Neue Datenschutzkontrollen für Microsoft Office

In einem Anfang der Woche erschienenen Blogartikel bekräftigt Julie Brill, Corporate Vice President und Deputy General Counsel bei Microsoft, die anhaltende Verpflichtung des IT-Konzerns für den Datenschutz und gibt einen Ausblick auf die zukünftige Marschroute. Die Autorin stellt neue Grundprinzipien für mehr Transparenz und Kontrolle durch den Kunden vor, die Microsoft durch die Erhebung von Daten in seinen wichtigsten Produkten gewährleistet.

Eine wichtige Ankündigung in dieser Sache: In dem Anfang der Woche veröffentlichten Office-Update spiegeln sich diese Prinzipien bereits wider.

Mit Office arbeiten heißt, vernetzt zu arbeiten

Die Art und Weise, wie wir leistungsfähige Technologie am Arbeitsplatz und in unserer Freizeit einsetzen, ändert sich. Wir arbeiten zunehmend dezentral und von mehreren Endgeräten. Hinzu kommt die immer größere Bedeutung von Teamarbeit – und sei es innerhalb der Familie oder mit Freunden. Microsoft hat sich verpflichtet, erstklassige Anwendungen und Dienste für diese modernen Anforderungen zu entwickeln. Gleichzeitig respektieren wir die Privatsphäre und geben Kunden Kontrolle über ihre Daten.

Mit neuen, spannenden Office-Funktionen werden wir auch in Zukunft dazu beitragen, Office kreativer, kommunikativer und teamorientierter zu gestalten. Oft sind es die kleinen Dinge, die uns im Alltag helfen: z. B. das schnelle Auffinden eines Dokuments, das wir letzte Woche geschrieben haben, oder die schnelle Suche nach dem perfekten Bild für ein Schulreferat. Oder nahtlose Kommunikation und Teamarbeit in Projektteams, die in Echtzeit und von verschiedenen Endgeräten zusammenarbeiten. Office macht Designvorschläge für professionelle PowerPoint-Präsentationen und bietet fundierte Einblicke in komplexe Daten.

Um Kunden eine moderne Erfahrung zu bieten, nutzt Office das Potenzial der Microsoft Cloud. Wie bei anderen verbundenen Diensten oder Websites müssen relevante Servicedaten zwischen dem Computer und Microsoft ausgetauscht werden, um diese Funktionalität bereitzustellen.

Beispiel: PowerPoint zeigt während der Präsentation Liveuntertitel an und übersetzt Text sogar in eine andere Sprache. Um gesprochene Sprache zu transkribieren und zu übersetzen, sendet PowerPoint eine Sprachaufzeichnung an unseren Sprach- und Übersetzungsdienst, wo Sprachdaten maschinell transkribiert und übersetzt werden. Der fertige Text wird an den Computer zurückübermittelt und von PowerPoint (nahezu) in Echtzeit auf dem Bildschirm angezeigt. Wichtig zu wissen: Ihre Sprach- und Textdaten werden nur für die gewünschte Transkription und Übersetzung verwendet.

Wenn Sie erfahren möchten, welche verbundenen Dienste Ihnen in Office zur Verfügung stehen, informieren Sie sich unter Verbundene Dienste in Office.

Vollständige Kontrolle über die mit der Cloud verbundenen Dienste

Wir wissen, wie wichtig es ist, dass Kunden beim Arbeiten in Office Kontrolle über die mit der Cloud verbundenen Dienste behalten. Mit diesem Update verfügen Sie über die nötigen Einstellungen, um die folgenden verbundenen Dienste zu deaktivieren oder erneut zu aktivieren:

• Analysieren von Inhalten. Auf der Grundlage Ihrer Office-Inhalte erhalten Sie Designideen, Korrekturvorschläge, Dateneinblicke und Vorschläge für verwandte Funktionen. Beispiele sind der PowerPoint-Designer oder der Editor in Word.
• Herunterladen von Onlineinhalten. Um Ihre Dokumente aufzuwerten, können Sie Onlineinhalte wie Vorlagen, Bilder, 3D-Modelle, Videos und Referenzmaterialien suchen und herunterladen. Beispiele sind Office-Vorlagen oder PowerPoint-Schnellstarter.
• Weitere verbundene Dienste. Einige Dienste wie die gemeinsame Dokumenterstellung können deaktiviert werden, indem die Office-Desktopanwendung einfach von der Microsoft Cloud getrennt wird.

Andere Dienste wiederum sind wichtig für die Funktionalität von Office-Anwendungen und können nicht deaktiviert werden. Darunter fallen die Synchronisierung des Posteingangs in Outlook, die Authentifizierung und Verifizierung von Office-Lizenzen und die Überprüfung des Office-Updatestatus.

Diese Neuerungen sind zuerst für Kunden erhältlich, die Office unter Windows nutzen. In den nächsten Monaten werden ähnliche Kontrollen und Dienste für weitere Plattformen ausgerollt.

Wenn Office mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto verbunden ist, kann der IT-Administrator festlegen, welche verbundenen Dienste im Unternehmen zur Verfügung stehen. Weitere Informationen darüber, wie Sie IT-Kontrollen und verfügbare Optionen verbessern, finden Sie unter Übersicht über Datenschutzkontrollen für Office 365 ProPlus.

Wie Office sicher und auf dem neuesten Stand bleibt und erwartungsgemäß funktioniert

Viele Kunden entscheiden sich aufgrund der bewährten Funktionalität, Qualität, Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kompatibilität für Office. Wie bei unseren anderen cloudgestützten Diensten werten wir Daten aus, damit Office sicher, auf dem neuesten Stand und leistungsfähig bleibt, und um das Produkt zu verbessern.

