Perché le aziende stanno adottando gli strumenti RPA

Qual è la differenza tra gli strumenti RPA e altre soluzioni di automazione dei processi?

Per comprendere i vantaggi degli strumenti RPA rispetto ad altre soluzioni di automazione dei flussi di lavoro, è utile comprendere la differenza tra automazione e RPA. L'automazione dei flussi di lavoro usa la tecnologia per ridurre i passaggi manuali in un processo aziendale, ma richiede comunque la presenza di una persona per completare il processo. Gli strumenti RPA creano robot che utilizzano la GUI, rendendo pertanto non necessario qualunque intervento umano. Può trattarsi di processi con intervento dell'utente, in cui una persona deve avviare le attività, o di processi senza intervento dell'utente, che sono completamente automatizzati.

Gli strumenti RPA richiedono poca o nessuna attività di scrittura di codice. Poiché inoltre i bot sfruttano la stessa infrastruttura e le stesse soluzioni usate dai dipendenti, non dovrai modificare la tua architettura sottostante. Gli utenti aziendali promuovono le soluzioni RPA. Alcune soluzioni RPA sono infatti progettate per i citizen developer, dipendenti senza esperienza tecnica, che possono automatizzare i processi manuali che utilizzano quotidianamente. Con un coinvolgimento minimo o nullo del personale IT, potrai ottimizzare le operazioni e migliorare la soddisfazione dei dipendenti senza incorrere nei costi dello sviluppo tradizionale.

RPA si differenzia dagli strumenti tradizionali di automazione dei processi anche per gli aspetti seguenti:

• I processi di automazione tradizionali possono richiedere la sostituzione dell'intera infrastruttura tecnologica o di una parte di essa. I bot RPA agiscono nella GUI e interagiscono con altri sistemi allo stesso modo degli umani.
• I bot RPA sono abbastanza flessibili da automatizzare i processi per più applicazioni.
• Poiché i bot RPA sono adatti a processi generici e ripetitivi, ad esempio l'immissione di dati, sono scalabili e più facilmente aggiornabili rispetto a una soluzione per flussi di lavoro progettata per un singolo processo.

Il software RPA crea valore migliorando l'efficienza dei flussi di lavoro ripetitivi e basati su regole, ma è meglio lasciare alcuni processi ai dipendenti. In generale, è preferibile lasciare ai dipendenti creativi la gestione dei processi che usano molti dati non strutturati o informazioni grafiche e che si basano su parametri che cambiano rapidamente.

Il ruolo di RPA oggi e domani

Attualmente, il software RPA sta guadagnando molta visibilità man mano che le aziende imparano a usarlo e osservano direttamente i vantaggi che offre, ad esempio il risparmio in termini di tempo e costi. Ma come tutte le tecnologie, anche l'automazione robotica dei processi diventerà più sofisticata e cambierà in base alle esigenze aziendali. Ecco qualche previsione sulla possibile evoluzione degli strumenti RPA:

• Maggiore integrazione con l'IA. Man mano che la tecnologia RPA si sviluppa, è probabile che le aziende scoprano nuovi modi per combinarla con tecnologie di livello superiore, come l'intelligenza artificiale, l'apprendimento automatico o persino l'Internet delle Cose (IoT), cosa già avvenuta in alcune aziende. L'iperautomazione, o automazione intelligente, espande i tipi di attività che gli strumenti RPA possono eseguire e fornisce loro la capacità di automatizzare una vasta gamma di compiti complessi.
• Automazioni più complesse. Le aziende usano RPA per automatizzare ogni tipo di attività di routine. La combinazione di questa tecnologia con l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico consentirà tuttavia di semplificare una gamma completamente nuova di attività. Ad esempio, attualmente le aziende possono usare gli strumenti RPA per digitalizzare i documenti. Se combinati con l'IA, gli strumenti RPA potrebbero anche essere in grado di comprendere il contenuto dei documenti e classificarlo in modo efficiente senza errori.
• Meno costosi e più accessibili. Quando gli strumenti RPA sono stati introdotti per la prima volta sul mercato, erano più difficili da reperire e potevano essere costosi. Poiché tuttavia la domanda di software RPA è aumentata, questi strumenti vengono ora offerti da un numero sempre maggiore di aziende. Grazie alla disponibilità di più opzioni, è probabile che i prezzi scendano e le funzionalità diventino più competitive.

