「コア業務 8 割」にするための Office 365

「なんとなく効率的に仕事ができていない気がする……」「メールのやりとりが多いけれど、ちゃんと意思疎通できているのかな?」、日々の業務をこなしていく中で、そんなふうにモヤモヤと考えてしまうことはありませんか? もしかすると、それは「生産性の向上」という課題につながっているかもしれません。では、生産性を上げるにはどうしたらよいのでしょうか?

プロダクティビティのスペシャリストであるマイクロソフトテクノロジーセンターの古間に、生産性を向上させるには何が大切なのかを聞きました。Office 365 をはじめ、Skype for Business、OneDrive for Business、そして Microsoft Dynamics CRM などのツールを通して、業務の生産性を上げるヒントを紐解いていきます。

Office の開発チームを経てマイクロソフトテクノロジーセンターへ

まずは古間さんの自己紹介をお願いします。

以前はプログラマとして活動していました。マイクロソフトに入社してからは、MSD (マイクロソフト デベロップメント、Office の開発チーム) で、Outlook や SharePoint の開発に携わりました。

15 年ほど MSD で業務をしたあと、マイクロソフトテクノロジーセンター (以下、MTC) へ。MTC では、Office 365 や Microsoft Dynamics CRM (以下、Dynamics)、Enterprise Mobility Suite などのプロダクティビティを担当しています。「業務の生産性を向上させる」という課題がある中で、マイクロソフトがどのようなものを皆様に提供することができるのかを、日々ご紹介しています。

生産性はどうしたら上げることができるのか?

お客様は生産性について、明確な課題をお持ちの方が多いのでしょうか?

いいえ。実は、なんとなく「生産性を上げないと……」と考えていらっしゃるお客様が多いんです。自分たちのどこにウィーク ポイントがあって、何が強みなのかわからず、「Office 365 を導入すると、日々の業務が楽になるのかな?」というイメージを持たれている場合が多いですね。

そこで、実際に導入することで、どんな効果があるのかを、事例を交えながら紹介しています。

今の時代、私たちは SNS でコミュニケーションをとり、インターネットで検索をするなど、自分の時間を有効活用するためにさまざまなことをおこなっています。つまり、日常生活では自然と生産性を上げる活動をしているんです。でもビジネスで置き換えると、極端にできなくなってしまう。そこがもったいないと考えています。

生産性向上の一番の障壁は、個人的な問題なのでしょうか? それとも組織の仕組みの問題?

やはり組織、会社そのものですね。利益を追求してはいるけれど、「効率化を徹底する体質」になりきれていないのではないかと考えられます。「会社はこうである」という固定概念をブレイクするのが難しいんですよね。ワーク スタイルを変えることは、今までの文化を変えていくことにつながりますが、自分たちの既存の文化をどうしてもあてはめようとしてしまうのです。

日本の生産性は海外と比較するととても低い!?

日本では今、生産性の問題が重要視されていますが、日本のビジネスにおける生産性は、世界でどのように評価されていますか?

いろいろなデータを参照すると、1 人あたりの生産性は、先進国の中で 20 位にランクされています (※)。非常に低い状態が続いていて、「生産性」のくくりの中で、あらためて「評価されていない」と感じています。たとえば、日本は製造業において非常に高いレベルを維持しています。しかし、現場の生産性は改善されているものの、ホワイト カラーなどのまわりの方々が、全体の生産性向上を阻害しているパターンもあるのです。

具体的にどんな部分が障壁になってしまうのでしょうか?

コミュニケーション手段において、決定にかかわる人たちが多すぎる、または決定までに時間を費やしてしまうなどの課題ですね。会議の数の多さも問題視されています。会社の古い形態がずっと続いているけれど、今までそれで回ってきてしまったので、問題点を見い出せていないことが多いのです。

では、企業の方々が「意識改革をしよう」「生産性向上をしよう」と思ったら、何をすべきでしょうか?

まずは、IT ソリューションを導入するメリットを理解していただくことですね。企業のトップの方が IT の効果を理解していないケースが少なくありません。日本では、IT はいわゆる “ツール” ではなくて、”インフラ” というイメージが強いです。そのため、なるべく「お金をかけたくない」となってしまう。その考えを崩さないといけません。管理職などの中間層の方々にも、いろいろな選択肢があることを知っていただきたいと思っています。

管理職の方は、ビジネスの成功体験がたくさんあるだけに、新しいツールや方法を取り入れるモチベーションが高くない。そこを変えるのはなかなか難しそうですね。

新しく入ってきた方には、成功体験に基づいたやり方を求めますよね。「報告書にはこういうことを書きなさい」「日報はこのスタイルで」など、テンプレートを配る。そのテンプレートにしたがって作業をするのですが、それが 20 年前のものであるとすると、生産性は上がる見込みが薄くなってしまいます。

※ 公益財団法人 日本生産性本部「日本の生産性の動向 2015 年版」より

古いテンプレートをそのまま使ってしまっていませんか?

