「オートフィル」機能で繰り返しのデータ入力を自動化 & 生産性アップ!

オートフィルは、連続したデータを簡単に入力できる機能です。
オートフィルを実行すると、順番に並んだ数値や曜日などの連続データを空いているセルに入力することができます。選択したセルの内容から自動的に入力データを判断して、データを作成してくれるのです。
ホーム リボン内の「編集」グループにあるアイコンがオートフィルを実行するボタンです。

オートフィルの基本的な使い方は、連続したデータの元になるデータを入力し、隣接する空きセルと共に選択して実行するだけです。元となるデータは複数必要で、入力した複数のデータを基に次のデータを Excel が予測して入力します。

以下の例では、オートフィルを実行するボタンを用いて、1 から 7 までのデータを入力しています。

まずは、ボタンを使ったオートフィルの使い方を確認してみましょう。

1. 入力した複数のデータを含む連続データを入力するセルを選択 (例では 1、2 を入力)

2. ホーム タブから「編集」の中のフィル ボタンをクリック

3. 「連続データの作成」をクリック

4. 「オートフィル」を選択し、「OK」をクリック

5. 1 から 7 の数値が入力される

オートフィル機能を使って 1 から 7 の数値が入力できました。

また、以下の例は左側が 1、3 と入力されたセルと右側がオートフィルを実行した後のセルです。
1、3 を入力すると、奇数の連続したデータを入力すると判断され、オートフィルを実行すると、1、3、5、7 …と奇数が入力されます。

曜日などの一部文字では、オートフィルが誤った解釈を行うケースがあるため注意が必要です。

例として、週の曜日を連続して設定したいケースを見ていきましょう。
以下は、左側のセルに「水曜日」「木曜日」と入力し、右側でオートフィルを実行した例です。

右側のセルには、木曜日以降の曜日が順番に並んでいます。

一方、以下は左側のセルに「水曜」「木曜」と入力し、右側でオートフィルを実行した例です。水曜と木曜が交互に入力されてしまいました。

「日」を含む「水曜日」や「木曜日」はオートフィルの対象ですが、「水曜」や「木曜」はオートフィルの対象でないため、上記のような違いが発生します。
このように、オートフィルの対象となるデータと対象とならないデータかあることを意識しておきましょう。

なお、オートフィルの対象はユーザー設定リストで登録可能です。そのため、オートフィルの対象とならないデータを扱う場合は、事前に登録しておくことでオートフィルが利用できるようになります (ユーザー設定リストの登録方法は第 4 章で紹介)。

オートフィルはボタンを使って利用することもできますが、ショートカットやフィル ハンドルを使う方法もあります。また、フラッシュ フィル機能を利用すると内容の法則性を検知し、データを自動的に入力することができます。

それぞれどのように利用するのか、確認してみましょう。

オートフィル向けのショートカットは用意されていませんが、キーボード操作のみでオートフィルを利用することもできます。オートフィルを行いたいセルを選択し、以下の順序でキーを押していくだけです。

1. 連続データを入力するセルを選択 (例では子、丑を入力)

2. [Alt] ＋ [H] ＋ [F] ＋ [I] (アイ) ＋ [S] のキーを入力し、連続データのダイアログを表示

3. [Tab] キーで種類を選択
※種類が選択されると加算の周りが点線で囲まれる

4. [↓] または [F] でオートフィルを選択し、[Enter] キーを押下し決定

5. データが入力される

例では干支が順番に入力されています。このようにショートカットを用いてもオートフィルを利用することが可能です。

マウスを利用して、セルの右下にあるフィル ハンドルを選択し、ドラッグしてもオートフィルを実行することができます。

以下の例の、2 の入力されているセルの右下にある十字のポインター (図中の赤丸部分) がフィル ハンドルです。

フィル ハンドルは、選択した範囲の右下のセルにポインターを合わせると表示されます。

1. 連続データが入力されているセルを選択 (例では 1、2 を入力)

2. 選択したセルの右下にカーソルを合わせて、フィル ハンドルを表示

3. フィル ハンドルをデータ入力するセルまでドラッグ

フィル ハンドルで連続したデータの入力ができました。この方法を利用すれば、書式をコピーするといった対応も簡単に行えます。

ドラッグした後に右下に表示されるオートフィル オプションをクリックし、「書式のみコピー」を選択すると、書式だけをコピーできます。

先ほど紹介したフィル ハンドルからはフラッシュ フィルという機能も利用できます。フラッシュ フィルは内容の法則性を検知し、データを自動的に入力する機能です。

具体的には、姓名が 1 つのセルに入力されているデータを姓と名に分けたり、電話番号を桁で区切ったりして自動入力を行うことができます。

以下の例では、フラッシュ フィルを用いて、郵便番号の上 3 桁を抽出しています。

1. オートフィル同様に複数のデータを入力したセルを選択し、フィル ハンドルを表示

2. フィル ハンドルをデータ入力するセルまでドラッグ

3. オートフィル オプションをクリックし、「フラッシュ フィル」を選択

4. フラッシュ フィルが適用される

フラッシュ フィルを用いて、左側の郵便番号から上 3 桁を抽出したと判断され、各行の上 3 桁が自動で入力できました。

オートフィルでは、関数を自動入力することも可能です。計算式を用意しておき、それに対してオートフィルを行うと、大幅にキーボード入力量を減らすことができます。

さらに、特定のセルの値を計算に使う場合は、特定のセルの前に「$」を追加すると、オートフィルを利用してもそのセルの値を参照することが可能です。計算式の中でセルの記号番号を選択し、[F4] キーを押下しても「$」を追加できます。

以下の例では A 列と B 列の値を合計し、E2 のセルの値を絶対参照を用いて掛け算しています。

また、先ほど基本的な使い方で例示した「月曜」のようなフィルが適用されないケースでは、ユーザー設定リストを作成することで対応できます。よく利用するパターンがある場合は、登録しておくと便利です。

1. リスト登録する値を入力し、選択

2. ファイル タブを選択

3. 「その他」から「オプション」を選択

4. 「詳細設定」から全般の「ユーザー設定リストの編集」を選択

5. 「新しいリスト」を選択し、「インポート」をクリック

6. ユーザー設定リストに設定した項目が追加されるので、「OK」をクリック

7. 再度オプション画面が表示されたら「OK」をクリック

これでユーザー設定リストの登録ができました。オートフィルを実行すると、設定したリストが適用されます。

例では、「水曜」「木曜」でもオートフィルで曜日が順番に入力されるようになりました。