Säilytä tehokkuus etätöissä Microsoft Teamsin avulla

Miten kymmeniätuhansia työntekijöitä pystyy siirtämään etätyötehtäviin yhdessä yössä? Tämä oli Microsoftin työntekijöiden mieltä askarruttanut kysymys viime viikolla COVID-19-taudin levitessä ympäri maailmaa. Viime keskiviikkona lähetimme sähköpostiviestin, jossa pyysimme noin 50 000:ta Microsoftin työntekijää Seattlen alueella tekemään etätöitä, jos se on mahdollista. Käytimme jo aiemmin paljon Teamsia, mutta ensimmäisten etätyöpäivien aikana sen käyttö lisääntyi silti huomattavasti Microsoftin työntekijöiden keskuudessa Yhdysvalloissa. Torstaipäivän jälkeen keskustelun käyttö oli lisääntynyt 50 prosenttia ja kokousten 37 prosenttia. Myös asiakkaiden käyttö on lisääntynyt, sillä työntekijät ympäri maailmaa ovat siirtyneet pitämään kokouksia, keskustelemaan ja tekemään yhteistyötä yksinomaan verkossa. Haluamme auttaa kaikkia tässä haastavassa tilanteessa. Teamsin kehittäjinä olemme käyttäneet paljon aikaa sen opetteluun, mitkä ovat parhaita tapoja etätyöskennellä tehokkaasti ja tasapainoisesti. Ajattelin sen vuoksi jakaa parhaimmat vinkkimme tässä alla.

Yksi huomautus vielä ennen vinkkejä. Nämä vinkit ovat osa jatkuvaa pyrkimystämme auttaa kaikkia pysymään yhteydessä ja tehokkaina näinä haastavina aikoina. Viime viikolla kerroin siitä, miten yksittäiset käyttäjät ja organisaatiot voivat saada Teamsin maksutta käyttöönsä, sekä kattavasta suunnitelmastamme pitää palvelut sujuvasti käytössä koko kriisin ajan. Lisäksi olemme jakaneet asiakkaidemme ja työntekijöidemme uskomattomia tarinoita ympäri maailmaa. Olemme kertoneet esimerkiksi, miten opettajat ja opiskelijat Hongkongissa ovat tekniikkaa hyödyntämällä tehneet upeita etäopiskeluinnovaatioita ja miten Kiinassa olevat asiakkaat ovat keksineet älykkäitä tapoja jatkaa työntekoa. Asiakkaamme pyytävät myös ohjeita etätöihin siirtymiseen. Kerromme kriisin aikana jatkossakin vinkkejä, tietoa ja innostavia asiakastarinoita, joten palaa katsomaan niitä tulevina päivinä.

Aloittaminen

Etätyöskentelyyn siirtyminen onnistuu seuraavien vinkkien avulla.

Järjestä työtila

Älä ole huolissasi, vaikka sinulla ei olisi kotitoimistoa. Voit silti tehdä tehokkaasti etätöitä. Olemme suunnitelleet Teamsin virtuaaliseksi toimistoksi, jota voi käyttää missä tahansa. Vaikka kotonasi ei olisi tulostinta, fyysisiä tiedostoja tai pöytäpuhelinta, voit avata tiedostot suoraan Teamsissa, tallentaa tiedostot turvallisesti niin, että oikeat ihmiset voivat käyttää niitä, ja siirtyä nopeasti puheluihin ja kokouksiin. On kuitenkin tärkeää, että sinulla on työntekoon varattu erillinen tila, jossa voit tehdä töitä tehokkaasti muiden häiritsemättä. Työtilana voi toimia mikä tahansa tila, jossa voit keskittyä, kuten aamiaisnurkkaus, makuuhuoneen nurkka tai käyttämättömänä oleva pelipöytä askarteluhuoneessa. Äläkä murehdi sitä, jos kodissasi on sotkuista, sillä voit sumentaa taustan videokokousten aikana, jotta tiimikaverisi voivat keskittyä ainoastaan sinuun.

Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi

Monet meistä tekevät kotona töitä ainakin osan ajasta, mutta silti me pidämme kiinni samasta rytmistä ja työtunneista kuin mihin olemme toimistossa tottuneet.  Tämä päivittäinen rytmi saattaa kuitenkin näissä uusissa olosuhteissa muuttua. Tämä koskee etenkin niitä, jotka tasapainottelevat etätöiden ja lastenhoidon aiheuttamien haasteiden välillä. Ilmoita työaikasi selkeästi tiimisi jäsenille ja yhteistyökumppaneille, jotta he tietävät, milloin sinut tavoittaa. Voit myös lisätä Teamsiin tilaviestin, josta tämän tiedon näkee.

Lisäksi tiimin jäsenille kannattaa lähettää usein töihin liittyviä edistymisraportteja. Pelkkää etätyötä tekevät yritykset painottavat dokumentointia, koska se on paras tapa pitää yhteyttä etätyöskennellessä. Suosittelemme, että julkaiset päivityksiä, oivalluksia ja löytämiäsi hyödyllisiä resursseja Teamsin kanavissa, jotta tiimisi jäsenet pysyvät ajan tasalla siitä, mitä teet, vaikka ette nyt voikaan käydä käytäväkeskusteluja. He voivat myöhemmin tarvittaessa etsiä näistä kanavista ideoita tai sisältöä.

Erota työ- ja vapaa-aika 

Kun tavalliset työpäivään liittyvät rutiinit, kuten lounaan hakeminen tai työmatka, jäävät pois, töistä irrottautuminen voi olla vaikeaa. Etätyötä tekevät työskentelevät ja istuvat välillä pitkiä aikoja ilman ruoka-, liikunta- tai juttelutaukoja. Tämä johtaa nopeasti stressiin ja loppuunpalamiseen. Muista, että terveytesi on etusijalla. Varaa aikaa ruokataukoihin, juo runsaasti vettä ja muista leimata itsesi henkisesti ulos töistä työpäivän päätteeksi. Kun toimit näin, pysyt terveenä ja työntekosi on tehokkaampaa pitkällä aikavälillä.

Tehokkaiden kokousten pitäminen

Hyödynnä verkkokokousmahdollisuutta

Kun fyysistä kokoustilaa ei ole, kaikkien kokoaminen yhteen saattaa tuntua etätyön suurimmalta haasteelta. Voit luoda verkossa olevan kokoustilan siirtämällä kokoukset Teamsiin ja varmistamalla, että kaikissa kokouksissa on virtuaalinen liittymisvaihtoehto. Suosittelemme, että kaikki osallistujat ottavat videokuvan käyttöön, jos se tuntuu heistä luontevalta. Kasvotusten tapahtuvan vuorovaikutuksen ansiosta kaikki tuntevat kuuluvansa joukkoon. Teamsin käyttöön soveltuvat monenlaiset kamerat sekä kuulokemikrofonit ja kaiutinpuhelimet, joiden avulla työtoverit voivat aina kommunikoida selkeästi keskenään.

Ota kaikki osallistujat huomioon

Kun siirrymme pitämään verkkokokouksia, emme näe kaikkia visuaalisia merkkejä, joista yleensä päättelemme, että työtoverilla on jotakin sanottavaa. Lisäksi neuvottelupuheluissa saattaa olla niin paljon osallistujia, että omia mielipiteitä voi olla vaikea kertoa. Kokouksen järjestäjän kannattaa pitää usein taukoja ja kysyä, onko jollakin jotain kysyttävää, sekä muistuttaa osallistujia siitä, että he voivat kertoa ajatuksensa myös kokouksen keskusteluikkunan kautta.

