組織図で明瞭に伝える
人々があなたのチームの構造を理解できるように、Microsoft Visio で本格的な組織図を作成しましょう。
組織図とは?
組織図とは、1 つの組織の内部構造 (たとえば誰が誰の部下であるか) を視覚的に表現するものです。紙とペンを使って作成することも、Microsoft Visio などの本格的な組織図ソフトウェアで作成することもできます。
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階層型組織図
階層型組織図は、最も一般的な種類の組織図です。会社内で持つ権力の大きさを基準として人々を組織化するものです。社長または CEO のいる組織を考えてみましょう。この人物が図の最上部に置かれ、その他の全員が、その下に階層を作るように組織化されます。
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部門別組織図
多くの組織が、その中のチームを製品や部門ごとに分けており、場合によっては独立子会社に分けています。各チームは自律的に活動し、それぞれのゴールの達成に必要なリソースが与えられます。このような組織は一般的に、部門別組織図を使用して表現されますが、この図は各チームの独立した業務運営フローを説明するのに役立ちます。
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マトリクス組織図
会社という組織ではチームを階層として編成することが一般的ですが、どの会社もそうしているわけではありません。たとえば、人々が複数のマネージャーの部下となっていることもあります。つまり、さまざまな種類のプロジェクトに対応できるように報告構造が変化していることもあります。この場合はマトリクス組織図を使うと、より適切に視覚化できる可能性があります。
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ライン組織図
ライン組織図は、最も単純な組織構造です。この種の組織では、権限の大部分が指揮命令系統に依存しています。権限は滝のように上から下へと流れ、各部署のトップには、その部下と下位組織にとって最善であると自身が考える決定を下す権限が与えられています。
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水平型組織図
水平型 (フラット) 組織図は一般的に、中間管理職がほとんど、あるいはまったくない組織を描くのに使用されます。この図に反映されるレベルは、最上部の管理者と、会社内のその他の役割を務める人々の 2 つだけです。このような組織は、集団的意思決定という方法を取ることもよくあります。
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チーム型組織図
企業が新しい働き方の世界に適応していくにつれて、問題解決と効果的な意思決定を中心として人々を組織化していくことが一般的になりつつあります。この種のチームワークを視覚的に描くには、コラボレーションを最大化するように柔軟に人々が組織化されるチーム型組織図が用いられます。
組織図はこのようなときに使います
組織構造を全チームにわたって伝える
チームの機能を説明するには、組織図を使うのが最も速い方法です。これが特に役立つのは、新入社員に会社を紹介するときや、新しい経営体制の下での変更を説明するときです。
チーム コミュニケーションを目的とする組織図は、可能な限り単純にすると同時に、必要な情報を網羅する必要があります。たとえば、各チームの誰がトップで誰がそのメンバーか、組織内でどのような役割を務めるか、意思決定をどのように行うかといったことです。
Microsoft Visio を利用すると、理解しやすい視覚化を誰でも自信を持って作成することができます。多数の既製テンプレート、スターター図面、ステンシルから選び、ソフトウェアのカスタマイズ オプションも活用して、すべてを確実にブランド イメージに合わせることができます。
チーム構造の変更について認識をそろえる
どの組織も、働き方の進化やリソースの変動に伴う変化の時を経験します。これが起きたときは、組織図も見直す必要があります。
適切に作られた組織図は、チーム構造とリソース供給がどのように調整されるかを説明するのに役立ち、何がなぜ変更されるかについて全員の認識を確実にそろえることができます。
Microsoft Visio にはプロフェッショナルなデザインのダイアグラムを共同編集する機能があり、効果的な意思決定とリアルタイムの問題解決が可能になるため、スタッフ再編成に備えるのに役立ちます。
新規雇用活動に備える
人員計画を立てる、つまり将来必要になるスタッフを予測してそれに備えることは、組織の成長の時期における成功を確実にするために必要です。その目標は、不足を特定して、それが現実のものになる前に解消する計画を立てることです。
組織図は、チームの現状を視覚化するのに便利であるだけでなく、将来のさまざまな段階においてどのような姿になるかを構想するのにも役立つツールです。これはコラボレーション型の活動として、プロセス全体で人々を関与させて行うことができます。
Microsoft Visio なら、声に出して考えることが可能になります。仕事仲間とブレーンストーミングし、目下の問題を視覚化し、チームに対して近々行われる変更の予定を詳細に表します。
一族の歴史を記録する
組織図の最大の用途は会社の構造を視覚化することですが、その他の目的にも利用されています。その一例が、一族の歴史をたどることです。家系は多くの点で会社組織と同じ構造を取っており、世代をさかのぼっていくと階層構造となっています。
Microsoft Visio は、自分の家系を構成する人々を正式に文書として記録したいという場合に便利です。名前、生年月日、続柄などの重要な情報を Excel シートに追加してから Visio にアップロードします。または、組織図テンプレートを使用して家系図を一から作成することもできます。
