Manuvie facilite, améliore et accélère le travail grâce à ses investissements existants dans le cloud et dans Workday pour Microsoft Teams

Des espaces de travail plus intelligents qui s’adaptent et qui servent

La société financière Manuvie est un prestataire international de services financiers et d’assurance de haut niveau. Elle compte plus de 38 000 collègues et 119 000 agents partenaires qui servaient plus de 33 millions de clients en 2021. L’entreprise vise à faciliter, améliorer et accélérer le travail en révolutionnant sa plateforme d’outils existante et en créant des expériences numériques plus transparentes pour les collègues. Pour réduire les tâches dépendantes du courrier électronique, les flux de travail spécifiques à une plateforme et les interactions avec le bureau d’assistance qui interrompent le flux de travail, l’entreprise s’est concentrée sur l’intégration d’espaces de travail numériques plus agiles capables d’une plus grande productivité, tout en maximisant la valeur de son investissement dans le cloud Microsoft.

« Chez Manuvie, nous nous donnons pour mission de faciliter les décisions et d’améliorer la vie des gens, explique Linda Hayes, responsable de produit, expérience des employés et analyse pour Manuvie. Nous vivons cela au quotidien avec les clients, mais cela commence par l’écoute de nos collègues internationaux. »

La volonté de mobiliser nos collègues avec des outils bénéfiques permettant d’automatiser les tâches a incité une équipe interservices à collaborer sur des stratégies créatives de cloud optimisées pour sa plateforme technologique Microsoft Cloud existante, notamment Microsoft 365. Workday est un chef de file dans le développement et la prestation de solutions de gestion dans le cloud du capital humain qui aident à optimiser les efforts des collaborateurs, et le lancement de l’application Workday pour Microsoft Teams a été salué par les équipes comme une véritable opportunité. En associant les fonctionnalités de Microsoft Teams avec Workday, elles pouvaient proposer une solution plus complète profitant à tous les collègues, avec une réduction des interactions avec le service d’assistance et des flux de travail dépendant des courriels et des plateformes pour gérer les tâches essentielles.

« L’intégration dans Workday d’outils de gestion des tâches de base, comme les demandes de congés, a éliminé la nécessité de créer une expérience de travail distincte, explique L. Hayes. Désormais, le flux de travail ne sera pas interrompu par les changements de plateformes, et les collègues resteront mobilisés dans les outils qu’ils utilisent pour apporter une valeur ajoutée à nos clients. »

Workday pour Teams apporte des réponses aux commentaires sur les processus des flux de tâches existants et introduit des expériences plus agiles dans les outils privilégiés par les collaborateurs. Cette solution maximise également la valeur des investissements de Manuvie dans la technologie infonuagique.

Les bonnes informations au bon moment

Manuvie a placé Workday dans la barre des tâches de l’application Teams pour faciliter l’accès à l’outil dans le flux de travail et aider les collaborateurs à trouver rapidement ce dont ils ont besoin. Désormais, ils sont en mesure d’accéder aux informations et de poser leurs congés par le biais de tâches simples et dans le cadre du flux de travail. Les responsables reçoivent des notifications et approuvent les actions, et les collaborateurs reçoivent directement dans Teams des alertes concernant ces approbations. L’intégration crée une source unique qui permet aux collaborateurs d’accéder aux données, d’automatiser les tâches de routine et de gérer les avantages liés au lieu de travail, spécialement conçus pour les aider à se motiver et à se mobiliser, parallèlement à leur travail actuel.

L’entreprise utilise également Workday pour Teams pour valoriser les données partagées entre ses applications, mieux comprendre les besoins des collaborateurs et leur offrir des expériences plus personnalisées. En éliminant les inefficacités liées à l’ouverture de session dans différents systèmes, à la recherche et à la soumission de formulaires et à l’échange de courriels, Manuvie réduit les activités qui entraînent souvent la nécessité d’un soutien technique.

