3 modi per reinventare il personale in prima linea con l'aiuto della tecnologia
I due miliardi di dipendenti in prima linea, che rappresentano l'80% della forza lavoro mondiale, hanno superato i rischi, l'esaurimento e i continui disagi della pandemia. Chiusure, nuovi protocolli di sicurezza, aumento dei carichi di lavoro, riduzione dell'inventario: il personale in prima linea deve affrontare continuamente delle sfide. Le ultime settimane sono state particolarmente difficili: gli operatori sanitari hanno dovuto far fronte a un'altra ondata della pandemia e le compagnie aeree hanno dovuto cancellare un numero da record di voli per carenza di personale. Inoltre, sembra che per alcune persone non sia prevista una tregua purtroppo: secondo quanto emerge dall'ultimo report speciale sull'indice dell'andamento dl lavoro, il 58% dei dipendenti in prima linea crede che lo stress da lavoro sarà identico, se non peggiore, per il prossimo anno.
Ma non è tutto così nero. Non c'è mai stato un periodo migliore (o una maggiore necessità) per nuove strategie e soluzioni in grado di supportare il personale in prima linea nel raggiungere un successo a lungo termine, dando la priorità al loro benessere e massimizzando la loro produttività. Le organizzazioni di successo sanno che supportare il personale in prima linea è fondamentale per i profitti, il che crea un approccio più equilibrato per l'attività e consente di raggiungere risultati migliori. In base al report speciale sull'indice dell'andamento del lavoro, ecco quali sono i tre aspetti su cui possono concentrarsi le aziende:
- Fornire ai dipendenti le tecnologie necessarie per ridurre lo stress e semplificare le attività.
- Dare priorità alla formazione e modernizzarla.
- Definire una cultura aziendale che includa il personale in prima linea.
Microsoft crea soluzioni che aiutano i dipendenti in prima linea a comunicare, pianificare i turni, svolgere attività e molto altro. Tutto questo fa parte della nostra missione da molto tempo, che si tratti di aiutare clienti come Kendra Scott a mantenere un rapporto più profondo tra le sedi aziendali e il personale sul campo o di creare esperienze dei dipendenti semplici e integrate per clienti come Blum. Oggi, con la pubblicazione della ricerca relativa all'indice sull'andamento del lavoro, stiamo anche introducendo nuove innovazioni tecnologiche e consolidando partnership al fine di ridurre lo stress, modernizzare la formazione e ridefinire la cultura per i dipendenti in prima linea.
1. Fornire ai dipendenti le tecnologie necessarie per ridurre lo stress e semplificare le attività
Nuovi dati mostrano un diffuso ottimismo nei confronti della tecnologia, che ora viene vista come uno strumento utile per migliorare la vita del personale sul campo; il 63% dei dipendenti in prima linea è entusiasta delle opportunità di lavoro create dalla tecnologia e posizionano quest'ultima al terzo posto nella classifica dei fattori che potrebbero aiutare a ridurre lo stress da lavoro, subito dopo lo stipendio e le vacanze. Nei dati relativi alla produttività di Microsoft, abbiamo visto come la pandemia abbia accelerato tale cambiamento e portato a un aumento del 400% nell'utilizzo di Microsoft Teams tra i dipendenti in prima linea da marzo 2020 a novembre 2021.
Dovendo far fronte a limitazioni continue dovute a carenza di personale e interruzioni della catena di fornitura, i dipendenti in prima linea vogliono delle tecnologie che consentano loro di risparmiare tempo, che li aiutino a comunicare più facilmente e che ottimizzino la loro efficienza quando completano attività ripetitive.
Oltre alla nostra partnership con il solido portfolio di dispositivi Samsung, stiamo rafforzando la nostra collaborazione strategica con Zebra Technologies. Siamo lieti di annunciare la disponibilità generale dell'app Walkie-talkie in Teams in un'ampia gamma di dispositivi mobili Zebra, come i noti dispositivi portatili della serie TC, gli eleganti prodotti per i clienti della serie EC e l'ultimo dispositivo di scansione della serie MC. La collaborazione è garantita dalla funzionalità Walkie-talkie digitale di Teams con un pulsante PTT (push-to-talk) dedicato sui dispositivi Zebra; i dipendenti in prima linea possono così usufruire di uno strumento per comunicare in modo chiaro, immediato e sicuro. Walkie-talkie è ora disponibile anche su tutti i dispositivi mobili iOS come iPhone e iPad, oltre ai dispositivi mobili Android.
"Con questa partnership, siamo lieti di offrire ai dipendenti in prima linea la possibilità di usare questi dispositivi per comunicare con facilità, collaborare e garantire la produttività in qualsiasi condizione."—Anders Gustafsson, Chief Executive Officer (CEO), Zebra Technologies.
La funzionalità Walkie-talkie integrata nei dispositivi Zebra e iOS è ora generalmente disponibile.
