Munculnya wabah COVID-19 telah memengaruhi kehidupan banyak orang di seluruh dunia. Rutinitas harian jutaan orang pun turut berubah dengan perjalanan yang dibatasi dan aturan baru tentang berkumpul di tempat ramai. Beberapa minggu terakhir, banyak rekan kerja dan pelanggan yang bertanya kepada saya: Bantuan apa yang dapat kita berikan?
Lily Zheng adalah teman baik dan rekan kerja saya yang tinggal di Shanghai. Kami pernah bekerja bersama secara langsung di Tiongkok walaupun lebih sering bertatap muka melalui Microsoft Teams. Baru-baru ini, Lily menulis surat kepada pelanggan di negaranya tentang hal-hal yang ia pelajari dengan timnya saat bekerja dari jarak jauh di tengah merebaknya wabah ini. Suratnya menginspirasi tim kami untuk Menyediakan Microsoft Teams secara gratis bagi pengguna yang bekerja dari jarak jauh dalam situasi sulit ini. Saya akan tunjukkan isi suratnya kepada semua orang di seluruh dunia yang mungkin akan terinspirasi dari pengalaman tim kami di Shanghai. Semoga Anda juga terbantu dengannya.
Berikut isi surat Lily.
Pelanggan yang terhormat,
Saya Lily Zheng, seorang karyawan Microsoft yang hidup dan bekerja di Shanghai. Dengan mewabahnya COVID-19 yang terus menyerang jutaan orang di Tiongkok, orang-orang kini mulai bekerja dari jarak jauh. Dalam situasi ini, setiap sekolah, rumah sakit, dan bisnis di Tiongkok beroperasi dari berbagai lokasi meskipun hanya sementara. Ada banyak alasan mengapa bekerja dari jarak jauh harus dilakukan segera, mulai dari wabah virus seperti COVID-19 hingga kondisi darurat cuaca yang tidak terduga. Jadi, saya ingin membagikan tiga pelajaran yang saya dapatkan beberapa minggu terakhir, dan tiga pelajaran dari pelanggan saat mereka mulai menerapkan sistem bekerja dari jarak jauh.
Sama seperti Anda, saya mulai mendengar kabar tentang virus ini di bulan Januari, sebagian besarnya melalui media sosial. Namun, saya tidak menyadari dampaknya yang begitu signifikan hingga sebelum Tahun Baru Imlek. Banyaknya orang yang melakukan perjalanan selama Tahun Baru Imlek mengakibatkan lonjakan tajam pada jumlah orang yang terinfeksi virus ini. Pada tanggal 23 Januari, pemerintah menutup akses dari dan ke Provinsi Hubei untuk membatasi penyebaran virus ini. Esok harinya, pada malam tahun baru, keluarga saya berencana untuk menonton film. Namun, kami mendengar berita bahwa bioskop di seluruh penjuru kota telah ditutup, dan kami pun sadar, dampak wabah ini sungguh tidak main-main. Dua hari kemudian, pemerintah membatalkan acara Festival Musim Semi, yang sebelumnya tidak pernah dibatalkan, dan saya juga membatalkan liburan keluarga yang telah lama direncanakan. Anak-anak sedih mendengarnya, tetapi kesehatan dan keselamatan kami adalah yang utama.
Zheng dan rekan satu timnya di Microsoft di Tiongkok berkolaborasi dengan mudah saat bekerja dari jarak jauh.
Jadi, apa jawaban saya ketika orang lain bertanya bagaimana rasanya bekerja di Tiongkok saat ini? Dengan bekerja dari jarak jauh, kami dapat menghemat waktu untuk perjalanan ke kantor, dan terlebih lagi, kami tak perlu pusing memilih baju yang harus dipakai. Restoran-restoran yang tutup juga mendorong kami untuk lebih kreatif saat memasak. Namun, anak-anak yang libur sekolah dan pengasuh bayi yang tidak dapat bekerja juga cukup membuat kami kesulitan untuk tetap produktif.
Hal yang saya pelajari saat bekerja dari jarak jauh
Meskipun tim kami sudah terbiasa bekerja dari jarak jauh, beberapa minggu terakhir ini memperjelas pandangan saya akan hal-hal yang diperlukan untuk bekerja dari jarak jauh secara efektif. Berikut tiga hal terpenting terkait hal itu.
Menjaga kesehatan.
