Átlátható információk szervezeti diagramokkal
A Microsoft Visióban létrehozott profi szervezeti diagramokkal bemutathatja az érdeklődőknek a csapat felépítését.
Mi az a szervezeti diagram?
A szervezeti diagram vizuálisan ábrázolja egy szervezet belső szerkezetét – például azt, hogy kinek ki tartozik beszámolási kötelezettséggel. Egy ilyen diagram létrehozható tollal és papírral is, de használható hozzá professzionális szervezeti diagramszoftver, például a Microsoft Visio.
-
Hierarchikus szervezeti diagram
A szervezeti diagramok leggyakoribb típusa a hierarchikus szervezeti diagram. A személyeket aszerint rendezi el, hogy mekkora hatáskörrel rendelkeznek a vállalaton belül. Vegyünk például egy olyan szervezetet, amelynél van egy elnök vagy vezérigazgató. Ez a személy a diagram tetején helyezkedik el, és mindenki más hierarchikusan alatta helyezkedik el.
-
Részlegszintű szervezeti diagram
Sok szervezet termék, részleg, vagy akár független leányvállalatok szerint osztja fel csapatait. Minden csapat önállóan tevékenykedik, és rendelkezik az egyéni céljai eléréséhez szükséges erőforrásokkal. Az ehhez hasonló szervezeteket általában egy részlegszintű szervezeti diagram ábrázolja, amely segít az egyes csapatok független működési folyamatának megértésében.
-
Mátrix típusú szervezeti diagram
Bár nagyvállalati környezetben gyakori, nem minden vállalat szervezi hierarchikusan a csapatokat. Előfordulhat például, hogy az alkalmazottak egynél több vezetőnek is beszámolási kötelezettséggel tartoznak – vagy a beszámolás struktúrája a különböző típusú projektekhez igazodva módosulhat. Ebben az esetben a mátrix típusú szervezeti diagram a megfelelőbb választás.
-
Vonal típusú szervezeti diagram
A vonal típusú szervezeti diagram az egyik legegyszerűbb szervezeti struktúra. Az ilyen típusú szervezetekben a hatáskör nagymértékben a szolgálati láncra támaszkodik. A hatáskör felülről lefelé irányul, mint egy vízesés, és minden osztályvezető jogosult olyan döntést hozni, amelyről úgy gondolja, hogy az a beosztottjai legjobb érdekét szolgálja.
-
Vízszintes szervezeti diagram
A vízszintes (vagy lapos) szervezeti ábrát általában olyan szervezetek ábrázolására használják, amelyekben kevés vagy egyáltalán nincs középvezetés. Előfordulhat, hogy a diagram csak két szintet ábrázol: a felső vezetői szintet és a vállalaton belül más szerepköröket betöltő személyeket. Ezek a szervezetek gyakran kollektívabb megközelítést alkalmaznak a döntéshozatalban.
-
Csapatalapú szervezeti diagram
Mivel a vállalatok egyre inkább alkalmazkodnak a munka új világához, egyre gyakoribbá válik az, hogy az alkalmazottakat a problémamegoldás és a hatékony döntéshozatal köré szervezik. Vizuálisan ez a fajta csapatmunka egy csapatalapú szervezeti diagramon keresztül jeleníthető meg, ahol az emberek rugalmasan szerveződnek a maximális együttműködés érdekében.
Keltse életre legjobb ötleteit
Több tucat kész sablon és több ezer testreszabható alakzat segítségével a Visio egyszerűvé – és szórakoztatóvá – teszi a látványos vizuális anyagok létrehozását.
Mikor érdemes szervezeti diagramot használni?
Szervezeti struktúra ismertetése a csapatok között
A szervezeti diagramnál nincs gyorsabb mód arra, hogy elmagyarázzuk, hogyan működik egy csapat. Különösen hasznosak, amikor egy új alkalmazottnak mutatják be a vállalatot, vagy amikor elmagyarázzák, milyen változások lesznek az új vezetés alatt.
A csapatkommunikációra tervezett szervezeti diagramnak a lehető legegyszerűbbnek kell lennie, ugyanakkor tartalmaznia kell minden szükséges információt – például azt, hogy ki vezeti és alkotja az egyes csapatokat, milyen konkrét szerepeket töltenek be a szervezetben, és hogyan születnek a döntések.
A Microsoft Visio segítségével bárki magabiztosan készíthet könnyen érthető vizualizációkat. Több tucat előre elkészített sablon, kiinduló diagram és minta közül választhat, és a szoftver testreszabási lehetőségeivel biztosíthatja, hogy minden megfeleljen a márkának.
