Le travail hybride est une réalité. Êtes-vous prêt ?

Chez Microsoft, nous pensons que le travail hybride représente l’avenir. À l’avenir, chaque organisation aura besoin d’un nouveau modèle de fonctionnement pour le travail hybride : un modèle ne reposant pas sur les anciennes normes, comme la journée de travail de huit heures, de 9 h à 17 h. Les attentes des employés ont changé pour de bon avec plus de 80 % des responsables d’équipe indiquant qu’il faudrait vraisemblablement assouplir les règles régissant le télétravail après la pandémie et que plus de 70 % des employés envisagent d’en profiter. Pour être compétitifs dans ce nouveau monde, les dirigeants doivent faire preuve d’une flexibilité extrême en ce qui concerne le moment, le lieu et la manière dont les collaborateurs travaillent.

Chaque client auquel je parle veut donner à ses effectifs les moyens d’accéder à un monde du travail dynamique, fluide et fonctionnant dans le cloud. Les clients veulent trouver des moyens pour que leurs collaborateurs puissent travailler non seulement de n’importe où mais aussi à n’importe quel moment, avec des solutions qui permettent une collaboration à la fois synchrone et asynchrone. En cela, il s’agit d’un changement pour « l’organisation dans son ensemble ». De l’informatique aux RH, en passant par l’exploitation, le marketing et la fabrication, cette conversation exige que les dirigeants, quel que soit leur rôle dans l’organisation, se réunissent pour repenser le travail. 

En tant qu’étudiants du nouveau monde du travail, nous avons expérimenté et partagé ce que nous avons appris au fur et à mesure de l’évolution des pratiques professionnelles. Aujourd’hui, je souhaite vous faire part de notre approche visant à donner à vos collaborateurs, où qu’ils se trouvent, les moyens d’évoluer dans un monde de travail flexible. Il s’agit d’une stratégie en trois parties : Premièrement, créer une stratégie visant à donner aux personnes les moyens de bénéficier d’une flexibilité extrême. Deuxièmement, réinventer les espaces physiques. Et troisièmement, investir dans des technologies qui permettent de connecter les personnes en tout lieu et à tout moment.

Examinons chaque partie de cette stratégie.

Créer une stratégie visant à donner aux personnes les moyens de bénéficier d’une flexibilité extrême

Les choix que vous faites aujourd’hui auront un impact sur votre organisation dans les années à venir. Cette étape nécessite une vision claire. Vous avez besoin d’un plan et de stratégies qui vous mettent sur la voie d’une flexibilité extrême. Ces décisions auront un impact général sur votre entreprise, de la façon dont vous modelez la culture de celle-ci à la façon dont vous attirez et retenez les talents, en passant par la façon dont vous réagissez aux changements de l’environnement et à l’innovation future.

De nombreuses organisations ont déjà pris des positions fermes sur la flexibilité du travail. Twitter a déclaré que ses collaborateurs pourraient travailler à distance « pour toujours ». Dropbox a annoncé qu’elle supprimera les espaces de bureau pour le travail ciblé, en transformant les lieux physiques en salles de réunion et espaces de collaboration. Spotify espère attirer des talents avec les niveaux de rémunération de New York et San Francisco pour les employés travaillant à distance partout dans le monde. Enfin, chez Microsoft, les employés peuvent désormais travailler depuis leur domicile jusqu’à 50 % du temps. 

Pour donner aux individus les moyens d’une flexibilité extrême, il est nécessaire de répondre tout d’abord à des questions cruciales : Qui pourra travailler à distance ? Qui devra se rendre au bureau, et pour quelle durée ? Lorsque les employés doivent effectuer des tâches ciblées, où les effectueront-ils ? Qu’en est-il du travail collaboratif ? Dans un monde où les perturbations permanentes sont désormais chose normale — notamment les catastrophes naturelles, les événements géopolitiques et les crises sanitaires mondiales — vous devez être prêt à réagir aux changements soudains. De nouvelles stratégies flexibles répondent à ces questions et les codifient, apportant clarté et conseils aux employés dans leurs expériences. 

Réinventer les espaces physiques.

Après avoir défini vos stratégies en vue d’une flexibilité extrême, utilisez-les pour guider votre approche de l’espace physique. Désormais, nous ne compterons plus uniquement sur les espaces physiques pour collaborer, se connecter et construire le capital social. Cependant, l’espace conservera toute son importance. Nous sommes des animaux sociaux et nous voulons nous réunir, échanger des idées et ressentir l’énergie des événements en personne. À l’avenir, les espaces de bureau doivent faire le lien entre le monde physique et le monde numérique, et répondre aux besoins propres de chaque équipe et de chaque rôle.

Conception réfléchie

Chez Microsoft, nous interrogeons le personnel et examinons tout, des graphiques sociaux aux schémas de circulation des employés, pour comprendre comment doter les équipes des espaces dont elles ont besoin, sachant que ces besoins évolueront au fil du temps. Les équipes de vente qui doivent se rendre au bureau peu fréquemment peuvent utiliser un modèle de bureaux à la carte afin de réserver des postes de travail pour une heure ou une journée, tandis que les équipes d’ingénieurs peuvent avoir besoin d’espaces de collaboration et de postes de travail dédiés. Pour accueillir les travailleurs à distance, nous explorons la possibilité de proposer des centres de cotravail hors site. Sachant que notre façon de travailler va continuer à évoluer, nous introduisons de la flexibilité dans chaque espace que nous concevons.

