Sistema di gestione degli ordini (OMS)

Perdita.
Mancata accuratezza o correttezza.
Mancata evasione.
Tempi di spedizione maggiori rispetto a quanto inizialmente stabilito.

Se riscontra una delle situazioni indicate in precedenza più volte o anche una sola volta, un cliente potrebbe avere una percezione negativa delle operazioni della tua azienda, rendendo più facile per i concorrenti offrire un'esperienza migliore.

In breve, l'aggiunta di un sistema OMS al processo consente di:

Allineare i rappresentanti di vendita e le piattaforme online.
Tenere traccia degli esiti positivi con l'analisi.
Gestire programmi di spedizione complessi.
Coordinare le scorte con gli ordini disponibili su più canali.
Garantire l'evasione degli ordini quando si usano servizi logistici di terze parti (3PL).
Eliminare l'errore umano durante gli inserimenti manuali, così come le inefficienze e l'allocazione incoerente delle risorse.

Dynamics 365 aiuta la tua azienda a evadere gli ordini in modo rapido ed efficiente

Ottimizza e automatizza le funzionalità di evasione degli ordini con Dynamics 365 Intelligent Order Management, una soluzione che si integra con i sistemi CRM ed ERP esistenti, consentendoti di risparmiare tempo e denaro durante la trasformazione della catena di approvvigionamento digitale.

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Soddisfa le esigenze dei clienti in più canali per un'esperienza di e-commerce senza problemi, eliminando il tempo che il team dovrebbe altrimenti impiegare per soddisfare gli ordini e formare i membri del team. Offre anche una panoramica generale degli ordini, riducendo gli errori e gli errori umani e inserendo tutti i dati in tempo reale necessari in un'unica posizione.
Elimina i processi manuali.
Segnala e prevedi le esigenze di inventario per evitare ordini eccessivi o vendite eccessive. In caso di fluttuazioni impreviste della domanda, potrai connetterti ai tuoi canali di inventario per mettere in atto una strategia di evasione da parte dei fornitori.
Eseguire l'integrazione tra i sistemi aziendali, ad esempio ERP, inclusi magazzini, team di assistenza clienti e contabilità.
Accetta ordini da più paesi in più tipi di valuta. A mano a mano che il mondo procede verso la globalizzazione, il tuo team deve essere preparato ad espandersi in nuovi mercati con facilità.

Ecco alcune delle attività che un sistema OMS può gestire:

Ottimizzazione e automazione dell'evasione degli ordini.
Mitigazione delle interruzioni del processo.
Gestione del ciclo di vita degli ordini.
Risposte a modelli di business in continua evoluzione.

Vantaggi di un sistema OMS

Indipendentemente dalle dimensioni della tua società, l'implementazione di un sistema di gestione degli ordini può migliorare le tue operazioni aziendali a tutti i livelli. Ecco alcuni dei numerosi vantaggi dell'aggiunta di un sistema OMS al tuo business.

Automazione. Un sistema di gestione degli ordini si basa sull'automazione, dalla gestione della vetrina alla consegna del prodotto. In questo modo è possibile risparmiare sul lavoro manuale, riducendo i costi del lavoro. A mano a mano che le finestre di evasione diventano più brevi, OMS sceglie il magazzino o la posizione di evasione, determina l'ordine di evasione e invia una richiesta di evasione al magazzino in modo che il personale possa prepararsi per l'ordine.

