Deux semaines : ce que nous avons appris sur le travail à distance

Au cours des deux semaines qui se sont écoulées depuis que notre équipe de Puget Sound est passée au travail à distance, la lutte contre le COVID-19 s’est intensifiée. Beaucoup de gens dans le monde restent simplement à la maison. Avec la fermeture des écoles, des lieux de culte, des entreprises et des bureaux, nous découvrons ce qu’est la réalité d’être confinés chez nous en famille de manière permanente, tout en nous efforçant de rester productifs et connectés avec nos équipes de travail. Il y a tant à apprendre. Notre situation actuelle a obligé mon équipe à tout reconsidérer, de la planification des réunions à la façon dont nous gérons notre activité, et de nombreux clients nous ont confié en faire de même. Je voulais partager avec vous certaines choses importantes que nous avons découvertes à ce jour en tant qu’équipe opérant complètement à distance. J’espère que vous trouverez ces enseignements utiles à mesure que vous ferez vos propres expériences.

Un petit mot avant d’aborder le vif du sujet : Nous utilisons cet espace depuis le début de l’épidémie de COVID-19 pour échanger divers conseils, témoignages et informations. Ce billet fait suite à celui que nous avons publié la semaine dernière, qui donnait quelques astuces pour passer au travail à distance avec Microsoft Teams. Nous avons aussi prodigué des conseils sur la mise en ligne d’événements en direct, assortis de détails sur l’utilisation des outils Microsoft ainsi que d’enseignements de promoteurs d’événements chez Microsoft. Nous avons enfin partagé des recommandations à l’adresse des départements informatiques et des RSSI, émanant de leaders dans ces domaines. Nous continuerons à publier plus de contenu sur le travail à distance dans les prochains jours, et vous invitons donc à revenir nous visiter souvent. Bien. Revenons à nos leçons des deux dernières semaines.

1. Partagez des conseils sur le travail à domicile

La plupart des organisations disposent de manuels de formation sur la façon dont les employés doivent évoluer dans leur environnement de bureau. Lorsque nous sommes passés au travail à distance, nous avons rapidement réalisé que les employés avaient également besoin de conseils pour ce mode de travail. Nous sommes nombreux à faire l’expérience du travail à distance pour la première fois et a avoir eu très peu de temps pour nous préparer au changement. Notre équipe a formulé des questions : Comment aménager un espace propice à la concentration ? Comment rester en contact quand on ne peut pas se rencontrer en tête-à-tête ? Pourquoi a-t-on le sentiment que ce n’est jamais le bon moment pour faire une pause ? Ajoutez à cela les défis que posent la présence d’enfants ou d’autres personnes dépendantes à la maison, ce qui est une réalité pour bon nombre d’entre nous pendant cette épidémie, et il est inévitable que certains employés éprouvent des difficultés à faire face à la situation.

En réponse à ces problématiques, la semaine dernière, nous avons distribué aux employés un guide complet sur le travail à domicile. Comme nous avons pensé que cela pourrait vous être utile, nous avons donc élaboré une version client que vous pouvez partager avec vos employés comme bon vous semble. Elle regorge de conseils concrets tous azimuts, de la configuration des postes de travail physiques et virtuels aux meilleures pratiques pour informer l’équipe de notre disponibilité.

2. Gérez l’enchaînement des réunions

Au bureau, les réunions qui s’enchaînent sont espacées de pauses naturelles. Le temps de changer de local, les quelques premiers instants où l’on attend que tout le monde soit arrivé, et les échanges informels tandis que les coéquipiers se saluent et se rafraîchissent rapidement les idées. Souvent, c’est à peine si nous notons ces brèves respirations qui jalonnent notre semaine de travail. Et puis voilà que, passés au travail à distance, nous réalisons à quel point nous en avions besoin pour rythmer une journée émaillée de multiples réunions.

