本日は働き方改革を支援するマイクロソフトのAIをご紹介させていただきます。
マイクロソフトの統合型情報共有クラウドサービス「Office 365」において、2015年12月に大幅に機能が強化された「Office 365 Enterprise E5」という新しいプランが提供開始されました。このE5に搭載された新しい機能に、MyAnalytics (旧 Delve Analytics) や Office Delve がありました。
- MyAnalytics：ユーザー個人の働き方を可視化し気づきを与えてくれるパーソナルエージェント
- Office Delve：機械学習技術を活用してそれぞれのユーザーに関連性の高いコンテンツやインサイトを提供してくれるインテリジェントツール
この2つのAIサービスの働き方改革における活用シーンと、今後との展開に関してご紹介いたします。
現在、残業時間の上限設定など、働く時間を見直す動きが加速しています。しかし時間を削減するだけでは、日本企業のビジネスの成長は実現できません。働き方の「量」だけではなく、より成果をだすための「質」の改善を図ることが同時に必要となってきます。そのためにはまず自分たちの働き方を見える化して振り返り、改善していくことが必要です。マイクロソフトは、これまでの働き方改革の経験とテクノロジーを生かして、働き方を振り返るきっかけをご提供し、「質」を改善していく支援をしていきます。
「時間の使い方」と「コラボレーション」に関する気づきを与えてくれる
MyAnalytics
Office 365 上に蓄積されたワークスタイルビッグデータをAIテクノロジーの活用により分析し、ユーザー個人の働き方を可視化し気づきを与えてくれるパーソナルエージェントです。
MyAnalytics の活用により、日々の仕事を客観的なデータで把握できるようになることで、より重要なタスク・関連性の高いメンバーとの協働を促進し働き方の質の向上を実現できます。
■ 作業時間の可視化
1週間の仕事をどのように時間配分して進められていたか、このダッシュボードで総合的に振り返ることができます。
今週は会議が多く集中した作業時間がとれなかったので、来週は自分の予定を予めブロックすることで重要なタスクに集中する、といった改善を継続的に進めることが可能になります。
■ AIによる働き方の質向上を実現するためのアドバイス
自分では意識できていなかった仕事の改善案が見えてきます。特に、メンバーとのコラボレーション状況を分析して、チーム全体に関係する働き方の質向上についてのアドバイスしてくれます。深夜のメール送信を翌朝に行うように変更する、メンバーとの作業分担を進めて効率化する、といった改善を進めることが可能になります。
■ 会議の質を可視化
会議時間の増減に加え、会議の質（傾向）の可視化により、生産的な会議を行えているか振り返ることができます。
会議中の内職（多重タスク処理）が多かった場合、事前に会議のアジェンダ・目的を明確にするよう徹底して会議時間を削減したり、定例会議が多く全員の時間が必要以上にとられてしまっている場合は会議体の在り方を見直すよう部長に提言して必須参加会議を削減したりするといったことが可能になります。
■ コラボレーションの可視化
日々のメンバーとのコラボレーション状況が把握できるため、他部門との関わりは多くあるが実際は毎回同じような人とやりとりしていた、といったことに気づくことができます。そこで海外にいるメンバーや社外パートナーとも積極的にコミュニケーションをとるように意識することで、最先端の情報を入手できるようになり企画の新規性・クオリティが向上するといったことが可能になります。
■ メール作業の可視化
メールに費やした時間だけでなく、相手に送ったメールの既読率まで把握することが出来ます。実は一方的にメールを送っただけで仕事がとまってしまっていた場合、その内容に応じて短時間の対面会議を設定したり、Skype会議やチャットによるコミュニケーションをしたり、 SNS（Yammer） などを有効活用することにより、必要な人に必要な情報を共有できるようになり、方針を合わせて効率的に仕事を進めるといったことが可能になります。
自分が気付かなかった有益な情報・コラボレーションすべき相手を教えてくれる
Office Delve
Delve は、機械学習技術を活用してそれぞれのユーザーに関連性の高いコンテンツやインサイトを提供してくれるインテリジェントなツールです。Delveを活用すれば、社内のメンバーそれぞれが蓄積している貴重な情報を全員で共有し、自分が必要としている情報だけでなく、必要としていることに気付いていなかった情報にも簡単にアクセスでき仕事の質を向上することが可能になります。
加速する働き方AIの進化
本日ご紹介した機能にとどまらず、マイクロソフトの働き方AIは更に進化していきます。
チーム単位で時間の使い方とコラボレーション状況を可視化してくれる Group Analytics の機能が2017年春頃 MyAnalytics にアップデートされる予定です。
さらに、 CRM や HR システムといった社内の他システムとの連携が可能になりカスタマイズされた組織横断の分析が可能になる Workplace Analytics が2017年夏頃提供開始となる予定です。
今後も、マイクロソフトの働き方AIに是非ご期待下さい。
補足：
※働き方AIの利用ライセンス
・MyAnalytics は、 Office 365 Enterprise E5 または MyAnalytics Add-on にて利用可能です。
Office 365 Enterprise E5
https://products.office.com/ja-jp/business/office-365-enterprise-e5-business-software
MyAnalytics Add-on
https://products.office.com/ja-jp/business/myanalytics-personal-analytics
・Office Delve は、 Office 365 Enterprise (E1/E3/E4)、 Office 365 Education (E1/E3/E4)、 Office 365 Government (E1/E3/E4)、 Office 365 Business Essentials、 Office 365 Business Premium で利用可能です。
※MyAnalytics で可視化できる各データの計算方法について