Il COVID-19 ha influenzato la vita degli utenti in tutto il mondo. Le restrizioni di viaggio e le nuove regole per gli incontri pubblici di grandi dimensioni hanno cambiato le vite quotidiane di molti. Nelle scorse settimane, molti miei colleghi e miei clienti mi hanno contattato per chiedermi: cosa possiamo fare per aiutare?
Lily Zheng è una buona amica e collega che vive a Shanghai. Abbiamo lavorato insieme di persona in Cina, ma principalmente ci incontriamo su Microsoft Teams. Di recente, Lily ha scritto una lettera ai clienti locali per spiegare cosa lei e il suo team hanno imparato lavorando in remoto durante l’epidemia. La lettera ha ispirato il nostro team a rendere Microsoft Teams disponibile gratuitamente per le persone che vogliono passare al lavoro remoto durante questo difficile momento. Desidero condividerla con le persone in tutto il mondo che potrebbero trarre vantaggio dall’esperienza del nostro team di Shanghai. Spero la troviate utile come è stato per me.
Passo la parola a Lily.
Gentili clienti,
mi chiamo Lily Zheng e sono una dipendente Microsoft che vive e lavora a Shanghai. Mentre l’epidemia di COVID-19 continua a interessare milioni di persone qui in Cina, il lavoro remoto ha avuto un’impennata. È come se ogni scuola, ospedale e azienda in Cina ora fosse un’organizzazione distribuita, anche se solo temporaneamente. Da epidemie come quella del COVID-19 a emergenze climatiche inattese, sono molte le ragioni per le quali il lavoro remoto potrebbe diventare improvvisamente necessario. Per questo motivo, ho voluto condividere tre lezioni che ho appreso nelle ultime settimane e tre lezioni che abbiamo raccolto dai nostri clienti mentre provavano ad adattarsi al lavoro remoto.
Come molti altri, ho iniziato a sentir parlare di questo virus a gennaio, per lo più sui social media. Ma non ne avevo capito l’entità fino a poco prima del Capodanno cinese, quando, a causa delle molte partenze per lo Spring Festival, il numero delle persone infette ha iniziato a crescere esponenzialmente. Il 23 gennaio il governo ha isolato la provincia dell’Hubei per limitare la diffusione del virus. Il giorno dopo, la vigilia di Capodanno, io e la mia famiglia avevamo pianificato di andare al cinema. Quando abbiamo letto sui giornali che i cinema in città erano stati chiusi, era ormai chiara la gravità della situazione. Due giorni dopo, il governo annunciava l’annullamento degli eventi del Capodanno cinese, cosa mai successa prima e io annullavo le vacanze della mia famiglia, organizzate molto tempo prima. I bambini erano afflitti, ma la nostra salute e sicurezza venivano prima di tutto.
Zheng e i suoi membri del team di Microsoft in Cina collaborano strettamente lavorando in remoto.
Cosa devo quindi rispondere quando le persone mi chiedono come sia lavorare in Cina al momento? Il lavoro in remoto ha eliminato il pendolarismo e sicuramente non dobbiamo più preoccuparci di cosa indossiamo. Inoltre, poiché molti ristoranti sono chiusi, stiamo perfezionando le nostre abilità culinarie. Tuttavia, con i bambini che non vanno a scuola e le babysitter che devono rimanere a casa, continuare a essere produttivi può essere difficile.
Cosa ho imparato dal lavoro remoto
Anche se il nostro team è abituato a lavorare in remoto, queste ultime settimane hanno evidenziato in modo efficace cosa richiede il lavoro remoto efficace e sostenibile. Ecco le mie principali tre lezioni.
Stare bene.
Il passaggio al lavoro remoto si basa essenzialmente sulla protezione della nostra salute fisica riducendo il contatto con il virus. Questo è del tutto comprensibile. Cosa meno ovvia è che, lavorare dove si vive, può creare una certa forma di stress. Fare movimento, mangiare bene e prendersi del tempo lontano dallo schermo sono elementi essenziali per mantenere il benessere mentale lavorando da casa.
Completare ogni attività.
Quando si lavora da casa, si può essere tentati dal rimandare alcune cose. Ma i team che lavorano in remoto hanno la possibilità di fare praticamente tutto online. Se avete pianificato riunioni individuali, confermatele. Se avete programmato grandi riunioni, non rimandatele. Se siete pronti a scambiarvi idee su una presentazione in programma, avviate una videochiamata.
Supportare i membri del team.
Da questa esperienza ho anche imparato che supportarsi gli uni con gli altri è il modo migliore per continuare a essere positivi e motivati. Usiamo i nostri strumenti online non solo per lavorare, ma anche per scambiarci foto della famiglia o dei nostri animali domestici e per salutarci durante la giornata. Tirarsi su a vicenda non fa bene solo al morale, ma serve anche a tenere unito il team anche quando si lavora separati.
Cosa ho imparato dai nostri clienti
Nell’arco di poche settimane, abbiamo visto i clienti cinesi trasformare completamente il modo di lavorare. Ecco tre cose che ho imparato da loro su come rendere efficiente l’organizzazione.
Aprire immediatamente linee di comunicazione.
Quando i dipendenti lavorano in remoto, è più importante che mai garantire a tutti di poter rimanere aggiornati su cosa succede in azienda. Uno dei nostri clienti, una grande compagnia di assicurazioni asiatica, ha iniziato a trasmettere videomessaggi al proprio staff per assicurarsi che tutti potessero accedere alle ultime notizie. Dovendo tutti trovare un equilibrio nel lavorare da casa con i bambini e dovendo affrontare anche altre difficoltà, i video registrati danno alle persone la possibilità di rimanere aggiornati anche se non riescono a partecipare a una riunione o un briefing.
Far andare avanti le cose.
Anche se può tentare l’idea di rimandare i piani fino a quando ci sarà la possibilità di ritrovarsi di nuovo, le aziende qui stanno trovando modi per continuare a far andare avanti le cose. Con l’incoraggiamento del governo, molte scuole sono state in grado di iniziare il semestre in tempo spostando tutto online. Stanno supportando i propri studenti creando programmi chiari, organizzando eventi di intrattenimento come sfide culinarie e comunicando con attenzione i compiti e altre informazioni affinché i ragazzi non si sentano sopraffatti.
Anche i grandi eventi possono essere spostati online.
Molti di noi sono abituati a chiamate veloci o videochiamate con pochi membri del team, ma anche le riunioni più grandi e formali possono riuscire online. Con così tanti dipendenti che stanno scegliendo di lavorare in remoto, gli ospedali locali stanno riunendo i propri staff online. Ad esempio, un ospedale di Dalian, ha organizzato grandi riunioni del personale tramite Teams. Affinché una riunione online sia efficace è necessario impostare un’agenda puntuale, praticare l’inclusione risolvendo eventuali problemi audio all’inizio della riunione e prendere appunti chiari da condividere come follow-up in un secondo momento. Ricordate anche che, se l’organizzazione lo consente, potrete registrare le riunioni per coloro che non possono partecipare.
Per me, e per molte persone in tutto il mondo, questo non è il modo in cui avevamo immaginato di iniziare il nuovo anno. Ma abbiamo imparato molto. E Teams si è dimostrato uno strumento incredibilmente potente per aiutarci a gestire le diverse sfide. Molti utenti non lo sanno ancora, ma Teams è già disponibile gratuitamente. Qui potete trovare ulteriori informazioni. Tuttavia, indipendentemente dagli strumenti che deciderete di usare, spero che questi suggerimenti si rivelino utili e auguro a voi e alle vostre famiglie il meglio.
