SharePoint – mobiili ja älykäs intranet

Toimittajan huomautus 21.6.2016:
Julkaisuun on päivitetty SharePointin mobiilisovelluksen saatavuus iOS:lle sekä tämän neljänneksen ajantasainen tiekartta.

Toimittajan huomautus 2.6.2016:
Julkaisuun on päivitetty uuden Sivuston sisältö -sivun käyttöönotto First Release -asiakkaille.

Intranet on monissa organisaatioissa keskus, jossa työntekijät saavat yritykseltä uutisia ja tietoa ja jossa työntekijät voivat etsiä henkilöitä ja sisältöä.

Olemme tekemässä intranetistä räätälöidympää kokemusta, joka on käytettävissä missä ja milloin vain tarvitaan. Tervetuloa mobiiliin ja älykkääseen intranetiin. Mobiili ja älykäs intranet kattaa paikalliset järjestelmät ja Office 365:n, ja se yhdistää SharePoint-ryhmäsivustojen tuottavuuden, julkaisusivustojen ja -portaalien julkaisukattavuuden ja tärkeimpien yrityssovellusten keskeisyyden. Kaikki tämä on käytettävissä työpöydältä ja matkapuhelimesta, ja se käyttää Office Graphia, joten tiedot löytävät luoksesi sen sijaan, että joutuisit itse etsimään niitä.

Ilmoitimme tänään SharePointin tulevaisuudesta, johon sisältyy visiomme ja innovaatiomme, mukaan lukien uusi SharePoint -mobiilisovellus ja uusi SharePoint-aloitussivu Office 365:ssä, nykyaikaiset ryhmäsivut Office 365 -ryhmissä, kätevä sivunmuokkaus ja päivityksiä tiedostokirjastoihin ja luetteloihin. Ilmoitimme myös SharePoint-integroinnista Microsoft PowerAppsin ja Microsoft Flown kanssa. Olemme sitoutuneet kehittämään intranetiä yksilöllisemmäksi ja helpommaksi käyttää paikasta riippumatta. Tavoitteena on tarjota sisältöä, joka perustuu käyttäjien toimintaan eri sivustoilla, työyhteisöön ja työmateriaaliin.

Tässä Microsoft Mechanics -videossa SharePoint-suunnittelutiimin johtava ryhmän projektipäällikkö Adam Harmetz esittelee mobiilia ja älykästä intranetiä käytännössä:

Syvennytäänpä yksityiskohtiin…

Intranet omassa taskussa

Vapautta SharePoint-mobiilisovelluksella

SharePoint-mobiilisovellus tarjoaa uudenlaista vapautta, sillä sovelluksen avulla intranetin tärkeä sisältö, sivustot, portaalit ja käyttäjät ovat käden ulottuvilla myös matkan päällä.

Hanki SharePointin kaikki toiminnot puhelimeesi. Myös uusi sovellus käyttää Office Graphin tietoja, joiden avulla tärkeä sisältö ja ihmiset on helppo löytää nopeasti.

• Sivustot-välilehdeltä pääsee omiin Sivustoihin, Viimeaikaisiin sivustoihin ja Seurattuihin sivustoihin, joissa voi seurata sivustojen toimintaa, navigoida käyttämällä pikakäynnistystä tai tarkastella viimeaikaisia tiedostoja.
• Linkit-välilehdeltä pääsee koko yrityksen käyttäjille suunnattuihin sivustoihin ja portaaleihin.
• Ihmiset-välilehdellä näkyy lähin työyhteisö ja mitä kaikilla on työn alla.
• Hakutoiminto on käytössä koko sovelluksessa, ja se antaa selkeitä tuloksia, jotka on suodatettu sivustojen, tiedostojen ja ihmisten perusteella.

SharePoint-mobiilisovellus Windowsissa, iOS:ssä ja Androidissa.

Käyttäjillä voi olla myös useita paikallisia tilejä ja verkossa olevia tilejä, joiden välillä on helppo vaihdella.

