リモートワーク (テレワーク) 時代におけるメール管理術とは? メールに関する課題と対策、業務効率改善策も徹底解説

次に、ビジネスでメールを使う際のメリットとデメリットについて解説します。

2-1. ビジネスでメールを使うメリット

ビジネスでメールを使う際のメリットには、主に以下のようなものが挙げられます。

・相手の都合を考えずに送ることができる
メールは自分が送りたいと思ったときにいつでも送ることができ、相手も自分に都合の良いときに読むことができます。
電話やチャットと比べると相手の時間を拘束することなく、いつでも気軽に送ることが可能です。
「今、良いですか?」と断りを入れる必要もありませんし、すきま時間に送受信ができるので、時間の有効活用には適したコミュニケーション ツールと言えるでしょう。

・複数の人に送るのに手間やコストが少ない
メールの場合、メール アドレスを宛先に並べるだけで、同じ内容を複数の送り先に簡単に送信できます。
何百人といった単位の人でも同じ手順で送れますし、現在ではメール程度のデータ量では通信コストにはほとんど影響しません。加えて、郵便や FAX のように、送った宛先ごとに料金がかかることもありません。

・保管スペースが必要ない
メールの場合、紙の文書のような物理的な保管スペースは必要ありません。テキスト形式のメールや添付ファイルがないメールの場合はデータ量が少ないため、ストレージにも大きなコストはかかりません。

・検索性が高い
メールはタイトル、送信日、送信者や本文など細かく検索できるので、検索したい情報の一部を入力しただけでも関連するメールを探しだすことができます。紙の文書と比べて、必要な情報にたどり着く時間を劇的に短縮できるのです。

・やりとりの証拠が残る
メール送受信は履歴が残るので、相手との「言った、言わない」といった問題もメールの履歴を参照することで解決可能です。時系列に沿って履歴が表示できるので、どのような会話の流れになったのかも順番を追って確認できます。
また、現在は復元技術が進んでいるため、企業の情報漏洩や犯罪に関わる可能性があるメールなどが万が一人為的に削除されたとしても、復元が可能です。

2-2. ビジネスでメールを使うデメリット

一方で、ビジネスでメールを使うには以下のようなデメリットもあります。

・相手が読んだかどうかわからない
メールの場合、相手が本当に読んだのかどうかを確認することができません。PC やスマートフォンなどに新着通知を出すことはできますが、急いで確認してほしいときや即時返信を要する際などには向かないこともあります。

・送信の取り消しができない
メールの場合、一旦送信した内容を取り消すことはできませんから、常に誤送信のリスクが伴います。後から送信内容を取り消したり、誤入力を修正したりすることができないので、宛先や内容に間違いがないよう送信前に十分注意する必要があります。

・形式ばった表現を求められる
一般的にメールの場合、書面のような表現が求められることが多く、冒頭の挨拶や締めの挨拶がないと失礼とみなされることもあります。テンプレートを使用する例もありますが、使い分けをきちんと理解したうえで活用しないと、どこかちぐはぐな挨拶文になりがちです。また、宛先を役職が上の人から順番にするよう求められることもあるなど、すばやいコミュニケーションが必要な場合にはあまり向いていないといえるでしょう。

・転送や返信を繰り返すと情報を追いにくくなる
メールは自由に返信や転送が可能で、返信先を追加、削除したり、内容を変更したりすることも可能です。その結果、引用が続いてサイズが大きくなったり、スムーズに情報を追いにくくなったりすることもあります。

・深いコミュニケーションが困難
文書でのコミュニケーションは言葉やニュアンスを工夫しないとどうしても冷たくなりがちです。無機質な印象を与えないように、書き方の工夫をする必要があります。
また、テキストだけのコミュニケーションになるため、対面でコミュニケーションをとる場合と比べると誤解が生じやすくなりがちです。

・詐欺やウイルス感染、情報漏洩のリスクがある
セキュリティ対策を施していても、メールのリンクから個人情報を入力させるような詐欺サイトに誘導したり、誘導先からウイルスに感染させたりする悪意のあるメールは後を絶ちません。情報漏洩によって、会社の信用が大きく失墜する可能性があります。担当者はもちろん、その上司の監督責任も問われる可能性があります。
最近では大手の通販サイトなどを装った巧妙なものもあり、そうしたメールに騙されないようにリテラシーを高めておくことが重要です。

とはいえ、リスク回避のために覚えのないメールを確認しなくなることで、その中に埋没してしまっている重要なメールに気づかない、といったことも起こりやすいといえるでしょう。

2-3 .コミュニケーション ツールの使い分け方

状況によっては利便性が高いメールですが、注意すべきデメリットも少なくありません。
ここでは、今後どのようにデメリットを解消しながらメールを使っていけばよいのかを解説していきます。

米コンサルティング企業マッキンゼー・アンド・カンパニーの報告書によると、労働者が 1 日に受信するメールの数は平均約 120 通とされており、その処理に約 2.6 時間が費やされているとされています。
勤務時間の約 28% を電子メールの確認や返信に使っている計算になり、時間と労力を要するわりに、必ずしも生産的ではないことがうかがえます。

メールの場合、一言「確認しました」という返事だけで済ませられる内容でも、メーラーや Web メールの起動が必要です。また、引用に引用を繰り返して情報が混乱しがちで、メールに添付されていたファイルを探すのにも時間を要します。

こうした事態を避け、時間を有効に使うためにも、以下のように用途に応じてコミュニケーション ツールを使い分けることが必要です。

【コミュニケーション ツールの使い分け方の例】

• リアルタイム性が必要か？➔　必要であれば電話やチャット ツールを活用する
• 履歴を残すことが必要か？➔　必要であればメールやチャット ツールを活用する
• まとまった文章を送りたいか、短い要件を伝えたいか？➔　まとまった文章はメール、短い要件はチャット ツールを活用する
• 音声で伝えたほうが伝わりやすいか？➔　音声で伝えたほうがよければ電話、そうでなければチャット ツールやメールを活用する