Sistema de administración de pedidos (OMS)

Pasarse por alto.
Ser inexactos o incorrectos.
No completarse.
Tardar más en llegar al cliente de lo que se había determinado inicialmente.

Si un cliente experimenta alguna de las situaciones mencionadas anteriormente una y otra vez, o incluso solo una vez, ese cliente podría generar una percepción negativa de las operaciones de su negocio, lo que da pie a que los competidores ofrezcan una mejor experiencia.

En resumen, agregar un OMS al proceso ayuda a:

Alinear a los representantes de ventas con las plataformas en línea.
Realizar un seguimiento de las operaciones correctamente realizadas mediante herramientas de análisis.
Administrar programaciones de envío complejas.
Coordinar el inventario con los pedidos disponibles en varios canales.
Garantizar el cumplimiento de pedidos cuando se usa logística de terceros.
Eliminar los errores humanos con entradas manuales, así como las ineficiencias y la asignación incoherente de recursos.

Dynamics 365 ayuda a su empresa a completar pedidos de forma rápida y eficaz

Optimice y automatice sus capacidades de cumplimiento de pedidos con Dynamics 365 Intelligent Order Management, una solución que se integra con los sistemas CRM y ERP existentes para ahorrarle tiempo y dinero en la transformación de la cadena de suministro digital.

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Satisfacer las necesidades de los clientes en varios canales para disfrutar de una experiencia de comercio electrónico sin problemas, lo que elimina el tiempo que tarda su equipo en cumplir los pedidos y entrenar a sus compañeros de equipo. También ofrece una visión general de los pedidos, lo que reduce las confusiones y los errores humanos y facilita todos los datos en tiempo real que necesitará en una sola ubicación.
Eliminar los procesos manuales.
Informar y prever las necesidades de inventario para evitar el exceso de pedidos o de ventas. Durante fluctuaciones inesperadas de la demanda, podrás conectarte a tus canales de inventario para implementar una estrategia de cumplimiento por parte del comerciante.
Integrar sistemas empresariales como ERP, incluidos almacenes, equipos de atención al cliente y contabilidad.
Realizar pedidos de varios países y regiones en varios tipos de moneda. A medida que el mundo se globaliza, el equipo debe estar preparado para que pueda crecer en nuevos mercados con facilidad.

Algunas tareas que un OMS puede manejar son:

Optimización y automatización del cumplimiento de pedidos.
Mitigación de interrupciones del proceso.
Administrar el ciclo de vida de los pedidos.
Respuestas a modelos de negocio cambiantes.

Ventajas de un OMS

Independientemente del tamaño de su empresa, la implementación de un sistema de administración de pedidos puede mejorar las operaciones empresariales desde la dirección hasta la primera línea. Estas son solo algunas de las ventajas de agregar un OMS a su empresa.

Automatización. Un sistema de administración de pedidos se basa en la automatización, desde el funcionamiento del escaparate hasta la entrega del producto. Esto le permite ahorrar en mano de obra manual, lo que le ayuda a reducir los costos de mano de obra. Dado que las ventanas de suministro son cada vez más cortas, un OMS puede elegir el almacén o la ubicación de suministro, dictar el orden de cumplimiento y envía una solicitud de cumplimiento al almacén para que el personal pueda preparar el pedido.

En consecuencia, dado que puede reducir el tiempo de suministro, podrá volver a asignar los recursos usados para centrarse en partes más complejas de su negocio que ayuden al crecimiento y la satisfacción del cliente. También aumentará la seguridad de los datos, un componente importante en el mundo cada vez más digitalizado de hoy en día.
Menos errores humanos. Como uno de los principales orígenes de errores de cumplimiento de los almacenes, los errores humanos pueden causar problemas críticos. Independientemente del tamaño del error. Al implementar un sistema de administración de pedidos preciso, las tareas se controlan de manera automática. Un OMS puede realizar el control de inventario multicanal y la optimización del almacén mediante el envío de alertas sobre cada cuestión, desde niveles de inventario hasta posibles necesidades de liquidación. Esto ayuda a evitar retrasos en el envío, tarifas de Marketplace y clientes insatisfechos.
Informes en tiempo real. El procesamiento de pedidos lleva tiempo. Durante la actualización del sistema, la nueva información va llegando de manera continua. Y cuando agrega manualmente estos elementos de forma manual, es posible que no siempre tenga la información más actualizada a mano. Un OMS puede proporcionar datos en tiempo real para pedidos, inventario e información de clientes. Este tipo de datos es un excelente complemento para el análisis de su sitio web, lo que garantiza que sus estrategias de marketing tengan éxito a la hora de adquirir clientes a largo plazo.
Evita los aprovisionamientos mediante la previsión del inventario. Si su empresa no tiene acceso a los niveles de inventario y software de previsión, no podrá realizar un seguimiento de cuándo almacenar en almacén. Esto da lugar a dos grandes problemas: el exceso de existencias y la falta de existencias, lo que significa que tiene grandes cantidades de inventario sin vender en un almacén o que no hay existencias suficientes para satisfacer las demandas. La adición de un OMS aborda ambos problemas.

