Σαφής απεικόνιση επιχειρηματικών διαδικασιών
Τυποποιήστε και κοινοποιήστε σημαντικές επιχειρηματικές διαδικασίες στην ομάδα σας, χρησιμοποιώντας τη Σημειογραφία μοντελοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών (BPMN).
Εξομάλυνση των επιχειρηματικών διαδικασιών μέσω διαγραμμάτων BPMN
Τυποποιήστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες σας με αναλυτικά αλλά εύκολα κατανοητά διαγράμματα για όλα τα επίπεδα του οργανισμού σας.
Τι είναι η Σημειογραφία μοντελοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών;
Η Σημειογραφία μοντελοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών (BPMN) είναι ένας τυπικός τρόπος αναπαράστασης επιχειρηματικών διαδικασιών από την αρχή μέχρι το τέλος τους. Ο σκοπός της είναι η κατάργηση της ασάφειας περί των προδιαγραφών μιας διαδικασίας και η παροχή του περιβάλλοντος που απαιτείται για την ολοκλήρωσή της. Η απεικόνιση διαδικασιών είναι συχνά μια πολύ σύνθετη και περίπλοκη διαδικασία. Η BPMN παρέχει μια ενιαία λύση που χρησιμοποιεί τυπικές τεχνικές μοντελοποίησης και τυποποιημένα σύμβολα, τα οποία καθιστούν δυνατή και εύκολη την κοινοποίηση και την ανάγνωση των μοντέλων διεργασιών από οποιονδήποτε, καθώς τα τεχνικά ή μη διαγράμματα BPMN παρέχουν μια κατανοητή οπτική αναπαράσταση των βημάτων που απαιτεί μια διαδικασία και επαρκείς λεπτομέρειες για την επιτυχημένη υλοποίησή της. Βελτιώνουν την επικοινωνία και τη συνεργασία και είναι συμβάλλουν ιδιαίτερα στην προσπάθεια αύξησης της αποτελεσματικότητας και προσδιορισμού τομέων που επιδέχονται βελτίωση.
Τα πλεονεκτήματα της BPMN
Όλοι οι οργανισμοί μπορούν να επωφεληθούν από βελτιωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες που υποστηρίζονται από τη BPMN. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό μοντελοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών για να δημιουργήσετε απλά ή σύνθετα διαγράμματα, ανεξάρτητα από τις απαιτήσεις της διαδικασίας σας. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν εύκολα να αναγνωρίσουν και να κατανοήσουν τα διαγράμματα ροής που δημιουργείτε, είτε έχουν τεχνικό υπόβαθρο είτε όχι.
Ο κύριος σκοπός της BPMN είναι να συμβάλλει στην υποστήριξη της διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών σε ολόκληρο τον οργανισμό, αξιοποιώντας ένα πρότυπο που να είναι κατανοητό σε όλους τους χρήστες του. Μερικά από τα πλεονεκτήματα της BPMN:
- Κατανόηση. Όταν δημιουργείτε διαγράμματα BPMN που μπορούν να αποκρυπτογραφήσουν όλες οι ομάδες, οι περίπλοκες και σύνθετες ροές εργασίας γίνονται πιο κατανοητές. Η BPMN δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να καθορίζουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες.
- Τυποποίηση. Η εφαρμογή μίας λύσης επιτρέπει σε όλους τους χρήστες να κοινοποιούν γρήγορα και να κατανοούν τις πληροφορίες. Το BPMN λειτουργεί ως τυπική σημειογραφία για όλα τα επίπεδα των ενδιαφερόμενών σας.
- Απλότητα. Τα διαγράμματα αποτελούν ένα εργαλείο οπτικής εκμάθησης, οπότε είναι πιο κατανοητά από ένα αφηγηματικό κείμενο. Αποτελούν επίσης ένα πρότυπο του κλάδου, επομένως το περιθώριο λάθους είναι ελάχιστο.
- Επικοινωνία. Η BPMN συμβάλλει στη γεφύρωση του επικοινωνιακού χάσματος μεταξύ διαφόρων ομάδων, τμημάτων και οργανισμών, μέσω της σχεδίασης διαγραμμάτων ροής που είναι κατανοητά από όλα τα επίπεδα των τμημάτων.