A csapatszerkezet változásainak követése
Minden szervezetnél előfordul, hogy a munka változása vagy az erőforrások ingadozása miatt változás következik be. Ilyenkor a szervezet struktúráját is felül kell vizsgálni.
Egy jól elkészített szervezeti diagram segíthet ismertetni a csapatstruktúrát és a forrásbevonást érintő változásokat, biztosítva, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy mi és miért változik.
A Microsoft Visio segítségével professzionális megjelenésű diagramokat készíthet másokkal együttműködve a hatékony döntéshozatal és a valós idejű problémamegoldás érdekében, amelyek segíthetnek a személyzeti átszervezésekre való felkészülésben.
Felkészülés az új munkaerő-felvételi kezdeményezésekre
A munkaerő-tervezés – azaz a jövőbeli munkaerő-szükségletek előrejelzése és előkészítése – a siker biztosításának része a szervezeti növekedés időszakában. A cél a hiányosságok azonosítása és terv készítése a hiányosságok pótlására, mielőtt azok problémát okoznának.
A szervezeti ábrák hasznos eszközök lehetnek a csapatok jelenlegi állapotának szemléltetéséhez, valamint annak bemutatásához, hogy hogyan fognak kinézni a különböző jövőbeli szakaszokban. Ez egy olyan közös tevékenység lehet, amely az embereket az egész folyamat során bevonja.
A Microsoft Visio lehetővé teszi, hogy hangosan gondolkodjon. Ötleteket gyűjthet munkatársaival, szemléltetheti az adott problémát, és feltérképezheti a csapat közelgő változásait.
A generációs előzmények dokumentálása
Bár a szervezeti diagramokat leginkább a vállalat struktúrájának bemutatására használják, más céljaik is vannak – például a generációs előzmények nyomon követése. A családok sok tekintetben ugyanolyan szerkezetűek, mint a szervezetek, a generációkon átívelő hierarchikus rétegekkel.
A Microsoft Visio nagyszerű eszköz azok számára, akik hivatalosan is dokumentálni szeretnék a családfájukat alkotó személyeket. Egyszerűen adjon hozzá neveket, születési dátumokat, kapcsolatokat és más fontos részleteket egy Excel-munkalaphoz, majd töltse fel a Visióba – vagy építse fel családfáját az alapoktól a Szervezeti ábra sablon segítségével.
Szervezeti diagram készítése
A szervezeti diagramok az egyszerű diagramoktól a külső adatforrásból származó információkon alapuló összetett, többoldalas diagramokig terjedhetnek. A szervezeti diagramhoz választott alakzatokkal megjeleníthet alapvető információkat, például egy személy nevét és beosztását, vagy részletesebb információkat, például kapcsolattartási adatokat.
A hasznos szervezeti diagram létrehozása egy olyan diagramkészítő eszköz kiválasztásával kezdődik, amely egyszerre hatékony és könnyen használható. A Visio több tucat kiindulási diagramot és rengeteg testreszabási lehetőséget kínál, így nagyszerű választás. Miután kiválasztotta a szervezeti diagram szoftverét, elkezdheti a diagram felépítését.
Kezdje egy sablonnal vagy a Szervezeti diagram varázslóval
A Visio számos beépített sablonnal rendelkezik, amelyek célja, hogy a lehető legegyszerűbbé tegyék a szervezeti diagram létrehozását. A szervezeti diagramot a Szervezeti diagram varázsló párbeszédpanel segítségével is megtervezheti, amely lehetővé teszi az alakzatok automatikus összekapcsolását, hierarchiák létrehozását, sőt, ha szeretné, még képeket is hozzáadhat.
Szervezeti diagram létrehozásának automatizálása a Visio Data Visualizer bővítményével
Lenyűgöző, kiváló minőségű diagramokat készíthet a Visio Excelhez készült Data Visualizer bővítményével a Microsoft 365 munkahelyi vagy iskolai fiókját használva. A diagramok az Excel-munkafüzetben lévő adatokból automatikusan felépülnek. Ezután szerkesztheti is a diagramot a Visióban, amely automatikusan visszafelé szinkronizálódik az Excelbe.
Szervezeti diagramok létrehozása az Active Directoryból
Percek alatt létrehozhat látványos szervezeti diagramokat a Microsoft Active Directoryban tárolt adatok használatával. A szervezeti diagramot frissítve azonnal láthatja az AD-adatokon végzett módosításokat.
Ismerje meg a szervezeti diagramok Visióban történő létrehozásának alapjait.
Az üzletmenet átalakítása
Ebből a webináriumsorozatból megtudhatja, hogyan segítheti a Microsoft Visio és a Microsoft 365 a vállalkozások fejlődését egy olyan világban, amely az elmúlt évben drámaian megváltozott.