Puede predecir mejor las estaciones con mayor venta, los productos más populares y las tendencias de compra. Podrá identificar con precisión cuánto espacio de almacenamiento necesitará para sus productos, siempre teniendo la cantidad correcta de inventario en un momento dado.
Una única fuente de información confiable. El panel de OMS tendrá toda la información que necesita para realizar un seguimiento de su negocio y ventas. Combinando la información de contabilidad, inventario y cliente, podrá crear nuevas estrategias de forma eficaz.
Facilidad de escala y oportunidades multicanal. A medida que su negocio sigue creciendo, es fundamental tener un sistema de administración de pedidos que pueda crecer junto con su empresa. Al convertirse en una operación multicanal, deberá realizar un seguimiento de los pedidos a medida que su suministro se complica: el tráfico de los clientes fluye a través de varios canales. Tendrá que seguir los pedidos a través de una variedad de marketplaces y sitios web. Un OMS puede centralizar esos pedidos, realizar un seguimiento de sus datos, actualizar el inventario y el enrutamiento de pedidos.

El proceso paso a paso de OMS

La mayoría de los sistemas de administración de pedidos siguen un proceso de seis pasos para ayudar a procesar y satisfacer los pedidos de los clientes de forma precisa y rápida. Este proceso se basa en garantizar que satisface todas las necesidades de los clientes, al tiempo que ofrece a los clientes una experiencia de usuario omnipresente pero personal. Los seis pasos son:

Detección
El primer paso del proceso de administración de pedidos procede del cliente. Ya sea a través de su tienda en línea, un sitio web de terceros o por teléfono, el cliente colocará el producto en un carro en línea y ajustará inmediatamente el inventario actual. El sistema también puede avisarle si el artículo está simplemente en el carro o si el cliente lo abandonó.
Colocación de pedidos
Después de que el cliente decida comprar el producto, OMS se comunica con su equipo de contabilidad o financiero para comprobar la información de pago de la tarjeta de crédito y procesar el pedido. Una vez aprobado el pedido, se enrutará al cumplimiento.

Los vendedores minoristas o de negocio a negocio pueden elegir un modelo de factura, optando por recibir primero un presupuesto para las compras masivas. A continuación, se les envía una factura para que la pague una fecha límite específica.
Cumplimiento de pedidos
Una vez que el pedido llega al almacén, OMS elegirá su opción más cercana o más accesible cerca del destino del pedido y, a continuación, calculará los costos de envío y los operadores más rápidos. Es posible que un OMS pueda ayudar a imprimir etiquetas de envío, papel de empaquetado y recibos.
Administración de almacén
Tener una SKU y un código de barras para cada elemento será fundamental en este paso. Si un producto tiene ambos, aumenta la precisión del suministro y facilita que el almacén examine el producto y lo agregue al pedido. Hay cuatro métodos para seleccionar elementos del almacén:

Pedido único. Los elementos de un pedido único se seleccionan y entregan en la estación de empaquetado.

Selección por lotes. A un recolector se le asigna un número determinado de pedidos en una sola ronda parar recogerlos y devolverlos a la estación de empaquetado.

Selección de zona. Cada recolector obtiene una zona de almacén designada y los elementos de esas zonas se agregan a un pedido a medida que pasan por cada una.

Selección de oleada. Todas las zonas se seleccionan de manera simultánea y se llevan a un único punto para la consolidación.

Si un artículo no tiene existencias, el OMS puede comunicarse con sus proveedores para enviar de antemano un suministro reabastecido al almacén. Al crear un punto de reordenación, el inventario se almacena de forma coherente. Este colocará automáticamente un nuevo pedido de compra cuando alcance el umbral bajo, al tiempo que avisará a los administradores de almacén del posible retraso en el suministro.

El pedido también se envía al departamento de contabilidad o alerta al software de contabilidad de la nueva compra. Una solución sólida de administración financiera facilita la auditoría mensual y de fin de año, los impuestos, etc.
Envío
Una vez seleccionado el pedido de los productos de su almacén, el equipo de empaquetado recuperará los artículos del almacén y los examinará con fines de inventario. A continuación, seleccionará, empaquetará y enviará el producto a partir de los detalles proporcionados por el OMS. Tres aspectos que se deben tener en cuenta en los esfuerzos de empaquetado son:

Precisión del pedido. Asegúrese de que cada elemento está en su orden correcto.

Tamaño de la caja. Planee incorporar dimensiones a los precios. Tener entre tres y cinco tamaños de caja estándar ayuda a reducir los costos sin sobrecargar el proceso.

Empaquetado adecuado. Algunos materiales de empaquetado pueden tener una mejor protección para el producto, pero pueden costar más. Elija el tipo adecuado que sea rentable y garantice un recorrido seguro.

Seguimiento. Su OMS también puede enviar al cliente una notificación de que su producto ha enviado y estimado las horas de llegada. Usted y el cliente pueden realizar un seguimiento del producto desde su envío inicial en el almacén hasta su destino.
Seguimiento posterior a las ventas

Una vez que el producto ha abandonado el almacén y la hora designada después de la llegada del envío, el OMS debe enviar automáticamente un correo electrónico al cliente que le pida que califique el producto y que se asegure de que ha recibido todo el contenido de su pedido. Este seguimiento también debe implicar instrucciones detalladas sobre cómo ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente.