SharePoint-mobiilisovellus iOS:lle, SharePoint-mobiilisovellus Androidille ja SharePoint-sovellus Windows 10 Mobilelle ovat nyt saatavilla. Sovellusten suunnitteilla oleva päivitys tuo myös yrityksen uutiset ja ilmoitukset mobiililaitteille.

Koe SharePoint-aloitussivu Office 365:ssä

Uusi SharePoint-aloitussivu luo SharePointille verkossa Office 365:een tilan, jonka sivuja on helppo löytää ja luoda nopeasti. Samoin kuin SharePoint-mobiilisovelluksella, SharePoint-aloitussivun verkkoversiolla paikkojen, tiedon ja ihmisten löytäminen on helppoa, joten tehokkuus on taattua.

Käyttäjien tarvitsee vain napsauttaa Office 365:n sovellusten käynnistyksessä olevaa SharePoint-ruutua – joka on virallisesti Sivustot-ruutu, mutta samalla logolla – niin esiin tulee uudistettu, nykyaikainen ja kätevä käyttökokemus, joka keskittyy älykkyyteen ja sivustotoimintoihin.

SharePoint-aloitussivulla näkyy kunkin käyttäjän käytetyimmät sivustot ja portaalit, Office Graphin perusteella suositeltuja sivustoja ja koko yrityksen laajuisia, yrityksen esille nostamia sivustoja – koko organisaation intranet samassa paikassa. Tässäkin ollaan yrityshaun ytimessä. Kun vasemmassa yläkulmassa olevaan hakuruutuun kirjoitetaan, tulokset esitetään visuaalisesti intuitiivisessa järjestyksessä.

Office 365:n SharePoint-aloitussivu, johon pääsee napsauttamalla Office 365 -sovelluksen käynnistyksessä olevaa SharePoint-ruutua.

Yksi sovellus, yksi verkko, vain napsautuksen ja napautuksen päässä. SharePoint-mobiilisovellus ja SharePoint-aloitussivu tarjoavat uuden SharePoint-kokemuksen. Tavoitteemme on tehdä intranetin navigoimisesta yksinkertaista ja nopeaa millä tahansa laitteella, jotta tärkeistä sivustoista, töistä ja ihmisistä on helppo pysyä ajan tasalla SharePointissa ja Office 365:ssä.

Lisätietoja SharePoint-mobiilisovelluksesta ja SharePoint-aloitussivun verkkoversiosta on uudessa Microsoft Mechanics -videossa Intranet omassa taskussa: SharePoint -mobiilisovellus. Uusia ominaisuuksia esittelee videossa Sharepoint-suunnittelutiimin johtava ryhmän projektipäällikkö Andy Haon. Katso lisätietoja sivujen ja portaalien löytämisestä Office 365:ssä.

Nykyaikaiset ryhmäsivustot

Ryhmäsivustot + Office 365 -ryhmät – Päivitetty ryhmäsivustojen aloitussivu on nopein tapa löytää ja esitellä olennaisinta ja tärkeintä sisältöä. Ryhmän jäsenet voivat kiinnittää sisältöä ja uutisia heti näkymän alkuun. Office Graphista saatujen tietojen avulla ryhmän jäsenet voivat tarkastella viimeaikaista käyttäjiin ja sisältöön liittyvää toimintaa. Ryhmäsivuston aloitussivulla on ryhmän jäsenten töille päivitetty alue, joka toimii uusien ja vanhojen ryhmäsivustojen kanssa.

Ryhmäsivujen luominen on nyt yksinkertaista ja nopeaa. Jokainen Office 365 -ryhmissä oleva ryhmä saa automaattisesti SharePoint Online -ryhmäsivuston kaikki ominaisuudet käyttöön. Ryhmäsivuston luomiseen kuluvaan aikaan on tehty valtavia parannuksia – tavoitteena on sekunneissa valmistuvat sivustot. Valmistelun flow ja integroitu arvo johtavat Office 365 -ryhmien luomiseen Azure Active Directoryssa sekä sivuluokitusten hallinta- ja vaatimustenmukaisuuskäytäntöjen vakiinnuttamiseen.