たとえば海外の方が会社に入ってくると「私たちの文化は違うので」と既存のやり方に染まらず、帰宅時間が早くなるなど、生産的な仕事ができる場合があります。

そうですね。今は、デジタル ネイティブの若い世代もどんどん社会に出てきています。若い人たちは、当然非効率に気づくと思うんですよ。

若い世代が、自分たちで選んだツールで仕事をしはじめているのは、とてもよいことだと思います。でも、現代のビジネスのスピードを考えると、若い人たちが会社を少しずつ変えていくのを、待っているわけにはいきません。

これからは、スピードの変化に対応できる会社が生き残っていく。この問題意識を、組織のトップが持っているかどうかが重要です。

日本にも生産性が高い時代がありました。しかし 1990 年代、バブルがはじけてからは、急降下しています。重大な問題があると、それが引き金になって回らなくなる。そんな事態にも対応できるように、意識しておくことも大事です。

日本と海外では、レポートの書き方ひとつでも違います。日本は「ていねいなレポート」が求められますが、海外では「そんな長いものは読まないよ」と、効率よくポイントだけを書きますよね。

日本は、製造国ならではの、「タイム カードを押して、何時から何時まで働いて、部品を組み立てていく」という 1 日の流れがありました。そのやり方で発展して成功したので、そこからなかなか脱却できないんです。

あとは、日本人の気質もあると思うんですが、「様式美」を求めてしまいます。レポートでも、一度「綺麗な形」がかたまると、なかなかそれを崩そうとしない。会社における作法が極限まで磨かれてしまっているんです。

ポイントは時間をコア業務に 8 割使えているかどうか

自社の生産性をチェックするためにはどうしたらよいのでしょうか?

生産性をチェックするには、1 人あたりの売上がどれだけ伸びているかを確認するのが、一番わかりやすいでしょう。たとえば 10 年間、売上が平行線の状態であれば、生産性は落ちていると考えたほうがよいです。ツールとスピードは発達しているので、売上もおのずと右肩上がりになるはずなんです。

本来自分がやるべきコア業務に全体の 8 割の時間を使えているかどうかも診断のポイントです。ルーチンになりがちな会議やメールに割いている時間が、全体の 2 割以上だと「要注意」といえるでしょう。

Skype for Business で広がるコミュニケーションの可能性

生産性を上げるためには、どんなツールが役に立つのでしょうか?

まず私たちがお客様に強くおすすめするのが、「Skype for Business」です。これをメールと比較して考えてみましょう。実はメールは、スピーディなコミュニケーションではありません。やりとりにタイムラグが発生しやすい。今コミュニケーションができる人がオンラインでいるならば、直接聞いてしまったほうが早いですよね。

たとえば、インターネットで買い物をしたとして、今日頼んだものがすぐに届くことは、最近では常識になってきました。それにも関わらず、たとえば製造業や、それをとりまく現場や会社が今までどおりのスピード感で仕事をしていてよいわけがない。ものがそのスピードで売れるならば、スピードに合わせてものを作らなければいけないですよね。どんどん変化するビジネスの速さにおいて、従来のメールや電話を使っていてはスピードが停滞してしまいます。

Skype for Business に含まれている IM (インスタント メッセージ) 機能なら、コミュニケーションが早くなるだけでなく、気軽に話しかけることができ、つながりが広がります。

そうなんです。「この問題は、できれば 10 分くらいで解決したい」、そんなふうに思っても、メールだとなかなかうまくいきません。でも、IM ならば、相手がオンラインであることがわかるので、すぐに連絡が取れます。コミュニケーションも含めて、仕入れるべき情報に、いかに早くタッチできるか。それはスピーディな世の中の流れに追いつくための鍵になると考えています。

テレワークにも Skype for Business が便利です。遠隔地とコミュニケーションをして、複数人で、資料を共有しながらひとつの会議をすることができる。これは電話だと難しいですよね。

電車のなかで、あるいは帰宅途中に足をとめてコミュニケーションすることも簡単にできる。これも Skype for Business のメリットのひとつです。

私はアメリカのスタッフとやりとりをよくしますが、時差があるので、メールだとやりとりに何日もかかってしまいます。そんなときに IM で聞いてしまえば、時間を大幅に短縮することができます。

ほかにはどんなプロダクトが生産性向上に役立ちますか?