Con la continua carenza di personale nella maggior parte dei settori, le difficoltà relative alla pianificazione dei turni sono aumentate per i team, che ora non solo devono coprire i turni, ma devono farlo con meno persone a disposizione. Quali soluzioni tecnologiche potrebbero aiutare a ridurre lo stress nell'ambiente di lavoro? La risposta più frequente a questa domanda è la pianificazione dei team (37%).
Per continuare a fornire ai lavoratori la possibilità di gestire la propria agenda con la massima flessibilità, siamo lieti di annunciare la disponibilità generale del connettore Turni Reflexis per Teams, che si integra con Reflexis Workforce Scheduler (RWS) per creare una sincronizzazione semplice e in tempo reale per visualizzare, assegnare e gestire le richieste relative ai turni. Come soluzione leader per la gestione del personale, RWS offre una gestione della pianificazione flessibile e mirata. Con Teams, RWS aiuta a promuovere l'autonomia dei lavoratori, fornisce una pianificazione ottimizzata e offre alle organizzazioni una nuova opportunità per consentire ai dipendenti in prima linea di accedere alle proprie pianificazioni in modo coerente e flessibile.
Il connettore Turni Reflexis per Teams sarà disponibile a livello generale a gennaio 2022.
Un'altra delle prime cinque soluzioni tecnologiche considerate in grado di alleggerire lo stress dei dipendenti in prima linea è la gestione degli appuntamenti, che ha subito trasformazioni significative man mano che gli appuntamenti di persona sono passati alla modalità virtuale. Ora i lavoratori possono avere una visualizzazione completa degli appuntamenti virtuali in un unico posto, compresi aggiornamenti in tempo reale su tempi di attesa, code, appuntamenti mancati e ritardi del personale per creare un'esperienza eccellente per clienti e pazienti.
L'accodamento pianificato nelle visite virtuali sarà disponibile a livello generale a gennaio 2022.
Inoltre, per permettere ai lavoratori di avere tutto sotto controllo e ridurre lo stress relativo agli aggiornamenti delle approvazioni, abbiamo integrato l'app Approvazioni direttamente nei processi di settore su cui i dipendenti in prima linea fanno affidamento. Ora i lavoratori possono gestire e richiedere le approvazioni nel proprio settore con i controlli del Power Apps Component Framework (PCF), oltre a richiedere dettagli come commenti obbligatori o approvazioni di gruppo per garantire il corretto funzionamento delle approvazioni e dei relativi processi che ne dipendono.
I commenti obbligatori per le approvazioni saranno disponibili a livello generale questo mese, mentre i controlli PCF e le approvazioni di gruppo lo diventeranno a febbraio 2022.
Infine, la nostra famiglia di soluzioni di gestione degli delle identità e degli endpoint può aiutare a eliminare lo stress dovuto alla condivisione di un dispositivo sul campo. Grazie a una mappa basata su GPS che consente di individuare un dispositivo smarrito con Microsoft Endpoint Manager, l'IT sarà presto in grado di attivare una notifica audio per aiutare i lavoratori in prima linea a trovare facilmente il proprio dispositivo smarrito. In più, quando i dispositivi vengono registrati in modalità dispositivo condiviso tramite Microsoft Azure Active Directory (Azure AD), i lavoratori possono disconnettersi facilmente da tutte le applicazioni supportate, come Teams e la schermata iniziale gestita, oltre ad altre applicazioni, come Workday: con un semplice tocco, i dispositivi Android saranno quindi pronti per essere usati da un altro dipendente.
2. Dare priorità alla formazione e modernizzarla
Mentre i dati mostrano un maggiore ottimismo dei dipendenti in prima linea in merito al miglioramento della vita professionale grazie alla tecnologia, più del 50% degli intervistati afferma che la propria azienda non ha fornito la formazione necessaria per svolgere le proprie mansioni in modo efficace. I lavoratori in prima linea desiderano ricevere una formazione e le aziende dovranno dare la priorità alle iniziative formative garantendole a tutti i dipendenti dell'organizzazione. Gli strumenti per l'inserimento di nuovi membri del team sono considerati la seconda tecnologia più importante per aiutare i dipendenti in prima linea a ridurre lo stress da lavoro, e questo è particolarmente importante dal momento che il personale continua a cambiare.
Microsoft Viva Learning consente ai dipendenti in prima linea di scoprire, utilizzare, condividere e monitorare i contenuti di formazione direttamente da Teams. Le aziende possono mantenere aggiornato tutto il personale e istruire rapidamente i neoassunti in merito a formazione, politiche e indicazioni generali grazie alle ultime integrazioni di sistemi LMS (Learning Management System). La funzionalità di assegnazione LMS consente ai dipendenti aziendali di assegnare risorse e corsi di formazione di soluzioni partner come SAP SuccessFactors, Cornerstone OnDemand e Saba Cloud, aiutando i lavoratori ad accedere facilmente a tali contenuti assegnati su qualsiasi dispositivo tramite Teams.
La funzionalità di assegnazione LMS sarà disponibile a livello generale a gennaio 2022.
