Pourquoi les entreprises adoptent les outils RPA

Comment les outils RPA se comparent-ils aux autres solutions d’automatisation des processus ?

Pour comprendre l’avantage des outils RPA par rapport aux autres solutions d’automatisation des flux de travail, il est utile de comprendre la différence entre l’automatisation et le RPA. L'automatisation des flux de travail utilise la technologie pour réduire les étapes manuelles d'un processus métier, mais elle nécessite toujours une personne pour terminer le processus. Les outils RPA créent des robots pour travailler via l'interface graphique afin qu'aucune intervention humaine ne soit nécessaire. Il peut s'agir de processus assistés dans lesquels les humains doivent encore initier les tâches, ou de processus sans assistance, entièrement automatisés.

Les outils RPA nécessitent peu ou pas de codage, et comme les robots utilisent la même infrastructure et les mêmes solutions que celles utilisées par les employés, vous n’avez pas besoin de modifier votre architecture sous-jacente. Les utilisateurs professionnels pilotent les solutions RPA. En fait, certaines solutions RPA sont conçues pour les développeurs citoyens (employés sans formation technique) qui peuvent automatiser les processus manuels avec lesquels ils travaillent au quotidien. Avec une implication informatique minimale ou nulle, vous pouvez optimiser les opérations et améliorer la satisfaction des employés sans payer les coûts du développement traditionnel.

Le RPA diffère également des outils d’automatisation des processus traditionnels des manières suivantes :

• Les processus d’automatisation traditionnels peuvent nécessiter de modifier une partie ou la totalité d’une infrastructure technologique. Les robots RPA fonctionnent dans l'interface graphique et interagissent avec d'autres systèmes de la même manière que les humains.
• Les robots RPA sont suffisamment flexibles pour automatiser les processus pour plusieurs applications.
• Étant donné que les robots RPA sont destinés à des processus répétitifs et génériques tels que la saisie de données, ils sont évolutifs et plus faciles à mettre à niveau qu’une solution de workflow conçue pour un processus unique.

Bien que les logiciels RPA créent de la valeur en améliorant l’efficacité des flux de travail répétitifs et basés sur des règles, il est préférable de laisser certains processus à vos employés. En général, il est préférable de laisser à vos employés créatifs la gestion des processus qui utilisent beaucoup de données non structurées ou d'informations graphiques et qui dépendent de paramètres en évolution rapide.

Le rôle du RPA aujourd'hui et demain

Actuellement, les logiciels RPA gagnent en visibilité à mesure que les entreprises apprennent à les utiliser et observent de première main les avantages qu’ils offrent, tels que les économies de temps et d’argent. Mais comme toutes les technologies, le RPA deviendra plus sophistiqué et évoluera à mesure que les besoins de l’entreprise évolueront. Voici quelques prédictions sur la manière dont les outils RPA pourraient évoluer :

• Intégration plus approfondie avec l'IA. À mesure que le RPA progresse, les entreprises découvriront probablement de nouvelles façons de l’associer à des technologies de niveau supérieur comme l’IA, l’apprentissage automatique ou même l’Internet des objets (IoT) – et certaines entreprises l’ont déjà fait. L’hyperautomatisation, ou automatisation intelligente, élargit le type de tâches que les outils RPA peuvent exécuter et leur permet d’automatiser une variété de tâches complexes.
• Des automatisations plus complexes. Les entreprises utilisent le RPA pour automatiser toutes sortes de tâches banales, mais sa fusion avec l’IA et l’apprentissage automatique débloquera toute une nouvelle gamme de tâches qu’il pourra rationaliser. Par exemple, les entreprises peuvent actuellement utiliser des outils RPA pour numériser des documents, mais les outils RPA intégrant l’IA pourraient également comprendre le contenu des documents et le classer efficacement sans erreur.
• Moins cher et plus accessible. Lorsque les outils RPA sont arrivés sur le marché, ils étaient plus difficiles à trouver et pouvaient être coûteux. Mais comme la demande de logiciels RPA a augmenté, de plus en plus d’entreprises les proposent désormais. Avec davantage d’options disponibles, les prix sont susceptibles de baisser et les fonctionnalités deviendront plus compétitives.

