Eljött a hibrid munka ideje. Felkészült?

A Microsoftnál hiszünk abban, hogy a hibrid munka jelenti a jövőt. Az előrelépéshez minden szervezetnek a hibrid munkát támogató új működési modellre lesz szüksége – olyanra, amely nem a régi normákra, többek között a 8 órás vagy a 9-től 5-ig tartó munkanapokra támaszkodik. Az alkalmazottak elvárásai jó irányban változtak: a vezetők több mint 80 százaléka vár rugalmasabb munkát a pandémia után az otthoni munka szabályozásából, és az alkalmazottak több mint 70 százaléka tervezi, hogy kihasználja a lehetőséget. Az új világban való talpon maradáshoz a vezetőknek rendkívüli rugalmasságot kell tanúsítaniuk abban, hogy mikor, hol és hogyan dolgoznak az emberek.

Minden ügyfél, akivel beszélek, a munka olyan világához szeretné az embereket hozzásegíteni, amely dinamikus, gördülékeny és felhőalapú. Szeretnék megtalálni a módját, hogy az emberek ne csak bárhonnan, hanem bármikor dolgozhassanak a szinkron és aszinkron együttműködést is lehetővé tevő megoldásokkal. És ez egy „teljes szervezetet” igénylő váltás. Az IT-től a HR-ig, a működtetéstől a marketinging és a gyártásig – ez egy olyan párbeszéd, amelyhez a teljes szervezet vezetőinek együttesen kell átgondolniuk a munkát. 

A munka új világának tanulóiként kísérletezünk és megosztjuk, amit a munka során megtanultunk. Ma bemutatom, hogy miként tesszük lehetővé alkalmazottainak szerte a világban a rugalmas munka világát. Ez egy három részből álló stratégia: Először hozzon létre olyan házirendet, amely lehetővé teszi az alkalmazottaknak a rendkívüli rugalmasságot. Másodjára, gondolja át a fizikai helyeket. Harmadjára, fektessen be olyan technológiákba, amelyek bárhol és bármikor képesek összekapcsolni a munkatársakat.

Nézzük át mindegyiket.

Az alkalmazottaknak rendkívüli rugalmasságot nyújtó házirend létrehozása

A ma meghozott döntések évekig hatással lesznek szervezetére. Ez egy olyan pillanat, amely nagy előrelátást kíván meg. Szüksége van egy olyan tervre és házirendre, amellyel a rendkívüli rugalmassághoz vezető útra léphet. Ezek a döntések mindenre hatással lesznek, a kultúra alakításától kezdve a szakemberek megszerzésén és megtartásán keresztül egészen odáig, hogy miként reagál a környezeti változásokra a jövőbeli innovációk érdekében.

Már számos szervezet lépett előre a rugalmas munka iránti erős elköteleződéssel. A Twitter deklarálta, hogy dolgozói „örökre” dolgozhatnak távolról. A Dropbox bejelentette, hogy a fizikai helyek értekezletekhez és együttműködéshez való átalakításával lényegében megszünteti az irodai területet a koncentrált munkához. A Spotify reményei szerint a New York-i és San Francisco-i szintű fizetés vonzani fogja a szakembereket, hogy alkalmazottként távmunkában dolgozzanak szerte a világon. A Microsoft alkalmazottai az idő legfeljebb 50 százalékában otthonról dolgozhatnak. 

A rendkívüli rugalmasság biztosítása az alkalmazottak számára a kritikus kérdések megválaszolásával kezdődik: Kik dolgozhatnak távolról? Kinek és mennyi időre kell bejönnie az irodába? Hol végeznek majd koncentrált munkát? Mi a helyzet az együttműködésen alapuló munkával? Egy olyan világban, ahol a folyamatos fennakadások – természeti katasztrófák, földrajzi események és globális egészségügyi krízishelyzetek következtében – az új norma részét képezik, fel kell készülnie a váratlan változásokra való reagálásra. Új, rugalmas házirendek adnak választ ezekre a kérdésekre, érvénybe léptetik őket, érthetővé téve és irányt mutatva az alkalmazottaknak a használat során. 

A fizikai helyek újragondolása

Miután meghatározta a rendkívüli rugalmasságra vonatkozó házirendeket, azok útmutatásul szolgálnak a fizikai helyhez való hozzáállásához. Mostantól a továbbiakban nem támaszkodunk kizárólag a fizikai helyekre az együttműködéshez, csatlakozáshoz és a társadalmi tőke építéséhez. A hely azonban továbbra is fontos. Közösségi lények vagyunk, és szeretünk együtt lenni, ötleteket cserélni egymás között és megtapasztalni a személyes események energiáját. Amint haladunk előre, az irodai területnek hidat kell képeznie a fizikai és a digitális világ között, és teljesítenie kell az egyes csapatok – és adott szerepkörök – egyedi igényeit.

Céltudatos tervezés

A Microsoftnál felmérést végzünk az alkalmazottak között, és átnézünk mindent, a közösségi hálóktól az alkalmazottak forgalmi szokásáig, hogy megtudjuk, miként lássuk el a csapatokat a szükséges helyekkel, miközben tisztában vagyunk azzal, hogy az igények idővel változnak. Az irodát ritkán igénybe vevő értékesítési csapatok szállodai modellt használva előjegyezhetnek munkaállomásokat napra vagy óraszámra, míg a fejlesztői csapatnak kijelölt közös helyekre és munkaállomásokra lehet szükségük. A távmunkások elhelyezésére külső helyszíni közösségi irodaközpontokat keresünk. Mivel tudjuk, hogy munkavégzésünk módja folyamatosan fejlődik, minden általunk tervezett helyet rugalmassá teszünk.