Päivitetty SharePoint Onlinen ryhmäsivuston aloitussivu tuo esille tärkeitä asiakirjoja ja sivustotoimintaa Office 365 -ryhmän jäsenille.

Sama ryhmäsivusto SharePoint-mobiilisovelluksen kautta.

Nykyaikainen tiedostokirjasto – Ryhmäsivustojen toinen keskeinen toiminto on tiedostokirjasto, joka on turvallinen paikka ryhmätiedostojen luomiseen, jakamiseen ja järjestämiseen. Tämä päivitys perustuu siihen perusarvoon, johon käyttäjät ovat oppineet luottamaan vuosien myötä. Päivityksen myötä on lisätty uusi käyttökokemus ja toimintoja, jotka on suunniteltu yhdenmukaistamaan tiedostojen käsittelyä Office 365:ssä ja samalla säilyttämään SharePointin tiedostokirjastojen ominaisuudet.

Tarkoituksena oli, että ryhmät pääsisivät heti vauhtiin, kun tärkeimmät tiedot ovat helposti esillä.

Käyttämällä Kiinnitä alkuun -toimintoa voidaan parantaa tärkeiden asiakirjojen, videoiden ja muun sisällön näkyvyyttä kiinnittämällä ne kaikkien käyttäjien tiedostokirjaston yläosaan. Office 365 -tiedostokirjastoon voidaan myös lisätä linkkejä kirjaston ulkopuolisiin kohteisiin. Linkin voi esimerkiksi lisätä tiedostoon tai kansioon, joka sijaitsee toisessa tiedostokirjastossa tai verkkosivustolla. Tiedostokirjastoon lisätään linkki, kohteen kuvakkeeseen tulee kirjaston luettelossa maapallokuvake, joka osoittaa kohteen olevan linkitetty.

Jotta kohteiden löytäminen ja hallitseminen olisi helpompaa, sarakkeita voi nyt lajitella ja suodattaa. Lisäksi uudet, reaaliaikaiset tekstihaut tulevat suoraan tiedostokirjastoon nopean tekstinsisäisen metatietojen hallinnan ohella. Ja kun ryhmän jäsenet haluavat tuoda tiedostoja OneDrive for Businessista tai julkaista tiedostoja tiedostokirjastojen välillä, he voivat siirtää tai kopioida tiedostoja muihin sijainteihin kaikkialla Office 365:ssä valitsemalla Siirrä kohteeseen tai Kopioi kohteeseen, eikä tiedostoista tarvitse luoda turhaan eri versioita.

Uusi, nykyaikainen tiedostokirjaston käyttökokemus, kuvassa kaksi asiakirjaa ja linkki kiinnitettynä alkuun.

Lisätietoa siitä, miten SharePoint Online -tiedostokirjastoja on päivitetty.

Nykyaikainen luettelojen käyttökokemus – Entä rakenteisten tietojen hallinta SharePoint Onlinen luetteloissa? Asiakkaat ovat vuosien saatossa käyttäneet luetteloja kaikkeen teknisten vikojen seuraamisesta tapahtumaistuntojen hallintaan tai jopa joukkueen t-paitojen kokojen kirjaamiseen. Luettelojen tekeminen on keskeinen työkalu tietojen jakamisessa ja kevyiden prosessien rakentamisessa.

Olemme iloisia voidessamme kertoa, että luettelot saavat myös visuaalisen päivityksen, jonka myötä ne näyttävät ja tuntuvat samalta kuin tiedostokirjastot. Luettelojen perusarvo ja teho pysyvät kuitenkin samana. SharePoint Onlinen luettelojen päivitys tuo mukanaan uuden käyttökokemuksen, joka näyttää ja tuntuu nykyaikaiselta tiedostokirjaston käyttökokemukselta. Muun muassa yläosaan on päivitetty pikatoiminnot yleisimmille luetteloissa käytettäville tehtäville. Luetteloja on paljon helpompi käyttää eri laitteiden nykyaikaisilla mobiiliselaimilla, ja luettelojen käyttäminen uudella SharePoint-mobiilisovelluksella on erityisen kätevää.

