zu verwalten. Ihre Mitarbeiter können weiterhin ihren gewohnten E-Mail-Dienst nutzen.

F. Wie verwalte ich Termine, wenn ich nicht am Schreibtisch sitze?

A. In den nächsten Wochen werden wir eine mobile Microsoft Bookings-Apps freigeben, mit der berechtigte Nutzer mit einem Office 365-Abonnement alle Termine sowie Kundendaten von unterwegs überblicken und verwalten können.

F. Können Kunden meinen privaten oder geschäftlichen Kalender einsehen?

A. Nein. Ihre Kunden sehen nur den Bookings-Kalender, den Sie online stellen. Sie bestimmen, welche Dienstleistungen, Zeiten und Mitarbeiter in diesem Kalender sichtbar sind.

F. Benötigen meine Kunden ein Microsoft-Konto oder ein Office 365-Abonnement, um online einen Termin zu buchen?

A. Nein. Die Buchungsseite ist öffentlich verfügbar. Während einer Buchung müssen Ihre Kunden nur ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse hinterlegen, damit Bookings die Bestätigungs-E-Mail und Erinnerungen an den Kunden schicken kann.

F. Müssen meine Kunden eine App herunterladen, um einen Termin buchen zu können?

A. Nein. Ihre Kunden greifen über ihren bevorzugten Browser auf Ihre Buchungsseite zu – ganz einfach per Mobilgerät, Tablet oder Laptop. Die demnächst erscheinende mobile Bookings-App wurde für Geschäftsinhaber entwickelt, um den Bookings-Kalender zu verwalten.