Tallenna kokoukset

Etätyöntekijät voivat sopia ylimääräisistä kokouksista pitääkseen paremmin yhteyttä asiakkaisiin, kumppaneihin ja työtovereihin ja korvatakseen näin tapaamisten puutteen. Päällekkäisiä kokouksia voi olla vaikea välttää. Tallenna kokoukset Teamsissa, jotta työtoverisi voivat katsoa ne myöhemmin, jos tämä on sallittua organisaatiossasi. Jos et itse pysty osallistumaan kokoukseen, pyydä järjestäjää tallentamaan kokous. Automaattinen transkriptio on todella hyödyllinen, kun muistelet kokouksessa käsiteltyjä asioita. Haluatko lisätietoja Teams-kokouksista? Lue tästä lisää vinkkejä.

Yhteydenpidon säilyttäminen

Korvaa käytäväkeskustelujen puuttuminen

Monet etätyöntekijät kaipaavat toimistosta kaikkein eniten epävirallisia juttutuokioita. Kahvihuonekeskustelut pitävät meidät yhteydessä toisiimme ja niiden aikana tulee usein esiin tärkeitä tietoja ja oivalluksia, joita emme olisi muuten tulleet ajatelleeksi. Mieti, miten pystyt parhaiten pitämään yhteyttä työtovereihisi. Ajattele keskusteluviestejä virtuaalisena kahvihuoneena, ja muista kysellä muiden kuulumisia säännöllisesti. Keskustelun pystyy pitämään kevyenä ja hauskana emojien, GIF-kuvien ja tarrojen avulla.

Kokoa tiimi yhteen

Etätyöskentely voi tuntua yksinäiseltä. On tärkeää luoda mahdollisuuksia koota koko tiimi virtuaalisesti yhteen. Pitäkää kokouksia yhtä usein kuin aiemminkin tai viettäkää yhdessä lounashetki, nyt se vain tapahtuu verkossa. Käyttäkää Teamsin Yleinen-kanavaa sellaisiin keskusteluihin, joista saattaa olla hyötyä kaikille. Microsoft Whiteboard -sovellusta kannattaa käyttää suuriin aivoriihiin, sillä se tarjoaa rajattoman digitaalisen alustan, jonka avulla osallistujat voivat ideoida ja tehdä yhteistyötä suoraan Teamsissa. Suosittelemme myös, että tiimin vetäjät lataavat Crisis Communication Power App -sovelluksen. Tämän muokattavan sovelluksen kautta voit ilmoittaa tiimillesi kaiken tarvittavan tämän epidemian aikana.

Pitäkää hauskaa!

Kaikkien etätyöhön siirtymiseen liittyvien muutosten keskellä on tärkeää ylläpitää ja edistää tiimin yhteishenkeä. Teamsissa voi tehdä paljon sellaisia asioita, joiden ansiosta mieliala pysyy hyvänä ja tiimin jäsenet sitoutuneina. Voit jakaa uutisia ja tarinoita tiimisi keskustelussa tai järjestää valokuvakilpailun. Eräs kiinalainen oppilaitosasiakkaamme järjesti opiskelijoille kokkaushaasteen, joka osoittautui erityisen suosituksi.

Ymmärrän, että kaikki yksilöt ja tiimit toimivat eri tavalla. Toivon kuitenkin, että näiden vinkkien avulla pysyt tehokkaana ja yhteydessä muihin sopeutuessasi uudenlaiseen työtapaan. Muista, että voit aloittaa Teamsin käytön heti kirjautumalla sisään tai rekisteröitymällä maksutta.

Valmistaudu etätyöhön! Lataa etätyön tarkistuslista ja jaa se tiimisi jäsenille.

Etätyön tarkistuslista:

• Järjestä työtila
• Kommunikoi paljon
• Erota työ- ja vapaa-aika
• Hyödynnä verkkokokousmahdollisuutta
• Ota kaikki osallistujat huomioon
• Tallenna kokoukset
• Korvaa käytäväkeskustelujen puuttuminen
• Kokoa tiimi yhteen
• Pitäkää hauskaa!