Miten kymmeni\u00e4tuhansia ty\u00f6ntekij\u00f6it\u00e4 pystyy siirt\u00e4m\u00e4\u00e4n et\u00e4ty\u00f6teht\u00e4viin yhdess\u00e4 y\u00f6ss\u00e4? T\u00e4m\u00e4 oli Microsoftin ty\u00f6ntekij\u00f6iden mielt\u00e4 askarruttanut kysymys viime viikolla COVID-19-taudin levitess\u00e4 ymp\u00e4ri maailmaa. Viime keskiviikkona l\u00e4hetimme s\u00e4hk\u00f6postiviestin, jossa pyysimme noin 50\u00a0000:ta Microsoftin ty\u00f6ntekij\u00e4\u00e4 Seattlen alueella tekem\u00e4\u00e4n et\u00e4t\u00f6it\u00e4, jos se on mahdollista. K\u00e4ytimme jo aiemmin paljon Teamsia, mutta ensimm\u00e4isten et\u00e4ty\u00f6p\u00e4ivien aikana sen k\u00e4ytt\u00f6 lis\u00e4\u00e4ntyi silti huomattavasti Microsoftin ty\u00f6ntekij\u00f6iden keskuudessa Yhdysvalloissa. Torstaip\u00e4iv\u00e4n j\u00e4lkeen keskustelun k\u00e4ytt\u00f6 oli lis\u00e4\u00e4ntynyt 50\u00a0prosenttia ja kokousten 37\u00a0prosenttia. My\u00f6s asiakkaiden k\u00e4ytt\u00f6 on lis\u00e4\u00e4ntynyt, sill\u00e4 ty\u00f6ntekij\u00e4t ymp\u00e4ri maailmaa ovat siirtyneet pit\u00e4m\u00e4\u00e4n kokouksia, keskustelemaan ja tekem\u00e4\u00e4n yhteisty\u00f6t\u00e4 yksinomaan verkossa. Haluamme auttaa kaikkia t\u00e4ss\u00e4 haastavassa tilanteessa. Teamsin kehitt\u00e4jin\u00e4 olemme k\u00e4ytt\u00e4neet paljon aikaa sen opetteluun, mitk\u00e4 ovat parhaita tapoja et\u00e4ty\u00f6skennell\u00e4 tehokkaasti ja tasapainoisesti. Ajattelin sen vuoksi jakaa parhaimmat vinkkimme t\u00e4ss\u00e4 alla.<\/p>\n
Yksi huomautus viel\u00e4 ennen vinkkej\u00e4. N\u00e4m\u00e4 vinkit ovat osa jatkuvaa pyrkimyst\u00e4mme auttaa kaikkia pysym\u00e4\u00e4n yhteydess\u00e4 ja tehokkaina n\u00e4in\u00e4 haastavina aikoina. Viime viikolla kerroin siit\u00e4, miten yksitt\u00e4iset k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4t ja organisaatiot voivat saada Teamsin maksutta<\/a> k\u00e4ytt\u00f6\u00f6ns\u00e4, sek\u00e4 kattavasta suunnitelmastamme pit\u00e4\u00e4 palvelut sujuvasti k\u00e4yt\u00f6ss\u00e4 koko kriisin ajan. Lis\u00e4ksi olemme jakaneet asiakkaidemme ja ty\u00f6ntekij\u00f6idemme uskomattomia tarinoita ymp\u00e4ri maailmaa. Olemme kertoneet esimerkiksi, miten opettajat ja opiskelijat Hongkongissa<\/a> ovat tekniikkaa hy\u00f6dynt\u00e4m\u00e4ll\u00e4 tehneet upeita et\u00e4opiskeluinnovaatioita ja miten Kiinassa olevat asiakkaat<\/a> ovat keksineet \u00e4lykk\u00e4it\u00e4 tapoja jatkaa ty\u00f6ntekoa. Asiakkaamme pyyt\u00e4v\u00e4t my\u00f6s ohjeita et\u00e4t\u00f6ihin siirtymiseen. Kerromme kriisin aikana jatkossakin vinkkej\u00e4, tietoa ja innostavia asiakastarinoita, joten palaa katsomaan niit\u00e4 tulevina p\u00e4ivin\u00e4.<\/p>\n Et\u00e4ty\u00f6skentelyyn siirtyminen onnistuu seuraavien vinkkien avulla.