SharePointin nykyaikaiset tiedostokirjastot

Kerroimme viime kuussa SharePointin tulevaisuutta koskevasta laajasta visiostamme. Voimme tänään tyytyväisinä ilmoittaa, että nykyaikaisia tiedostokirjastoja otetaan parhaillaan käyttöön kaikille kaupallisille Office 365 -asiakkaille maailmanlaajuisesti. Voit lukea lisätietoja nykyaikaisten tiedostokirjastojen käytöstä ohjeartikkelista Mikä tiedostokirjasto on?

Uutuudet

Ihmisten auttaminen tiedostojen jakamisessa ja sisällön työstämisessä yhdessä muiden kanssa on aina ollut meille tärkeää. Siksi olemmekin uudistaneet tiedostokirjastomme siten, että ne ovat aiempaa nopeampia, helppokäyttöisempiä ja paremmin kaikille laitetyypeille soveltuvia.

Tässä on tarkempi katsaus uudistuksista:

Uusi nykyaikainen tiedostokirjasto, jossa näkyy kaksi tiedostoa ja yläosaan kiinnitetty linkki.

Käyttöliittymä

Nykyaikaiset tiedostokirjastot yhdistävät SharePointin tehokkuuden ja OneDriven käytettävyyden: Nykyaikaisissa tiedostokirjastoissa on päivitetty käyttöliittymä, joka muistuttaa OneDrivea. Tämän ansiosta uusien kansioiden luominen ja tiedostojen lataaminen selaimessa on entistä helpompaa. Valintanauha on korvattu virtaviivaisella komentopalkilla, joka sisältää älykkäitä toimintoja, jotka liittyvät tehtävään, jota olet tekemässä. Jos organisaatiollasi on käytössä mukautettu valintanauha, joka sisältää oman yrityksesi tärkeiden toimintojen painikkeita, ne näytetään nyt uudessa komentopalkissa. Tämän päivityksen myötä jokainen uusi Office 365 -ryhmä saa nyt nykyaikaisen tiedostokirjaston, joka korvaa vanhan Tiedostot-sivun.

Tärkeä tiedostot on helppo korostaa: voit lisätä tiedostoja minkä tahansa näkymän alkuun napsauttamalla Kiinnitä ylös.

Kopioi ja siirrä tiedostoja komentopalkin avulla: kopioiminen ei tietenkään ole uusi toiminto, mutta nyt kopiointi- ja siirtotoiminnot näyttävät tietoarkkitehtuurisi entistä älykkäämmin – ja voit myös luoda uusia kansioita nopeasti.

Kopioi tiedostoja SharePointin komentopalkin avulla.

Tuo tiedostoja muista kirjastoista: Sinun ei enää tarvitse kopioida tiedostoja yhtä paljon kuin ennen. Tiedostokirjastot muistavat älykkäästi muita tiedostoja, joita olet käyttänyt SharePointissa. Tämä ansiosta voit tuoda tiedostoja muista kirjastoista linkkeinä ilman, että sinun täytyy kopioida tiedostoja useiden sivustojen välillä. Näet silti oletustiedostojen pikkukuvat ja metatiedot. SharePoint myös näyttää luettelon viimeksi käyttämistäsi tiedostoista, minkä ansiosta sinun ei tarvitse leikata ja liittää linkkiä.

Luo linkki nykyaikaisessa tiedostokirjastossa.

Räätälöinti

Entistä yksinkertaisemmat henkilökohtaiset näkymät: Uusissa tiedostokirjastoissa voit ryhmitellä tiedostoja suoraan päänäytössä siirtymättä erilliseen hallintanäyttöön. Voit myös muokata sarakkeiden kokoa napsauttamalla ja vetämällä sekä lajitella, suodattaa ja ryhmitellä minkä tahansa sarakeotsikon perusteella. Jos haluat tarjota muokkaamasi näkymän kirjaston muidenkin käyttäjien käytettäväksi, napsauta Tallenna näkymä.

Helppokäyttöinen ja kaikille laitteille soveltuva käyttöliittymä: SharePoint tarjoaa samat toiminnot mobiiliselaimissa ja pöytäkoneilla, minkä ansiosta käyttö onnistuu helposti hiirellä, näppäimistöllä, kosketustoiminnoilla ja näytönlukijan avulla.

