Autamme pienyrityksiä suojaamaan tärkeimpiä resurssejaan eli tietojaan

Yrittäjät ympäri maailman kohtaavat monia haasteita: niiden on muun muassa houkuteltava lahjakkuuksia ja säilytettävä ne nopeatempoisilla työmarkkinoilla sekä otettava huomioon työpaikkastandardien muutokset. Siten mahdollisuus käyttää uusimpia työkaluja millä tahansa laitteella on ehdoton kilpailuedellytys. Tehostamalla toimintoja saat lisää aikaa siihen, mitä teet parhaiten – ja voit keskittyä asiakkaisiin ja työntekijöihin. Tässä kuvaan astuvat oikeat työkalut ja tekniikat. Jotta voit houkutella lahjakkuuksia, käyttää uusimpia työkaluja ja tarjota mahdollisuuden työskennellä kaikkialla, tietojasi on suojeltava uusilla tavoilla jatkuvasti lisääntyviä uhkia vastaan.

Koska Windows 7:n tuki päättyy 14. tammikuuta 2020 ja Office 2010:n tuki pian sen jälkeen, on tärkeää varmistaa, että saat optimaalisen tuottavuuden lisäksi myös optimaalisen suojauksen. Nykyaikaiseen laitteeseen asennettu Microsoft 365 Business (sisältää Office 365:n, Windows 10:n ja uusimmat suojaustoiminnot) takaa suojauksen sijainnistasi huolimatta.

Juhlimme tällä kansallisella pienyritysten viikolla pienyrityksiä, jotka käyttävät Microsoft 365 Businessia kasvaakseen, kilpaillakseen ja tarjotakseen upeita asiakaskokemuksia samalla toimien yhteistuumin tehokkaasti ja turvallisesti. Haluan tänään jakaa kolme asiakastarinaa, jotka ovat inspiroineet meitä, ja esitellä tarjouksen, jolla voit aloittaa oman muutosprosessisi: saat 15 %:n alennuksen Office 365 Business Premiumin vuositilauksesta5.5.2019–11.5.2019 Yhdysvalloissa.

PUR-yritys

Vuonna 2010 PUR-yrityksen perustaja ja pääjohtaja Jay Klein kulki ovelta ovelle levittäen viestiä siitä, että PUR oli kehittänyt purukumin, joka ei sisältänyt aspartaamia. Pienimuotoisesta markkinoinnista kehkeytyi kukoistava liiketoiminta, ja yrityksen tuotteita myydään nykyisin yli 50 maassa ja 50 000 myymälässä. Globaalista läsnäolostaan huolimatta yrityksen – jolla on 65 työntekijää Kanadassa, Yhdysvalloissa ja Euroopassa – oli panostettava yhä voimakkaasti kasvuun.

Se lisäsi myös yrityksen tietosuojaa, etäyhteistyötä ja mobiililaitteiden hallintaa koskevia huolia. PUR valitsi Microsoft 365:n pysyäkseen nopean kasvun ja herkkujen siivittämän menestyksensä vauhdissa mukana.

Kasvun myötä oli myös tärkeää houkutella uusia työntekijöitä ja säilyttää nämä yrityksessä. Päänvaivaa aiheuttivat tietoturvauhat, kuten tietojen kalastelu ja muut vilpilliset toimet. Työntekijät eri mantereilla tarvitsivat suojatumpia, nopeampia ja luotettavampia yhteistyö- ja viestintäkanavia. He tarvitsivat ratkaisun, joka ei vaatisi ylläpitoa paikan päällä, kasvaisi liiketoiminnan vauhdissa mukana ja tarjoaisi valmiita työntekijöiden kaipaamia yhteistyö-, mobiilikäyttö- ja tietoturvaominaisuuksia. PUR löysi vastauksen näihin kaikkiin tarpeisiin valitsemalla Microsoft 365:n.

Työntekijät käyttävät nyt Teamsin pysyviä keskustelutoimintoja ja asiakirjojen jakotoimintoja yhteistyön parantamiseen. Koska yritys käyttää enemmän mobiililaitteita, joustavat laitteiden ja sovellusten hallintaominaisuudet ovat erityisen tärkeitä. Intunen avulla PUR voi myöntää tai poistaa mobiililaitteiden käyttöoikeuksia yrityksen tietoihin, pitää nämä laitteet yhteensopivina yrityksen tietoturvaprotokollien kanssa ja hallita työntekijöiden käyttämiä mobiilisovelluksia. Intunen avulla PUR on myös lyhentänyt työntekijöiden uusien laitteiden asennukseen kuluvaa aika koko päivän työstä alle tuntiin.

Vaikka PUR onkin parantanut merkittävästi viestintää, tietoturvaa, mobiilikäyttöä ja merkityksellisiä tietoja, PURin työntekijöistä ja työkulttuurista vastaava varapuheenjohtaja Cerys Cook pitää yrityksen suurimpana saavutuksena inhimillistä vaikutusta. ”Elämänlaadun ja liiketoimintakeskeisen työntekijöiden säilyttämisen näkökohdan perusteella tiedämme, että työntekijämme tuntevat kuuluvansa nyt tiimiin ja yritysperheeseemme,” toteaa Cook. ”Tämä merkitsee meille paljon.”

Meals on Wheels

Jos sinä olet tai joku läheisesi on joskus kärsinyt liikkumiskyvyn rajoitteista, tiedät, miten turhauttavaa se voi olla. Meals on Wheels on yleishyödyllinen järjestö, jonka tarkoituksena ei ole tarjota pelkästään elintarvikkeita vaan myös inhimillistä kontaktia niille yhteiskunnan jäsenille, jotka tarvitsevat sitä eniten.