組織図を作成する方法
組織図は、単純なダイアグラムのこともあれば、外部データ ソースからの情報に基づく複雑な多ページ ダイアグラムのこともあります。組織図に使うために選んだ図形には、基本的な情報だけを表示することも (たとえば人物の氏名と肩書き)、さらに詳細な情報 (たとえば連絡先情報) を含めることもできます。
有益な組織図を作るには、まず、パワフルかつ使いやすい作図ツールを選ぶことです。数十ものスターター図面と多数のカスタマイズ オプションが用意されている Visio をおすすめします。組織図用のソフトウェア選びが完了したら、ダイアグラム作りを始めましょう。
テンプレートまたは組織図ウィザードから始める
Visio には多彩な組み込みテンプレートが付属しており、組織図作りを可能な限りシンプルにするように設計されています。組織図をデザインするには、[組織図ウィザード] ダイアログ ボックスを使用することもでき、この方法では自動的に図形を接続し、階層を作成し、必要に応じて画像を追加することもできます。
組織図作りを Visio Data Visualizer アドインで自動化する
職場または学校の Microsoft 365 アカウントで利用できる、Excel 用 Visio Data Visualizer アドインを活用して印象的な、質の高いダイアグラムを作成しましょう。ダイアグラムは Excel ブック内のデータから自動的に描かれます。このダイアグラムを Visio で編集でき、その結果が自動的に Excel に反映されます。
組織図を Active Directory から生成する
視覚にアピールする組織図を、Microsoft Active Directory (AD) に既に存在する情報を使用して短時間で作成します。組織図を最新の情報に更新すると、AD のデータの更新が即座に反映されます。
Visio で組織図を作成する方法の基本をこちらで学ぶことができます。
ビジネスを変革する
この 1 年間に劇的に変化した世界の中でビジネスを進化させていくために Microsoft Visio と Microsoft 365 がどのように役立つかを、このウェビナー シリーズを通してご紹介します。
お役に立つリソースをご紹介します
よく寄せられる質問
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組織図は、会社の構造、階層の各レベル、およびチームやスタッフ メンバーの間の関係を表すのに有効な手段となります。組織図はまた、組織が進化を続けている場合やきわめて複雑な場合に、その現実を説明するのにも役立ちます。
組織図テンプレートが Visio for the web と Visio in Microsoft 365 の両方にあり、これを出発点にすると便利です。色分けされた図形をキャンバスにドラッグするだけで、チーム、部署、または組織の中の幹部、マネージャー、アシスタント、コンサルタント、さらには欠員を表すことができます。 -
はい。Visio in Microsoft 365 では Microsoft 365 ユーザーがプロフェッショナルなデザインの組織図を作成できるだけでなく、フローチャート、基本的ネットワーク図、ベン図、ブロック図などのビジネス ダイアグラムを作成することができます。
デスクトップで Microsoft 365 と共に Visio にアクセスすることも、さらにエクスペリエンスを拡大してブラウザーで、クラウドに保存されている組織図やその他のダイアグラムを閲覧、作成、編集することもできます。Visio for the web は常に最新バージョンにアップデートされるため、自分で新しいバージョンをインストールする必要はありません。
こちらの初心者向けチュートリアルでは、Microsoft 365 サブスクリプションを使用して組織図を作成する方法を学ぶことができます。機能の比較については、Visio for the web の FAQ をご覧ください。 -
Visio では図形の見た目をカスタマイズできます。具体的には、テキストの色、フォント、塗りつぶしの色とパターン、線の太さとスタイル、または影を変更します。また、Visio のダイアグラムに画像を挿入することもできます。たとえば、会社のロゴや Visio 画像ライブラリからのステッカーを追加して、個性を示すことができます。
Visio で図形の書式を設定する方法とVisio のダイアグラムに画像を挿入する方法を学べるチュートリアルをお役立てください。 -
データ リンクを使用できるのは Visio デスクトップ アプリのみですが、Visio for the web ではデータにリンクされた図面を閲覧することができます。
組織図の作成に必要なデータが既に Excel ワークシートまたは Microsoft Exchange Server ディレクトリに存在している場合は、Visio でダイアグラムの図形とコネクタを自動的に生成することができます。
Visio で現在サポートされているデータ ソースは次のとおりです。- Microsoft Excel のブック
- Microsoft Access のデータベース
- Microsoft SharePoint Foundation のリスト
- Microsoft SQL Server のデータベース
- Microsoft Exchange Server のディレクトリ
- Azure Active Directory の情報
- その他の OLEDB または ODBC のデータ ソース
Visio の中で適切に機能させるには、データ ソースの中に従業員の名前、一意の識別子、およびその従業員の上司である人物の列が含まれている必要があります。
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