Si tiene un cliente insatisfecho, una directiva e instrucciones eficaces de devolución y reembolso deben ser fáciles de encontrar y seguir. Un OMS puede procesar rápidamente una solicitud de reembolso y comunicarse con el equipo de contabilidad para procesar el reembolso. Asimismo, un OMS puede conectarse al proveedor de devoluciones para asegurarse de que todos los datos son precisos y actualizados.

También hay casos en los que los OMS pueden marcar pedidos especiales, ya sean reemplazos de devolución, regalos de agradecimiento o pedidos VIP. Cuando estos pedidos se procesan a través del sistema, el OMS puede marcarlos con un código único, lo que permite al equipo de retención de clientes realizar un seguimiento de la precisión personalmente.

Desafíos de los sistemas de administración de pedidos

Si su empresa no es lo suficientemente grande o no tiene suficientes pedidos para admitir la implementación de un OMS, agregar este tipo de plataforma podría llevar demasiado tiempo o ser costoso. Antes de agregar este sistema al proceso, obtener información sobre los posibles obstáculos por delante podría ser beneficioso para el equipo y la empresa. Algunos desafíos que pueden producirse dentro del proceso de administración de pedidos son:

Complicaciones en la implementación. Agregar un nuevo sistema al proceso, además de las soluciones heredadas que ya ha implementado, puede resultar complicado y abrumador.
Precio Oscila entre cientos y miles de dólares, y hay una gran cantidad de sistemas de administración de pedidos entre los que elegir (y el más caro no siempre significa que sea el mejor). Si su empresa no puede permitirse un sistema ERP completo, céntrese en agregar un sistema operativo más sólido.
Tomar la decisión correcta. Hay tantos sistemas de administración de pedidos disponibles que puede ser difícil decidir cuál funcionará con todas sus necesidades. Al pasar por la lista de comprobación y colocar los elementos imprescindibles en una jerarquía con los elementos adecuados, podrá ver qué OMS sería la mejor opción para su empresa.

Decidir usar un OMS adecuado para su empresa requiere tiempo y la aceptación de muchos de sus compañeros de equipo. Para asegurarse de que elige un OMS que funcione para todos los usuarios, deberá formular preguntas para encontrar lo que funciona mejor para su equipo.

Volumen de pedidos
Número de SKU
Software de hardware existente
Detalles sobre el proceso de entrenamiento y habilitación
Escala de tiempo de transición de implementación

Por último, evalúe y compare. Es posible que tenga varios proveedores en la lista con varias propuestas. Tendrá que decidir si su OMS es una única solución de software o varias herramientas y procesos. También necesitará un OMS que conecte el comercio electrónico con el servicio de asistencia al cliente para que puedan acceder a su servicio de atención al cliente automatizado. Le interesará mantener una experiencia digital unificada en una plataforma premium con la tecnología más reciente. Algunas preguntas que puede formularse a la hora de tomar la decisión son si cada sistema:

¿Elimina los procesos manuales a través de flujos de trabajo automatizados?
¿Admite varias ubicaciones de almacenamiento?
¿Proporciona actualizaciones de inventario en tiempo real?
¿Agrega nueva funcionalidad de características?
¿Proporciona informes y previsiones para identificar mejor los problemas y anticipar cambios?
¿Administra las ventas en varios canales, monedas y zonas geográficas?

Sacar el máximo partido de su software más reciente es el objetivo final para usted y su equipo. Aunque es posible que no encuentre una solución de administración de pedidos única que se ajuste a cada punto de sus criterios, aprenderá lo que necesita para la vida útil de su negocio. Decidir la mejor solución de OMS para su equipo le ayudará a llevar el cumplimiento de pedidos y las operaciones empresariales al siguiente nivel.

Elección de Dynamics 365 como su próximo OMS

Para cualquier negocio en expansión, la implementación de un OMS que se integre sin problemas con los procesos actuales es el siguiente paso para crear y conservar la base de clientes.

Permitir que los clientes vean su inventario en tiempo real y la capacidad de realizar pedidos de forma segura a través de un proceso de pago seguro son los elementos más importantes de su comercio electrónico. Un sistema de administración de pedidos rápido y confiable que permita a las empresas vender en varios canales, así como generar pedidos de ventas automáticos, debe formar parte de cualquier estrategia de marketing y ventas. El sistema de administración de pedidos adecuado puede ayudarle a lograr una experiencia de compra y realización de pedidos coherente mediante la orquestación proactiva de los esfuerzos de cumplimiento de pedidos y la optimización de los flujos de pedidos.

Una solución como Dynamics 365 Intelligent Order Management le ayudará a escalar las operaciones con facilidad, al tiempo que obtiene información en tiempo real que ayuda a administrar todos los aspectos de los ciclos de vida de los pedidos. Al proporcionar una mayor flexibilidad, transparencia y entrega puntual con el siguiente sistema de administración de pedidos que elija, su negocio puede garantizar una experiencia de cliente positiva en cada compra.

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