« Nous analysons le nombre de transactions de l‘assistant Workday effectuées dans Teams par rapport à l’outil d’assistance du navigateur Workday, explique Jennifer Smart, responsable habilitation des employés des RH chez Manuvie. Nous avons environ 4 000 à 5 000 utilisateurs uniques de Workday par trimestre, et 65 % d’entre eux utilisent les actions de Workday dans Teams. Nos collaborateurs bénéficient de davantage d’options en libre-service, et cela permet d’éviter de nombreux appels d’assistance à notre centre de contact. »

Libre-service transparent

Manuvie a déployé Workday pour Teams de manière transparente pour plus de 38 000 collègues. Son équipe informatique a collaboré de façon proactive avec Microsoft, Workday et les divers intervenants internes en matière de sécurité de l’information et de conformité pour gérer les analyses des risques et les approbations nécessaires en vue de respecter les normes de conformité des données dans le secteur très réglementé de la finance et de l’assurance.

« L’intégration de Workday pour Teams est un excellent exemple d’étroite collaboration entre notre équipe RH, le groupe d’expérience des collaborateurs, les administrateurs et l’équipe de gestion des risques, poursuit L. Hayes. En collaboration avec Microsoft et Workday, nous avons mis en place tous les contrôles nécessaires pour gérer nos exigences en matière de sécurité et de risque et prévenir les retards de déploiement ou les problèmes qui affectent l’adoption et la satisfaction. »

En engageant de manière proactive les mêmes processus d’accès à l’information et d’approbation agiles qu’elle cherchait à optimiser pour ses collaborateurs avec l’intégration de Workday pour Teams, Manuvie a contribué à simplifier la gestion informatique et à offrir une expérience Workday rationalisée aux collègues appelés à travailler en tous lieux de manière hautement sécurisée. Cet investissement dans l’expérience utilisateur et l’adoption crée également un élan pour les futures intégrations d’applications Microsoft 365 qui viennent accroître les capacités de libre-service dans Teams et offrent un large éventail de cas d’utilisation technologique susceptibles de contribuer à faciliter davantage l’efficacité et la continuité dans les espaces de travail numériques de l’entreprise.

« Le succès de l’initiative Workday pour Microsoft Teams s’aligne sur notre principe fondamental, qui est de rendre chaque jour plus simple et plus agréable, poursuit J. Smart. Il est gratifiant de vivre ce principe au quotidien dans le cadre de ce projet et d’améliorer les expériences de travail de nos collègues. »

Des applications modernes et optimisées

Manuvie vise à devenir la société mondiale de l’industrie de la finance et de l’assurance la plus numérique et la plus axée sur le client. Son investissement dans Microsoft Cloud l’aide à déployer des services sur une plateforme agile qui favorise une prestation plus rapide de nouvelles expériences numériques aux clients et aux collaborateurs. En respectant l‘impératif de l’expérience des collaborateurs grâce aux intégrations liées à Teams, Manuvie peut aller à la rencontre de ses collègues là où ils travaillent déjà tout en introduisant des gains d’efficacité qui réduisent la pression sur les RH et le service informatique grâce à des capacités de libre-service accrues.

« Les collaborateurs nous disent apprécier de pouvoir poser leurs congés et gérer les approbations directement dans le flux de travail avec Workday pour Teams, sans avoir à utiliser un navigateur ou à compter sur des rappels par courriel, explique J. Smart. Et ils aiment accéder à leurs soldes de congés dans Teams avec les actions rapides de Workday. »

Les outils et la technologie en libre-service offrent à Manuvie une voie d’avenir pour inspirer des niveaux plus élevés de mobilisation, de satisfaction et de productivité, et l’entreprise continuera à exploiter au mieux les technologies Microsoft Cloud déjà à sa disposition. Elle prévoit de créer des expériences plus unifiées pour les collaborateurs et de tenir la promesse d’une productivité moderne sur le lieu de travail en les aidant à se concentrer sur leurs tâches les plus importantes et les plus gratifiantes. Des initiatives comme Workday pour Teams soulignent la manière dont les investissements dans les expériences numériques axées sur le cloud peuvent aider les entreprises à adopter des initiatives centrées sur les collaborateurs et à répondre aux retours d’information, ce qui peut contribuer à optimiser le lieu de travail numérique. 

« Au sein de l‘équipe de l‘expérience des employés des RH, notre mandat primordial est de créer des expériences appréciées par nos collègues, explique J. Smart. Grâce à notre initiative Workday pour Microsoft Teams, nous sommes parvenus à réduire les obstacles au travail et à créer des expériences de travail particulièrement appréciées par nos collègues internationaux. »

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