Por qué las empresas están adoptando herramientas de RPA

¿Cómo se comparan las herramientas de RPA con otras soluciones de automatización de procesos?

Para comprender la ventaja de las herramientas de RPA en comparación con otras soluciones de automatización de flujos de trabajo, resulta útil comprender la diferencia entre la automatización y RPA. La automatización del flujo de trabajo usa tecnología para reducir los pasos manuales de un proceso empresarial, pero todavía requiere que una persona complete el proceso. Las herramientas de RPA crean robots para trabajar a través de la GUI para que no sea necesaria ninguna intervención humana. Estos pueden ser procesos de asistencia en los que los seres humanos todavía deben iniciar las tareas, o pueden ser procesos desatendidos, que están totalmente automatizados.

Las herramientas de RPA requieren poca o ninguna codificación y, dado que los bots usan la misma infraestructura y soluciones que los empleados, no tiene que modificar la arquitectura subyacente. Los usuarios empresariales impulsan soluciones RPA. De hecho, algunas soluciones RPA están diseñadas para desarrolladores no profesionales (empleados sin experiencia técnica) que pueden automatizar los procesos manuales con los que trabajan a diario. Con una participación mínima o nula de TI, puede optimizar las operaciones y mejorar la satisfacción de los empleados sin pagar los costes del desarrollo tradicional.

RPA también difiere de las herramientas de automatización de procesos tradicionales de las siguientes maneras:

• Los procesos de automatización tradicionales pueden requerir cambiar parte o toda una infraestructura tecnológica. Los bots RPA funcionan en la GUI e interactúan con otros sistemas de la misma manera que los humanos.
• Los bots RPA son lo suficientemente flexibles como para automatizar los procesos de varias aplicaciones.
• Dado que los bots RPA están diseñados para procesos repetitivos y genéricos, como la entrada de datos, son escalables y se actualizan más fácilmente que una solución de flujo de trabajo diseñada para un único proceso.

Aunque el software RPA crea valor al mejorar la eficacia de los flujos de trabajo repetitivos basados en reglas, es mejor dejar algunos procesos a los empleados. En general, en el caso de los procesos que usan una gran cantidad de datos no estructurados o información gráfica y dependen de los parámetros en constante cambio, eso es mejor que los empleados creativos los administren.

Rol de RPA hoy y mañana

Actualmente, el software RPA está obteniendo mucha visibilidad a medida que las empresas aprenden a usarlo y a observar de primera mano las ventajas que ofrece, como el ahorro de tiempo y costes. Sin embargo, al igual que todas las tecnologías, RPA se volverá más sofisticado y cambiará a medida que cambien las necesidades empresariales. Estas son algunas predicciones sobre las formas en que las herramientas de RPA pueden evolucionar:

• Integración más profunda con IA. A medida que avanza la RPA, es probable que las empresas descubran nuevas formas de asociarla con tecnología de nivel más avanzado, como la IA, el aprendizaje automático o incluso el Internet de las cosas (IoT); y algunas empresas ya lo han hecho. La hiperautomatización, o automatización inteligente, amplía los tipos de tareas que pueden realizar las herramientas de RPA y les confiere la capacidad de automatizar una gran variedad de tareas complejas.
• Automatizaciones más complejas. Las empresas usan RPA para automatizar todo tipo de tareas cotidianas, pero combinarla con IA y aprendizaje automático desbloqueará una nueva gama de tareas que puede simplificar. Por ejemplo, las empresas pueden usar actualmente herramientas de RPA para digitalizar documentos, pero las herramientas de RPA con IA también podrían comprender el contenido de los documentos y clasificarlos de forma eficaz sin errores.
• Menos costoso y más accesible. Cuando las herramientas de RPA aparecieron por primera vez en el mercado, eran más difíciles de conseguir y podían resultar caras. Sin embargo, como la demanda de software RPA ha aumentado, ahora más empresas lo ofrecen. Con más opciones disponibles, es probable que los precios sean más bajos y que las características sean más competitivas.

Funcionalidades clave del software RPA

Ahora hay muchas herramientas de RPA en el mercado, todas con características diferentes. Sin embargo, como mínimo, estas son las funcionalidades principales que debería ofrecer un buen software RPA:

• Interoperabilidad. El software RPA debe funcionar con las aplicaciones de escritorio existentes, las aplicaciones web y otras aplicaciones de software principales. También debe poder conectarse a las API del sistema y leer y escribir en bases de datos.
• Aumento de datos. El software debe poder extraer datos de sitios web y redes sociales.
• Procesamiento de diferentes tipos de datos. Es importante que el software pueda extraer y escribir datos, combinar datos de varios orígenes y seguir instrucciones condicionales como if/else.
• Interfaces de programación. Una interfaz programable es importante. El software RPA puede proporcionar funcionalidades inteligentes o cognitivas para configurar bots para tomar decisiones, lo que ayuda a que su empresa funcione de forma más eficaz. Por ejemplo, los bots pueden ayudar a responder a incidencias de soporte técnico de TI, lo que evita que el equipo de TI tenga alguna carga administrativa para que pueda centrarse en otras iniciativas. Algunas opciones de software incluso proporcionan métodos sin código para los bots de programación, pero todas las herramientas de RPA deben poder interactuar con diferentes tipos de aplicaciones, correos electrónicos, archivos y carpetas.

Elegir y trabajar con software RPA

Cuando empiece a evaluar las herramientas de RPA disponibles, tenga en cuenta qué tipos de procesos planea automatizar. Se integran diferentes controles y comandos en cada herramienta de automatización de procesos robóticos que dictan sus funcionalidades, por lo que debe asegurarse de que coinciden con los objetivos de automatización del flujo de trabajo. Además, intente buscar componentes reutilizables y asegúrese de que los bots puedan funcionar fácilmente en los sistemas existentes.