- Συνεργασία. Η BPMN εμπλέκει όλους τους σχετικούς ενδιαφερόμενους στη διαδικασία, γεγονός που την καθιστά ένα αποτελεσματικό εργαλείο συνεργασίας. Το διάγραμμα ροής σας μπορεί να ελεγχθεί από πολλά τμήματα, τα οποία μπορούν επίσης να προσδιορίσουν σχεδόν αμέσως την επιχειρηματική διαδικασία, τα αποτελέσματα για την ομάδα σας και τα επόμενα βήματα, χωρίς να χρειάζονται πολλές λεπτομέρειες.
- Ενίσχυση. Η BPMN προάγει την αποτελεσματική και αποδοτική επικοινωνία σε όλα τα τμήματα, καθώς προσφέρει στους υπαλλήλους τη δυνατότητα να δημιουργούν διαγράμματα ροής που αντιπροσωπεύουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες και άλλες δραστηριότητες. Όταν τα μέλη μιας ομάδας ερμηνεύουν εύκολα το γράφημά σας, μπορούν να λαμβάνουν επιχειρηματικές αποφάσεις γρηγορότερα.
Τρόπος λειτουργίας της BPMN
Η BPMN παρέχει μια οπτική ροή που γεφυρώνει το επικοινωνιακό χάσμα μεταξύ των εσωτερικών και των εξωτερικών ομάδων, εμφανίζοντας τις ενέργειες που απαιτούνται από το πρώτο έως και το τελικό βήμα. Επιπλέον, δεδομένου ότι αποτελεί καθολικό πρότυπο για τη δημιουργία διαδικασιών, διατηρείται σε μία μόνο προέλευση.
Το BPMN, το οποίο αναπτύχθηκε αρχικά από την Πρωτοβουλία διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPMI), διατηρείται από την Ομάδα διαχείρισης αντικειμένων (OMG) από το 2005 που συγχωνεύτηκαν. Αυτήν τη στιγμή, η OMG φιλοξενεί και άλλα παγκόσμια πρότυπα, συμβάλλοντας στην ανάπτυξη προτύπων εταιρικής ενοποίησης για διάφορες τεχνολογίες και κλάδους. Στην έκδοση 2.0 του BPMN, το όνομα άλλαξε από Σημειογραφία μοντελοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών σε Σημειογραφία μοντελοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών.
Η πρώτη προτεραιότητα της BPMN είναι η δημιουργία μιας εύκολα κατανοητής σημειογραφίας για μοντέλα διαδικασιών και η αποκρυπτογράφηση και απλοποίηση των εγγενών πολυπλοκοτήτων τους. Η BPMN πετυχαίνει αυτούς τους σκοπούς της οργανώνοντας τις πτυχές των γραφικών σε συγκεκριμένες κατηγορίες. Η BPMN βοηθά τους αναγνώστες να αναγνωρίσουν τα σύμβολα ενός γραφήματος μέσω ενός μικρού συνόλου κατηγοριών σημειογραφίας, έτσι ώστε να μπορέσουν να προσδιορίσουν τα βασικά στοιχεία και να κατανοήσουν το διάγραμμα. Η BPMN καταγράφει σχετικά δεδομένα και τα παρουσιάζει με γραφική απεικόνισημε ακρίβεια και συνέπεια σε όλες τις ομάδες σας. Μπορείτε να προσθέσετε πρόσθετες πληροφορίες και περιβάλλον σε ένα διάγραμμα ροής, χωρίς να αλλάξετε την εμφάνιση και την αίσθηση του διαγράμματος. Κάθε σύμβολο και κάθε εικονίδιο έχει μια συγκεκριμένη σημασία ή σημείωση για μια ενέργεια.
Η δημιουργία ενός διαγράμματος BPMN είναι απλή, ειδικά εάν ήδη χρησιμοποιείτε κάποιο λογισμικό δημιουργίας διαγραμμάτων. Θα χρειαστεί να κατανοήσετε και να αναπτύξετε τα στοιχεία οπτικής γλώσσας και σχεδίασης που χρησιμοποιούνται σε όλα τα διαγράμματα BPMN, για να δημιουργήσετε μια οπτική αναπαράσταση της διαδικασίας σας.
Εργαλεία σχεδίασης της BPMN
Η BPMN είναι μια συλλογή συμβόλων και κανόνων, των οποίων η εφαρμογή αφορά τον τρόπο σύνδεσης αυτών των συμβόλων με ένα μοντέλο επιχειρηματικών διαδικασιών. Η γλώσσα της BPMN που χρησιμοποιείται σε αυτά τα μοντέλα βασίζεται σε διαγράμματα ροής και σε γραφικές σημειογραφίες, που χωρίζονται στα ακόλουθα πέντε στοιχεία.
