より地域に根ざして貢献していくために Microsoft 365 Business Basic へ移行。人材派遣業における DX の現在地

個人情報を大量に扱うため強固なセキュリティが求められる人材派遣業

人材派遣業特有の課題について、株式会社オープンループ 経営管理本部 情報システム部 部長の笠井 一勝 氏はこう話します。

「人材派遣業の特徴は、派遣先企業との契約と、派遣スタッフとの雇用契約の 2 つの契約を取り扱うことです。そのため、膨大な個人情報を扱います。特に派遣スタッフとの契約においては、昨今では社会保険への対応から、マイナンバーや給与振込のための口座番号などの特定個人情報までお預かりする必要があります。そのため、社内システムや社員が扱う端末などもかなり保守的な運用をしてきました」(笠井 氏)

派遣先に常駐する社員も多いため、社外からの社内システムへのアクセスも許可された端末以外の接続を禁止しているといいます。それらのアクセス管理も含め、同社では以前からクラウド型のグループウェアを使用していましたが、使いにくさや、顧客ニーズへ対応できない課題があったといいます。

「新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) の影響で、官公庁の受託業務も増えてきました。官公庁や自治体とのファイルのやりとりは基本的に Excel を使うケースが多いので、当社で利用していたクラウド型のオフィス ツールとの互換性がなく、ファイルの共有に困る場面がでてきました。

また、利用していたクラウド型のオフィス ツールにも Excel のファイル形式で出力する機能自体はあったのですが、印刷するとレイアウトが綺麗に出力されないなど、使いにくいケースが目立ちました。そうした課題を感じていた折にライセンス費用の改定があり、このタイミングで、よりニーズが高く汎用性もある Microsoft 365 Business Basic への移行に踏み切りました」(笠井 氏)

導入後の運用支援までを見据えた提案が決め手に。レノボ・ジャパンと移行プロジェクトをスタート

Microsoft 365 Business Basic への移行を決めた笠井 氏は、取引のあったベンダー複数社に声をかけ、提案を依頼しました。「その中で、オープンループ・グループに 1 番フィットする提案をしたのが、元々デバイスの取引があったレノボ・ジャパン合同会社 (以下、レノボ・ジャパン) だったのです」と当時を振り返ります。

「Microsoft 365 Business Basic への移行にあたっては、導入後に社員がスムーズに使えるようにならなければ意味がありません。レノボ・ジャパン様には、ただ切り替えるだけではなく導入後の運用支援まで見据えた、非常に安心感のあるご提案をいただきました」(笠井氏)

レノボ・ジャパンの提案は、移行前に抱いていた 1 つの懸念も払しょくしてくれた、と笠井 氏は続けます。

「Microsoft 365 Business Basic の導入の中で特に不安に感じていたのがメールデータの移行でした。社内から過去のメールを検索して見返したいという強い希望があり、過去のメールデータをすべて移行する必要がありました。また、容量についても移行前のメールサービスでは 1 人あたり 30GB が割り当てられていたのですが、ほぼ使い切っているような状況でした。さらに、メールデータだけを移行するのではなく、それぞれ自社ドメインを持っている各グループ会社全体のメーリングリストなどを含むすべてを移行する必要があったのです。こうした事情をお話したところ、対応していただけると仰っていただき、レノボ・ジャパン様にお願いすることに決めました」(笠井 氏)

移行プロジェクトを進めたレノボ・ジャパン合同会社 サービス事業部 サービスセールス＆マーケティング統括本部 ソフトウェアグループ本部長の大原 隆広 氏は、プロジェクトについてこう振り返ります。

「2021 年 1 月から移行プロジェクトの話し合いを開始しました。従来利用していたグループウェアのライセンス期限があり、5 月末には完了する必要があるとのことでしたので、まずは課題の把握から、稟議を通すお手伝いなどをさせていただきました」(大原 氏)

デリバリー面においては、できることとできないことを明確にし、オープンループ・グループの意向にできるだけ添えるように意識したと大原 氏は言います。

「たとえばメールの移行中も文字化けが発生するなどのリスクがありましたが、リスクをご理解いただいた上で移行作業をさせていただきました。メールデータの移行には特に力をいれて臨みました。オープンループ様の情報システム部は笠井 様を中心にリソースが少ない中で業務を回されているので、手作業での移行では到底間に合いません。そこで独自にメールの移行ツールを選定し、それらを使ってメールデータの移行が完了したのちに全体を切り替えるというご提案をさせていただきました」(大原 氏)

