Comment mettre en place et organiser le travail \u00e0 distance de dizaines de milliers d\u2019employ\u00e9s du jour au lendemain ? Suite \u00e0 l\u2019acc\u00e9l\u00e9ration de l\u2019\u00e9pid\u00e9mie de COVID-19 un peu partout dans le monde, c\u2019est la question qui nous a taraud\u00e9e chez Microsoft la semaine derni\u00e8re. Et puis, mercredi dernier, nous avons franchi le pas : nous avons demand\u00e9 \u00e0 environ 50 000 employ\u00e9s de Microsoft de la r\u00e9gion de Seattle de travailler de chez eux dans la mesure du possible. Nous utilisions d\u00e9j\u00e0 Teams abondamment. Et pourtant, lors des premiers jours de travail enti\u00e8rement \u00e0 distance, l\u2019utilisation de la solution parmi les employ\u00e9s de Microsoft aux \u00c9tats-Unis a sensiblement augment\u00e9. \u00c0 la fin de la journ\u00e9e de jeudi, les conversations avaient progress\u00e9 de 50 % au cours de la semaine et les r\u00e9unions de 37 %. Nous avons \u00e9galement constat\u00e9 une l\u00e9g\u00e8re hausse chez nos clients internationaux, \u00e0 mesure qu\u2019ils red\u00e9ploient en ligne les r\u00e9unions, les conversations et les activit\u00e9s de collaboration. Nous souhaitons aider tout le monde \u00e0 relever le d\u00e9fi du travail \u00e0 distance. Le d\u00e9veloppement de Teams nous a amen\u00e9s \u00e0 nous pencher sur les meilleures fa\u00e7ons pour les t\u00e9l\u00e9travailleurs de rester efficaces, tout en prot\u00e9geant leur sant\u00e9. Il m\u2019a sembl\u00e9 utile de partager avec vous les meilleurs conseils que nous avons pu identifi\u00e9s.<\/p>\n
Avant de vous les livrer, je souhaite toutefois formuler une remarque : ces conseils s\u2019inscrivent dans le cadre de nos efforts constants visant \u00e0 faciliter la communication et soutenir la productivit\u00e9 des utilisateurs pendant cette p\u00e9riode difficile. La semaine derni\u00e8re, je vous ai indiqu\u00e9 comment les particuliers et organisations pouvaient acc\u00e9der \u00e0 Teams gratuitement<\/a>, et d\u00e9taill\u00e9 notre vaste plan destin\u00e9 \u00e0 assurer le bon fonctionnement des services pendant toute la dur\u00e9e de la crise. Nous avons \u00e9galement partag\u00e9 des t\u00e9moignages incroyables de clients et d\u2019employ\u00e9s du monde entier, notamment l\u2019exemple de ces enseignants et \u00e9tudiants de Hong Kong<\/a> qui utilisent la technologie pour r\u00e9volutionner la formation en ligne, ou encore celui de ces clients en Chine et aux alentours<\/a> qui ont trouv\u00e9 des moyens intelligents pour poursuivre leur activit\u00e9 professionnelle. Nos clients cherchent \u00e9galement des conseils sur la mise en place du travail \u00e0 distance. Nous allons continuer \u00e0 relayer des conseils, des informations et des t\u00e9moignages de clients pendant toute la dur\u00e9e de l\u2019\u00e9pid\u00e9mie. Aussi, je vous invite \u00e0 consulter \u00e0 nouveau cette page dans les prochains jours.<\/p>\n L\u2019efficacit\u00e9 du travail \u00e0 distance repose sur quelques bonnes habitudes.<\/p>\n Am\u00e9nagez-vous un espace de travail<\/strong><\/p>\n Si vous n\u2019avez pas de bureau, ne vous inqui\u00e9tez pas. Cela ne vous emp\u00eachera pas de travailler efficacement chez vous. De fait, nous avons con\u00e7u Teams comme un bureau virtuel qui vous suit partout. Vous n\u2019avez peut-\u00eatre pas acc\u00e8s \u00e0 une imprimante, \u00e0 vos dossiers de travail ou \u00e0 un t\u00e9l\u00e9phone de bureau \u00e0 la maison. Teams vous permet de r\u00e9cup\u00e9rer des documents en ligne, de stocker des fichiers accessibles aux seules personnes autoris\u00e9es de fa\u00e7on s\u00e9curis\u00e9e, de passer des appels et de rejoindre des r\u00e9unions rapidement. Cela \u00e9tant dit, il reste important d\u2019avoir un espace d\u00e9di\u00e9 qui vous permet de travailler efficacement et de vous isoler des autres occupants de la maison. Une table \u00e0 manger, un coin tranquille dans une chambre, une table dans la salle de jeux : n\u2019importe quelle pi\u00e8ce offrant la possibilit\u00e9 de se concentrer pourra faire l\u2019affaire. Ne vous inqui\u00e9tez pas si l\u2019espace est en d\u00e9sordre : vous pourrez toujours flouter l\u2019arri\u00e8re-plan<\/a> pendant les r\u00e9unions vid\u00e9o pour que vos interlocuteurs ne se concentrent que sur vous.