-
Διάγραμμα ροής
Τα διαγράμματα ροής συνδέουν στοιχεία που συμβάλλουν στη διαμόρφωση μιας διαδικασίας.
- Συμβάντα: Απεικονίζονται ως κύκλοι και αντιπροσωπεύουν μια εμφάνιση. Τα συμβάντα χωρίζονται σε τρεις τύπους: Τα συμβάντα έναρξης σηματοδοτούν το πρώτο βήμα της διαδικασίας, τα ενδιάμεσα συμβάντα περιγράφουν οποιοδήποτε συμβάν λαμβάνει χώρα μεταξύ του πρώτου και του τελευταίου συμβάντος και τα τελικά συμβάντα σηματοδοτούν το τελικό στάδιο της επιχειρηματικής σας διαδικασίας.
- Δραστηριότητες: Απεικονίζονται ως ορθογώνια με στρογγυλεμένες γωνίες και αντιπροσωπεύουν μια εργασία που εκτελείται από ένα άτομο ή από ένα σύστημα. Υπάρχουν τέσσερις τύποι δραστηριοτήτων BPMN: εργασία, υποδιαδικασία, κλήση και συναλλαγή.
- Πύλες: Απεικονίζονται ως εικονίδια σε σχήμα ρόμβου και σηματοδοτούν τις δραστηριότητες που πρέπει να υφίστανται μια διαφορετική ροή διαδικασίας. Κάποια άλλα σύμβολα πυλών διαχωρίζουν και συνδέουν ροές, όπως αποκλειστικές, περιεκτικές, παράλληλες και σύνθετες ροές.
-
Συνδετικό αντικείμενο
Τα συνδετικά αντικείμενα συμβολίζουν τον τρόπο σύνδεσης των αντικειμένων μέσα στη ροή.
- Ροές ακολουθίας: Εμφανίζουν τη σειρά των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων μέσω μιας γραμμής με βέλος.
- Ροές μηνυμάτων: Μηνύματα που “ρέουν” σε διαφορετικά τμήματα ή οργανισμούς, τα οποία απεικονίζονται ως διακεκομμένες γραμμές με έναν κύκλο και ένα βέλος.
- Συσχετίσεις: Διάστικτες γραμμές που συνδέουν στοιχεία δεδομένων ή κομμάτια κειμένου με ένα συμβάν, μια δραστηριότητα ή μια πύλη.
- Συσχετίσεις δεδομένων: Αυτές οι διάστικτες γραμμές με βέλος αντιπροσωπεύουν δεδομένα με αντικείμενα ροής. Οι συσχετίσεις δεδομένων εμφανίζουν τα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα δεδομένα των δραστηριοτήτων.
-
Κλειστή λωρίδα
Οι κλειστές λωρίδες είναι εικονίδια γραφικών που αντιπροσωπεύουν τους συμμετέχοντες στις διαδικασίες και υποδεικνύουν τους υπόλογους των τμημάτων.
- Σύνολα: Πρόκειται για σημαντικούς συμμετέχοντες, είτε εντός είτε εκτός της εταιρείας, που εργάζονται πάνω στη διαδικασία.
- Λωρίδες: Αυτά τα αντικείμενα εμφανίζουν τις δραστηριότητες και τη ροή ενός συμμετέχοντος και υπαγορεύει τις ευθύνες του όσον αφορά τη διαδικασία. Πολλές λωρίδες μπορούν να αποτελέσουν ένα ενιαίο σύνολο, καθώς ένα σύνολο καθορίζεται από τις ενέργειες που πρέπει να ολοκληρώσει αυτή η ομάδα κατά τη διαδικασία.
-
Τμήμα δεδομένων
Ένα τμήμα δεδομένων αποσαφηνίζει τις πληροφορίες που προστίθενται στο διάγραμμα, χωρίς να επηρεάζει τη ροή. Τα τμήματα δεδομένων συσχετίζονται με μια διαδικασία ή με μια σύνδεση μέσω μιας σύνδεσης συσχέτισης.
- Σχολιασμός κειμένου: Αντιγράψτε κείμενο που παρέχει περιβάλλον σε ένα τμήμα του διαγράμματος.
- Ομάδες: Η λογική ομαδοποίηση δραστηριοτήτων, χωρίς αλλαγή της ροής του διαγράμματος.
-
Δεδομένα
Τα αντικείμενα δεδομένων παρέχουν τις πληροφορίες που απαιτούνται για την παραγωγή ή την εκτέλεση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, η οποία απεικονίζεται ως εικονίδιο αρχείου. Τα αντικείμενα δεδομένων θεωρούνται επίσης στοιχεία δεδομένων, καθώς δεν επηρεάζουν άμεσα το μήνυμα ή τη ροή ακολουθίας.