Fonctionnalités clés du logiciel RPA

De nombreux outils RPA sont désormais disponibles sur le marché, tous dotés de fonctionnalités différentes. Mais au minimum, voici les fonctionnalités de base qu'un bon logiciel RPA devrait offrir :

• Interopérabilité. Votre logiciel RPA doit être compatible avec vos applications de bureau, vos logiciels web et vos autres logiciels majeurs. Il devrait également pouvoir se connecter aux API système et lire/écrire dans les bases de données.
• Augmentation des données. Votre logiciel doit être capable d’extraire des données de sites Web et de réseaux sociaux.
• Traitement de différents types de données. Il est important que votre logiciel puisse extraire et entrer des données, combiner des données provenant de sources multiples et suivre des instructions conditionnelles telles que si/alors.
• Interfaces de programmation. Une interface programmable est importante. Les logiciels RPA peuvent fournir des capacités intelligentes ou cognitives pour configurer des robots afin de prendre des décisions, aidant ainsi votre entreprise à fonctionner plus efficacement. Par exemple, les robots peuvent aider à répondre aux tickets d’assistance informatique, soulageant ainsi l’équipe informatique d’une certaine charge administrative afin qu’elle puisse se concentrer sur d’autres initiatives. Certaines options logicielles proposent même des méthodes sans code pour programmer des robots, mais tous les outils RPA doivent pouvoir interagir avec différents types d'applications, d'e-mails, de fichiers et de dossiers.

Choisir et travailler avec un logiciel RPA

Lorsque vous commencez à évaluer les outils RPA disponibles, gardez à l’esprit les types de processus que vous prévoyez d’automatiser. Différents contrôles et commandes sont intégrés à chaque outil d'automatisation de processus robotique qui dictent ses capacités, alors assurez-vous qu'ils correspondent à vos objectifs d'automatisation du flux de travail. Essayez également de trouver des composants réutilisables et assurez-vous que vos robots peuvent facilement fonctionner dans vos systèmes existants.

Tenez compte des critères suivants lors du choix du logiciel RPA adapté à votre organisation :

• Facile à utiliser. Le logiciel RPA doit être suffisamment simple pour qu'une personne ayant des compétences en programmation limitées puisse créer l'automatisation, puis configurer un flux de travail dans le logiciel RPA. Il existe même des offres RPA low-code que les développeurs citoyens sans compétences informatiques peuvent utiliser pour automatiser leurs flux de travail. Quel que soit le logiciel que vous choisissez, il doit proposer des commandes, des assistants et des interfaces graphiques intégrés et extensibles.
• Flexible. Le logiciel doit vous permettre de configurer des fonctionnalités personnalisées sans avoir à payer un supplément au fournisseur pour la personnalisation. Il doit également être capable de gérer différents cas d’utilisation et différentes quantités de données tout en maintenant des performances cohérentes.
• Évolutif. Un logiciel RPA doit évoluer rapidement pour répondre aux besoins opérationnels de votre entreprise et s'adapter aux mises à jour. Le logiciel doit également être capable d’exécuter plusieurs robots et plusieurs flux de travail.

Comment les industries utilisent les logiciels RPA

Tous les types d’entreprises ont trouvé un moyen de bénéficier des logiciels RPA. Par exemple, des secteurs comme celui de la santé peuvent utiliser RPA pour prendre des rendez-vous, saisir les données des patients, traiter les réclamations et gérer la facturation. Voici comment d’autres industries utilisent les outils RPA pour transformer leurs processus :

• Vente au détail. Mise à jour des commandes, expédition des produits et suivi des expéditions.
• Télécommunications. Surveillance, gestion des données de fraude et mise à jour des données clients.
• Services financiers. Améliorer l’efficacité du travail, la précision des données et la sécurité.
• Assurance. Gestion des processus de travail, saisie des données clients et aide à l'exécution des applications.
• Fabrication. Aider aux processus de la chaîne d'approvisionnement, à la facturation des matériaux, au service client et à l'assistance, ainsi qu'à l'administration.