Funzionalità chiave del software RPA

Sul mercato sono ora disponibili molti strumenti RPA, tutti con funzionalità differenti. Un buon software RPA deve tuttavia offrire come minimo le funzionalità di base seguenti:

• Interoperabilità. Il software RPA deve essere in grado di interagire con le applicazioni desktop, le applicazioni Web e altre principali applicazioni software esistenti. Deve inoltre supportare la connessione alle API di sistema e le attività di lettura/scrittura su database.
• Aumento dei dati. Il software deve essere in grado di estrarre i dati da siti Web e social media.
• Elaborazione di tipi di dati diversi. È importante che il software possa estrarre e inserire dati, combinare dati da più origini e seguire istruzioni condizionali come if/else.
• Interfacce di programmazione. Un'interfaccia programmabile è importante. Il software RPA può fornire funzionalità intelligenti o cognitive per configurare i bot in modo che possano prendere decisioni, consentendo una gestione più efficiente della tua azienda. I bot possono ad esempio aiutare a rispondere ai ticket di supporto IT, sollevando il team IT da alcune attività amministrative in modo che possa concentrarsi su altre iniziative. Alcune opzioni software forniscono anche metodi di programmazione dei bot senza codice. Tutti gli strumenti RPA devono tuttavia essere in grado di interagire con diversi tipi di applicazioni, e-mail, file e cartelle.

Scelta e utilizzo del software RPA

Quando inizi a valutare gli strumenti RPA disponibili, tieni presente quali tipi di processi intendi automatizzare. Poiché ogni strumento RPA offre controlli e comandi differenti che ne determinano le funzionalità, dovrai assicurarti che la tua scelta sia appropriata per i tuoi obiettivi di automazione dei flussi di lavoro. Cerca inoltre di trovare componenti riutilizzabili e assicurati che i tuoi bot possano funzionare con facilità nei sistemi esistenti.

Prendi in considerazione i criteri seguenti quando selezioni il software RPA giusto per la tua azienda:

• Facilità di utilizzo. Il software RPA deve essere abbastanza facile da utilizzare, in modo da permettere a utenti con limitate competenze di programmazione di servirsene per creare automazione e configurare un flusso di lavoro. Esistono anche alcune offerte RPA con poco codice utilizzabili da citizen developer senza alcuna competenza IT per automatizzare i flussi di lavoro. Qualunque sia la tua scelta, il software dovrebbe offrire GUI, procedure guidate e comandi incorporati ed estendibili.
• Flessibilità. Il software deve consentirti di configurare funzionalità personalizzate senza bisogno di pagare costi extra al fornitore. Deve inoltre essere in grado di gestire diversi casi d'uso e quantità variabili di dati mantenendo costanti le prestazioni.
• Scalabilità. Il software RPA deve essere rapidamente scalabile in base ai requisiti operativi della tua azienda e supportare gli aggiornamenti. Deve anche essere in grado di eseguire più bot e più flussi di lavoro.

Modalità di utilizzo del software RPA in base al settore

Tutti i tipi di aziende hanno trovato un modo per trarre vantaggio dal software RPA. Settori come quello dell'assistenza sanitaria possono ad esempio usare RPA per prendere appuntamenti, immettere i dati dei pazienti, elaborare reclami e gestire la fatturazione. Ecco come altri settori usano gli strumenti RPA per trasformare i loro processi:

• Vendita al dettaglio. Aggiornamento degli ordini, spedizione dei prodotti e monitoraggio delle spedizioni.
• Telecomunicazioni. Monitoraggio, gestione dei dati sulle frodi e aggiornamento dei dati dei clienti.
• Banche. Miglioramento di efficienza del lavoro, accuratezza dei dati e sicurezza.
• Assicurazioni. Gestione dei processi di lavoro, inserimento dei dati dei clienti e supporto nell'esecuzione delle applicazioni.
• Produzione. Aiuto con i processi della catena di approvvigionamento, fatturazione di materiali, assistenza e servizio clienti e amministrazione.