- Αντικείμενα δεδομένων: Εμφανίζουν τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για μια δραστηριότητα.
- Εισερχόμενα δεδομένα: Εξωτερικά εισερχόμενα δεδομένα για ολόκληρη τη διαδικασία.
- Εξερχόμενα δεδομένα: Τα αποτελέσματα αυτών των δεδομένων κατά τη διάρκεια ολόκληρης της διαδικασίας.
- Χώροι αποθήκευσης δεδομένων: Ένα σημείο για ανάγνωση ή εγγραφή δεδομένων, που διαρκεί για όλη τη διαδικασία.
Η πιο πρόσφατη έκδοση, η BPMN 2.0, είναι χτισμένη πάνω στις προηγούμενες εκδόσεις και παρέχει ένα πιο εκτεταμένο σύνολο εικονιδίων, συμβόλων και σημειογραφιών, γεγονός που επιτρέπει την παροχή περισσότερων λεπτομερειών, όταν αυτό είναι απαραίτητο.
-
Δημιουργήστε διαγράμματα δικτύου για το συγκεκριμένο ακροατήριό σας
Περισσότερα για το Visio και τα διαγράμματα BPMN
Τυποποιήστε τις διαδικασίες σας
Εργαστείτε με οπτικό τρόπο και απεικονίστε διαδικασίες με έναν ευρέως κατανοητό τρόπο με το Microsoft Visio.
Παραμείνετε ενημερωμένοι για το Visio
Δείτε τα τελευταία νέα και ανακοινώσεις από το Visio στο ιστολόγιο της κοινότητας Microsoft 365 Tech Community.
Δημιουργία διαγραμμάτων BPMN στο Visio
Μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε διαγράμματα BPMN στο Visio για το web, χρησιμοποιώντας το στάμπο «Σχήματα BPMN».
Δημιουργία διαδικασιών συμβατών με το BPMN
Μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε διαδικασίες συμβατές με το BPMN 2.0 στην εφαρμογή υπολογιστή Visio ή ξεκινήστε από ένα πρότυπο.
Προσθήκη κλειστών λωρίδων σε διάγραμμα ροής
Μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε κλειστές λωρίδες στο διάγραμμα ροής σας και να αλλάξετε την ετικέτα, το μέγεθος ή τη θέση τους.
Επικύρωση διαγραμμάτων BPMN
Ελέγξτε τα διαγράμματα Visio με βάση το πρότυπο BPMN 2.0 και πραγματοποιήστε προβολή, παράβλεψη ή κατάργηση τυχόν προβλημάτων επικύρωσης.
Σχεδίαση ροών εργασίας με το Visio
Ζωντανέψτε τις διαδικασίες σας με τις ισχυρές δυνατότητες διαγραμμάτων ροής του Visio και το Power Automate.
Ενημερωθείτε για τις βέλτιστες πρακτικές για την BPMN
Διαβάστε τον οδηγό αρχαρίων για τη χρήση της BPMN στις καθημερινές εργασίες της επιχείρησής σας.
Συνήθεις ερωτήσεις
-
Η BPMN χρησιμοποιείται για την τεκμηρίωση μιας ακολουθίας συμβάντων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας με έναν εύκολα κατανοητό τυπικό τρόπο.
-
Η μοντελοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών είναι η γραφική αναπαράσταση των επιχειρηματικών διαδικασιών ή ροών εργασίας μιας εταιρείας, με σκοπό τον προσδιορισμό πιθανών βελτιώσεων.
-
Η διαφορά μεταξύ BPM και BPMN έγκειται στο γεγονός ότι η BPM απεικονίζει τον τρόπο εκχώρησης εργασιών για την ολοκλήρωση του στόχου ενός οργανισμού, ενώ η BPMN απεικονίζει οποιονδήποτε τύπο επιχειρηματικής διαδικασίας.
-
Η BPMN θεωρείται γλώσσα προγραμματισμού γραφικών, καθώς κάθε εικονίδιο έχει μια καθορισμένη χρήση μέσα σε μια τυποποιημένη διαδικασία.
-
Το διάγραμμα ροής αποτελεί μια γραφική αναπαράσταση χωρίς πρότυπα, ενώ η BPMN αποτελεί μια προσέγγιση γραφικών αναπαραστάσεων επιχειρηματικών διαδικασιών που βασίζεται σε πρότυπα.
Ακολουθήστε το Microsoft 365