COVID-19 on vaikuttanut ihmisten elämään kaikkialla maailmassa. Matkustusrajoitukset ja uudet säännöt suurille massatapahtumille ja ihmisten kokoontumisille ovat muuttaneet miljoonien ihmisten rutiineja. Viime viikkojen aikana monet kollegat ja asiakkaat ovat kysyneet minulta seuraavan kysymyksen: miten voimme auttaa?
Lily Zheng on hyvä ystäväni ja kollegani, joka asuu Shanghaissa. Olemme työskennelleet yhdessä Kiinassa, mutta yleensä tapaamme Microsoft Teamsissa. Lily kirjoitti vähän aikaa sitten kirjeen oman alueensa asiakkaille, jossa hän kertoi, mitä hän ja hänen tiiminsä ovat oppineet etätyöstä epidemian aikana. Hänen kirjeensä innoitti tiimiämme tarjoamaan Microsoft Teamsin maksutta käyttöön ihmisille, jotka siirtyvät etätöihin näinä vaikeina aikoina. Haluan jakaa tämän kirjeen ihmisille kaikkialla maailmassa, jotta muut voivat hyötyä tiimin kokemuksista Shanghaissa. Toivon, että siitä on sinulle yhtä paljon hyötyä kuin siitä oli minulle.
Nyt on siis Lilyn kirjeen vuoro.
Arvoisat asiakkaat!
Minun nimeni on Lily Zheng. Olen Shanghaissa asuva ja työskentelevä Microsoftin työntekijä. Kun COVID-19-epidemia vaikuttaa edelleen miljoonien ihmisten elämiin tällä Kiinassa, on etätyön määrä kasvanut hurjasti. Tuntuu kuin jokainen koulu, sairaala ja yritys Kiinassa olisi nyt hajautettu organisaatio – vaikka vain väliaikaisesti. Onpa kyseessä sitten COVID-19-epidemian kaltainen terveyskriisi tai luonnonkatastrofi, etätyöskentely voi olla tarpeen yllättäen monista eri syistä. Siksi haluan kertoa kolme asiaa, jotka olen oppinut muutamien viime viikkojen aikana, sekä kolme asiaa, jotka olemme keränneet asiakkailtamme heidän sopeutuessaan etätyöhön.
Kuten monet teistä, kuulin viruksesta ensimmäisen kerran tammikuussa, lähinnä sosiaalisessa mediassa. En kuitenkaan tajunnut, kuinka merkittävästä asiasta onkaan kyse, ennen kuin juuri ennen kiinalaista uuttavuotta. Silloin tartunnan saaneiden määrä alkoi kasvaa nopeasti uudenvuoden matkustusruuhkien johdosta. 23. tammikuuta hallituksemme sulki Hubein maakunnan viruksen leviämisen hidastamiseksi. Seuraavana päivänä, uudenvuodenaattona, perheeni aikoi mennä elokuviin. Luimme kuitenkin lehdistä, että koko kaupungin elokuvateatterit on suljettu. Silloin tajusin epidemian vakavuuden. Kaksi päivää myöhemmin hallitus ilmoitti ennennäkemättömistä uudenvuoden juhlallisuuksien peruuttamisista, ja itsekin peruutin pitkään suunnitellun perheloman. Lapset olivat todella pettyneitä, mutta terveys ja turvallisuus oli pakko asettaa etusijalle.
Zheng ja hänen Microsoft-tiiminsä jäsenet Kiinassa tekevät tiivistä yhteistyötä etätyönä.
Mitä siis kerron ihmisille, jotka kysyvät millaista Kiinassa on työskennellä tällä hetkellä? No, etätyö on lyhentänyt työmatkoja. Eikä enää tarvitse miettiä, mitä pukea päälleen. Ja koska monet ravintolat ovat suljettuja, olemme kaikki kerranneet ruoanlaittotaitojamme. Koska lapset eivät ole koulussa ja lastenvahditkin ovat omien kotiensa vankeja, tehokas työskentely voi olla vaikeaa.
Mitä olen oppinut etätyöstä?
Vaikka tiimimme on tottunut etätyöhön, nämä viime viikot ovat todella selkeyttäneet, mitä onnistunut ja kestävä etätyö edellyttää. Tässä ovat kolme tärkeintä oppimaani asiaa.
Huolehdi hyvinvoinnistasi.
Etätyön tarkoituksena on taata terveytemme minimoimalla mahdollisuudet altistua virukselle. Tämän kaikki ymmärtävät. Se, mikä ei ole niin selvää, on se, että kotona työskentely voi aiheuttaa omanlaistaan stressiä. Liikunta, hyvin syöminen ja vapaa-ajan vietto poissa näytön äärestä ovat erittäin tärkeitä henkisen hyvinvoinnin ylläpitämiseksi kotona työskennellessä.