Integrointi Microsoft PowerAppsin ja Microsoft Flow’n kanssa tulossa – Olemme myös iloisia voidessamme ilmoittaa integrointisuunnitelmat Microsoft PowerAppsin ja Microsoft Flow’n kanssa (ilmoitettiin viime viikolla); suunnitelmana on yhdistää molemmat SharePoint Online -tiedostokirjastoihin ja -luetteloihin, mikä auttaa automatisoimaan ryhmän prosesseja varsinkin matkan päältä. Tämä on mahtava tapa yhdistää SharePoint valtavaan tietolähdekantaan käyttämättä paljon aikaa tai tekemättä monimutkaisia muutoksia.

Napsauttamalla SharePoint Online -luettelon Lisää flow -painiketta päästään Lisää uusi flow -kohtaan ja Microsoft Flow -suunnittelutyökaluun.

Kaunis, nykyaikainen sivujen käyttökokemus – Mobiili ja älykäs intranet keskittyy nykyaikaiseen multimediasisällön luomiseen. Multimediasisältöä, kuten matkaraportteja tai uusien tuotteiden lanseeraustietoja, voidaan luoda käyttäen sujuvaa, tekstinsisäistä ja kätevää sivunmuokkausta. Sivut ovat erinomainen tapa viestiä käyttäjille ja kerätä tietoa erilaisista lähteistä. Päivitimme sivunmuokkauksen käyttökokemuksen, jotta yksinkertaisen sisällön ja tehokkaiden verkko-osien lisääminen olisi helppoa. Käyttäjien luomat sivut voidaan jakaa, ja ne ovat osana Office Graphia, joten toiset käyttäjät löytävät ne helpommin. Nykyaikaiset sivumme näyttävät myös hyviltä kaikenkokoisilla näytöillä.

SharePoint nykyaikaistaa julkaistut portaalit ja sivut uudella kätevällä rakenteella, jota voidaan käyttää verkossa ja uudessa SharePoint-mobiilisovelluksessa. Rakenteeseen sisältyy yksinkertainen yritysmukauttaminen, sivun asettelut, muokkaus ja Azure Medialla rakennettu videotuki, sekä laajennettavuus alla mainittuihin nykyaikaisiin verkko-osiin. Kaikissa ryhmäsivustoissa on nyt mahdollisuus rakentaa ja julkaista ammattimaisia, viimeisteltyjä raportteja ja sivuja.

Selaimessa helposti luotava nykyaikainen sivualue ryhmäsivuston Lisää sivu -toiminnolla.

Sivustojen toimintaa ja tietoja Sivuston sisältö -sivulla – SharePoint Onlinen Sivuston sisältö -sivua ollaan uudistamassa, jotta sivustojen omistajien, jäsenten ja vierailijoiden olisi helpompi sisäistää sivustolla tapahtuvaa toimintaa. Sivuston sisältö -sivulla näytetään suosituin sisältö ja sivukartta, ja käyttäjille annetaan sivustovinkkejä. Nämä ovat siis sivustotason toimintoja ja analyysejä. Uudelta Sivuston sisältö -sivulta on myös helppo lisätä luetteloja, tiedostokirjastoja, alisivustoja ja sovelluksia. Uudet pikapainikkeet helpottavat yleisimpien toimien ja syvempien sivustoasetusten käyttöä.

Päivitetyllä SharePoint Onlinen Sivuston sisältö -sivulla näkyy Sivustovierailut ja Suosittu sisältö.

Lisätietoja SharePoint Onlinen Sivuston sisältö -sivusta.

Mobiilin ja älykkään intranetin tiekartta

Ryhmämme on kehittänyt ahkerasti uusia, poikkeuksellisia käyttökokemuksia, joiden avulla koko intranetissä on helpompi työskennellä tehokkaasti. Uudistukset koskevat kaikkea yksilöllisistä, ihmisten ja sisällön muodostamista kokemuksista monipuolisiin ja käteviin ryhmäsivustoihin ja sovelluksiin, aina koko organisaation kattavaan yhteistyöhön ja sisällönhallintaan asti.

