Le COVID-19 a perturbé la vie d’un nombre considérable de personnes dans le monde entier. Les restrictions en matière de voyages et les nouvelles règles régissant les grands rassemblements publics ont bouleversé le quotidien de millions de gens. Au cours des dernières semaines, plusieurs de mes collègues et clients m’ont approché pour me demander : Que pouvons-nous faire pour aider ?
Lily Zheng est une bonne amie et collègue qui vit à Shanghai. Nous avons travaillé ensemble en Chine mais nous nous rencontrons essentiellement au sein de Microsoft Teams. Récemment, Lily a rédigé une lettre à l’adresse des clients régionaux afin de leur exposer ce qu’elle et son équipe ont appris avec le télétravail. Sa lettre a incité notre équipe à mettre gratuitement Microsoft Teams à la disposition des personnes qui optent pour le travail à domicile en cette période difficile. Je tenais à le partager avec des gens du monde entier qui pourraient bénéficier de l’expérience de notre équipe de Shanghai. J’espère que vous la trouverez aussi utile que moi.
Permettez-moi donc de céder la parole à Lily.
Chers clients,
Je m’appelle Lily Zheng. Je suis une employée de Microsoft vivant et travaillant à Shanghai. Depuis le début de l’épidémie de COVID-19 qui continue d’affecter des millions de personnes ici en Chine, nous avons connu un énorme pic de travail à distance. C’est comme si chaque école, hôpital et entreprise en Chine s’était muée, ne serait-ce que temporairement, en organisation décentralisée. Des épidémies virales telles que le COVID-19 aux alertes météo imprévues, nombreuses sont les raisons pour lesquelles le travail à distance pourrait soudainement s’imposer. C’est pourquoi je tiens à partager trois enseignements que j’ai retenus de ces dernières semaines, ainsi que trois leçons que nous avons apprises de nos clients à mesure qu’ils s’adaptent au travail à distance.
Comme beaucoup d’entre vous, j’ai commencé à entendre parler du virus en janvier, principalement sur les réseaux sociaux. Mais je n’ai pas immédiatement pris la mesure de l’importance de sa survenue à la veille du Nouvel An chinois. C’est en effet à la faveur de la ruée vers les voyages coïncidant avec ce Festival du printemps que le nombre de personnes infectées a commencé à croître rapidement. Le 23 janvier, le gouvernement a bouclé la province du Hubei afin de freiner la propagation du virus. Le lendemain, jour du réveillon du Nouvel An, ma famille avait prévu d’aller voir un film. Mais c’est lorsque nous avons appris par la presse que les cinémas de la ville avaient été fermés que la gravité de l’épidémie nous est vraiment apparue. Deux jours plus tard, le gouvernement annonçait un nombre d’annulations sans précédent d’événements du Festival du printemps, et j’annulais moi-même des vacances en famille prévues de longue date. Les enfants furent extrêmement déçu mais notre santé et notre sécurité passaient avant tout.
Zheng et ses coéquipiers Microsoft en Chine collaborent étroitement tout en travaillant à distance.
Alors, qu’est-ce que je dis quand on me demande ce que c’est que travailler en Chine en ce moment ? Eh bien, travailler à distance a réduit notre temps de trajet, et nous ne nous soucions certainement plus de ce que nous portons. Et puis, suite à la fermeture de nombreux restaurants, nous rafraîchissons notre savoir culinaire. Cela dit, avec les enfants privés d’école et les baby-sitters également coincés à la maison, rester productif peut être un véritable défi.
Ce que j’ai appris du travail à distance
Si notre équipe ici s’est habituée à travailler à distance, ces dernières semaines ont vraiment clarifié ce que nécessite une collaboration à distance réussie et durable. Voici les trois principaux enseignements que j’ai retenus.
Restez en bonne santé.