<\/p>\n Communiquez, communiquez, communiquez<\/strong><\/p>\n Il arrive \u00e0 beaucoup d\u2019entre nous de travailler au moins de temps en temps \u00e0 domicile. Lorsque c\u2019est le cas, nous suivons g\u00e9n\u00e9ralement un rythme et des horaires calqu\u00e9s sur notre pr\u00e9sence physique au bureau.\u00a0 Mais lorsque vous travaillez quotidiennement chez vous, votre rythme peut changer. C\u2019est particuli\u00e8rement vrai pour les personnes qui travaillent et doivent s\u2019occuper d\u2019enfants. Communiquez clairement vos horaires de travail \u00e0 vos coll\u00e8gues et collaborateurs afin qu\u2019ils sachent quand vous contacter. Vous pouvez aussi cr\u00e9er un message de statut<\/a> dans Teams pour partager ces informations de mani\u00e8re proactive.<\/p>\n Prenez \u00e9galement l\u2019habitude d\u2019informer r\u00e9guli\u00e8rement vos coll\u00e8gues de votre avancement. Les soci\u00e9t\u00e9s dont l\u2019activit\u00e9 s\u2019op\u00e8re enti\u00e8rement \u00e0 distance mettent g\u00e9n\u00e9ralement l\u2019accent sur la documentation, car celle-ci permet aux employ\u00e9s \u00e9loign\u00e9s g\u00e9ographiquement de rester connect\u00e9s. Nous vous recommandons de publier des mises \u00e0 jour, des informations et les ressources utiles que vous trouvez dans les canaux Teams. Vos coll\u00e8gues peuvent ainsi continuer \u00e0 suivre votre travail, m\u00eame si vous n\u2019avez plus l\u2019occasion de discuter avec eux en personne. Ils pourront par la suite rechercher des id\u00e9es ou du contenu dans le canal au besoin.<\/p>\n Fixez-vous des limites saines\u00a0<\/strong><\/p>\n Sans les rep\u00e8res habituels d\u2019une journ\u00e9e de travail (par exemple, repas de midi pris \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur ou trajet entre le domicile et le lieu de travail), il peut \u00eatre difficile de se d\u00e9connecter. Les t\u00e9l\u00e9travailleurs effectuent parfois de longues plages de travail sans s\u2019interrompre pour faire de l\u2019exercice, socialiser ou s\u2019alimenter. Cela peut rapidement engendrer un \u00e9tat de stress, voire conduire au burn out. Vous devez toujours donner la priorit\u00e9 \u00e0 votre sant\u00e9. Prenez le temps de manger, hydratez-vous et veillez \u00e0 vous d\u00e9connecter mentalement du travail \u00e0 la fin de la journ\u00e9e. Ces comportements vous aideront non seulement \u00e0 pr\u00e9server votre sant\u00e9 mentale, mais aussi \u00e0 \u00eatre plus productif \u00e0 long terme.<\/p>\n Optez pour les r\u00e9unions en ligne<\/strong><\/p>\n En l\u2019absence d\u2019une salle de conf\u00e9rence physique, il peut sembler extr\u00eamement ardu de r\u00e9unir tout le monde \u00e0 distance. Lorsque vous organisez vos r\u00e9unions dans Teams, veillez \u00e0 ce que toutes les r\u00e9unions incluent une option de participation virtuelle<\/a> afin de cr\u00e9er une salle de conf\u00e9rence en ligne. Nous sugg\u00e9rons \u00e9galement d\u2019inviter tous les participants \u00e0 activer la vid\u00e9o si cette id\u00e9e leur convient. Les interactions face \u00e0 face renforcent le sentiment de connexion entre les utilisateurs. Teams est compatible avec de nombreuses cam\u00e9ras certifi\u00e9es, ainsi que diff\u00e9rents p\u00e9riph\u00e9riques (casques, t\u00e9l\u00e9phones mains libres, etc.) pour vous permettre de communiquer clairement avec vos interlocuteurs.<\/p>\n Soyez attentif et inclusif<\/strong><\/p>\n La tenue de r\u00e9unions en ligne peut supprimer certains des signaux visuels indiquant qu\u2019un coll\u00e8gue souhaite prendre la parole. Par ailleurs, il peut \u00eatre difficile pour les personnes de s\u2019exprimer lors des t\u00e9l\u00e9conf\u00e9rences impliquant un tr\u00e8s grand nombre de participants. L\u2019organisateur de la r\u00e9union doit s\u2019interrompre fr\u00e9quemment pour solliciter les questions de l\u2019assistance et rappeler aux participants qu\u2019ils peuvent utiliser la fen\u00eatre de conversation de la r\u00e9union pour faire part de leurs id\u00e9es.