Aus diesem Grund sammeln wir Diagnosedaten, um Probleme zu erkennen, zu diagnostizieren und zügig zu beheben, bevor sie sich ausbreiten oder zu einem Sicherheitsrisiko werden. Wenn eine unserer Anwendungen zu langsam ist oder ein anderes Problem verursacht, möchten wir schnellstmöglich darüber informiert sein, um der Ursache auf den Grund zu gehen. Mithilfe von Diagnosedaten stellen wir sicher, dass Office einwandfrei funktioniert.

Analog zum Framework in Julie’s Blog unterteilen wir Diagnosedaten für Office-Desktopanwendungen in zwei Kategorien:

• Erforderliche Daten – Die mindestens erforderlichen Daten, damit Office sicher und auf dem neuesten Stand bleibt und auf dem jeweiligen Endgerät erwartungsgemäß funktioniert. Die erforderlichen Diagnosedaten werden gesammelt, wenn wir ein Office-Update auf dem Gerät installieren. Damit die Updatepakete ordnungsgemäß heruntergeladen und installiert werden, sammeln wir Informationen darüber, ob der Updatevorgang erfolgreich bzw. nicht erfolgreich war. Und wenn Nutzer in Outlook ein neues E-Mail-Konto einrichten, erfahren wir anhand der gesammelten erforderlichen Diagnosedaten, ob das neue Konto erfolgreich hinzugefügt wurde. Steigende Fehlerraten können auf eine Änderung bei einem E-Mail-Anbieter oder auf eingeschränkten Support des Anbieters für unsere Software hindeuten.
• Optionale Daten – Diese Daten werden zusätzlich zu den erforderlichen Daten und nur mit Ihrer Zustimmung gesammelt. Optionale Daten helfen uns, Probleme schneller zu erkennen, zu untersuchen und zu beheben sowie Verbesserungen zu implementieren, die heutigen und zukünftigen Anforderungen an Produktivität gerecht werden. Mithilfe optionaler Daten wird z. B. ermittelt, ob Dateien lokal oder in der Cloud gespeichert werden. So können wir die Speicheranforderungen unserer Kunden besser verstehen. Oder wir verfolgen, wie häufig eine Funktion genutzt wird, um die Interaktion unserer Kunden mit neuen Office-Funktionen besser nachvollziehen zu können. Optionale Diagnosedaten werden allgemein dazu genutzt, mehr über die Arbeitsweise eines großen Kundenkreises zu erfahren. Wir setzen uns konsequent dafür ein, die Office-Erfahrung für Sie und unsere anderen Kunden zu verbessern. Deshalb sind wir darauf angewiesen, dass Sie uns optionale Diagnosedaten zur Verfügung stellen.

Weitere Informationen über Diagnosedaten in Office und darüber, wie Sie den Umfang der Daten festlegen, finden Sie unter Diagnosedaten in Office. Wenn Sie ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto verwenden, verfügt Ihr IT-Administrator über zusätzliche Optionen, um die Sammlung von Diagnosedaten zu deaktivieren. Außerdem kann er in gewissem Rahmen festlegen, welche Optionen Ihnen angeboten werden.

Die Diagnosedaten werden pseudonymisiert, ganz gleich, ob Sie nur erforderliche Daten oder zusätzlich auch optionale Daten zur Verfügung stellen. Microsoft erhält keine Namen, E-Mail-Adressen, Datei-Inhalte oder Informationen über Office-fremde Anwendungen. Wir setzen uns nach Kräften für den Schutz Ihrer Privatsphäre ein und verwenden auch die übermittelten Diagnosedaten nach diesen Grundsätzen. Unser System generiert eine eindeutige alphanumerische ID, die den Diagnosedaten zugewiesen wird, bevor diese den Kundencomputer verlassen. Obwohl diese ID eindeutig ist, kann sie nicht zu einer Einzelperson zurückverfolgt werden. Aber wir können anhand der ID unterscheiden, ob ein Problem auf 100 verschiedenen Geräten oder 100 Mal auf demselben Gerät auftritt.

Bei der Sammlung von Daten, die wir für die Erkennung, Diagnose und Behebung von Problemen benötigen, setzen wir auf Offenheit und Transparenz. Über einen kostenlosen Diagnosedaten-Viewer können Kunden verfolgen, welche Diagnosedaten an Microsoft gesendet werden. Ausführliche Informationen finden Sie unter Verwenden des Diagnosedaten-Viewers mit Office.

Office steht für Vertrauen

In ihrem Blog stellt Julie Brill ein neues Framework vor und unterstricht die Verantwortung von Microsoft beim Thema Vertrauen und Datenschutz. Diese Prinzipien wurden im aktuellen Office-Update bereits umgesetzt.

Mit unserer klaren und zielführenden Strategie für Privatsphäre und Datenkontrolle schaffen und stärken wir das Vertrauen in unsere Produkte und Services. Viele Neuerungen im aktuellen Office-Update sind das Ergebnis unzähliger Gespräche und Recherchen, die auf dem Feedback von Kunden wie Ihnen basieren. Wir freuen uns auf Ihre Anregungen, damit wir ständig dazulernen und die Produkt- und Nutzererfahrung weiter verbessern können. Mit Ihrem Feedback helfen Sie uns, weitere Updates rund um den Datenschutz zu entwickeln.

Unsere Mission ist es, jede Person und jede Organisation auf diesem Planeten zu befähigen, mehr zu erreichen. Deshalb möchten wir Ihr Vertrauen gewinnen und sichern Ihnen zu, dass wir Sie, Ihre Daten und Ihre Privatsphäre mit Respekt behandeln.