Lämpimien aterioiden toimittaminen vähäosaisille voi kuulostaa varsin helpolta, mutta Meals on Wheelsin yksinkertaiseen missioon liittyy monia hankalasti hallittavia asioita, kuten vapaaehtoisten määrän päivittäiset vaihtelut, jatkuvasti muuttuva asiakaskunta ja vähäosaisten paljous.

Sen lisäksi, että sen on hallittava 2 000 vapaaehtoisen työvuorolistaa ja yksilöllisiä aikatauluja, Greenvillen maakunnan Meals on Wheels -järjestö vastaanottaa rutiininomaisesti arkaluontoisia tietoja erilaisista lähteistä, kuten lahjoittajien maksutietoja ja asiakasdiagnooseja. Tärkeimpänä asiana oli varmistaa tällaisten tietojen saanti samalla pitäen henkilötiedot suojassa.

Koska Meals on Wheelsin oli ensin optimoitava toimitukset, se otti käyttöön sekä Microsoft Teamsin että Microsoft SharePointin. Teamsin ansiosta vapaaehtoiset ja työntekijät voivat viestiä äänipuhelun, videoiden tai keskustelujen kautta kaikkialla. Viime hetken toimintasuunnitelman muutoksia on nyt helppo käsitellä ja seurata. Jos vapaaehtoinen ei muista jotakin toimintatapaa, hän voi nopeasti pyytää apua tai tarkistaa sen päivän lokeista.

Uusien yhteistyötoimintojen ansiosta Greenvillen maakunnan Meals on Wheels pystyi keskittymään myös toiseen tärkeään alueeseen eli tietoturvaan. Järjestön kannalta erityisen tärkeää oli mobiililaitteiden hallinta. Meals on Wheels -järjestössä työskentelevä jokainen vapaaehtoinen tarvitsi käyttöoikeuden arkaluontoisiin tietoihin toimitusten hoitamiseksi, koska yksikin hävinnyt tai väärään paikkaan joutunut laite altisti mahdollisesti satojen kotikäyttäjien henkilötiedot.

Onneksi Microsoft 365 sisältää tehokkaita mobiililaitteiden hallintaominaisuuksia, mukaan lukien mahdollisuuden poistaa arkaluontoisten tietojen käyttöoikeus, jos laite häviää. Tällä tavoin hävinneen laitteen sijaintipaikasta huolimatta arkaluontoiset tiedot pysyvät aina suojassa.

John’s Crazy Socks

Piditpä sitten walesinpaimenkoirista, sanaleikeistä tai Edgar Allen Poesta, löydät oman makusi mukaisia värikkäitä trikootavaroita John’s Crazy Socksista. Tämä pienyritys on lähettänyt jo 43 000 tilausta 44 maahan ensimmäisenä toimintavuotenaan. Oli kyse sitten sukista, jotka hehkuvat pimeässä, joissa on kammattava nukentukka tai jotka edistävät tietoisuutta autismin tai Downin syndrooman kaltaisista vajavaisuuksista, jos tilaus saapuu klo 15.00 mennessä, yrityksen ”sukkatemppuilijat” lähettävät sen samana päivänä.

Liiketoiminnassa ei tarvitse ottaa huomioon vain sen syvien heilahtelujen hallintaa ja satunnaisesti valituista sukista koostuvien arvoituskassien myyntiä tarjouspäivinä. Yritys tarvitsi uusia työkaluja liiketoimintatietojen käsittelyyn ja sen varmistamiseen, että sen lisääntyvä henkilökunta pystyisi viestimään (John’s Crazy Socksin työntekijämäärä kasvoi neljästä 35:een 10 kuukauden kuluessa). Monet työntekijät tekivät työtä osa-aikaisina, jotta he eivät menettäisi työkyvyttömyysetujaan, eikä heillä ollut valmista pääsyä tietokoneisiin työpaikan ulkopuolella, saati sitten useilla edes sähköpostiosoitetta. Työvuorojen koordinointi ja tapahtumatietojen vaihto perheen ja edunvalvojien kanssa tapahtui puhelimitse tai painettujen asiakirjojen muodossa.

Jotkut työntekijät käyttävät nyt perustoimintoja, kuten sähköpostiohjelmaa sekä tiedostojen tallennusta ja jakamista, kun taas toiset käyttävät enemmän yhteistyötoimintoja, kuten Skype for Businessia ja Teamsia. Heille tuottavuus ja yhteistyö merkitsevät myös tietoturvaa. Työntekijöiden ei tarvitse muistaa erillisiä käyttäjänimiä ja salasanoja kirjautuakseen sovelluksiin, joita he käyttävät päivittäin. ”OneDrive toimii saumattomasti päivittäin käyttämiemme Office-sovellusten kanssa. OneDrive sisältyy tilaukseemme, joten se on helpompi ja kustannustehokkaampi tapa kuin kolmannen osapuolen ratkaisu,” kertoo yhteisperustaja Mark Cronin.

Pienyritysten trendejä

Nämä tarinat osoittavat, mitä kaikkea voimme saavuttaa tuottavilla ja suojatuilla työkaluilla. Haluatko kuulla lisää pienyritysten trendeistä ja niille tarkoitetuista markkinoiden parhaimmista uusista laitteista? Katso kansallista pienyritysten viikkoa varten laadittu uusi Coffee Across America -osio.