Tälle neljännekselle on suunnitteilla

• nykyaikainen tiedostokirjaston käyttökokemus (tuotannossa nyt)
• SharePoint-mobiilisovellus iOS:lle (saatavilla nyt Applen App Storesta).
• SharePoint-aloitussivu Office 365:ssä (tuotannossa nyt)
• nykyaikaiset luettelojen käyttökokemukset
• sivustojen toiminta ja tiedot Sivuston sisältö -sivulla (tuotannossa nyt).

Ja kalenterivuoden 2016 aikana

• SharePoint-mobiilisovellus Widnowsille, iOS:lle ja Androidille
• SharePoint-sivustojen ja Office 365 -ryhmien integrointi
• yksinkertainen, nopea sivustojen luominen
• nykyaikainen sivujen käyttökokemus
• ryhmien ja organisaation uutiset ja ilmoitukset
• PowerAppsin ja Microsoft Flow’n integrointi SharePointin kanssa.

Yhdeksän kymmenestä intranet-suunnittelupalkintojen voittajasta valitsi SharePointin alustakseen (Nielsen Norman Group 2016 Intranet Design Awards). Kun harkitset intranetin päivittämistä ja laajentamista, voit luottaa siihen, että SharePoint tukee sinua ja ryhmiäsi tulevaisuudessa. Otamme mieluusti vastaan toimintotoivomuksia ja palautetta Office 365 UserVoicen kautta, Twitterissä tileille @SharePoint ja @Office365 ja alla olevaan kommenttikenttään. Haluamme kuulla palautteesi ja käyttää sitä parhaan mahdollisen kokemuksen luomiseen.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Mitä mobiilialustoja SharePoint-sovellukselle ollaan suunnittelemassa, ja milloin ne ovat tulossa?

Vastaus: Olemme kehittämässä SharePoint-sovellusta Windowsille, Androidille ja iOS:lle. Julkaisemme SharePoint-sovelluksen iOS:lle vuoden 2016 ensimmäisen puoliskon loppuun mennessä, jonka jälkeen Windows- ja Android-versiot julkaistaan vuoden 2016 toisen puoliskon loppuun mennessä.

Kysymys: Voinko käyttää SharePoint-sovellusta verkossa ja paikallisesti?

Vastaus: Voit. SharePoint-sovellus muodostaa yhteyden ympäristöösi, käytitpä sitten SharePoint Onlinea Office 365:ssä tai SharePoint 2013:a tai 2016:ta paikallisesti, tai yhdistelmäratkaisua.

Kysymys: Milloin ja miten voin odottaa näkeväni SharePoint-aloitussivun Office 365:ssä?

Vastaus: Alamme ottaa uutta SharePoint-aloitussivua käyttöön seuraavien viikkojen aikana, ensin First Release -asiakkaille ja sen jälkeen maailmanlaajuisessa tuotantoympäristössä. Kun uusi SharePoint-aloitussivu on Office 365 -asiakastilin käytettävissä, Office 365:n sovelluksen käynnistyksessä olevasta vanhasta Sivustot-ruudusta tulee SharePoint-ruutu ja päänavigaatiossa on Office 365 > SharePoint.

Kysymys: Saako jokainen Office 365 -ryhmä täyden SharePoint-ryhmäsivuston?

Vastaus: Saa. Kun luot uuden sivuston SharePoint-aloitussivulla, sinua pyydetään antamaan sille nimi, määrittämään oikea käyttöluokitus ja määrittämään ryhmän jäsenet. Kun lisäät jäseniä sivuston valmistelun aikana, luot uuden Office 365 -ryhmän tilin Azure Active Directoryyn. Vanhat Office 365 -ryhmät saavat myös täydet SharePoint-ryhmäsivustot.

Kysymys: Voinko vaihtaa SharePoint Onlinen tiedostokirjastojen oletuskäyttökokemusta uudesta perinteiseen ja päinvastoin?

Vastaus: Voit. Lisätietoja käyttäjien ja järjestelmänhaltijoiden näkökulmasta on tässä Office-tukiartikkelissa.