Restez efficace lorsque vous travaillez à distance avec Microsoft Teams

Comment mettre en place et organiser le travail à distance de dizaines de milliers d’employés du jour au lendemain ? Suite à l’accélération de l’épidémie de COVID-19 un peu partout dans le monde, c’est la question qui nous a taraudée chez Microsoft la semaine dernière. Et puis, mercredi dernier, nous avons franchi le pas : nous avons demandé à environ 50 000 employés de Microsoft de la région de Seattle de travailler de chez eux dans la mesure du possible. Nous utilisions déjà Teams abondamment. Et pourtant, lors des premiers jours de travail entièrement à distance, l’utilisation de la solution parmi les employés de Microsoft aux États-Unis a sensiblement augmenté. À la fin de la journée de jeudi, les conversations avaient progressé de 50 % au cours de la semaine et les réunions de 37 %. Nous avons également constaté une légère hausse chez nos clients internationaux, à mesure qu’ils redéploient en ligne les réunions, les conversations et les activités de collaboration. Nous souhaitons aider tout le monde à relever le défi du travail à distance. Le développement de Teams nous a amenés à nous pencher sur les meilleures façons pour les télétravailleurs de rester efficaces, tout en protégeant leur santé. Il m’a semblé utile de partager avec vous les meilleurs conseils que nous avons pu identifiés.

Avant de vous les livrer, je souhaite toutefois formuler une remarque : ces conseils s’inscrivent dans le cadre de nos efforts constants visant à faciliter la communication et soutenir la productivité des utilisateurs pendant cette période difficile. La semaine dernière, je vous ai indiqué comment les particuliers et organisations pouvaient accéder à Teams gratuitement, et détaillé notre vaste plan destiné à assurer le bon fonctionnement des services pendant toute la durée de la crise. Nous avons également partagé des témoignages incroyables de clients et d’employés du monde entier, notamment l’exemple de ces enseignants et étudiants de Hong Kong qui utilisent la technologie pour révolutionner la formation en ligne, ou encore celui de ces clients en Chine et aux alentours qui ont trouvé des moyens intelligents pour poursuivre leur activité professionnelle. Nos clients cherchent également des conseils sur la mise en place du travail à distance. Nous allons continuer à relayer des conseils, des informations et des témoignages de clients pendant toute la durée de l’épidémie. Aussi, je vous invite à consulter à nouveau cette page dans les prochains jours.

Mise en route

L’efficacité du travail à distance repose sur quelques bonnes habitudes.

Aménagez-vous un espace de travail

Si vous n’avez pas de bureau, ne vous inquiétez pas. Cela ne vous empêchera pas de travailler efficacement chez vous. De fait, nous avons conçu Teams comme un bureau virtuel qui vous suit partout. Vous n’avez peut-être pas accès à une imprimante, à vos dossiers de travail ou à un téléphone de bureau à la maison. Teams vous permet de récupérer des documents en ligne, de stocker des fichiers accessibles aux seules personnes autorisées de façon sécurisée, de passer des appels et de rejoindre des réunions rapidement. Cela étant dit, il reste important d’avoir un espace dédié qui vous permet de travailler efficacement et de vous isoler des autres occupants de la maison. Une table à manger, un coin tranquille dans une chambre, une table dans la salle de jeux : n’importe quelle pièce offrant la possibilité de se concentrer pourra faire l’affaire. Ne vous inquiétez pas si l’espace est en désordre : vous pourrez toujours flouter l’arrière-plan pendant les réunions vidéo pour que vos interlocuteurs ne se concentrent que sur vous.

Communiquez, communiquez, communiquez

Il arrive à beaucoup d’entre nous de travailler au moins de temps en temps à domicile. Lorsque c’est le cas, nous suivons généralement un rythme et des horaires calqués sur notre présence physique au bureau.  Mais lorsque vous travaillez quotidiennement chez vous, votre rythme peut changer. C’est particulièrement vrai pour les personnes qui travaillent et doivent s’occuper d’enfants. Communiquez clairement vos horaires de travail à vos collègues et collaborateurs afin qu’ils sachent quand vous contacter. Vous pouvez aussi créer un message de statut dans Teams pour partager ces informations de manière proactive.

Prenez également l’habitude d’informer régulièrement vos collègues de votre avancement. Les sociétés dont l’activité s’opère entièrement à distance mettent généralement l’accent sur la documentation, car celle-ci permet aux employés éloignés géographiquement de rester connectés. Nous vous recommandons de publier des mises à jour, des informations et les ressources utiles que vous trouvez dans les canaux Teams. Vos collègues peuvent ainsi continuer à suivre votre travail, même si vous n’avez plus l’occasion de discuter avec eux en personne. Ils pourront par la suite rechercher des idées ou du contenu dans le canal au besoin.

Fixez-vous des limites saines 

Sans les repères habituels d’une journée de travail (par exemple, repas de midi pris à l’extérieur ou trajet entre le domicile et le lieu de travail), il peut être difficile de se déconnecter. Les télétravailleurs effectuent parfois de longues plages de travail sans s’interrompre pour faire de l’exercice, socialiser ou s’alimenter. Cela peut rapidement engendrer un état de stress, voire conduire au burn out. Vous devez toujours donner la priorité à votre santé. Prenez le temps de manger, hydratez-vous et veillez à vous déconnecter mentalement du travail à la fin de la journée. Ces comportements vous aideront non seulement à préserver votre santé mentale, mais aussi à être plus productif à long terme.