Cette transition vers le travail à distance vise fondamentalement à préserver notre santé physique en minimisant le contact avec le virus. Cela, tout le monde peut le comprendre. En revanche, ce qui est moins évident, c’est que le fait travailler sur son lieu de vie peut constituer une source de stress en soi. Prendre le temps de faire de l’exercice, de bien s’alimenter et de profiter d’un véritable temps d’arrêt à l’écart des écrans est indispensable pour maintenir son bien-être mental tout en travaillant à domicile.
Ne changez rien.
Quand on travaille à distance, il peut être tentant de différer différentes choses. Pourtant, les équipes qui s’épanouissent à distance trouvent des moyens de faire à peu près tout en ligne. Si vous avez planifié des rencontres en tête-à-tête, ne les annulez pas. Si vous avez prévu de grandes réunions ou un webinar, tenez-les. Si vous êtes prêt à réfléchir ensemble à une présentation à venir, passez un appel vidéo.
Soutenez vos coéquipiers.
J’ai également appris de cette expérience que soutenir les autres est la meilleure façon de rester positif et dynamique. Outre le travail, nos outils en ligne nous permettent de partager des photos de notre quotidien et d’échanger des nouvelles à longueur de journée par l’intermédiaire de la messagerie instantanée. Se réconforter mutuellement n’est pas seulement bon pour le moral, mais aide également à garder l’équipe soudée lorsque nous travaillons séparément.
Ce que j’ai appris des clients
En l’espace de quelques semaines, nous avons vu des clients en Chine transformer profondément leur façon de travailler. Voici trois choses que j’ai apprises d’eux pour maintenir une organisation sur la voie du succès.
Ouvrez immédiatement les lignes de communication.
Lorsque vos employés travaillent à distance, il est plus important que jamais de veiller à que tout le monde reste informé de l’activité. Un de nos clients, une grande compagnie d’assurance basée en Asie, a commencé à diffuser des messages vidéo à son personnel pour s’assurer que tout le monde avait accès aux dernières informations. Tout le monde devant trouver un équilibre entre le travail à domicile et la garde d’enfants ou d’autres difficultés, les vidéos enregistrées permettent à chacun de rattraper son retard quand il ne peut pas assister à une réunion ou à un briefing en direct.
Continuez à avancer.
Bien qu’il puisse être tentant d’ajourner des projets jusqu’à ce qu’il soit possible de réunir tout le monde, les entreprises d’ici trouvent des moyens de faire avancer les choses. Avec l’appui du gouvernement, de nombreuses écoles ont pu s’en tenir à leur calendrier en mettant tout en ligne. Elles ont soutenu leurs élèves en élaborant des calendriers clairs, en hébergeant des événements positifs pour le moral, comme des défis de cuisine, et en distribuant soigneusement les devoirs et autres informations afin que les élèves ne soient pas débordés.
Même de grandes réunions peuvent se tenir en ligne.
Bon nombre d’entre nous sont coutumiers des appels brefs ou d’une visioconférence en petit comité, mais il est également possible d’organiser en ligne, avec succès, des réunions formelles de nombreux participants. Compte tenu du nombre conséquent d’employés optant pour le travail à distance, les hôpitaux rassemblent leur personnel à distance. Par exemple, Un hôpital de Dalian, a tenu de grandes réunions du personnel via Teams. Les clés du succès des réunions en ligne sont l’établissement d’un ordre du jour clair, la pratique de l’inclusion en résolvant tous les problèmes de son dès le début d’une réunion, et la prise de notes claires à partager à des fins de suivi par la suite. N’oubliez pas non plus que, si votre organisation le permet, vous pouvez enregistrer des réunions pour ceux qui ne peuvent pas y assister.
Pour moi, et pour de nombreuses personnes dans le monde, ce n’est pas ainsi que nous imaginions le début d’une nouvelle année. Mais nous avons beaucoup appris. Teams a été un outil incroyablement puissant pour gérer les difficultés. Beaucoup de gens l’ignorent, mais Teams est disponible gratuitement. Pour en savoir plus, cliquez ici. Mais quels que soient les outils que vous choisissez, j’espère que ces conseils s’avéreront utiles et je vous souhaite bonne chance à vous et à vos familles.