Poiché è possibile abbreviare il tempo di adempimenti, potrai riallocare le risorse usate per concentrarti su parti più complicate del business che contribuiscono alla crescita e alla soddisfazione dei clienti. Aumenterà anche la sicurezza dei dati, un componente significativo nel mondo oggi sempre più digitalizzato.
Meno errori umani. Gli errori umani rappresentano la principale causa di importanti problemi di evasione degli ordini nell'ambito dei magazzini. qualunque sia l'entità dell'errore. Implementando un accurato sistema di gestione degli ordini, le attività vengono gestite in automatico. Un sistema OMS è in grado di eseguire attività di controllo dell'inventario multicanale e di ottimizzazione del magazzino inviando avvisi su qualsiasi problematica, dai livelli di inventario alle possibili esigenze di liquidazione. Ciò consente di evitare ritardi di spedizione, commissioni di mercato e insoddisfazione dei clienti.
Report in tempo reale. L'elaborazione degli ordini richiede tempo. Durante l'aggiornamento del sistema, vengono costantemente fornite nuove informazioni. Quando aggiungi manualmente questi elementi, è possibile che non siano sempre disponibili le informazioni più aggiornate. OMS può fornire dati in tempo reale per ordini, inventario e informazioni sui clienti. Questo tipo di dati è un ottimo complemento all'analisi del sito Web, garantendo che le strategie di marketing riescano a ottenere clienti a lungo termine.
Previene l'esaurimento delle scorte prevedendo le giacenze. Se l'azienda non ha accesso al software di previsione e ai livelli di inventario, non sarà possibile tenere traccia di quando fare scorte nel magazzino. Questo causa due grandi problemi: scorte in eccesso ed esaurimento delle scorte, ovvero grandi quantità di articoli di inventario invenduti in un magazzino o scorte insufficienti per soddisfare le esigenze. L'aggiunta di OMS risolve entrambi i problemi.

Puoi prevedere meglio le tendenze di vendita, i prodotti più diffusi e le tendenze di acquisto. Potrai individuare con precisione la quantità di spazio di magazzino necessaria per i prodotti, con sempre la quantità di inventario appropriata in un determinato momento.
Un'unica fonte di informazioni attendibili. Il dashboard dell'OMS includerà tutte le informazioni necessarie per tenere traccia del lavoro e delle vendite. Combinando contabilità, inventario e informazioni sui clienti, sarà possibile creare nuove strategie in modo efficiente.
Facilità di scalabilità e opportunità multicanale. A mano a mano che l'azienda continua a crescere, è fondamentale avere un sistema di gestione degli ordini in grado di crescere insieme all'azienda. Quando diventi parte di un'operazione multicanale, devi tenere traccia degli ordini a mano a mano che l'evasione diventa complicata, visto che il traffico dei clienti passa attraverso più canali. Dovrai seguire gli ordini in un'ampia gamma di marketplace e siti Web. Un OMS può centralizzare gli ordini, tenere traccia dei dati, aggiornare l'inventario e il routing degli ordini.

Il processo OMS in dettaglio

La maggior parte dei sistemi di gestione degli ordini segue un processo in sei passaggi che consente di elaborare e soddisfare in modo accurato e rapido gli ordini dei clienti. Questo processo consente di soddisfare tutte le esigenze dei clienti, offrendo al contempo ai clienti un'esperienza utente universale ma personale. I sei passaggi sono:

Individuazione
Il primo passaggio del processo di gestione degli ordini proviene dal cliente. Tramite il tuo negozio online, un sito Web di terze parti o al telefono, il cliente inserirà il tuo prodotto in un carrello online e modificherà immediatamente l'inventario corrente. Il sistema può anche avvisarti se l'articolo si trova semplicemente nel carrello o se il cliente l'ha abbandonato.
Selezione ordine
Dopo che il cliente ha deciso di acquistare il prodotto, l'OMS comunica con il team finanziario o della contabilità per verificare le informazioni di pagamento con carta di credito ed elaborare l'ordine. Una volta approvato,l'ordine verrà indirizzato all'evasione.

I venditori al dettaglio o business-to-business possono scegliere un modello di fattura, scegliendo di ricevere prima un preventivo per gli acquisti in blocco. Quindi, viene inviata una fattura da pagare entro una scadenza specifica.
Evasione dell'ordine
Dopo che l'ordine arriva in magazzino, il sistema OMS sceglie l'opzione più vicina o più accessibile in prossimità della destinazione dell'ordine, quindi calcola i costi di spedizione e i vettori più veloci.. Un sistema OMS potrebbe anche essere in grado di stampare etichette di indirizzo, documenti di trasporto e ricevute.
Gestione del magazzino
In questo passaggio sarà fondamentale avere uno SKU e un codice a barre per ogni elemento. Se un prodotto ha entrambi, aumenta l'accuratezza dell'evasione e rende più semplice per il tuo magazzino analizzare il prodotto e aggiungerlo all'ordine. Esistono quattro metodi per selezionare gli elementi dal magazzino:

Ordine singolo. Gli elementi di un singolo ordine vengono prelevati e recapitati alla stazione di imballaggio.