Organisez des réunions efficaces

Optez pour les réunions en ligne

En l’absence d’une salle de conférence physique, il peut sembler extrêmement ardu de réunir tout le monde à distance. Lorsque vous organisez vos réunions dans Teams, veillez à ce que toutes les réunions incluent une option de participation virtuelle afin de créer une salle de conférence en ligne. Nous suggérons également d’inviter tous les participants à activer la vidéo si cette idée leur convient. Les interactions face à face renforcent le sentiment de connexion entre les utilisateurs. Teams est compatible avec de nombreuses caméras certifiées, ainsi que différents périphériques (casques, téléphones mains libres, etc.) pour vous permettre de communiquer clairement avec vos interlocuteurs.

Soyez attentif et inclusif

La tenue de réunions en ligne peut supprimer certains des signaux visuels indiquant qu’un collègue souhaite prendre la parole. Par ailleurs, il peut être difficile pour les personnes de s’exprimer lors des téléconférences impliquant un très grand nombre de participants. L’organisateur de la réunion doit s’interrompre fréquemment pour solliciter les questions de l’assistance et rappeler aux participants qu’ils peuvent utiliser la fenêtre de conversation de la réunion pour faire part de leurs idées.

Enregistrez vos réunions

Pour compenser le manque d’échanges de visu, certains télétravailleurs programment des réunions supplémentaires afin de multiplier les contacts avec les clients, partenaires et collègues. Il peut alors être difficile d’éviter les engagements qui se chevauchent. Si votre organisation l’autorise, enregistrez les réunions dans Teams afin que vos collègues puissent les suivre plus tard. Si vous ne pouvez pas y assister vous-même, rappelez à l’organisateur d’enregistrer la réunion pendant votre absence. La transcription générée automatiquement est également très utile pour passer en revue les informations abordées dans la cadre d’une réunion à laquelle vous avez participé. Vous souhaitez en savoir plus sur les réunions Teams ? Consultez d’autres conseils ici.

Restez connecté

Compensez l’absence de discussions informelles

Un grand nombre de télétravailleurs citent les conversations informelles avec des collègues comme étant l’aspect qui leur manque le plus du travail au bureau. Les conversations autour de la machine à café renforcent non seulement notre cohésion, mais font également surgir des informations importantes que nous n’aurions pas devinées. Contactez vos collègues et communiquez avec eux pour le simple plaisir d’échanger. Considérez vos conversations en ligne comme l’équivalent virtuel de vos discussions autour de la machine à café et pensez à prendre des nouvelles de vos interlocuteurs régulièrement. Utilisez des emojis, GIF et autocollants pour apporter une touche drôle et légère à vos échanges.

Réunissez les membres de votre équipe

Le travail à distance peut créer un sentiment d’isolement. Il vous revient en tant que responsable de créer des opportunités de rassemblement virtuel de l’équipe. Maintenez la fréquence de vos réunions ou déjeuners d’équipe, en ligne cette fois-ci. Utilisez le canal « Général » de Teams pour les sujets susceptibles d’intéresser tout le monde. Vous pouvez utiliser l’application Tableau blanc collaboratif Microsoft pour les grandes séances de brainstorming. Celle-ci offre un canevas numérique infini qui permet aux participants d’une réunion de noter leurs idées et de collaborer directement dans Teams. Nous suggérons également aux responsables d’équipe de télécharger l’application PowerApp Crisis Communication. Cette application personnalisable permet de relayer les informations utiles au sein de votre équipe pendant la durée de l’épidémie.

Amusez-vous !

Face aux nombreux changements qu’implique le télétravail généralisé, il est important d’entretenir et soutenir le moral de vos équipiers. Teams vous offre plusieurs possibilités pour encourager la positivité et l’implication des personnes. Vous pouvez partager des informations et des récits dans votre conversation d’équipe, ou lancer un concours photo. L’un de nos clients chinois du secteur de l’éducation a organisé un concours culinaire qui a remporté un grand succès auprès des étudiants.

J’ai bien conscience que les individus et équipes fonctionnent différemment. J’espère toutefois que les conseils de notre équipe vous aideront à rester productif et connecté tandis que vous prenez vos marques avec cette nouvelle organisation. N’oubliez pas que vous pouvez commencer à utiliser Teams dès aujourd’hui en vous connectant ou en vous inscrivant gratuitement.

Préparez-vous au mieux pour le télétravail. Téléchargez notre liste de contrôle pour le télétravail et partagez-la avec vos collègues.

Liste de contrôle pour le télétravail :

• Aménagez-vous un espace de travail
• Communiquez souvent
• Fixez-vous des limites saines
• Optez pour les réunions en ligne
• Soyez attentif et inclusif
• Enregistrez vos réunions
• Compensez l’absence de discussions informelles
• Réunissez les membres de votre équipe
• Amusez-vous !