社員からも「もっと使いたい」の声。Microsoft 365 Business Basic 移行の成果とは

Microsoft 365 Business Basic および Enterprise Mobility + Security E3 を導入したことで、条件付きアクセスを始めとした強固なセキュリティを実現しながら、安全な環境でのデバイス運用を構築したオープンループ・グループ。

万全のセキュリティで安心してお客様のニーズに応えられるようになったと笠井 氏は言います。  

「Microsoft 365 Business Basic と Enterprise Mobility + Security E3 を導入したことにより、以前と変わらないセキュアな環境のまま、取引が増えていた官公庁・自治体との Excel ファイルのやりとりをスムーズに行うことができるようになりました。Microsoft Teams による Teams 会議も非常に使いやすく、社内のコミュニケーションや自治体のお客様とのミーティングで重宝しています」(笠井 氏)

また、Microsoft 365 Business Basic に含まれるさまざまな機能も社内で活用していきたいと笠井氏は意気込みを語ります。

「Microsoft 365 Business Basic にはさまざまなツールが備わっており、当社ではまだまだ使いこなせているとは言えません。先日は社内の若手から Power Automate を使いたいという声もありました。ぜひ活用してもらって、使い方のノウハウを社内に展開してほしいですね」(笠井 氏)

まだまだ道半ば。IT ツール投資を加速させ、アフターコロナに向けた基盤整備を

オープンループ・グループの DX は Microsoft 365 Business Basic や Enterprise Mobility + Security E3 の導入にとどまりません。すでにレノボ・ジャパンと次の取り組みが始まっています。

「これまでは新規に使う PC のキッティングは情報システム室が手作業で行っており、非常に手間がかかっていました。そこで、Windows Autopilot を活用してキッティングを自動化したいと考えています。また、これまでは Windows Update の社内ネットワークへの負荷が問題となっており、Enterprise Mobility + Security E3 の機能である Intune の更新リングを活用してネットワーク帯域への負荷を軽減しながら自動でアップデートを当てていくなど、よりセキュアな状態を保てるよう、現在レノボ・ジャパン様にご提案いただいている最中です」(笠井 氏)

レノボ・ジャパンの大原 氏もこう口をそろえます。

「当社はハードウェアの会社に見られることも多いですが、近年ではデバイス以外にもクラウドをはじめとしたソリューション ビジネスを加速させています。特に近年ではリモートワークの普及により PC の利用シーンも広がっており、自社に合った IT 環境の構想、PC の調達から利用、廃棄までの一連の流れをすべてカバーするサービスをご提供する、『PC ライフサイクル マネジメント (PCLCM)』を提唱し、ご提案をさせていただいております」(大原 氏)

大原氏は、中小企業が持つ IT 運用の課題感と、Microsoft 365 Business Basic の有用性についてこう続けます。

「情報システム部のリソースが少ない中で回されている中小企業様では、IT 運用管理を担う情報システム部がコスト センターと見られていることも多いです。IT ツールを導入することでただちに企業全体の生産性向上が見込まれるにも関わらず、現状の業務形態を続けることで無駄な作業やコストが発生しているケースが多く、セキュリティの観点もなおざりになりがちです。コスト パフォーマンスの観点において、Microsoft 365 Business Basic は導入すればデバイス管理や無駄なやりとりなどの工数を削減でき、中小企業の DX にも貢献できるツールのひとつです」(大原 氏)

「リソースの少ない情報システム部の方々をサポートできるようなメニューや体制づくりも我々の役割ですので、オープンループ様にはこの先もぜひさまざまなプロジェクトをご一緒させていただきたいと考えています」(大原 氏)

最後に、笠井 氏は今後の展望についてこう語りました。

「これまで少人数でグループ全社全社員の対応を行ってきましたので、まさに巷で言われているような IT 業務の属人化が起きていました。それを解消するために今後もシステムやサービスを導入して省力化を図るとともに、レノボ・ジャパン様のような外部パートナーにアウトソーシングできるものはどんどんしていきたいと考えています。IT インフラへ投資を加速させ、Microsoft 365 Business Basic の活用を浸透させ、社内の IT 活用に関して情報システム部がリードする必要がない体制を整備していきたいですね」(笠井 氏)

全国、特に地方で深刻化している人手不足に人材派遣業は重要な役割を果たします。オープンループ・グループの DX の積極的な取り組みは、より地域に根差した社会貢献へ繋がっていくでしょう。