Tenga en cuenta los siguientes criterios al seleccionar el software RPA adecuado para su organización:

• Fácil de usar. El software RPA debe ser lo suficientemente sencillo como para que alguien con conocimientos de programación limitados pueda crear la automatización y, a continuación, configurar un flujo de trabajo en el software RPA. Incluso hay algunas ofertas de RPA de bajo código que los desarrolladores no profesionales sin conocimientos de TI pueden usar para automatizar sus flujos de trabajo. El software que elija debe ofrecer comandos, asistentes y GUI integrados y ampliables.
• Flexible. El software debe permitirle configurar características personalizadas sin tener que pagar al proveedor más por la personalización. También debe ser capaz de controlar diferentes casos de uso y distintas cantidades de datos, a la vez que mantiene un rendimiento coherente.
• Escalable. El software RPA debe escalarse rápidamente para satisfacer los requisitos operativos de su empresa y adaptarse a las actualizaciones. El software también debe ser capaz de ejecutar varios bots y varios flujos de trabajo.

Cómo usan los sectores el software RPA

Todos los tipos de empresas han encontrado una manera de beneficiarse del software RPA. Por ejemplo, sectores como la asistencia médica pueden usar RPA para programar citas, realizar la entrada de datos de los pacientes, procesar reclamaciones y administrar la facturación. Esta es la manera en que otros sectores usan herramientas de RPA para transformar sus procesos:

• Comercio minorista. Actualizar pedidos, productos de envío y seguimiento de envíos.
• Telecomunicaciones. Supervisión, administración de datos de fraude y actualización de datos de clientes.
• Banca. Mejorar la eficiencia del trabajo, la precisión de los datos y la seguridad.
• Seguros. Administrar procesos de trabajo, introducir datos de clientes y ayudar a ejecutar aplicaciones.
• Fabricación. Ayuda con procesos de cadena de suministro, facturación de materiales, atención al cliente y soporte técnico, y administración.

Limitaciones de las herramientas de RPA

El software RPA ofrece muchas ventajas, pero no puede hacerlo todo. Aunque la tecnología está creciendo, sigue funcionando mejor como parte de una red de otras tecnologías; aún no es una solución global que pueda resolver todos los desafíos operativos.

Por ahora, RPA es una tecnología basada en reglas que funciona mejor con datos estructurados o información que sigue un modelo de datos predeterminado. Para que funcione correctamente, debe programar los bots para que hagan lo que quiere que hagan, y solo funcionarán dentro de esos parámetros. A menos que la superponga con tecnologías de IA o aprendizaje automático, la solución RPA solo es capaz de seguir las reglas que asigne, no de comprender ni interpretar el contenido al que accede.

Por ejemplo, para que una herramienta de RPA procese información de facturas u otro papeleo, dicho papeleo debe seguir el mismo formato. La herramienta no puede procesar ningún archivo que se desvíe del formato. Por este motivo, las herramientas de RPA no son una buena opción para datos no estructurados o información que no sigue un modelo de datos predeterminado.

Además, las herramientas de RPA no aprenden ni se adaptan. Si los procesos empresariales cambian, deberá reprogramar los bots para que funcionen con los nuevos procesos, lo que puede llevar mucho tiempo. Y, si la herramienta RPA no es compatible con los nuevos procesos, su inversión en ella podría ser de corta duración. Para evitar este problema, antes de adoptar una herramienta de RPA, considere la probabilidad de que sus procesos y tecnologías puedan cambiar.

Cómo ayudar a garantizar el éxito con las herramientas de RPA

Al igual que cualquier otra tecnología, su éxito con el software RPA depende de cómo lo aplique. Ni siquiera las mejores herramientas pueden corregir un proceso fundamentalmente roto, por lo que es importante tener cuidado con las tareas que automatiza. Aplicada en el contexto adecuado y teniendo en cuenta un objetivo cuantificable específico, la herramienta de RPA adecuada puede redefinir el aspecto de eficiencia de su empresa. Tenga en cuenta los siguientes procedimientos recomendados cuando empiece a usar la tecnología RPA para automatizar los procesos:

• Conozca el proceso que desea automatizar. Audite todos los procesos operativos para averiguar qué tareas son las más adecuadas para RPA. Recuerde que las herramientas de RPA no suelen comprender la información, por lo que, a menos que también planee incorporar IA, elija un proceso que tenga parámetros claramente definidos y no necesite mucha implicación o supervisión humana, como programar citas o procesar facturas. Algunos software, como Microsoft Power Automate, ofrecen funcionalidades que le ayudarán a identificar los procesos adecuados para la automatización.
• Elija la herramienta adecuada. Después de determinar los procesos que desea automatizar, busque las herramientas que mejor admitan ese tipo de trabajo. Todas las herramientas tienen diferentes puntos fuertes, por lo que debe evaluarlas en función de las capacidades, el precio, la facilidad de implementación y cómo funcionan con el software existente.
• Entrene a sus empleados. Enseñar a su personal a usar y, finalmente, cambiar o mantener, la herramienta de RPA es una excelente manera de ayudar a garantizar su valor continuo y a aumentar la adopción en toda la empresa.
• Mida los resultados. Antes y después de la implementación, supervise indicadores clave de rendimiento (KPI), como la productividad de los empleados, la precisión de la entrada de datos, el número de citas programadas o los documentos procesados. Si los KPI no mejoran la siguiente implementación, podría ser una señal de que ha elegido los procesos incorrectos o que ha dado a los bots los parámetros incorrectos.