Amadeus encourage ses équipes à dédier leur temps et compétences à des activités à forte valeur ajoutée grâce à Copilot pour Microsoft 365

Amadeus fournit une large gamme de solutions pour les compagnies aériennes, les hôtels et les agences de voyage. L'engagement de l'entreprise en faveur de l'innovation a joué un rôle déterminant dans son succès et, grâce à la reprise du trafic aérien, elle a atteint les 5,441.2 millions d'euros de chiffre d'affaires en 2023. Amadeus a choisi de déployer Copilot pour Microsoft 365, adoptant ainsi une technologie de pointe pour garantir la meilleure efficacité. L’application Microsoft, alimentée par l'intelligence artificielle, est mise en œuvre dans la suite de produits M365 tels que Teams, Word, PowerPoint ou Outlook, et facilite le travail quotidien des employés.

« La collaboration et la gestion des données est l'un des défis auxquels sont confrontées les organisations mondiales à grande échelle. Nous générons une grande quantité de données provenant de différents pays, et il est très utile d'y avoir un accès rapide », explique Marco Ruiz González, le Product Manager and Solution Architect qui a supervisé le déploiement de l’outil.

Amadeus est l'un des premiers clients de Copilot pour Microsoft 365. 300 utilisateurs pionnier, répartis dans les différentes business units et à différents postes, ont donc reçu une licence au début du mois d'août. L'objectif était de déployer progressivement la solution auprès de 3 000 utilisateurs au cours des six mois suivants, par vagues hebdomadaires.

Pour sélectionner les early adopters participant au projet pilote, Amadeus s'est concentré sur les collaborateurs qui utilisaient déjà massivement les solutions Microsoft. Les plus représentés parmi eux selon les données de l’entreprise ? Profils seniors, responsables marketing et ingénierie, suivis de près par l'informatique, les ventes et les finances. La première vague de déploiement a donné des résultats prometteurs en ce qui concerne l'adoption de Copilot : la moitié des personnes l'utilisent chaque semaine et plus d'un utilisateur sur trois s’en sert quotidiennement. Autre indicateur de succès ? Quand on leur demande d’évaluer les outils mis à disposition, plus de 60 % des utilisateurs leur donne entre 4 et 5 étoiles.

« Copilot m'a simplifié la vie »

Parmi les services proposés, les fonctions de synthèse et de rédaction sont jugées extrêmement utiles. Meryem El Mehdati, Senior specialist in corporate internal communication, le confirme : Copilot pour Microsoft 365 a changé la donne en termes de gain de temps. « Cela m'a simplifié la vie. Je passais beaucoup de temps à rédiger une première ébauche d’article mais avec Copilot, je peux en obtenir un en 5 ou 10 minutes », explique-t-elle.

De plus, Copilot offre un niveau de précision élevé pour la génération de contenu. « Copilot recherche les phrases et expressions déjà utilisées et les intègre dans le projet. C'est très bien fait. Il peut également me donner une liste d'alternatives », ajoute la responsable communication.

Cependant, l’IA générative ne se limite pas à la communication. « Tout au long de nos discussions avec Microsoft, nous avons réalisé que cette technologie permettait d'apporter de l'efficacité, en éliminant les petites frictions. Le meilleur exemple est celui des réunions », explique Frederick Ros, Head of Digital Workplace Services.

Copilot dans Teams permet à l'utilisateur de résumer les principaux points de discussion – Qui a dit quoi ? Quels sont les désaccords, les alignements ? – et de suggérer des actions à prendre. Cette fonction est également utilisée par Meryem El Mehdati pour se tenir informée du contenu d'une réunion à laquelle elle n’a pas pu assister.

Une variété de tâches pour une diversité de profils d'utilisateurs

Résumer des fils de mails, un chat ou une transcription, générer du nouveau contenu, synthétiser des informations provenant de diverses sources... Les cas d'utilisation sont aussi variés que les profils et fonctions au sein de l'organisation.

Et pour les managers ? Copilot change également la donne. Sean Carey est Vice President of the Architecture & Innovation department chez Amadeus. Il utilise Copilot dans PowerPoint, Word, Teams et Outlook. « Si je suis ajouté tardivement à un fil de discussion Teams, plutôt que de le lire, je peux demander un résumé de ce qui a été évoqué avant de le rejoindre », explique-t-il. De cette façon, il peut se mettre au courant en quelques secondes et participer efficacement aux discussions dès qu'il rejoint la réunion.

En tant que cadre supérieur recevant des centaines de mails par jour, Sean Carey pouvait recevoir jusqu’à 1 000 mails à traiter quotidiennement, contre à peine une centaine aujourd’hui. En sus, les fonctionnalités de traduction sont bienvenues lorsque l’on travaille dans une entreprise européenne du secteur du tourisme comme Amadeus.

Pour Marco Ruiz González, la collecte d'informations devient plus facile avec Copilot. « Il s'agit d'une nouvelle méthode de recherche qui va nous faire gagner énormément de temps », déclare celui qui utilise principalement le nouvel outil de recherche.

De vastes ressources d'apprentissage à disposition

Sur les 300 premiers utilisateurs, le taux d’adoption de Copilot s’élève aujourd’hui à 90%. « Je pense que l’initiation et la formation ont une influence déterminante sur la réussite du programme, pour comprendre ses capacités et l’aide que peut apporter Microsoft dans ce domaine », conseille Sean Carey. Ainsi, pour aider les cadres supérieurs, Amadeus a concentré ses efforts sur les assistants personnels. 

La minorité qui n’utilise pas du tout Copilot (moins d’une personne sur dix) manque simplement de temps pour maîtriser l’outil. « Lorsque vous disposez de l'IA de Microsoft, il y a beaucoup à apprendre. J'ai donné la priorité à ce qui me semblait pertinent, mais aussi à ce qui pouvait démontrer la valeur de l'IA générative », explique encore le manager.

Pour comprendre les possibilités offertes par Copilot, Microsoft propose une documentation complète sur la manière d'optimiser son utilisation. « Il suggère aussi des prompts pour se lancer », ajoute Marco Ruiz González. Son équipe offre également une assistance fonctionnelle aux nouveaux utilisateurs par le biais de fils de discussion dédiés dans Teams.

« Microsoft nous aide énormément et nous fournit les meilleures technologies disponibles sur le marché », conclut-il.