Limiti degli strumenti RPA

Il software RPA offre molti vantaggi, ma non può fare tutto. È una tecnologia in via di sviluppo e funziona ancora al meglio se integrata in una rete di altre tecnologie. Non può ancora essere considerata una soluzione completa, in grado di risolvere qualunque sfida operativa.

La tecnologia RPA è per ora basata su regole e funziona in modo ottimale con dati strutturati o informazioni che seguono un modello di dati predeterminato. Per un utilizzo corretto, dovrai programmare i bot in modo che eseguano le attività che desideri. I bot funzioneranno solo all'interno di tali parametri. A meno che non aggiunga tecnologie di IA o apprendimento automatico, la tua soluzione RPA sarà solo in grado di seguire le regole da te assegnate, senza poter comprendere né interpretare il contenuto a cui accede.

Ad esempio, affinché uno strumento RPA elabori le informazioni relative a fatture o altri documenti cartacei, è necessario che tali documenti abbiano lo stesso formato. Lo strumento non è in grado di elaborare file il cui formato non corrisponde. Per questo motivo, gli strumenti RPA non sono adatti ai dati non strutturati o a informazioni che non seguono un modello di dati predeterminato.

Inoltre, gli strumenti RPA non imparano né si adattano. Se i tuoi processi aziendali cambiano, dovrai riprogrammare i bot per l'utilizzo dei nuovi processi, attività che può richiedere molto tempo. Inoltre, se il tuo strumento RPA non è inoltre compatibile con i nuovi processi, il tuo investimento potrebbe essere di breve durata. Per evitare questo problema, prima di adottare uno strumento RPA valuta con quale probabilità i tuoi processi e le tue tecnologie potrebbero cambiare.

Come garantire il successo con gli strumenti RPA

Come avviene per qualsiasi altra tecnologia, il successo del software RPA dipende dal modo in cui viene utilizzato. Neanche gli strumenti migliori sono in grado di correggere un processo con problemi di funzionamento di base, è pertanto fondamentale valutare attentamente le attività da automatizzare. Applicato nel contesto giusto, con un obiettivo specifico e misurabile in mente, lo strumento RPA appropriato può ridefinire l'efficienza della tua azienda. Tieni a mente queste procedure consigliate quando inizi a usare la tecnologia RPA per automatizzare i tuoi processi:

• Individua il processo che vuoi automatizzare. Analizza tutti i tuoi processi operativi per individuare le attività più adatte per RPA. Ricorda che gli strumenti RPA generalmente non sono in grado di comprendere le informazioni. A meno che tu non intenda incorporare anche l'IA, scegli quindi un processo con parametri chiaramente definiti e che non richieda un'eccessiva interazione o supervisione umana, come la programmazione degli appuntamenti o l'elaborazione delle fatture. Alcuni software, come Microsoft Power Automate, offrono funzionalità utili per identificare i processi giusti da automatizzare.
• Sceglie lo strumento giusto. Dopo aver determinato i processi da automatizzare, trova gli strumenti in grado di supportare al meglio le attività necessarie. Tutti gli strumenti hanno punti di forza specifici. Valutali pertanto in base alle funzionalità, al prezzo, alla semplicità di implementazione e al modo in cui interagiscono con il tuo software esistente.
• Forma i tuoi dipendenti. Insegnare al tuo personale come usare e, se necessario, modificare o gestire lo strumento RPA, è un ottimo modo per garantirne un valore costante e aumentarne l'adozione in tutta l'azienda.
• Misura i risultati. Prima e dopo l'implementazione, monitora gli indicatori di prestazioni chiave (KPI), ad esempio la produttività dei dipendenti, l'accuratezza con cui vengono acquisiti i dati, il numero di appuntamenti programmati o i documenti elaborati. Se gli indicatori KPI non migliorano dopo l'implementazione, potresti aver scelto i processi sbagliati o aver fornito parametri non corretti ai tuoi bot.