Microsoft 365: il posto più intelligente in cui archiviare contenuti

Per soddisfare le crescenti aspettative del moderno ambiente di lavoro, in termini di innovazione e produttività, i dipendenti sono tenuti a fare sempre di più in meno tempo. Le organizzazioni di maggior successo del mondo rispondono a queste pressioni adottando nuovi modi di lavorare che sfruttano Microsoft 365 con OneDrive for Business e SharePoint per gestire e collaborare ai contenuti.

Oggi annunciamo nuove funzionalità che, grazie anche a recenti investimenti, applicano le potenzialità dell’intelligenza artificiale e dell’apprendimento automatico ai contenuti archiviati in OneDrive for Business e SharePoint per aumentare la produttività e la sicurezza consentendo anche di prendere decisioni più consapevoli.

Maggiore produttività

Per aumentare la produttività, è fondamentale sfruttare i contenuti esistenti invece di creare inutili duplicati, cosa che finora è risultata difficile a causa della crescita esponenziale di contenuti digitali, in particolare con file di immagini, video e audio. Questi tipi di file multimediali sono infatti complicati da gestire, soprattutto quando si tratta di trovare rapidamente un’informazione necessaria.

Trascrizione di video e audio: a partire da quest’anno, i servizi di trascrizione automatizzata saranno disponibili in modalità nativa per i file audio e video di OneDrive e SharePoint tramite la stessa tecnologia di intelligenza artificiale di Microsoft Stream. Durante la visione di un video o l’ascolto di un file audio, verrà visualizzata una trascrizione completa (migliorando sia l’accessibilità che la ricerca) direttamente nel nostro visualizzatore all’avanguardia, che supporta più di 320 tipi di file differenti. Questa funzionalità è utile per sfruttare le risorse video e audio personali, oltre che per collaborare in modo costruttivo con altre persone.

Per rendere un video disponibile a livello generale nell’intera organizzazione, puoi caricarlo e pubblicarlo in Microsoft Stream. Continuerai a usufruire dei servizi di trascrizione oltre che di altre funzionalità di intelligenza artificiale, come il rilevamento facciale in-video e i sottotitoli automatici. Soprattutto, i contenuti audio e video non lasciano mai Microsoft Cloud, quindi non passano attraverso servizi di terze parti potenzialmente costosi e poco sicuri.

Ricerca di audio, video e immagini: come annunciato lo scorso settembre, le foto e le immagini archiviate in OneDrive e in SharePoint hanno ora maggior valore. Tramite funzionalità native e sicure di intelligenza artificiale, si può infatti determinare dove sono state scattate le foto, riconoscere gli oggetti ed estrarre il testo contenuto nelle immagini. Grazie al riconoscimento e all’estrazione del testo, la ricerca di immagini diventa facile come quella dei documenti. Ad esempio, in una cartella di ricette digitalizzate puoi cercarne una che menziona la parola “sushi”. Con i servizi di trascrizione descritti sopra, puoi eseguire ricerche complete anche nei file video e audio.

Consigli intelligenti per i file: più avanti nel corso di quest’anno introdurremo una nuova visualizzazione dei file nella home page di OneDrive e di Office.com per consigliare quelli pertinenti per ogni singolo utente. I file suggeriti si basano sull’intelligenza di Microsoft Graph, che riconosce il tuo modo di lavorare, le persone con cui collabori e le attività che svolgi sui contenuti condivisi con te in tutto Microsoft 365. Queste conoscenze approfondite del comportamento dell’utente e delle sue relazioni con i colleghi sono disponibili in esclusiva in Microsoft 365 e continuano ad arricchirsi mentre si collabora ai contenuti di OneDrive e SharePoint.

L’intelligenza artificiale semplifica anche la creazione di nuovi documenti sulla base di contenuti esistenti. La funzionalità Riusa di Word 2016 e Outlook 2016 offre consigli intelligenti sui contenuti archiviati in OneDrive e in SharePoint riconoscendo il contesto del lavoro in corso. Così puoi sfruttare e riutilizzare in altri modi un paragrafo, una tabella, un grafico o altri elementi di un altro file mentre lavori a un nuovo documento o messaggio.

Decisioni più consapevoli

OneDrive e SharePoint ti semplificano la vita grazie all’innovativa intelligenza artificiale che ti permette di prendere decisioni più consapevoli mentre lavori con i contenuti.

Approfondimenti sui file: all’inizio di quest’anno abbiamo distribuito una scheda file aggiornata, che offre l’accesso alle statistiche relative a ogni file archiviato in OneDrive e in SharePoint. Puoi quindi vedere chi ha guardato il file e cosa ha fatto, in modo da decidere come intervenire. Più avanti quest’anno inseriremo queste preziose statistiche sui file direttamente nell’esperienza dell’applicazione di Office nativa.

Inoltre, introdurremo altri approfondimenti nella scheda file, con una funzionalità che offre informazioni importanti a colpo d’occhio, ad esempio il tempo di lettura e i punti principali del documento, così puoi scegliere se continuare a leggerlo o salvarlo per dopo.

