困難に立ち向かう時のリモート ワーク

新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) は、世界中の人々の生活に影響を与えています。移動の制限や大人数での集まりへの新たな規則によって、非常に多くの人々の日常が変わってしまいました。ここ数週間、社内でもお客様からも、多くの人に尋ねられます。「私たちには、どのような手助けができるのか?」

Lily Zheng は、良い友人であり同僚であり、上海に住んでいます。中国で直接会って仕事をしたこともありますが、たいていは Microsoft Teams で顔を合わせています。Lily は最近、地元のお客様に宛てた手紙の中で、自らのチームがアウトブレイク (感染症の急激な拡大) に耐えるなかでリモート ワークしたことから何を学んだかを伝えています。その手紙に触発され、私たちのチームは、この困難に立ち向かう時にリモート ワークに切り替える人々のために Microsoft Teams を無料で提供することにしました。上海チームの経験が役に立つかもしれませんので、その手紙を世界中の人々と共有したいと思います。私だけでなく、皆様のお役に立つことを願います。

Lily からのメッセージです。

お客様へ

私は Lily Zheng と申します。Microsoft の従業員で、上海に住み、ここで働いています。新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) のアウトブレイクが続き、ここ中国でも多くの人々が影響を受けているため、リモート ワーク人口が急激に増えています。中国の学校、病院、企業は、一時的にではありますが、今は分散型組織となっています。COVID-19 のようなウイルスによる感染症の大流行から、予期しない天候変化による緊急事態まで、さまざまな理由でリモート ワークが突然必要になることがあります。そこで、ここ数週間で私が得た教訓を 3 つお伝えするとともに、私たちのお客様がリモート ワークに適応していくなかで得られた教訓を 3 つ紹介したいと思います。

多くの人と同じように、私がこのウイルスのことを耳にするようになったのは 1 月で、主にソーシャル メディアからでした。これほど大ごとになるとは、旧正月の直前までは考えてもいませんでした。そのときには、春節で多くの人が移動したことが原因で、感染者の数が急激な増加を始めていました。1 月 23 日、中国政府はウイルス拡大を抑えるために湖北省を封鎖しました。その翌日は旧正月前日で、私は家族で映画館に行くつもりでした。ニュースで市内すべての映画館が閉鎖されたと知ったときに、このアウトブレイクの深刻さを心から実感することとなりました。2 日後、中国政府は春節行事の異例の中止を発表し、私はずいぶん前から予定していた家族との休暇をキャンセルしました。子供たちはショックを受けていましたが、健康と安全が第一でした。

今の中国で仕事をするのはどのような感じかを聞かれたら、私はこう答えます。リモート ワークのおかげで通勤時間が不要になり、何を着ていくかを心配する必要もなくなりました。多くの飲食店が休業しているので、誰もが料理の腕を磨いています。ただし、子供たちは学校に行けず、ベビーシッターも自宅から出られないので、生産性を維持するのは簡単ではありません。

リモート ワークから学んだこと

私たちのチームがリモート ワークに慣れるまでのここ数週間で、リモート ワークの成功と持続には何が必要かがはっきりしました。私が得た教訓トップ 3 です。

健康を維持する。

このリモート ワーク移行の目的は、私たちの身体の健康を守るためにウイルスとの接触を最小限に抑えることです。これは、すべての人が理解しています。あまり知られていないことですが、生活する場所で仕事することが、特有のストレスを生み出すことがあります。時間を取って体を動かし、よく食べ、画面から離れてしっかりと休憩することはどれも、在宅勤務中の心の健康を維持するために不可欠です。

全員で力を合わせる。

リモート ワークのときは、人との接触を先延ばしにしたくなることもありますが、リモートでもうまくいくチームは、あらゆることをオンラインで行う方法を見つけています。1 対 1 ミーティングをスケジュール済みの場合は、約束を守りましょう。大人数の会議を計画済みの場合は、予定どおりに開催しましょう。次のプレゼンテーションを検討するブレーンストーミングの準備ができている場合は、ビデオ通話で行いましょう。

チームメイトをサポートする。

今回の経験でもう一つ学んだのは、他の人たちをサポートすることが、前向きでエネルギッシュでいるための一番良い方法だということです。オンライン ツールを使うのは、仕事のためだけではありません。家族やペットの写真をインスタント メッセージングで共有して、一日中連絡を取り合っています。励まし合うことは、意欲を保つだけではなく、チームが離れて仕事をしているときでも一つにまとまるのに役立っています。

お客様から学んだこと

数週間という短い時間で、中国国内のお客様の働き方はすっかり変革しました。成功に向けて組織の体制を整える方法として、お客様から学んだことを 3 つ紹介します。

いつでも連絡を取れる方法を今すぐ用意する。

リモート ワークをしているときは、従業員全員に業務の指示を確実に伝えることが、これまで以上に重要になります。あるお客様は、アジアに拠点を置く大きな保険会社ですが、全員が最新情報に確実にアクセスできるようにと、ビデオ メッセージをスタッフに一斉配信することを開始しました。誰もが、自宅での仕事と子供の世話などとのバランスを取らなければなりませんが、ビデオが録画されていれば、ライブの会議やブリーフィングに参加できなかった人もその内容を知ることができます。

前進を続ける。

全員が集まれるようになるまで計画を先延ばししようと思いがちですが、中国国内の企業は前進を続けるための方法を見つけています。政府の後押しもあり、多くの学校が、すべてをオンライン化することによって学期を予定どおり開始できています。学校は生徒をサポートするために、明確なスケジュールを作成し、意欲を維持するためのイベントとして料理コンテストなどを開催し、課題などの情報をていねいに伝達しており、こうして生徒たちの困惑を防いでいます。

大人数の会議もオンラインで開催できる。

私たちの多くは、少数のチームメイトとの短い通話やビデオ チャットはよく行っていますが、大規模の公式な会議であってもオンラインで問題なく開催できます。中国国内の病院も、働く人々の多くがリモート ワークを選んでいることから、スタッフの会合をリモートで行っています。たとえば、大連のある病院では、大規模なスタッフ会議 (ウェビナー) を Teams で開催しています。Web 会議を成功させるための鍵としては、議題を明確にすることや、インクルージョンの観点から音声の問題は会議の開始までに解決しておくこと、そして後でフォローアップとして共有できるように明確なメモを取っておくことなどがあります。もう一つ覚えておきたいのは、参加できない人たちのために会議を録画しておくことです (ただし、所属組織が許可していれば)。

私も、世界中の多くの人々も、このような形で旧暦の新年を迎えるとは想像していませんでした。しかし、多くのことを学びました。そして Teams は、すばらしく強力なツールとして、この困難に立ち向かう時に私たちを支えてくれています。あまり知られてはいないようですが、Teams は既に無料でご利用いただけるようになっています。詳しくは、こちらをご覧ください。どのようなツールを使うにしても、これらのヒントがお役に立てば幸いです。そして皆様とご家族の健康をお祈りします。

Lily Zheng

Microsoft China ディレクター