<\/p>\n Enregistrez vos r\u00e9unions<\/strong><\/p>\n Pour compenser le manque d\u2019\u00e9changes de visu, certains t\u00e9l\u00e9travailleurs programment des r\u00e9unions suppl\u00e9mentaires afin de multiplier les contacts avec les clients, partenaires et coll\u00e8gues. Il peut alors \u00eatre difficile d\u2019\u00e9viter les engagements qui se chevauchent. Si votre organisation l\u2019autorise, enregistrez les r\u00e9unions dans Teams<\/a> afin que vos coll\u00e8gues puissent les suivre plus tard. Si vous ne pouvez pas y assister vous-m\u00eame, rappelez \u00e0 l\u2019organisateur d\u2019enregistrer la r\u00e9union pendant votre absence. La transcription g\u00e9n\u00e9r\u00e9e automatiquement est \u00e9galement tr\u00e8s utile pour passer en revue les informations abord\u00e9es dans la cadre d\u2019une r\u00e9union \u00e0 laquelle vous avez particip\u00e9. Vous souhaitez en savoir plus sur les r\u00e9unions Teams ? Consultez d\u2019autres conseils ici<\/a>.<\/p>\n Compensez l\u2019absence de discussions informelles<\/strong><\/p>\n Un grand nombre de t\u00e9l\u00e9travailleurs citent les conversations informelles avec des coll\u00e8gues comme \u00e9tant l\u2019aspect qui leur manque le plus du travail au bureau. Les conversations autour de la machine \u00e0 caf\u00e9 renforcent non seulement notre coh\u00e9sion, mais font \u00e9galement surgir des informations importantes que nous n\u2019aurions pas devin\u00e9es. Contactez vos coll\u00e8gues et communiquez avec eux pour le simple plaisir d\u2019\u00e9changer. Consid\u00e9rez vos conversations en ligne comme l\u2019\u00e9quivalent virtuel de vos discussions autour de la machine \u00e0 caf\u00e9 et pensez \u00e0 prendre des nouvelles de vos interlocuteurs r\u00e9guli\u00e8rement. Utilisez des emojis, GIF et autocollants pour apporter une touche dr\u00f4le et l\u00e9g\u00e8re \u00e0 vos \u00e9changes.<\/p>\n R\u00e9unissez les membres de votre \u00e9quipe<\/strong><\/p>\n Le travail \u00e0 distance peut cr\u00e9er un sentiment d\u2019isolement. Il vous revient en tant que responsable de cr\u00e9er des opportunit\u00e9s de rassemblement virtuel de l\u2019\u00e9quipe. Maintenez la fr\u00e9quence de vos r\u00e9unions ou d\u00e9jeuners d\u2019\u00e9quipe, en ligne cette fois-ci. Utilisez le canal \u00ab G\u00e9n\u00e9ral \u00bb de Teams pour les sujets susceptibles d\u2019int\u00e9resser tout le monde. Vous pouvez utiliser l\u2019application Tableau blanc collaboratif Microsoft<\/a> pour les grandes s\u00e9ances de brainstorming. Celle-ci offre un canevas num\u00e9rique infini qui permet aux participants d\u2019une r\u00e9union de noter leurs id\u00e9es et de collaborer directement dans Teams. Nous sugg\u00e9rons \u00e9galement aux responsables d\u2019\u00e9quipe de t\u00e9l\u00e9charger l\u2019application PowerApp Crisis Communication<\/a>. Cette application personnalisable permet de relayer les informations utiles au sein de votre \u00e9quipe pendant la dur\u00e9e de l\u2019\u00e9pid\u00e9mie.<\/p>\n Amusez-vous !<\/strong><\/p>\n Face aux nombreux changements qu\u2019implique le t\u00e9l\u00e9travail g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9, il est important d\u2019entretenir et soutenir le moral de vos \u00e9quipiers. Teams vous offre plusieurs possibilit\u00e9s pour encourager la positivit\u00e9 et l\u2019implication des personnes. Vous pouvez partager des informations et des r\u00e9cits dans votre conversation d\u2019\u00e9quipe, ou lancer un concours photo. L\u2019un de nos clients chinois du secteur de l\u2019\u00e9ducation a organis\u00e9 un concours culinaire qui a remport\u00e9 un grand succ\u00e8s aupr\u00e8s des \u00e9tudiants.<\/p>\n J\u2019ai bien conscience que les individus et \u00e9quipes fonctionnent diff\u00e9remment. J\u2019esp\u00e8re toutefois que les conseils de notre \u00e9quipe vous aideront \u00e0 rester productif et connect\u00e9 tandis que vous prenez vos marques avec cette nouvelle organisation. N\u2019oubliez pas que vous pouvez commencer \u00e0 utiliser Teams d\u00e8s aujourd\u2019hui en vous connectant<\/a> ou en vous inscrivant<\/a> gratuitement.<\/p>\nMise en route<\/h3>\n
Organisez des r\u00e9unions efficaces<\/h3>\n
Restez connect\u00e9<\/h3>\n