Selezione batch. A un selettore viene assegnato un determinato numero di ordini in un unico round per eseguire il pull e il ripristino alla stazione di imballaggio.

Prelievo a zona. Ogni selezione ottiene una zona magazzino designata e gli elementi di queste zone vengono aggiunti a un ordine a mano a mano che passano attraverso ognuna di esse.

Prelievo a ondata. Tutte le zone vengono selezionate contemporaneamente e vengono aggiunte in un unico punto per l'acquisizione.

Se un articolo non è disponibile, l'OMS può comunicare con venditori e fornitori per l'invio anticipato di un rifornimento in magazzino. La creazione di un punto di riordino consente un approvvigionamento coerente dell'inventario. Eseguirà automaticamente un nuovo ordine di acquisto quando raggiunge la soglia bassa, avvisando anche i responsabili del magazzino del possibile ritardo nell'evasione.

L'ordine viene inviato anche al reparto contabilità o avvisa il software di contabilità per il nuovo acquisto. Una solida soluzione digestione finanziaria semplifica il controllo mensile e di fine anno, le imposte e altro ancora.
Spedizione
Dopo che l'ordine è stato selezionato dai prodotti nel magazzino, il team di imballaggio recupererà gli articoli dal magazzino e li analizzerà per l'inventario. Quindi selezionano, imballano e spediscono il prodotto in base ai dettagli forniti dall'OMS. Tre aspetti da considerare nelle attività di imballaggio sono:

Precisione dell'ordine. Assicurati che ogni elemento sia nell'ordine corretto.

Dimensioni del contenitore. Pianifica l'incorporazione delle dimensioni nei prezzi. Avere da tre a cinque dimensioni standard consente di ridurre i costi senza sovracomplicare il processo.

Confezione corretta. Alcuni materiali di imballaggio possono avere una protezione migliore per il prodotto, ma potrebbero costare di più. Scegli il tipo giusto, economicamente conveniente e che garantisce un percorso sicuro.

Rilevamento. L'OMS può anche inviare al cliente una notifica che indica che il prodotto è stato spedito con la stima degli orari di arrivo. Tu e il cliente potete tenere traccia del prodotto dalla spedizione iniziale nel magazzino alla destinazione.
Follow up post-vendita

Dopo che il prodotto ha lasciato il magazzino ed è stata indicato l'orario previsto di arrivo della spedizione, l'OMS deve inviare automaticamente un messaggio di posta elettronica al cliente che chiede di valutare il prodotto e assicurarsi che tutti gli elementi dell'ordine siano stati ricevuti. Questa attività di completamento deve comportare anche istruzioni dettagliate su come contattare il servizio clienti.

Se hai un cliente insodisfatto, deve essere facile trovare un criterio di restituzione e rimborso efficiente e le relative istruzioni. UN OMS può elaborare rapidamente una richiesta di rimborso e comunicare con il team di contabilità per elaborarlo. L'OMS può anche connettersi al provider dei resi per garantire che tutti i dati siano accurati e aggiornati.

Esistono anche casi in cui OMS può contrassegnare ordini speciali indipendentemente dal fatto che si tratti di sostituzioni di reso, omaggi di ringraziamento o ordini VIP. Quando questi ordini vengono elaborati tramite il sistema, l'OMS può contrassegnarli con un codice univoco, consentendo al team di conservazione dei clienti di tenere traccia dell'accuratezza personalmente.