<\/p>\n J\u00e4rjest\u00e4 ty\u00f6tila<\/strong><\/p>\n \u00c4l\u00e4 ole huolissasi, vaikka sinulla ei olisi kotitoimistoa. Voit silti tehd\u00e4 tehokkaasti et\u00e4t\u00f6it\u00e4. Olemme suunnitelleet Teamsin virtuaaliseksi toimistoksi, jota voi k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 miss\u00e4 tahansa. Vaikka kotonasi ei olisi tulostinta, fyysisi\u00e4 tiedostoja tai p\u00f6yt\u00e4puhelinta, voit avata tiedostot suoraan Teamsissa, tallentaa tiedostot turvallisesti niin, ett\u00e4 oikeat ihmiset voivat k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 niit\u00e4, ja siirty\u00e4 nopeasti puheluihin ja kokouksiin. On kuitenkin t\u00e4rke\u00e4\u00e4, ett\u00e4 sinulla on ty\u00f6ntekoon varattu erillinen tila, jossa voit tehd\u00e4 t\u00f6it\u00e4 tehokkaasti muiden h\u00e4iritsem\u00e4tt\u00e4. Ty\u00f6tilana voi toimia mik\u00e4 tahansa tila, jossa voit keskitty\u00e4, kuten aamiaisnurkkaus, makuuhuoneen nurkka tai k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4tt\u00f6m\u00e4n\u00e4 oleva pelip\u00f6yt\u00e4 askarteluhuoneessa. \u00c4l\u00e4k\u00e4 murehdi sit\u00e4, jos kodissasi on sotkuista, sill\u00e4 voit sumentaa taustan<\/a> videokokousten aikana, jotta tiimikaverisi voivat keskitty\u00e4 ainoastaan sinuun.<\/p>\n Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi<\/strong><\/p>\n Monet meist\u00e4 tekev\u00e4t kotona t\u00f6it\u00e4 ainakin osan ajasta, mutta silti me pid\u00e4mme kiinni samasta rytmist\u00e4 ja ty\u00f6tunneista kuin mihin olemme toimistossa tottuneet.\u00a0 T\u00e4m\u00e4 p\u00e4ivitt\u00e4inen rytmi saattaa kuitenkin n\u00e4iss\u00e4 uusissa olosuhteissa muuttua. T\u00e4m\u00e4 koskee etenkin niit\u00e4, jotka tasapainottelevat et\u00e4t\u00f6iden ja lastenhoidon aiheuttamien haasteiden v\u00e4lill\u00e4. Ilmoita ty\u00f6aikasi selke\u00e4sti tiimisi j\u00e4senille ja yhteisty\u00f6kumppaneille, jotta he tiet\u00e4v\u00e4t, milloin sinut tavoittaa. Voit my\u00f6s lis\u00e4t\u00e4 Teamsiin tilaviestin<\/a>, josta t\u00e4m\u00e4n tiedon n\u00e4kee.<\/p>\n Lis\u00e4ksi tiimin j\u00e4senille kannattaa l\u00e4hett\u00e4\u00e4 usein t\u00f6ihin liittyvi\u00e4 edistymisraportteja. Pelkk\u00e4\u00e4 et\u00e4ty\u00f6t\u00e4 tekev\u00e4t yritykset painottavat dokumentointia, koska se on paras tapa pit\u00e4\u00e4 yhteytt\u00e4 et\u00e4ty\u00f6skennelless\u00e4. Suosittelemme, ett\u00e4 julkaiset p\u00e4ivityksi\u00e4, oivalluksia ja l\u00f6yt\u00e4mi\u00e4si hy\u00f6dyllisi\u00e4 resursseja Teamsin kanavissa, jotta tiimisi j\u00e4senet pysyv\u00e4t ajan tasalla siit\u00e4, mit\u00e4 teet, vaikka ette nyt voikaan k\u00e4yd\u00e4 k\u00e4yt\u00e4v\u00e4keskusteluja. He voivat my\u00f6hemmin tarvittaessa etsi\u00e4 n\u00e4ist\u00e4 kanavista ideoita tai sis\u00e4lt\u00f6\u00e4.