Poin utama untuk bekerja dari jarak jauh adalah menjaga kesehatan jasmani kita dengan menghindari virus ini. Semua orang sudah tahu akan hal itu. Namun, bekerja dari rumah juga dapat menyebabkan stres, dan inilah yang jarang terpikirkan oleh banyak orang. Meluangkan waktu untuk berolahraga, menerapkan pola makan yang baik, dan beristirahat adalah beberapa hal terpenting untuk menjaga kesehatan mental saat bekerja dari rumah.
Jangan menunda-nunda.
Saat bekerja dari rumah, terkadang ada keinginan untuk menunda rencana yang sudah disiapkan. Namun, tim yang bekerja dari jarak jauh juga dapat tetap efektif secara online. Jika sudah menjadwalkan pertemuan dua orang, jalankan sesuai rencana. Atau jika sudah merencanakan rapat besar, tetap selenggarakan. Jika sudah merencanakan sesi curah pendapat untuk presentasi mendatang, lakukan melalui panggilan video.
Saling mendukung.
Dari pengalaman ini, saya juga menyimpulkan bahwa mendukung orang lain adalah cara terbaik untuk terus semangat dan berpikir positif. Dengan alat online yang tersedia, kami tidak hanya bekerja, tetapi juga berbagi foto keluarga dan hewan peliharaan serta saling berkabar sepanjang hari. Menghibur satu sama lain tidak hanya akan menjaga semangat kita, tetapi juga menjadikan tim tetap akrab saat bekerja dari jarak jauh.
Hal yang saya pelajari dari para pelanggan
Dalam beberapa minggu terakhir, kami menyadari bahwa pelanggan di Tiongkok benar-benar mengubah cara mereka bekerja. Berikut adalah tiga hal yang saya pelajari dari mereka untuk terus berhasil menjalankan bisnis.
Segera membuka akses komunikasi.
Ketika karyawan bekerja dari jarak jauh, penting untuk memastikan bahwa semua orang mengetahui info bisnis terbaru. Salah satu pelanggan kami, perusahaan asuransi besar di Asia, mulai menyiarkan pesan video ke staf mereka untuk memastikan setiap orang dapat mengakses informasi terbaru. Ketika harus menyeimbangkan kegiatan bekerja dari rumah dengan merawat anak dan tantangan lainnya seperti saat ini, rekaman video dapat membantu orang-orang untuk mengetahui info terbaru jika tidak dapat menghadiri rapat atau pertemuan langsung.
Pastikan semuanya tetap berjalan.
Meskipun ada keinginan untuk menunda rencana sampai semua orang dapat bertemu langsung, perusahaan di sini berhasil menemukan cara agar semuanya tetap berjalan sesuai rencana. Dengan dukungan pemerintah, banyak sekolah yang sudah memulai kegiatannya secara tepat waktu melalui fasilitas online. Mereka mendukung kegiatan siswa dengan membuat jadwal yang jelas, mengadakan kegiatan yang menambah semangat seperti tantangan memasak, serta menyampaikan tugas dan informasi lain dengan hati-hati agar para siswa tidak stres.
Rapat skala besar juga dapat diselenggarakan secara online.
Kita mungkin sering melakukan panggilan singkat atau obrolan video dengan beberapa rekan satu tim, tetapi rapat formal dan berskala besar juga dapat diadakan secara online tanpa masalah. Dengan banyaknya karyawan yang memilih untuk bekerja dari jarak jauh, rumah sakit di sini juga mulai menyelenggarakan rapat dengan staf dari jarak jauh. Sebuah rumah sakit di Dalian, misalnya, telah menyelenggarakan rapat staf skala besar melalui Teams. Kunci untuk menyelenggarakan rapat online yang efektif adalah menetapkan agenda yang jelas, tetap inklusif dengan mengatasi masalah audio sebelum rapat dimulai, dan mencatat notula untuk dibagikan sebagai tindak lanjut nanti. Perlu diingat juga bahwa jika organisasi mengizinkannya, Anda dapat merekam rapat bagi mereka yang tidak dapat hadir.
Saya dan banyak orang di seluruh dunia tentu tidak pernah mengharapkan situasi seperti ini untuk mengawali tahun baru. Namun, kami belajar banyak hal. Teams telah menjadi alat hebat yang mampu membantu kami melewati berbagai tantangan. Banyak yang belum menyadari bahwa Teams telah tersedia secara gratis. Kunjungi tautan ini untuk mempelajari selengkapnya. Namun, apa pun alat yang Anda gunakan, semoga tips ini dapat membantu Anda dan semoga Anda beserta keluarga selalu sehat dan bahagia!
