クラウド活用が広がる自治体――DX検討時に欠かせない3つの観点
＜目次＞
- はじめに：自治体DXで立ち止まって考えたいこと
- 観点① 費用：同一条件下でライセンスコストを正しく比較検討する
- 観点② 業務効率化：既存業務を考慮した利便性を考える
- 観点③ セキュリティ：AI活用を前提とした「データ保護」と「アクセス管理」を考える
- まとめ：自治体ごとの最適解に向けて
はじめに：自治体DXで立ち止まって考えたいこと
自治体において、国民生活を支える自治体業務を担う人材枯渇が課題として認識されている中、働き方改革の推進に向けてクラウドサービス等を活用したDX（デジタルトランスフォーメーション）が着実に広がっています。一方で、Office アプリケーションの更新やグループウェアの見直し、あるいは生成 AI の導入を検討する際、多くの自治体にとって、最初に課題となるのは費用です。
実際、既存システムの更新にあたり、前回の更新時よりもコストが増加するケースは少なくありません。共同調達や複数年契約など、できるだけ費用を抑える工夫が行われている一方で、外資系サービスでは為替の影響を受けることも多く、検討や見直しにかかる負担は年々増しています。
自治体の制度上、担当システムごとに予算化・契約を行うことは避けられません。しかし、個別最適を積み重ねるだけでは、全体としてのバランスや整合性、さらにはセキュリティ面での課題が顕在化しやすくなります。 また、個別システムが乱立すると、職員が複数のツールを使い分ける必要が生じ、かえって業務効率を下げてしまうことや、運用管理者の負担増加につながる可能性もあります。 こうした背景から、Office アプリケーションやグループウェア、さらには AI 活用を含めて、「全体の最適化」という視点で見直すことが求められています。 本稿では、こうした検討を進める際に、一度立ち止まって整理しておきたいポイントを、「費用」、「業務効率化」、「セキュリティ」の3つの観点から整理します。
観点① 費用：同一条件下でライセンスコストを正しく比較検討する
製品やサービスの比較検討において、「同一条件下でライセンスコストの比較ができているか」は重要なポイントです。Microsoft 365 E3には、Office、OS、メール、ポータル・ファイル共有、チャット、オンライン会議に加え、ID・端末管理・セキュリティの要素が幅広く含まれます。他社サービスと完全に同条件で比較することが難しい場合はありますが、できるだけ条件を揃え、どこに差分があるのかを理解した上で検討を進める必要があります。 事前検討が不十分なまま移行すると、移行後に従来水準の業務運営やセキュリティを確保するための追加ライセンス購入が発生し、結果としてコストが増加する可能性があります。
図：Microsoft 365 に含まれる主なサービス
観点② 業務効率化：既存業務を考慮した利便性を考える
業務効率化を考える際には、運用管理の観点で、利用者である職員の操作性・利便性 を考慮することが重要です。他社 Office 製品への乗り換えを検討する際、既存業務に Microsoft Office がクリティカルな業務は本当に存在しないか、他社Office で既存業務が支障なく行えるかについて、慎重な確認が欠かせません。自治体業務の中には、今なお Microsoft Office での作成が前提となる指定様式の文書やマクロ付きのファイルが存在します。こうした文書を他社 Office 製品で編集すると、指定様式に型崩れが起き、印刷や提出に支障が出るケースも少なくありません。結果として、業務継続のために Microsoft Office をやめられず、他社Office 製品と併用する中で、使い分けを習得する必要があることから、業務効率に支障が生じているのが現場の実情です。このような状況への対策の一つとして、既存業務を考慮したうえで、Office、OS、メールやグループウェアなどを一体で扱える環境を検討することが重要と言えます。
観点③ セキュリティ：AI活用を前提とした「データ保護」と「アクセス管理」を考える
自治体が取り扱う情報には、個人情報をはじめとする機微な情報が多く含まれます。近年は、生成AIの活用も進んでおり、データ保護やアクセス管理等を含めたセキュリティの重要性が増しています。Microsoft 365 においても Copilot ChatやMicrosoft 365 CopilotなどのAI 機能が実装され、アイデアの壁打ちや文書作成から、業務データをデータベースとした活用まで生成AI活用の幅と深さに変化が起きています。Microsoft 365 E3 は、データを正しく管理し続ける仕組みや権限管理、 将来的な AI 活用への拡張性などのセキュリティ機能（AIを利用するためのID管理など）だけでなく、端末上にデータがある前提でのセキュリティ設計、日本国内のデータセンタの活用、ISMAPの取得など自治体現場での活用において押さえるべき要件を有し、自治体のお客様が安心して業務運営を遂行するためのご支援が可能です。
まとめ：自治体ごとの最適解に向けて
グループウェア、セキュリティ、AI といったDXを支援するツールには多様な選択肢があります。重要なのは、それぞれの自治体の環境や業務、調達条件、体制に応じて最適な構成を選ぶことです。 「費用」「業務効率化」「セキュリティ」という三つの観点から全体を整理することで、意思決定の納得感が高まり、導入後の効果も最大化しやすくなります。 日本マイクロソフトは、自治体の皆さまが安心して DX を進められるよう、こうした視点をもとに現実的な選択肢を一緒に整理し、支援していきます。