<\/p>\n Erota ty\u00f6- ja vapaa-aika\u00a0<\/strong><\/p>\n Kun tavalliset ty\u00f6p\u00e4iv\u00e4\u00e4n liittyv\u00e4t rutiinit, kuten lounaan hakeminen tai ty\u00f6matka, j\u00e4\u00e4v\u00e4t pois, t\u00f6ist\u00e4 irrottautuminen voi olla vaikeaa. Et\u00e4ty\u00f6t\u00e4 tekev\u00e4t ty\u00f6skentelev\u00e4t ja istuvat v\u00e4lill\u00e4 pitki\u00e4 aikoja ilman ruoka-, liikunta- tai juttelutaukoja. T\u00e4m\u00e4 johtaa nopeasti stressiin ja loppuunpalamiseen. Muista, ett\u00e4 terveytesi on etusijalla. Varaa aikaa ruokataukoihin, juo runsaasti vett\u00e4 ja muista leimata itsesi henkisesti ulos t\u00f6ist\u00e4 ty\u00f6p\u00e4iv\u00e4n p\u00e4\u00e4tteeksi. Kun toimit n\u00e4in, pysyt terveen\u00e4 ja ty\u00f6ntekosi on tehokkaampaa pitk\u00e4ll\u00e4 aikav\u00e4lill\u00e4.<\/p>\n Hy\u00f6dynn\u00e4 verkkokokousmahdollisuutta<\/strong><\/p>\n Kun fyysist\u00e4 kokoustilaa ei ole, kaikkien kokoaminen yhteen saattaa tuntua et\u00e4ty\u00f6n suurimmalta haasteelta. Voit luoda verkossa olevan kokoustilan siirt\u00e4m\u00e4ll\u00e4 kokoukset Teamsiin ja varmistamalla, ett\u00e4 kaikissa kokouksissa on virtuaalinen liittymisvaihtoehto<\/a>. Suosittelemme, ett\u00e4 kaikki osallistujat ottavat videokuvan k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n, jos se tuntuu heist\u00e4 luontevalta. Kasvotusten tapahtuvan vuorovaikutuksen ansiosta kaikki tuntevat kuuluvansa joukkoon. Teamsin k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n soveltuvat monenlaiset kamerat sek\u00e4 kuulokemikrofonit ja kaiutinpuhelimet, joiden avulla ty\u00f6toverit voivat aina kommunikoida selke\u00e4sti kesken\u00e4\u00e4n.<\/p>\n Ota kaikki osallistujat huomioon<\/strong><\/p>\n Kun siirrymme pit\u00e4m\u00e4\u00e4n verkkokokouksia, emme n\u00e4e kaikkia visuaalisia merkkej\u00e4, joista yleens\u00e4 p\u00e4\u00e4ttelemme, ett\u00e4 ty\u00f6toverilla on jotakin sanottavaa. Lis\u00e4ksi neuvottelupuheluissa saattaa olla niin paljon osallistujia, ett\u00e4 omia mielipiteit\u00e4 voi olla vaikea kertoa. Kokouksen j\u00e4rjest\u00e4j\u00e4n kannattaa pit\u00e4\u00e4 usein taukoja ja kysy\u00e4, onko jollakin jotain kysytt\u00e4v\u00e4\u00e4, sek\u00e4 muistuttaa osallistujia siit\u00e4, ett\u00e4 he voivat kertoa ajatuksensa my\u00f6s kokouksen keskusteluikkunan kautta.<\/p>\n Tallenna kokoukset<\/strong><\/p>\n Et\u00e4ty\u00f6ntekij\u00e4t voivat sopia ylim\u00e4\u00e4r\u00e4isist\u00e4 kokouksista pit\u00e4\u00e4kseen paremmin yhteytt\u00e4 asiakkaisiin, kumppaneihin ja ty\u00f6tovereihin ja korvatakseen n\u00e4in tapaamisten puutteen. P\u00e4\u00e4llekk\u00e4isi\u00e4 kokouksia voi olla vaikea v\u00e4ltt\u00e4\u00e4. Tallenna kokoukset Teamsissa<\/a>, jotta ty\u00f6toverisi voivat katsoa ne my\u00f6hemmin, jos t\u00e4m\u00e4 on sallittua organisaatiossasi. Jos et itse pysty osallistumaan kokoukseen, pyyd\u00e4 j\u00e4rjest\u00e4j\u00e4\u00e4 tallentamaan kokous. Automaattinen transkriptio on todella hy\u00f6dyllinen, kun muistelet kokouksessa k\u00e4siteltyj\u00e4 asioita. Haluatko lis\u00e4tietoja Teams-kokouksista? Lue t\u00e4st\u00e4 lis\u00e4\u00e4 vinkkej\u00e4<\/a>.