Metatiedot

Tiedostojen metatiedot ovat nyt aina käytettävissä: Voit muokata metatietoja suoraan tietopaneelin päänäkymässä. Tämän ansiosta sinun ei enää tarvitse siirtyä useisiin näyttöihin, kun haluat päivittää tietoja. Jos olet näkymässä, jossa tiedostot ryhmitellään metatietojen perusteella, voit päivittää metatietoja vetämällä ja pudottamalla tiedostoja ryhmiin. Jos sinulta jää jokin vaadittu kohta huomaamatta, tiedosto ei ole enää piilossa pakotetun uloskuittaamisen takana, vaan saat muistutuksen lisätä tiedot, kun sinulla on siihen mahdollisuus.

Tiedostot monipuolisesti käytettävissä keskitetysti: Office Online -integroinnin ansiosta voit siirtyä kattavaan tiedoston esikatseluun tietopaneelin yläosassa. Paneeli sisältää metatiedot, mukaan lukien viimeisimpien toimintojen tiedot sekä tiedot tiedoston päivityksistä ja siitä, kenelle tiedosto on jaettu. Voit myös jakaa tiedoston muillekin käyttäjille tai lopettaa jakamisen kaikille heti. Näet myös kaikki muut tiedosto-ominaisuudet, jos saatat tarvita niitä.

Tämä on tiedoston tietopaneeli.

Vanha ja tuttu SharePoint: Vaikka olemmekin uudistaneet tiedostokirjastoja pyrkiessämme tekemään niistä mahdollisimman helppokäyttöisiä ja hyödyllisiä, tiedämme, että SharePointin suurin etu on aina ollut mahdollisuus muokata tiedostokirjastoja tiimien tarpeiden mukaisesti. Myös SharePointin eri sisältötyypit, sisään ja ulos kuittaamisen toiminnot, versiohistoria, tietuehallinta ja työnkulut ovat aina olleet tärkeitä ominaisuuksia. Siksi ne säilyvät ennallaan myös nykyaikaisissa tiedostokirjastoissa.

Siirtyminen

Nykyaikaiset kirjastot tulevat Office 365 -ryhmiin: Ryhmätiedostojen sisällönhallinnan parantamiseksi Office 365 -ryhmään kuuluvissa kirjastoissa on nyt uusi otsikkotoiminto sivun yläreunassa. Toisin kuin vanha toiminto, joka sisälsi linkit ryhmän keskusteluun, kalenteriin ja jäsenten hallintaan, uudessa toiminnossa on yksi linkki ryhmän keskusteluun, josta käyttäjät voivat siirtyä kalenteriin ja jäsenten hallintaan.

Nykyaikaisten tiedostokirjastojen käytön aloittaminen

Kun otamme nykyaikaiset tiedostokirjastot yleiseen käyttöön, tiedämme, että on tärkeää keskittyä muutamaan avainseikkaan palvelun käytön hallinnan kannalta.

Koska käytettävyys edellyttää hallittavuutta, IT-osastot voivat edelleen hallita käyttöä. Kenties olet valmis uudistusten yleiseen käyttöönottoon tai ehkä haluat jatkaa perinteisen version käyttöä, kun koulutat työntekijöitä. Voit hallita täysin sitä, käytätkö perinteistä vai nykyaikaista versiota. Tämä on mahdollista tilaus-, sivustokokoelma- ja kirjastotasolla.

Kun julkaisemme nykyaikaiset tiedostokirjastot yleiseen hyötykäyttöön myöhemmin kesäkuussa, niistä tulee uusi oletus kaikille kirjastoille useimmissa tapauksissa. Lisäämme kuitenkin ennen varsinaista kirjastojen käyttöönottoa tilaus- ja hallintatoiminnot, joilla voit kieltäytyä uusien tiedostokirjastojen käyttöönotosta, ennen kuin niitä otetaan käyttöön käyttäjillesi. Tarjoamme myös toiminnon, joka tunnistaa mukautukset ja räätälöinnit. Jos tunnistamme toimintoja tai mukautuksia, jotka eivät toimi nykyaikaisissa tiedostokirjastoissa, palautamme perinteisen version käyttöön automaattisesti.