A fizikai és a digitális világ csatlakoztatása

Fontos arra is gondolni, hogy át kell hidalni a személyes és a távoli kapcsolatok közötti szakadékot is. Meglehetősen egyszerű a közös munka, amikor mindenki az irodában tartózkodik. Az elmúlt 12 hónapban pedig kitaláltuk, hogyan végezzük el a feladatokat, amikor mindenki otthon van. A kérdés az, hogy miként kezelhetjük ezt a kusza középutat – amikor egyesek fizikailag együtt vannak és mások virtuálisan csatlakoznak – ez kihívást fog jelenteni. 

A csúcsminőségű Microsoft Teams Konferencia kiváló minőségű hangot és videóképet nyújtva segíti, hogy mindenki látható és hallható legyen. A tárgyalószobák kamerái nagy felbontású videóközvetítésekre használhatók, és a teremben lévő személyek keretbe foglalásával vagy az éppen beszélő résztvevő követésével optimalizálják a nézetet. Az intelligens hangszórók azonosítják, hogy ki beszél a teremben, az értekezlet átiratai pedig tartalmazzák az egyes neveket és profilokat. Az egyes funkciók (például az élő feliratok, az élő átirat, a kéz felemelése, a reagálások és a csevegés) segítik a résztvevőknek a követést, és lehetőséget nyújtanak arra, hogy nem verbálisan és az előadó megzavarása nélkül bekapcsolódhassanak. Digitális rajztáblák – amelyek a teremben és otthon egyaránt hozzáférhetők – elősegítik az együttműködést és a közös alkotást. A helyszíni résztvevők közvetlenül a Surface Hubon vagy a saját telefonjukról vagy laptopjukról, a távoli résztvevők pedig ugyanazon a megosztott digitális vásznon rajzolhatnak. Emellett az intelligens rögzítésre képes kameráinkat használhatja az analóg rajztáblaképek és -szövegek rögzítéséhez, kiemeléséhez, átméretezéséhez és továbbfejlesztéséhez, így a távoli résztvevők valós időben láthatják az ötletgyűjtést még akkor is, ha valaki épp a rajztábla előtt áll.

Ma már mindez elérhető a Microsoft Teams Konferencia rendszerben, és ez még csak a kezdet. Előttünk a nem túl távoli jövő, ahol az értekezletek olyan magával ragadó élményekké válnak, amelyek lehetővé teszik, hogy ott legyünk – bárhonnan és bármikor. A jövőre vonatkozó elképzeléseink közé tartoznak a tárgyalók elrendezésének módosításai; a több képernyő hozzáadása dinamikus nézetet nyújt a résztvevőkről, csevegésről, rajztáblákról, tartalmakról és jegyzetekről; és a teremben használt technológiák továbbfejlesztése segíti a távoli részvevőknek a követést és a részvételt az értekezlet folyamatában. 

Befektetés az embereket összekapcsoló technológiákba – bárhol és bármikor

A fizikai helyek mellett a rendkívüli rugalmasság tervezésekor a csapatmunkát lehetővé tevő és olyan új digitális alkalmazotti munkakörnyezetet létrehozó technológiát kell alkalmaznia, amely követi az alkalmazottakat, bárhová is menjenek.

Amikor a pandémia mindenhol arra kényszerítette az embereket, hogy távmunkára álljanak át, a videókonferencia volt az elsődleges eszköz számukra a bekapcsolódásra és a munka folytatására. Az emberek hónapokon belül 55 százalékkal több digitális értekezleten vettek részt, mint a COVID–19 előtt – és mindannyian érezzük az ezzel összefüggő stresszt és kiégést. A videókonferenciák mindig fontosak lesznek, de ez csak egy eszköz, és nem biztosítja a hibrid munkához szükséges kommunikációs és együttműködési infrastruktúrát. A Microsoft Teams az egyetlen olyan megoldás, amely egyetlen helyen egyesíti az értekezleteket, csevegéseket, hívásokat és együttműködést – mindezt az Office-appokkal és az üzleti folyamatok automatizálási eszközeivel integrálva. Sőt, ez megnyitja az együttműködést a információszervezők és az élvonalbeli dolgozók között, és természetes módon ötvözi a szinkron és az aszinkron munkát. Ez az egyetlen olyan app, amely képes minderre, és egy olyan rendszerező réteget biztosít, amely a teljes szervezetben támogatja a munka áramlását. 

A múlt évben több mint 100 funkciót vezettünk be a Teamsben, amelyek mindegyikénél szem előtt tartottuk a rendkívüli rugalmasságot – és még nagyon sok van folyamatban. Még tovább kell azonban támogatnunk az elosztott munka során kialakuló új szokásokat. A Microsoft Viva a hibrid munkához készült első integrált alkalmazotti munkakörnyezeti platform. A Teams és a Viva együtt olyan technológiai platformot képvisel, amely összekapcsolja a felhasználókat, és hozzásegíti őket, hogy eligazodjanak az új valóságban.

A munkavégzés módja rohamosan fejlődik, és nincs visszalépés a pandémia előtti világunkba. A vakcinák globális alkalmazásával egyidejűleg a vállalkozások vezetőinek mindenütt meg kell tervezniük az új működési modellt – rendkívüli rugalmassággal. Miközben még mindannyian tanulunk, az világosan látszik, hogy minden szervezetnek három dologra lesz szüksége: új házirendekre, újrakonfigurált fizikai helyekre és a mindezeket összekapcsoló technológiára. Kihívások előtt állunk, de optimistán tekintünk a jövő alakítására, ahol az emberek bárhonnan, bármikor kapcsolódhatnak, és minden nap a legjobbat hozhatják ki magukból.