<\/p>\n Korvaa k\u00e4yt\u00e4v\u00e4keskustelujen puuttuminen<\/strong><\/p>\n Monet et\u00e4ty\u00f6ntekij\u00e4t kaipaavat toimistosta kaikkein eniten ep\u00e4virallisia juttutuokioita. Kahvihuonekeskustelut pit\u00e4v\u00e4t meid\u00e4t yhteydess\u00e4 toisiimme ja niiden aikana tulee usein esiin t\u00e4rkeit\u00e4 tietoja ja oivalluksia, joita emme olisi muuten tulleet ajatelleeksi. Mieti, miten pystyt parhaiten pit\u00e4m\u00e4\u00e4n yhteytt\u00e4 ty\u00f6tovereihisi. Ajattele keskusteluviestej\u00e4 virtuaalisena kahvihuoneena, ja muista kysell\u00e4 muiden kuulumisia s\u00e4\u00e4nn\u00f6llisesti. Keskustelun pystyy pit\u00e4m\u00e4\u00e4n kevyen\u00e4 ja hauskana emojien, GIF-kuvien ja tarrojen avulla.<\/p>\n Kokoa tiimi yhteen<\/strong><\/p>\n Et\u00e4ty\u00f6skentely voi tuntua yksin\u00e4iselt\u00e4. On t\u00e4rke\u00e4\u00e4 luoda mahdollisuuksia koota koko tiimi virtuaalisesti yhteen. Pit\u00e4k\u00e4\u00e4 kokouksia yht\u00e4 usein kuin aiemminkin tai viett\u00e4k\u00e4\u00e4 yhdess\u00e4 lounashetki, nyt se vain tapahtuu verkossa. K\u00e4ytt\u00e4k\u00e4\u00e4 Teamsin Yleinen-kanavaa sellaisiin keskusteluihin, joista saattaa olla hy\u00f6ty\u00e4 kaikille. Microsoft Whiteboard -sovellusta<\/a> kannattaa k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 suuriin aivoriihiin, sill\u00e4 se tarjoaa rajattoman digitaalisen alustan, jonka avulla osallistujat voivat ideoida ja tehd\u00e4 yhteisty\u00f6t\u00e4 suoraan Teamsissa. Suosittelemme my\u00f6s, ett\u00e4 tiimin vet\u00e4j\u00e4t lataavat Crisis Communication Power App<\/a> -sovelluksen. T\u00e4m\u00e4n muokattavan sovelluksen kautta voit ilmoittaa tiimillesi kaiken tarvittavan t\u00e4m\u00e4n epidemian aikana.<\/p>\n Pit\u00e4k\u00e4\u00e4 hauskaa!<\/strong><\/p>\n Kaikkien et\u00e4ty\u00f6h\u00f6n siirtymiseen liittyvien muutosten keskell\u00e4 on t\u00e4rke\u00e4\u00e4 yll\u00e4pit\u00e4\u00e4 ja edist\u00e4\u00e4 tiimin yhteishenke\u00e4. Teamsissa voi tehd\u00e4 paljon sellaisia asioita, joiden ansiosta mieliala pysyy hyv\u00e4n\u00e4 ja tiimin j\u00e4senet sitoutuneina. Voit jakaa uutisia ja tarinoita tiimisi keskustelussa tai j\u00e4rjest\u00e4\u00e4 valokuvakilpailun. Er\u00e4s kiinalainen oppilaitosasiakkaamme j\u00e4rjesti opiskelijoille kokkaushaasteen, joka osoittautui erityisen suosituksi.<\/p>\n Ymm\u00e4rr\u00e4n, ett\u00e4 kaikki yksil\u00f6t ja tiimit toimivat eri tavalla. Toivon kuitenkin, ett\u00e4 n\u00e4iden vinkkien avulla pysyt tehokkaana ja yhteydess\u00e4 muihin sopeutuessasi uudenlaiseen ty\u00f6tapaan. Muista, ett\u00e4 voit aloittaa Teamsin k\u00e4yt\u00f6n heti kirjautumalla sis\u00e4\u00e4n<\/a> tai rekister\u00f6itym\u00e4ll\u00e4<\/a> maksutta.<\/p>\nAloittaminen<\/h3>\n
Tehokkaiden kokousten pit\u00e4minen<\/h3>\n
Yhteydenpidon s\u00e4ilytt\u00e4minen<\/h3>\n