Microsoft Teams ウェビナーで Web セミナーを開催しよう

Microsoft Teams ウェビナーとは、その名のとおり、いわゆる Web セミナーを開催かつ運営するための Teams の機能です。

Microsoft Teams には、よく似た機能として「会議」があります。会議は、参加者が対等の立場でイベントに参加できるのが前提です。一方、ウェビナーの場合は、登壇者と参加者という立場の違いがあり、イベント中は画面共有やカメラ、マイクなどを発信できる対象を登壇者に限定できます。併せて事前に申し込みフォームを用意することで、最大参加者数の事前把握や開始直前のリマインドも可能です。

参加者側は申し込み後、案内されたリンクから Microsoft Teams 会議と基本的には同じインターフェイスで参加できます。
主催者の設定にもよりますが、チャットやリアクションの機能を使って登壇者と参加者が交流を図ることも可能です。

ウェビナーは最大 1,000 人までの参加が可能で、主催者はウェビナー機能が利用できる Microsoft Teams のライセンスが必要ですが、参加者には Teams のライセンスやアカウントは不要です。

ウェビナーの当日までに登壇者との接続確認を兼ねてリハーサルを行うとよいでしょう。
特に外部の登壇者がいる場合は、Microsoft Teams の操作を含めて確認しておく必要があります。
リハーサル用のウェビナーを別途作成しておき、当日の流れや挙動を確認しましょう。
基本的にウェビナーの操作自体は Teams 会議と同様です。

Web セミナーは会場の用意や対応が不要で、開催が比較的容易ですが、対面式セミナーと同じように以下のような役割が必要です。

• 発表者
• ウェビナー担当者
• 参加者対応の担当者

発表者が発表に集中できるよう、それ以外の作業はウェビナー担当者が行います。
開催日程を決めて告知をどのタイミングで行うかなどといったスケジュール管理から、Teams 上のウェビナー設定、当日の司会、進行管理などが該当します。また、登録フォームを通過してもらう場合は、参加者の属性や要望を発表者に適宜伝える必要があります。
その他、ウェビナー開催中の参加者からの質問などに対応する担当者も別途用意した方がよいでしょう。
こういった準備作業は、別途 Teams の専用チャネルを用意するなどして円滑に準備しましょう。
また、参加者が不慣れなことも想定されるため、告知の際に Teams の参加方法などを紹介しておくことも大切です。

なお、Teams ウェビナーを使う際のベスト プラクティスとしては、以下のような内容があります。

• 参加者側のカメラとマイクは基本オフにする
• 発言、質問したい参加者がいれば都度挙手を求めて、主催者側が別途許可する
• ウェビナー中のやりとりは、チャットまたは Q&A を活用する

この内容をウェビナーのオプションで設定し、ウェビナー開始の際にスライドなどで案内しておくとよいでしょう。

ウェビナーには多くの参加者がさまざまなデバイスや環境からアクセスするため、どのようなネットワークからでも一定のセミナーの品質を確保する必要があります。
とはいえ、ネットワークのトラブルはいつ発生するかわかりません。
トラブル発生時もスムーズに参加者をサポートできるよう、体制を整えておきましょう。

先述の通り、Web セミナーの運営には役割分担が必要ですが、Microsoft Teams のウェビナーであれば、申し込みフォームの作成や参加者の管理などの一連の作業を効率的に行うことができます。
Web セミナーの案内や告知の方法は別途検討する必要がありますが、申し込みフォームのリンクさえあれば、複数のチャネルで募集することも可能です。そのため、営業セミナーや業界の勉強会といった Web セミナーを少人数で比較的容易にはじめられます。

参加者のリアクションやチャットも通常の Microsoft Teams 会議と同じインターフェイスなので、セミナー参加者との交流を進めることができ、継続的な活動へと発展させやすいでしょう。

また、Microsoft Teams は他の Microsoft 製品と統合されているため、Microsoft PowerPoint のライブ機能を利用するなど、視聴者とのコミュニケーションの体験をより豊かなものにできるという利点もあります。

さらに、ウェビナーでは最大 1,000 名まで参加できる大型イベントも開催可能である点も魅力です。スモール スタートから始めて徐々に規模を拡大していくといったアプローチをとることもできます。

ライブ イベントは、ウェビナーよりさらに大規模なオンライン イベントを配信するために設計されたツールです。そのため、ウェビナー以上の役割分担が必要になってきます。

ライブ イベントを使った配信における参加者側の体験は、ウェビナーとは異なるもので、講演会や式典のように大勢の参加者が視聴する場合に適しています。

なお、ライブ イベントを作成できる Microsoft 365 のプランは、以下のとおりです。

Microsoft 365 Enterprise E1、E3、E5 のいずれかのライセンス、または Microsoft Office 365 A3 または A5 ライセンス

Web 会議で利用されることも多い Zoom には、Microsoft Teams の「会議」に相当する「Zoom Meetings」の他に、「Zoom Webinars 」というウェビナーのオプションも存在します。しかし、Zoom でウェビナーを開催するためには、プロ以上のライセンスと視聴者人数に応じた追加アドオンが必要です。

一方 Microsoft Teams ウェビナーは、追加アドオンなしで最大 1,000 名までの接続が可能になっているため、Teams 利用者にとっては Web セミナーを開催しやすいと言えるでしょう。

Microsoft Teams ウェビナーは、Teams 環境から簡単に Web セミナーを開催できる便利な機能です。申し込み用の登録フォーム作成からアンケート調査まで一連の準備を簡単に行うことができ、最低限の手順で最大 1,000 名が参加できる Web セミナーを実現できるのは、大きな利点と言えます。

とはいえ、いきなり大規模なウェビナーにチャレンジすることは困難です。まずは、会社の部署単位や学校単位などの小規模なセミナーからスタートするなどして、徐々に Web セミナー運営のノウハウを蓄積していきましょう。