Hasznos források
A Kezdő Visio-oktatóanyag indítása
Megtudhatja, hogyan keltheti életre az adatait a Microsoft Visióval.
A cég vizuális megjelenítése
A szervezeti diagram mindenki számára gyors betekintést nyújt abba, hogyan épül fel a vállalat.
Tegye egyértelműbbé a munkahelyét
A bonyolult ötletek vizuális megjelenítésével javíthatja a csapatmunkát.
Saját szervezeti diagram létrehozása
Ebből a videóból megtudhatja, hogyan használhatja a Szervezeti diagram varázslót a Visióban.
A vállalkozás fellendítése
Az ötletek megvalósítását segítő diagramkészítő szoftverrel lendületet adhat a vállalkozásának.
A Visio verzióinak összehasonlítása
A Microsoft 365-beli Visio, a Visio 1. csomag, a Visio 2. csomag és az egyes alkalmazások főbb funkcióinak összehasonlítása.
Szervezeti diagram létrehozása a Visióban
Ebből a támogatási cikkből megtudhatja, hogyan hozhat létre szervezeti diagramokat a webes vagy az asztali Visio alkalmazásban.
Szervezeti diagram létrehozása az Excelben
Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan hozhat létre szervezeti diagramokat a Visio Adatábrázoló bővítményével az Excelben.
Gyakori kérdések
-
A szervezeti diagramok hatékony módszert jelentenek a cégstruktúra, a hierarchiaszintek, valamint a csapatok és a munkatársak közötti kapcsolatok megjelenítésére. A szervezeti diagramok egy folyamatosan fejlődő vagy nagyon összetett szervezetben segíthetnek megvilágítani a valós helyzetet.
A Szervezeti diagram sablon nagyszerű kiindulási pont mind a Webes Visióban, mind a Microsoft 365-ben elérhető Visióban. Egyszerűen húzzon színkódolt alakzatokat a vászonra, amelyekkel a vezetőket, menedzsereket, asszisztenseket, tanácsadókat, sőt, akár a csapatában, osztályán vagy szervezetében megüresedett állásokat is ábrázolhatja. -
Igen. A Microsoft 365-ben elérhető Visio minden Microsoft 365-felhasználó számára lehetővé teszi professzionális megjelenésű szervezeti ábrák, valamint folyamatábrák, alapvető hálózati diagramok, Venn-diagramok, blokkdiagramok és egyéb üzleti diagramok létrehozását.
A Visiót a Microsoft 365-tel elérheti az asztalán, vagy kiterjesztheti a böngészőjére, ahol megtekintheti, létrehozhatja és szerkesztheti a szervezeti ábrákat és más, a felhőben tárolt diagramokat. A webes Visio mindig naprakész, így soha nem kell új verziót telepítenie.
Ebből a kezdő oktatóanyagból megtudhatja, hogyan hozhat létre saját szervezeti diagramot Microsoft 365-előfizetésével, illetve összehasonlíthatja a képességeket a Webes Visióval kapcsolatos gyakori kérdésekben. -
A Visióban testre szabhatja az alakzatok megjelenését a szöveg színének, betűtípusának, kitöltési színének és mintázatának, vonalsúlyának és stílusának vagy árnyékának megváltoztatásával. A Visio-diagramba képeket is beilleszthet – például a cég logóját vagy egy matricát a Visio képtárából –, hogy személyes jelleget adjon neki.
Ezekkel a hasznos oktatóanyagokkal megtanulhatja, hogyan formázhat egy alakzatot Visióban, és hogyan illeszthet be képet egy Visio-diagramba. -
Az adatcsatolás csak az asztali Visio alkalmazáson keresztül lehetséges, a Webes Visióban azonban megtekintheti az adatkapcsolatú diagramokat.
Ha a szervezeti diagram létrehozásához szükséges adatok már léteznek egy Excel-munkalapon vagy a Microsoft Exchange Server könyvtárában, a Visio képes automatikusan létrehozni a diagramhoz szükséges alakzatokat és összekötőket.
A Visio jelenleg több adatforrást támogat, például az alábbiakat:- Microsoft Excel-munkafüzetek
- Microsoft Access-adatbázisok
- Microsoft SharePoint Foundation-listák
- Microsoft SQL Server-adatbázisok
- Microsoft Exchange Server-könyvtárak
- Azure Active Directory-információk
- Egyéb OLEDB- vagy ODBC-adatforrások
Ahhoz, hogy a Visióban megfelelően működjön, az adatforrásnak tartalmaznia kell oszlopokat az alkalmazott nevéhez, egy egyedi azonosítóhoz és ahhoz a személyhez, akinek az alkalmazott a beosztottja.
A Microsoft 365 követése