Lier le physique au numérique

Il est également essentiel de penser à combler l’écart entre les expériences en présentiel et les expériences à distance. Il est assez simple de travailler ensemble lorsque chacun se trouve au bureau. Au cours des douze derniers mois, nous avons trouvé comment travailler lorsque tout le monde reste à la maison. C’est la façon de gérer ce terrain commun désordonné qui va être un défi quand certaines personnes sont physiquement ensemble et que d’autres viennent se joindre à elles virtuellement. 

Les Salles Microsoft Teams, à la pointe de la technologie, sont dotées d’un système audio et vidéo de haute qualité pour permettre à chacun d’être présent et d’entendre les autres. Les caméras des salles de réunion fournissent des flux vidéo haute définition et optimisent l’affichage en cadrant les personnes présentes dans la salle ou en suivant l’intervenant actif. Les intervenants intelligents identifient les personnes présentes dans la salle tandis que les noms et profils individuels figurent dans les transcriptions des réunions. Des fonctionnalités, telles que les sous-titres en direct, la transcription en direct, lever la main, les réactions et la conversation aident les participants à suivre le déroulement de la réunion et offrent la possibilité d’intervenir de manière non verbale ou sans interrompre l’intervenant. Les tableaux blancs numériques, accessibles en salle et à domicile, favorisent la collaboration et la cocréation. Les personnes présentes sur place peuvent écrire directement sur un Surface Hub ou à partir de leur propre téléphone ou ordinateur portable, et les participants à distance peuvent dessiner sur le même canevas numérique partagé. En outre, nos caméras de capture intelligente permettent de filmer, redimensionner et améliorer le contenu du tableau blanc dans la salle, afin que des participants distants puissent voir clairement celui-ci en temps réel, même lorsque quelqu’un se tient devant.

Teams

Tout cela est disponible aujourd’hui dans Salles Microsoft Teams, mais ce n’est que le début. Nous envisageons un avenir pas si lointain où les réunions deviennent des expériences immersives qui nous permettent « d’être présents », de n’importe où et à n’importe quel moment. Notre vision pour l’avenir comprend des changements dans l’aménagement des salles de réunion, l’ajout d’écrans pour créer des affichages dynamiques des participants, de la conversation, des tableaux blancs, du contenu et des notes, et des améliorations technologiques dans les salles afin d’aider les participants distants à suivre et à participer au déroulement de la réunion. 

Investir dans des technologies qui permettent d’interconnecter les personnes en tout lieu et à tout moment

Outre les espaces physiques, votre projet de mise en place de la flexibilité extrême doit inclure une technologie qui permette le travail en équipe et crée une nouvelle expérience numérique qui accompagne vos employés dans leurs déplacements.

Lorsque la pandémie a contraint les populations du monde entier au travail à distance, la vidéoconférence a été le principal outil utilisé pour se connecter et poursuivre l’activité professionnelle. En quelques mois, les gens ont été 55 % plus nombreux à participer à des réunions en ligne de plus qu’avant la crise de la COVID-19, et nous avons tous ressenti le stress et l’épuisement qui en découlent. La vidéoconférence sera toujours importante, mais ce n’est qu’un outil parmi d’autres, et elle ne fournit pas l’infrastructure de communication et de collaboration nécessaire pour soutenir le travail hybride. Microsoft Teams est la seule solution qui combine rencontre, conversation, appel et collaboration en un même point, le tout intégré aux applications Office et aux outils d’automatisation des processus métier. De plus, elle ouvre la collaboration entre les travailleurs de la connaissance et les travailleurs de première ligne, et elle mélange naturellement le travail synchrone et le travail asynchrone. Il s’agit de la seule application qui fait tout cela, en fournissant une couche d’organisation qui soutient le flux de travail dans toute l’organisation. 

Au cours de l’année dernière, nous avons introduit plus de 100 nouvelles fonctionnalités dans Teams, toutes construites par souci de flexibilité extrême. Il y en a beaucoup d’autres en cours de réalisation. Cependant, nous devons aller encore plus loin pour soutenir les nouveaux modèles émergents de travail distribué. Microsoft Viva est la première plateforme intégrée d’expérience de l’employé conçue pour le travail hybride. Ensemble, Teams et Viva offrent une plateforme technologique qui mettra vos collaborateurs en contact les uns avec les autres et les aidera à s’orienter dans la nouvelle réalité.

Le travail évolue rapidement, et il est tout simplement impossible de revenir à la situation d’avant la pandémie. Alors que les vaccins commencent à être déployés dans le monde entier, les chefs d’entreprise ont besoin d’un plan pour le nouveau modèle de fonctionnement : la flexibilité extrême. Bien que nous apprenions encore tous au fil du temps, il est clair que chaque organisation aura besoin de trois choses : de nouvelles stratégies, des espaces physiques reconfigurés et la technologie qui relie tout cela. Il y a des défis à relever, mais nous sommes optimistes quant à l’élaboration d’un avenir qui permette aux personnes de se connecter de n’importe où, à n’importe quel moment, et de donner le meilleur d’elles-mêmes chaque jour.