Condivisione intelligente: più avanti quest’anno avrai anche la possibilità di condividere contenuti pertinenti con i partecipanti a una riunione. Se ad esempio hai appena eseguito una presentazione di PowerPoint, ti verrà chiesto se vuoi condividerla con gli altri partecipanti al termine della riunione. Nell’app OneDrive per dispositivi mobili, ti verrà automaticamente chiesto se vuoi condividere le foto scattate durante la stessa riunione, magari di una lavagna in cui avrai sviluppato nuove idee insieme ai colleghi, il tutto in base al tuo calendario di Outlook. Questo tipo di intelligenza in tempo reale ti permette di mantenere tutti informati per poi passare all’attività successiva, ed è disponibile esclusivamente se archivi i contenuti in OneDrive e in SharePoint.

Approfondimenti sui dati: all’inizio di quest’anno, nel corso della manifestazione SharePoint Virtual Summit, abbiamo mostrato come arricchire immediatamente i contenuti di OneDrive e di SharePoint con l’intelligenza, sfruttando la flessibilità di Microsoft Flow e le potenzialità dei servizi cognitivi di Azure. Questi servizi, basati su Microsoft Azure, offrono analisi dei sentiment, estrazione delle parole chiave e anche riconoscimento personalizzato delle immagini, il tutto mantenendo al sicuro i contenuti in Microsoft Cloud ed evitando la necessità di ricorrere a servizi di terze parti potenzialmente costosi e poco sicuri. Puoi inoltre usare le informazioni fornite da questi servizi cognitivi per configurare flussi di lavoro personalizzati e organizzare immagini, attivare notifiche o richiamare processi aziendali più completi direttamente in OneDrive e in SharePoint con la piena integrazione di Microsoft Flow.

Maggiore sicurezza

Con i file archiviati in OneDrive e in SharePoint, l’intelligenza artificiale contribuisce anche a proteggere i contenuti, assicurarne la conformità e contrastare gli attacchi.

Ripristino dei file di OneDrive: all’inizio di quest’anno, abbiamo rilasciato la funzionalità di ripristino dei file di OneDrive, anche con l’integrazione di Windows Defender Antivirus, per proteggere i file di utenti aziendali e privati da attacchi di ransomware identificando le violazioni e fornendo informazioni su come procedere alla correzione e al recupero. Con una cronologia completa di 30 giorni dei file e funzionalità avanzate di apprendimento automatico per rilevare anticipatamente i potenziali attacchi, OneDrive ti offre tranquillità per ogni file che archivi. Soprattutto, il trasferimento dei file in OneDrive è più facile che mai grazie allo spostamento di cartelle note.

Conformità intelligente: oltre alla possibilità di applicare criteri di prevenzione della perdita dei dati nativi e di svolgere ricerche di eDiscovery native sui contenuti di testo archiviati in OneDrive e in SharePoint, con le innovazioni descritte sopra nel corso di quest’anno sarà ancora più facile usare queste funzionalità chiave per la conformità con audio, video e immagini. Presto potrai sfruttare il testo estratto dalle foto e le trascrizioni di audio/video per applicare automaticamente questi criteri e proteggere i contenuti.

Per iniziare

Come puoi vedere, sfruttando gli investimenti di Microsoft in funzionalità di intelligenza artificiale all’avanguardia, OneDrive e SharePoint in Microsoft 365 rappresentano il posto più intelligente in cui archiviare contenuti. Infatti, Microsoft è stata riconosciuta da Gartner come leader nei report Magic Quadrant per la categoria Content Collaboration Platforms e Magic Quadrant per la categoria Content Services Platforms. È stata inoltre nominata da Forrester nei report Forrester Wave™: Enterprise File Sync and Share Platforms Q4 2017 per ambienti cloud e ibridi.

Puoi iniziare a realizzare questi e altri vantaggi spostando oggi stesso i contenuti in OneDrive e in SharePoint, come hanno già fatto le aziende Fortune 500 MGM Resorts International, Walmart, Johnson Controls International e Textron. Mentre continuiamo a investire in queste e in altre nuove funzionalità di intelligenza artificiale, riceverai automaticamente altri vantaggi per aumentare la produttività.

Microsoft ha l’ambizione di trasformare la collaborazione ai contenuti per l’ambiente di lavoro moderno con file, siti Web e portali dinamici, video in streaming, intelligenza artificiale e realtà mista, a fronte di una riduzione dei costi e di una maggiore conformità e sicurezza. Partecipa all’evento Microsoft Ignite dal 24 al 28 settembre 2018 a Orlando, in Florida, oppure on demand, dove continueremo a rivelare come accelerare la collaborazione ai contenuti con l’intelligenza artificiale nell’ambiente di lavoro moderno.

 

Gartner, Inc., Magic Quadrant for Content Collaboration Platforms, Monica Basso, Michael Woodbridge, Karen Hobert, 3 luglio 2018.
Gartner, Inc., Magic Quadrant for Content Services Platforms, Karen Hobert, Michael Woodbridge, Joe Mariano e Gavin Tay, 5 ottobre 2017.

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