Perinteiset tiedostokirjastot ovat käytettävissä pitkälle vuoteen 2017, kun käyttäjät ja kehittyvät sopeutuvat uusiin tiedostokirjastoihin ja niiden käyttöön. Saat lisätietoja support.office.comin ohjeartikkelista Mikä tiedostokirjasto on?

Lisää on tulossa

First Release -ohjelmaan kuuluvat asiakkaat ovat käyttäneet monia näistä toiminnoista aktiivisesti jo huhtikuusta saakka. Heidän palautteensa on ohjannut meitä monien tänään julkaistujen parannusten kehittämisessä. Voit liittyä keskusteluun Yammerin Office 365 -verkostossa. Siellä voit kertoa oman mielipiteesi yleisesti myöhemmin julkaistavista parannuksista. Jos haluat lisätietoja ryhmäsivustojen tulevaisuudesta muutenkin kuin uusiin nykyaikaisiin tiedostokirjastoihin liittyen, lue ohjeartikkeli SharePoint – mobiili ja älykäs intranet.

Kuuntelimme erityisesti käyttäjien palautetta laajennettavuuteen ja räätälöintiin liittyen. Annamme lisätietoa tähän liittyen myöhemmin julkaistavassa ilmoituksessa. Aiomme lisätä tuen sivujen räätälöinnille nykyaikaisilla tekniikoilla. Ennen tätä räätälöidyt kirjastojen sivut kannattaa pitää perinteisessä versiossa.

Tätä odotellessa voit lukea lisätietoja kirjastojen käytöstä ja tukemisesta ohjeartikkelista Mikä tiedostokirjasto on?. Voit myös kokeilla uusia tiedostokirjastoja SharePoint Onlinessa ja antaa meille palautetta suoraan uuden tiedostokirjaston käyttöliittymässä Palaute-painikkeen avulla.

Kiitos SharePointin käytöstä.

– Chris McNulty, cmcnulty2000, SharePoint-tiimin vastaava tuotepäällikkö

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: tukevatko uudet tiedostokirjastot mukautusta ja räätälöintiä?

Vastaus: Kyllä, nykyaikaiset tiedostokirjastot tukevat edelleen deklaratiivisia CustomActions-toimintoja, jotka edustavat valikko- ja komentotoimintoja. Tätä menetelmää tällä hetkellä käyttävien käytössä olevien ratkaisujen pitäisi toimia samalla tavalla kuin ennenkin siten, että toiminnot näkyvät uudessa komentokäyttöliittymässä perinteisen tilan valintanauhan lisäksi. Komentosarjoja, JSLinks-linkkejä ja sivun lisäverkko-osia käyttäviä CustomActions-toimintoja ei tällä hetkellä tueta. Ympäristöt, jotka edellyttävät näitä tukemattomia toimintoja ja ominaisuuksia, tulisi toistaiseksi pitää edelleen perinteisessä tilassa.

Kysymys: kuinka kauan perinteistä tilaa tuetaan?

Vastaus: Ymmärrämme, että tiedostokirjastojen kaltaiset kohteet täytyy testata ja valmistella ennen tällaista uudistusta. Aiomme jatkaa kahden rinnakkaisen tilan tarjoamista vuoden 2017 aikana.

Kysymys: tulevatko nämä nykyaikaiset toiminnot paikallisiin palvelimiin?

Vastaus: Nykyaikaisten palveluiden tuominen SharePoint Server 2016:een on olennainen osa visiotamme ja suunnitelmaamme. Meillä ei kuitenkaan vielä tällä hetkellä ole tarkempia tietoja tämän toteutuksesta tai aikataulusta.

Kysymys: mitkä Internet Explorer -versiot toimivat parhaiten nykyaikaisten kirjastojen kanssa?

Vastaus: SharePoint Online tukee Safarin, Firefoxin, Chromen ja Edgen uusinta versiota sekä Internet Explorer 10:tä ja 11:tä. Vanhempien Internet Explorer -versioiden tuki on jo yleisesti päättynyt. Internet Explorer 8:lle ja 9:lle tarjottiin aiemmin SharePoint Onlinessa rajoitettuja toimintoja. Jos käytät tällaista vanhaa selainta, pysy perinteisessä tilassa – suosittelemme kuitenkin selaimen päivittämistä johonkin tuettuun versioon.