Comment vous assurer que votre équipe et vous vous rencontrez aussi souvent qu’il le faut tout en marquant les pauses nécessaires entre les deux ? Nous encourageons les employés à planifier les réunions de façon à ce qu’elles se terminent cinq minutes avant la fin de l’heure ou de la demi–heure. Cela raccourcit légèrement le temps passé ensemble, mais contribue grandement à éviter l’épuisement qui résulterait d’un enchaînement ininterrompu des réunions.

3. Créez un espace où les gens peuvent se déconnecter

Dans le monde réel, nous trouvons bien des façons de nous déconnecter au quotidien, souvent même involontairement. Préparer le dîner, retrouver des amis à la salle de gym ou prendre le bus pour rentrer à la maison nous aide à prendre des distances par rapport aux événements de la journée pour pouvoir repartir de plus belle. Même dans le meilleur des cas, se déconnecter quand on travaille à distance peut être un véritable défi. Pour aider nos employés, nous avons commencé à proposer des séances de méditation virtuelle auxquelles ils peuvent participer quand ils ont besoin d’un moment de détente.

Si vous choisissez de faire de même, voici quelques conseils pratiques à partager avec les employés qui découvrent la méditation en ligne. Tout d’abord, trouvez un endroit calme où vous ne risquez pas d’être dérangé. Ensuite, coupez votre micro pour que les autres participants puissent profiter du silence. Et enfin, activez votre caméra pour voir l’animateur montrer les techniques de respiration. Lorsque vous avez l’impression de les maîtriser, vous pouvez la désactiver pour vous concentrer pleinement sur la sérénité de votre esprit.

4. Continuez à enrichir la culture d’équipe

Des réunions générales à la célébration des petits progrès, une culture d’équipe saine se nourrit de rencontres fréquentes. À l’heure où beaucoup d’entre nous découvrent soudainement le travail à distance, il est tentant de passer en mode « minimaliste », en reportant les événements importants et les moments de partage divertissants jusqu’au retour à la normale.

Nous avons constaté que, dans la mesure du possible, il est préférable de continuer à enrichir la culture d’équipe, quitte à le faire séparément. Vous avez prévu une fête d’anniversaire pour un collègue ? Démarrez une réunion Teams et lancez les GIF de vœux. Une grande conférence se profile ? Commencez à réfléchir à la manière de l’organiser virtuellement. Et le temps est venu pour votre retraite d’équipe trimestrielle à l’écart, allez-y. Votre équipe sera plus que prête à échanger des idées. De prime abord, des réunions destinées à nourrir la culture d’équipe peuvent sembler difficiles à organiser à distance, mais elles en valent la peine pour garder tout le monde soudé et aller de l’avant.

5. Mettez en pratique vos compétences de gestion

Les employés comptent sur leurs responsables pour faire le point, les accompagner dans les changements et être à leur écoute pour les aider à résoudre des problèmes et à créer. Tandis que votre équipe évolue dans un tout nouvel environnement de travail tout en traversant une crise sanitaire mondiale, elle a plus que jamais besoin de votre soutien en tant que responsable. Mais comment gérer cela avec succès quand chacun travaille de son côté ?

Nous partageons ce que nous avons appris concernant la gestion à distance dans un guide sur le travail à domicile . Celui-ci traite du renforcement de l’inclusion, de la fréquence des mises au point, et du coaching de vos coéquipiers afin de les aider à découvrir leurs propres pratiques de travail à distance. Aujourd’hui, chaque employé est confronté à des défis uniques et aborde ceux-ci à sa façon. En tant que responsable, il est essentiel que vous vous efforciez de comprendre leurs besoins individuels.

Ces leçons reflètent les premiers enseignements que nous avons tirés de ces deux semaines d’apprentissage à distance. De la planification de réunions à l’aménagement de pauses, en passant par la gestion efficace d’équipes distantes, nous allons de découverte en découverte sur cette nouvelle façon de travailler. Il ne fait aucun doute que ces leçons garderont leur valeur au-delà de l’épidémie de COVID-19, car des organisations dans le monde entier continueront de privilégier le travail à distance. Nous tenons aussi à savoir ce que votre équipe et vous pensez et apprenez de tout cela. Prenez donc part à la conversation en rejoignant notre communauté pour le travail à distance.