Inoltre, nuove partnership con provider di risorse di formazione, come EdCast e OpenSesame, si uniranno ai partner esistenti come Go1 e Coursera per offrire una serie più ampia di contenuti di formazione per il personale sul campo. Questa vasta raccolta di contenuti di partner, unita a eventuali risorse di formazione create dalle varie organizzazioni tramite l'integrazione di SharePoint, aiuterà i dipendenti in prima linea a formarsi e perfezionare le proprie competenze con appositi contenuti di formazione su dispositivo mobile, tablet o desktop.
EdCast sarà disponibile a livello generale a gennaio 2022, mentre OpenSesame lo diventerà a febbraio 2022.
"Siamo entusiasti di continuare la nostra partnership con Microsoft e di ampliare il valore di Viva Learning offrendo alle organizzazioni le smart card per lo sviluppo delle competenze e i percorsi di apprendimento di EdCast da condividere, contrassegnare e integrare in programmi di formazione più ampi."—Karl Mehta, CEO, EdCast.
"La nostra partnership con Microsoft Viva Learning consente alle aziende di curare l'elenco perfetto di corsi per ogni studente, il tutto all'interno del loro flusso di lavoro."—Don Spear, CEO e cofondatore, OpenSesame.
3. Definire una cultura aziendale che includa il personale in prima linea
Una cultura forte spesso è ciò che contraddistingue le società di successo, poiché ha un impatto non solo sulle performance aziendali, ma anche sulla motivazione, sulla fidelizzazione dei dipendenti e sulla capacità di attirare i talenti migliori in un'organizzazione. Tuttavia, la cultura aziendale non sta arrivando al personale sul campo. I dipendenti in prima linea segnalano l'assenza di una cultura aziendale e di comunicazione con la leadership; infatti, il 68% dei responsabili del personale sul campo afferma che la leadership non dà priorità alla creazione di una cultura dell'ambiente di lavoro e il 63% dei dipendenti in prima linea indica che spesso le comunicazioni dei dirigenti si perdono e non li raggiungono.
Tecnologie come Microsoft Viva Connections possono avere un ruolo fondamentale nel colmare quel divario tra cultura e comunicazione, consentendo alla leadership di condividere messaggi, aggiornamenti aziendali e riconoscimenti con il personale sul campo e permettendo ai dipendenti in prima linea di fornire feedback e proporre idee. Ora, con i nuovi partner strategici di Viva Connections Workday ed Espressive, i lavoratori possono accedere facilmente alle azioni e alle risorse aziendali in un unico posto.
Espressive sarà disponibile a febbraio e la scheda Workday lo sarà entro il 2022 in Viva Connections
I clienti comuni potranno sfruttare la potenza di Workday direttamente in Viva Connections, consentendo ai dipendenti di accedere ai dati analitici e alle azioni di Workday quando e dove lavorano, senza dover uscire da Teams. Grazie alle funzionalità self-service dei dipendenti di Workday, come l'esperienza di timbratura del cartellino intelligente, un dipendente in prima linea, ad esempio, può ricevere una notifica quando la sua pausa è quasi finita e, con un semplice tocco, può tornare al lavoro dal proprio dispositivo mobile.
Espressive fornisce ai dipendenti un unico posto in cui trovare un supporto autonomo immediato e personalizzato in nove lingue per 14 dipartimenti aziendali (come IT, Risorse umane e Libro paga) tramite Viva Connections, con la possibilità di accedere a richieste in sospeso e problemi attraverso le schede della dashboard. Espressive Barista è un agente di supporto virtuale (VSA) basato sull'intelligenza artificiale che aiuta ad automatizzare la risoluzione delle domande, dei problemi e delle richieste dei dipendenti con risposte personalizzate, affinché i dipendenti ricevano le risposte di cui hanno bisogno.
Uno sguardo al futuro
Un personale sul campo solido si traduce in profitti migliori. Dalla pianificazione dei team e l'onboarding all'automazione delle attività e alla gestione degli appuntamenti, le aziende possono alleggerire il carico di lavoro del personale in prima linea fornendo gli strumenti tecnologici giusti e creando una forte cultura aziendale. Le soluzioni giuste possono non solo massimizzare la produttività dei dipendenti in prima linea, ma anche promuovere un senso di cultura che porti una maggiore fidelizzazione dei dipendenti, migliori interazioni con i clienti e un allineamento maggiore alle missioni aziendali.
Noi di Microsoft, in collaborazione con industrie leader di settore, continuiamo a introdurre nuove soluzioni in grado di ridurre lo stress, modernizzare la formazione e ridefinire la cultura per i dipendenti in prima linea. Per altre informazioni sulle opportunità per supportare il personale sul campo, leggi il report speciale sull'andamento del lavoro. Per informazioni più dettagliate sulle novità dei prodotti Microsoft 365 dedicati al personale sul campo, consulta la nostra raccolta di immagini e il nostro nuovo programma Mechanics.