Sfide correlate ai sistemi di gestione degli ordini

Se l'azienda non è abbastanza grande o non dispone di ordini sufficienti per supportare l'implementazione di un OMS, l'aggiunta di questo tipo di piattaforma potrebbe richiedere troppo tempo o essere dispendiosa in termini di tempo. Prima di aggiungere questo sistema al processo, conoscere i possibili ostacoli potrebbe essere utile per il team e l'azienda. Di seguito sono riportate alcune problematiche che possono verificarsi durante il processo di gestione degli ordini:

Complicazioni nell'implementazione. L'aggiunta di un nuovo sistema al tuo processo, oltre alle soluzioni legacy che hai già implementato, può sembrare un'attività complicata e difficoltosa.
Prezzo compreso tra centinaia e migliaia di dollari; sono disponibili numerosi sistemi di gestione degli ordini tra cui scegliere e il più costoso non sempre è il migliore. Se l'azienda non può permettersi un sistema ERP completo, concentrati sull'aggiunta di un sistema operativo più affidabile.
Individuazione della scelta giusta. Sono disponibili così tanti sistemi di gestione degli ordini che può essere difficile decidere quale funzionerà tenendo conto di tutte le tue esigenze. Esaminando l'elenco di controllo e inserendo gli elementi necessari in una gerarchia con gli elementi più interessanti, sarà possibile vedere quale OMS sarebbe la soluzione più adatta per l'azienda.

La scelta di un OMS adatto per l'azienda richiede tempo e il consenso di molti membri del team. Per scegliere un OMS adatto a tutti, è necessario porre domande per trovare quello che funziona meglio per il team.

Volume degli ordini
Numero di codici di riferimento del prodotto (SKU)
Software di hardware esistente
Dettagli sul tuo processo di formazione e abilitazione
Sequenza temporale di transizione dell'implementazione

Infine, valuta e confronta. È possibile che nell'elenco siano presenti diversi fornitori con varie proposte. Devi decidere se l'OMS è una singola soluzione software o diversi strumenti e processi. È anche necessario un OMS che connette l'e-commerce con il supporto clienti in modo che possano accedere al servizio clienti automatizzato. È consigliabile curare un'esperienza digitale unificata su una piattaforma Premium usando la tecnologia più recente. Alcune domande che è possibile porsi nel prendere la decisione sono se ogni sistema:

Elimina i processi manuali attraverso flussi di lavoro automatizzati?
Supporta più posizioni di magazzino?
Fornisce aggiornamenti dell'inventario in tempo reale?
Aggiunge nuove funzionalità?
Fornisce report e previsioni per identificare meglio i problemi e anticipare il cambiamento?
Gestisce le vendite su più canali, valute e aree geografiche?

Ottenere il massimo dal software più recente è l'obiettivo finale per te e il tuo team. Anche se potrebbe non essere disponibile una singola soluzione di gestione degli ordini adatta a ogni punto nell'elenco dei criteri, apprenderai ciò di cui hai bisogno per la durata dell'azienda. Decidere la soluzione OMS migliore per il team consentirà di portare l'evasione degli ordini e le operazioni aziendali al livello successivo.

Scelta di Dynamics 365 come prossimo OMS

Per qualsiasi azienda in espansione, l'implementazione di un sistema OMS in grado di integrarsi senza problemi con i processi correnti costituisce il passaggio successivo per creare e fidelizzare la base clienti.

Consenti ai clienti di visualizzare l'inventario in tempo reale e la possibilità di ordinare in modo sicuro e affidabile tramite un processo di pagamento sicuro sono gli elementi più importanti dell'e-commerce. Un sistema di gestione degli ordini veloce e affidabile che consente alle aziende di vendere su più canali, oltre a generare ordini di vendita automatici, deve far parte di qualsiasi strategia di marketing e vendita. Il sistema di gestione degli ordini corretto consente di ottenere un'esperienza coerente di ordinamento e acquisto orchestrando in modo proattivo le attività di evasione degli ordini e ottimizzandone i flussi.

Una soluzione come Dynamics 365 Intelligent Order Management ti aiuterà a ridimensionare le operazioni con facilità, ottenendo al contempo informazioni dettagliate in tempo reale che consentono di gestire ogni aspetto dei cicli di vita degli ordini. Offrendo maggiore flessibilità, trasparenza e consegna puntuale con il sistema di gestione degli ordini successivo, l'azienda può garantire ogni volta un'esperienza positiva per i clienti.

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