Les limites des outils RPA

Les logiciels RPA offrent de nombreux avantages, mais ils ne peuvent pas tout faire. Bien que la technologie se développe, elle fonctionne toujours mieux lorsqu’elle fait partie d’un réseau d’autres technologies ; il ne s’agit pas encore d’une solution globale capable de résoudre tous les défis opérationnels.

Pour l’instant, le RPA est une technologie basée sur des règles qui fonctionne mieux avec des données structurées ou des informations qui suivent un modèle de données prédéterminé. Pour que cela fonctionne correctement, vous devez programmer les robots pour qu’ils fassent ce que vous voulez qu’ils fassent, et ils fonctionneront uniquement dans le cadre de ces paramètres. À moins que vous ne l’intégriez à des technologies d’IA ou d’apprentissage automatique, votre solution RPA n’est capable que de suivre les règles que vous lui attribuez, et non de comprendre ou d’interpréter le contenu auquel elle accède.

Par exemple, pour qu’un outil RPA puisse traiter les informations provenant de factures ou d’autres documents, ces documents doivent tous suivre le même format. L’outil ne peut traiter aucun fichier qui s’écarte du format. Pour cette raison, les outils RPA ne sont pas adaptés aux données non structurées ou aux informations qui ne suivent pas un modèle de données prédéterminé.

De plus, les outils RPA n’apprennent pas et ne s’adaptent pas. Si vos processus métier changent, vous devrez reprogrammer vos robots pour qu’ils fonctionnent avec les nouveaux processus, ce qui peut prendre du temps. Et si votre outil RPA n’est pas compatible avec vos nouveaux processus, votre investissement pourrait être de courte durée. Pour éviter ce problème, réfléchissez à la probabilité que vos processus et technologies changent avant d’adopter un outil RPA.

Comment garantir le succès avec les outils RPA

Comme toute autre technologie, votre succès avec le logiciel RPA dépend de la manière dont vous l’appliquez. Même les meilleurs outils ne peuvent pas réparer un processus fondamentalement défectueux. Il est donc important de bien réfléchir aux tâches que vous automatisez. Appliqué dans le bon contexte avec un objectif spécifique et mesurable en tête, le bon outil RPA peut redéfinir à quoi ressemble l’efficacité dans votre entreprise. Gardez à l’esprit les bonnes pratiques suivantes lorsque vous commencez à utiliser la technologie RPA pour automatiser vos processus :

• Connaissez le processus que vous souhaitez automatiser. Auditez tous vos processus opérationnels pour déterminer quelles tâches sont les mieux adaptées à la RPA. N’oubliez pas que les outils RPA ne peuvent généralement pas comprendre les informations. Par conséquent, à moins que vous ne prévoyiez également d’intégrer l’IA, choisissez un processus dont les paramètres sont clairement définis et qui ne nécessite pas beaucoup d’intervention ou de supervision humaine, comme la planification de rendez-vous ou le traitement des factures. Certains logiciels, comme Microsoft Power Automate, offrent des fonctionnalités pour vous aider à identifier les bons processus à automatiser.
• Choisissez le bon outil. Après avoir déterminé les processus à automatiser, trouvez les outils les mieux adaptés à ce type de tâches. Tous les outils ont des atouts différents, alors évaluez-les en fonction de leurs capacités, de leur prix, de leur facilité de mise en œuvre et de leur adéquation avec votre logiciel existant.
• Formez vos employés. Apprendre à vos équipes à utiliser, puis à modifier ou à maintenir, votre outil RPA est un excellent moyen de garantir sa pérennité et d'en accroître l'adoption à l'échelle de l'entreprise.
• Mesurez vos résultats. Mesurez vos résultats. Avant et après la mise en œuvre, surveillez les indicateurs clés de performance (KPI) tels que la productivité des employés, l'exactitude de la saisie des données, le nombre de rendez-vous planifiés ou les documents traités. Si vos indicateurs clés de performance ne s’améliorent pas après la mise en œuvre, cela peut être le signe que vous avez choisi les mauvais processus ou que vous avez donné à vos robots les mauvais paramètres.