Älä tee kompromisseja.
Asioiden lykkääminen voi tuntua houkuttelevalta etätyöskennellessä. Etätyössä menestyvät tiimit tekevät kuitenkin käytännössä kaikkea verkossa. Jos olet sopinut kahdenkeskisiä tapaamisia, älä siirrä niitä. Jos olet sopinut isoja kokouksia, pidä ne. Jos olet valmis ideoimaan tulevaa esitystä varten, soita tarvittava videopuhelu.
Tue tiimisi jäseniä.
Olen oppinut tästä kokemuksesta myös sen, että muiden tukeminen on paras tapa pysyä positiivisena ja energisenä. Käytämme verkkotyökaluja muuhunkin kuin työntekoon, jaamme esimerkiksi kuvia perheistämme ja lemmikeistämme ja olemme yhteydessä toisiimme läpi päivän. Toistemme piristäminen on paitsi hyvää yleisen mielialan kannalta, mutta se myös auttaa pitämään tiimit kasassa etätyöskennellessä.
Mitä olen oppinut asiakkailta?
Vain muutamassa viikossa olemme nähneet asiakkaidemme Kiinassa todella mullistavan työtapojaan. Tässä on kolme asiaa, jotka olen oppinut asiakkailta ja joiden avulla voit taata oman organisaatiosi menestyksen.
Avaa viestintäyhteydet välittömästi.
Kun työntekijät tekevät etätöitä, on tärkeämpää kuin koskaan, että kaikki pysyvät ajan tasalla. Yksi asiakkaistamme, suuri aasialainen vakuutusyhtiö, aloitti videoviestien lähettämisen henkilökunnalleen, jotta kaikki saivat uusimmat tiedot. Kun kaikki tasapainottelevat kotona työskentelyn, lastenhoidon ja muiden haasteiden kanssa, videotallenteet antavat ihmisille mahdollisuuden päästä ajan tasalle, jos he eivät pääse osallistumaan kokoukseen tai palaveriin.
Pidä asiat liikkeessä.
Suunnitelmien lykkääminen siihen saakka, että kaikki pääsevät koolle, voi tuntua houkuttelevalta, mutta täällä yritykset ovat kuitenkin löytäneet tapoja pitää asiat liikkeessä. Valtion kannustuksella monet koulut ja oppilaitokset ovat kyenneet aloittamaan lukukautensa ajoissa siirtämällä kaiken verkkoon. Koulut ja oppilaitokset ovat tukeneet oppilaita sekä opiskelijoita luomalla selkeitä lukujärjestyksiä, järjestämällä yhteishenkeä kohottavia tapahtumia, esimerkiksi kokkaushaasteita, ja viestimällä huolellisesti tehtävistä ja muista asioista, jotta opiskelijat ja oppilaat eivät huku infotulvaan.
Suuriakin kokouksia voi pitää verkossa.
Monet meistä ovat tottuneet lyhyisiin puheluihin ja videokeskusteluihin muutaman tiimitoverin kanssa, mutta myös suuria ja virallisia kokouksia voi ihan hyvin järjestää verkossa. Koska niin monet työntekijät ovat valinneet etätyöskentelyn, sairaalat täällä ovat keränneet henkilöstöään yhteen etänä. Yksi sairaala Dalianissa on esimerkiksi järjestänyt henkilöstökokouksia Teamsissa. Onnistuneiden verkkokokousten avainasioita ovat seuraavat: määritä selkeä ohjelma, varmista kaikkien osallistumismahdollisuus korjaamalla ääniongelmat ennen kokouksen alkua ja tee selkeitä muistiinpanoja jatkotoimia varten. Muista myös se, että voit tallentaa kokoukset niille, jotka eivät pääse mukaan, jos organisaatiosi sallii tämän.
Minulle ja monille muille ihmisille eri puolilla maailmaa tämä ei ollut tapa, jolla kuvittelimme aloittavamme uuden vuoden. Mutta olemme oppineet paljon. Teams on ollut erittäin tehokas työkalu, joka on auttanut meitä luovimaan haasteita. Monet ihmiset eivät ehkä tiedä sitä, mutta Teams on jo käytettävissä maksutta. Saat lisätietoja täältä. Valitsetpa sitten mitkä työkalut tahansa, toivon näiden vinkkien olevan hyödyllisiä. Toivotan myös kaikkea hyvää kaikille teille ja teidän perheillenne.