「OneDrive for Business」も活躍しますね。クラウドにデータをおくだけで、いつでもどこでもデータを確認することができます。

たとえば、平日の午前中に区役所に行かなければいけない日があるとします。こんなときは、区役所の窓口での待ち時間で、午後のための作業をすることができる。OneDrive for Business に保存した資料をみながら、OneNote にメモをとるのもひとつの活用法です。

Office 365 はどんなふうに生産性向上につながりますか?

Office 365 は、データの可視化をすることができるのもポイントです。Power BI で、データを簡単に取り出して、好きなときに可視化できます。さらに、「Office Delve (以下、Delve)」のアナリティクスを使って、「自分がどんな状態で働いているのか」を簡単に可視化できます。今までは、「だれかがまとめたデータをみる」「全社的な平均をみる」などのやり方で、自分と照らし合わせていましたが、Delve なら簡単に詳しく分析することができるので、自分の働き方を考え直すきっかけにもつなげることができます。

史上最強の法人向けプラン Office 365 Enterprise E5 が登場

マイクロソフトが 2015 年に提供を開始した、法人向けプランの「Office 365 Enterprise E5」は、生産性向上のための最強ツールともいえますね。

少し前まで、IT はテレビのように、「チャンネルを変えれば自分が見たいものがすぐに見られる」などの利便性が際だつものではありませんでした。

PC も特殊なツールと言われていました。しかし、ようやくこの数年で、「テレビのように簡単に、IT とビジネスをつなげることができる」「ほしい情報をボタンひとつで取り出すことができる」、そんな世界が Office 365 で実現できるようになってきたんです。「Office 365 Enterprise E5 (以下、E5)」は、生産性向上のためのマイクロソフトのソリューションを網羅した、史上最高の Office 365 といえるでしょう。

Office 365 と聞くと「Outlook が使える」などのイメージがありますが、実際に使ってみると、生産性向上の鍵になるものがたくさん含まれた、幅広いソリューションなんですよね。

そうですね。実は MTC のセッションでも Word や Excel の使い方の話は、あまりしていないんです。今までは、Excel を使ってデータを作れる人が評価されてきました。でも、今その部分は Office 365 によって提供できるようになっています。データの作成を待つ時間などの工程がカットされるので、生産性アップにもつながるということです。

どんなビジネスも数字の分析が必要な場面が出てきます。一度、「分析にかけている時間が多くないか?」と疑ってみるのもよいですね。そしてその分の時間を、コア業務に活用したいです。

たとえば「Dynamics」は、報告書を書かずにスマートフォンからデータを入力することができます。勝手にデータが可視化されるので、まとめる必要もなくなるんですよ。マネージャーの方々にとっても、日報などのメールが届かないことにやきもきして自分で集計をし始めたりするのは本末転倒ですよね。本来は、部下の支援や状況分析に時間をかけたいと思うんです。そこで、数値のまとめ業務が自動化されると、やらなければいけないことに集中できるようになります。

生産性向上についての課題は MTC へご相談ください!

MTC ではどんなセッションをしていらっしゃいますか?

まずはお客様と一緒にメールの活用について考えることからスタートします。そして、少し横道にそれて「Skype for Business を使ってコミュニケーションをしてみませんか?」と提案をさせていただきます。「今ある軸を完全に移そう」ではなく、「選択肢を増やしてみませんか?」と提案させていただくのです。

OneDrive for Business を使う場合も、すべての資料をクラウドにおくのではなくて、クラウドがよいものとローカルの方がいいものがあって、その選択肢が生産性につながりますよね。

MTC のセッションでは、お客様にとってどんな方法が合うのかを、一緒にディスカッションします。「このやり方が正しい」などの正解をだすというよりは、さまざまな選択肢を幅広く提供させていただきます。ぜひ生産性を見直すきっかけの、お手伝いをさせていただきたいです。

まずは「コア業務に 8 割の時間を使えているかどうか」をチェックしていただいて、使えていなければ、どんなことに時間がかかっているのかを確認してみるのがよいかもしれませんね。そして出された課題については、ぜひマイクロソフトに相談していただきたいです。

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